Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Deze regeling vervangt de Mandaatregeling 2022-2023.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-02-2024 | nieuwe regeling | 16-01-2024 |
De belangrijkste punten uit de notitie mandaat
Bij het gebruik maken van mandaat gaat het om de uitoefening van een bevoegdheid namens een bestuursorgaan (het college of de burgemeester). Met het verlenen van de mandaten beoogt het college:
De bevoegdheden die opgenomen zijn in de mandaatregeling zijn beslissingsmandaten, tenzij anders is aangegeven. Een beslissingsmandaat verleent aan de gemandateerde de gehele bevoegdheid om te beslissen en af te doen zonder bemoeienis of tussenkomst van het bestuursorgaan.
In het besluit Mandaatregeling is een aantal uitzonderingen opgenomen in welk geval geen gebruik gemaakt mag worden van de verleende mandaten en de beslissing is voorbehouden aan het bestuursorgaan. Het gaat dan om de volgende situaties:
Vanuit het oogpunt van functiescheiding wordt het verlenen, weigeren, wijzigen en intrekken van beschikkingen niet lager gemandateerd dan het niveau van teamleider, tenzij anders is aangegeven in het mandaatregister. Een uitzondering hierop is het verlenen van omgevingsvergunningen die passen in het bestemmingsplan, de zogenoemde gebonden beschikkingen. Het verlenen van deze vergunningen volgt rechtstreeks uit de toetsing, er is geen sprake van een belangenafweging. In het kader van de efficiëntie is het verlenen van de gebonden beschikkingen gemandateerd tot het niveau van medewerker.
De gemeentesecretaris heeft de vervanging van teamleiders en de domeinmanager(s) geregeld. De domeinmanagers kunnen elkaar vervangen. Zonodig wordt de domeinmanager vervangen door de gemeentesecretaris. Bij afwezigheid van een teamleider wordt hij/zij vervangen door een ander teamleider. Elk teamleider is bevoegd ieder ander teamleider te vervangen. Mocht geen van de teamleiders aanwezig zijn is de tweede vervanger de domeinmanager.
Het gebruik van handtekeningstempels is in verband met de duidelijkheid naar buiten bij mandaat niet toegestaan. In verband met het digitaliseren van de uitgaande post wordt er steeds vaker met gescande handtekeningen gewerkt.
De ondertekening van besluiten, genomen in mandaat, dient als volgt te geschieden:
De (onder)gemandateerden mogen geen gebruik maken van de bevoegdheid tot ondertekening van besluiten en correspondentie indien:
Het mandaatregister bevat ook bepalingen over volmacht en machtiging aan medewerkers die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Het bepaalde in het besluit Mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.
De mandaatregeling is als volgt opgebouwd. Allereerst worden in de notitie mandaat de beleidsuitgangspunten voor wat betreft mandaatverlening beschreven. Onder andere de doelstelling en uitgangspunten van mandaatverlening komen aan de orde. Ook zijn enkele beperkende voorwaarden bij de uitoefening van mandaat geformuleerd, zoals de beperking dat het mandaat enkel kan worden uitgevoerd indien die binnen het budget past. Verder wordt vanuit het oogpunt van functiescheiding het verlenen, weigeren, wijzigen en intrekken van beschikkingen niet lager gemandateerd dan het niveau van teamleider. Een uitzondering hierop is het verlenen van omgevingsvergunningen die passen in het bestemmingsplan, de zogenoemde gebonden beschikkingen. Het verlenen van deze vergunningen volgt rechtstreeks uit de toetsing, er is geen sprake van een belangenafweging. In het kader van de effciency is het verlenen van de gebondenbeschikkingen gemandateerd tot het niveau van medewerker.
Vervolgens worden in het besluit mandaatregeling de beleidsuitgangspunten in 17 artikelen geformuleerd. Dit is ook het besluit dat ondertekend is door het college en door de burgemeester.
Tot slot zijn in het mandaatregister opgenomen alle bevoegdheden waarvoor mandaat verleend wordt. Ook zijn in dit register de ondermandaten opgenomen, zodat in één oogopslag te zien is op welk niveau een bevoegdheid is neergelegd.
De Gemeentewet legt de bevoegdheid om besluiten te nemen bij de bestuursorganen: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Tussen raad en college is uitsluitend sprake van delegatie. De raad kan de gedelegeerde bevoegdheid zelf niet meer uitoefenen.
In dit mandaatregister wordt het mandaat en ondermandaat geregeld voor besluiten die door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester kunnen worden genomen. Ook de besluiten die het college op grond van het delegatiebesluit kan nemen worden in sommige gevallen gemandateerd. Tussen het college/de burgemeester en ambtelijke medewerkers is dus uitsluitend sprake van mandaat. Het college/de burgemeester kan de gemandateerde bevoegdheid altijd zelf nog blijven uitoefenen. Ten behoeve van de uitoefening van het mandaat en het verlenen van ondermandaat door teamleiders aan medewerkers is deze mandaatregeling, inclusief bijbehorend register, vastgesteld door het college.
Met het verlenen van mandaten wordt het volgende beoogd;
Verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen:
Dit betekent dat zoveel mogelijk de bevoegdheid om besluiten te nemen en deze besluiten vervolgens ook zelfstandig af te doen op het niveau van (beleids-)medewerker wordt gelegd. Daartoe krijgen teamleiders en medewerkers (onder)mandaat voor het nemen van besluiten, soms zelfs met een relatief hoog afbreukrisico. Leidinggevenden moeten er uiteraard wel voor zorgen dat de instructies aan medewerkers helder en duidelijk zijn gesteld. Met name dat medewerkers, indien twijfel bestaat omtrent een te nemen besluit, op tijd en dus vóóraf overleggen met de leidinggevende en/of portefeuillehouder/college
Inwonergericht(er) te handelen en een voor de inwoner transparante(re) organisatie te bewerkstelligen:
Door teamleiders en medewerkers te (onder)mandateren kan snel en dus efficienter worden gehandeld. Inwoners van de gemeente krijgen duidelijkheid over welke medewerker als eerste aangesproken kan worden, namelijk degene die zijn handtekening onder het besluit of correspondentie heeft gezet. Dit is een betere service voor de inwoners.
Binnen de organisatie verantwoordelijkheden duidelijk vastleggen, zodat het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is wie kan en moet worden aangesproken.
De volgende overwegingen spelen een rol bij de beslissing om een bevoegdheid te mandateren:
In welke gevallen sprake is van beleidsbepalende beslissingen zal in de praktijk van geval tot geval moeten worden vastgesteld. Van de ambtenaren mag worden verwacht dat zij dat zelf moeten kunnen bepalen en zij behoren hierop bedacht te zijn. Overleg in twijfelgevallen is uiteraard altijd mogelijk en zeer wenselijk.
3. Ondertekenings- en beslissingsmandaat
Bij mandaat kan een onderscheid worden gemaakt tussen ondertekenings- en beslissingsmandaat.
Ondertekeningsmandaat is een mandaat waarbij de gemandateerde het besluit (slechts) ondertekent, maar dat het bestuursorgaan vooraf aan de hand van een ambtelijk advies heeft besloten hoe te handelen.
Beslissingsmandaat verleent aan de gemandateerde de gehele bevoegdheid om te beslissen en af te doen zonder bemoeienis of tussenkomst van het bestuursorgaan.
In het mandaatregister is, formeel gesproken, altijd sprake van een beslissingsmandaat. Slechts in uitzonderlijke gevallen, waarbij dit nadrukkelijk is aangegeven, zal gebruik worden gemaakt van ondertekeningsmandaat
Vaste jurisprudentie leert dat een onbevoegd gegeven mandaat ten opzichte van de geadresseerde in principe niet kan worden tegengeworpen. Het besluit wordt altijd toegerekend aan het betreffende bestuursorgaan, tenzij het voor de geadresseerde onmiddellijk duidelijk behoorde te zijn dat het besluit onbevoegd werd genomen. Zie ook punt 5.
Ter toelichting is in het mandaatregister hoofdstuk 10 van de Awb opgenomen, waarin de bepalingen met betrekking tot delegatie en mandaat zijn vermeld. Zie bijlage 1.
5. Beperkende voorwaarden bij uitoefening van (onder)mandaat
In de praktijk moet de (onder)gemandateerde steeds alert blijven en zelf bepalen of er vooraf een terugkoppeling naar het bestuursorgaan moet plaats vinden, omdat de (voorgenomen) beslissing beleidsbepalend kan zijn of een (ongewenst) precedent kan scheppen.
Bij de uitoefening van een (onder)mandaat moet dus rekening worden gehouden met de bestaande beleidskaders. In ieder geval is in de volgende situaties de beslissing voorbehouden aan het bestuursorgaan:
indien inwilliging van het verzoek zal leiden tot strijdigheid met of afwijking van het beleid, voorschriften of richtlijnen of andere niet voorziene financiële of andere consequenties kan hebben. Bij overschrijding van het budget van de (onder)mandaathouder moet het tekort worden gecompenseerd met nog beschikbare andere budgetten, tenzij wordt voorzien in een andere (bijv. incidentele) dekking;
6. Bevoegdheidsverdeling in het algemeen en de uitzonderingen erop
Vanuit het oogpunt van functiescheiding wordt het verlenen, weigeren, wijzigen en intrekken van beschikkingen niet lager gemandateerd dan het niveau van teamleider, tenzij anders is aangegeven in het mandaatregister.
Een uitzondering hierop is het verlenen van omgevingsvergunningen die passen in het bestemmingsplan, de zogenoemde gebonden beschikkingen. Het verlenen van deze vergunningen volgt rechtstreeks uit de toetsing, er is geen sprake van een belangenafweging. In het kader van de effciency is het verlenen van de gebondenbeschikkingen gemandateerd tot het niveau van medewerker.
Een andere uitzondering is o.g.v. RVV (Regelement verkeersregels en verkeertekens) 1990 het jaarlijks verlengen van ontheffingen en het verlenen van ontheffingen aan bedrijven, die niet zijn gevestigd in de binnenstad, maar daar wel werkzaamheden uitoefenen. Daarnaast het verlenen, weigeren, intrekken, wijzigen en het jaarlijks verlengen van parkeervergunningen op grond van de parkeerverordening. Het verlenen van deze vergunningen gaat vaak in grote bulken aan het einde van het jaar en het verlengen ervan vaak aan de balie. Uit het oogpunt van efficiency zijn deze bevoegdheden gemandateerd tot het niveau van medewerker.
Het mandaatregister bevat ook bepalingen over volmacht en machtiging aan medewerkers die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.
Het bepaalde in dit mandaatbesluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.
8. De ondertekening van stukken
Gebruik van handtekeningstempels is in verband met de duidelijkheid naar buiten bij mandaat niet toegestaan. Ook buiten mandaat is het gebruik van handtekeningstempels niet toegestaan.
In verband met het digitaliseren van de uitgaande post en het thuiswerken wordt er steeds vaker gewerkt met een gescande handtekeningen. Gebruikmaking van een gescande handtekening is uitsluitend mogelijk met uitdrukkelijke toestemming van betrokken bestuurder of functionaris.
Uit oogpunt van legaliteit, controle en presentatie naar buiten is ondertekening van niet-gemandateerde besluiten en correspondentie door de burgemeester en de secretaris steeds noodzakelijk.
In de ondertekening van het besluit of correspondentie moet tot uitdrukking worden gebracht dat het om een mandaatsbevoegdheid gaat. Zie de teksten hierna.
De ondertekening van besluiten, genomen in mandaat, dient als volgt te geschieden:
In het registeroverzicht zijn de bevoegdheden benoemd en onder welke voorwaarden c.q. beperkingen het (onder)mandaat gebruikt mag worden. Zoals hierboven al is gezegd gaat het steeds om beslissingsmandaten.
10. Steekproefsgewijze controle op mandaatgebruik
De verantwoordelijkheid voor het werk wordt zoveel mogelijk bij de medewerkers gelegd. Een “heilig” principe in het bestuursrecht moet echter steeds worden nageleefd, namelijk “Geen bevoegdheid zonder verantwoording”.
In de praktijk betekent dit dat de (direct) leidinggevende zal moeten controleren of het mandaat op een (juridisch) juiste wijze wordt gebruikt. Met andere woorden is het besluit conform de (wettelijke) voorschriften verleend en heeft daarbij een adequate belangenafweging plaats gehad en is er volgens bestendig beleid van de gemeente gehandeld.
De leidinggevenden behoren bij wijze van regelmatige steekproeven de in ondermandaat genomen besluiten te controleren op de wijze zoals hierboven omschreven.
11. Aangaan en ondertekenen van overeenkomsten
Het aangaan van overeenkomsten met derden voor en/of door de gemeente te leveren onroerende zaken, roerende zaken of diensten is een bevoegdheid van het college op grond van artikel
160 lid 1 onder e van de Gemeentewet. Het vertegenwoordigen van de gemeente in rechte, en daarmee ook het ondertekenen van overeenkomsten is een bevoegdheid van de burgemeester op grond van artikel 171 Gemeentewet.
De algemene lijn in onze mandaatregeling is dat beide bevoegdheden zijn gemandateerd tot het niveau van teamleider.
Met betrekking tot het aangaan van overeenkomsten zijn er drie uitzonderingen opgenomen in het mandaatregister. Deze zijn:
Deze drie taken zijn gemandateerd tot het niveau van medewerker. Dit in verband met het veelvuldig voorkomen van die taken en het routinematig karakter.
Het PMB van het team Fysieke leefomgeving heeft de mogelijkheid om overeenkomsten aan te gaan en te ondertekenen met derden voor en/ of door de gemeente te leveren onroerende zaken, roerende zaken, diensten en werken. Hierbij is de beperking dat de projectmanager enkel bevoegd is voorzover de handelingen passen binnen de kaders van de projectopdracht en of de grondexploitatie tot een bedrag van € 50.000,-. De projectmanager is verder niet bevoegd voor de aankoop van onroerende zaken. De reden hiervan is dat het college bij het instemmen van de projectopdracht en/ of de grondexploitatie reeds de kaders, het budget en de bewegingsruimte heeft vastgesteld en de projectmanager als eindverantwoordelijke adequaat moet kunnen handelen.
Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede en de
Burgemeester van Wijk bij Duurstede;
ieder voor zover het ieders bevoegdheden betreft;
gelet op de Algemene wet bestuursrecht;
gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;
Indien de uitoefening van de in het mandaatregister opgenomen mandaten het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt dit onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij de te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke beleids- en beheersbegroting en voorts met inachtneming van de in het register opgenomen bijzondere bepalingen.
Uitsluitend waar dit in het bij deze regeling behorend register uitdrukkelijk is aangegeven, zijn teamleiders bevoegd de gemandateerde bevoegdheid door te mandateren (ondermandaat) aan de onder hen ressorterende medewerkers. Van deze mogelijkheid wordt geen gebruik gemaakt dan na uitdrukkelijke toestemming van burgemeester en wethouders.
Het verlenen, weigeren, wijzigen en intrekken van beschikkingen mag niet lager worden gemandateerd dan het niveau van teamleider, tenzij anders is aangegeven in het mandaatregister. Een uitzondering hierop is het verlenen van omgevingsvergunningen die passen in het bestemmingsplan, de zogenoemde gebonden beschikkingen. Het verlenen van deze vergunningen volgt rechtstreeks uit de toetsing, er is geen sprake van een belangenafweging. In het kader van de effciency is het verlenen van de gebondenbeschikkingen gemandateerd tot het niveau van medewerker.
Afdeling II toepassing van het mandaat
Het mandaatregister bevat ook bepalingen over volmacht en machtiging aan medewerkers die niet werkzaam zijn onder het bestuursorgaan (mandaat aan derden).
Het bepaalde in dit mandaatbesluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging aan derden.
Voorgenomen besluiten worden geacht in elk geval beleidsaspecten te bevatten indien:
inwilliging van het verzoek zal leiden tot strijdigheid met of afwijking van het beleid, voorschriften of richtlijnen of andere niet voorziene financiële of andere consequenties kan hebben. Bij overschrijding van het budget van de (onder)mandaathouder moet het tekort worden gecompenseerd met nog beschikbare andere budgetten, tenzij wordt voorzien in een andere (bijv. incidentele) dekking;
De (onder)gemandateerden mogen geen gebruik maken van de bevoegdheid tot ondertekening van besluiten en correspondentie indien:
Een krachtens mandaat genomen besluit alsmede de op de gemandateerde bevoegdheden betrekking hebbende brieven worden door de (onder)gemandateerde ondertekend op een wijze zoals aangegeven in het mandaatregister en de notitie Mandaat.
De leidinggevende moet regelmatig de onder zijn leiding in ondermandaat genomen besluiten bij wijze van steekproef controleren. Dit kan zowel vooraf als achteraf plaatsvinden. Bij de controle zal in ieder geval de rechtmatigheid en doelmatigheid gecontroleerd worden, als ook of de in ondermandaat genomen besluiten passen binnen de gestelde beleidskaders.
Afdeling VI Slot- en overgangsbepalingen
De in dit besluit opgenomen (onder)mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen.
Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2024 nadat deze bekendgemaakt is. De regeling wordt bekendgemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Mandaatregeling Wijk bij Duurstede 2024”
Besluit ondermandatering van bevoegdheden.
Domeinmanager Buiten, Inwoners, Diensten (BID)
Domeinmanager Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling (RMO)
Domeinmanger Binnen, Mensen en Middelen (BMM)
De teamleider van het team Dienstverlening,
De teamleider van het team BOR,
De teamleider van het team Samenleving,
De teamleider van het team Fysieke leefomgeving,
De teamleider van het team Advies en ondersteuning (A&O),
De teamleider van het team Informatievoorziening (INF),
De teamleider van het team Financien (FIN)
gelet op de Mandaatregeling en het mandaatregister;
gelet op de Algemene wet bestuursrecht;
de door burgemeester en wethouders en de door de burgemeester aan hen gemandateerde bevoegdheden, welke genoemd zijn in het mandaatregister dat is vastgesteld op 16 januari 2024 en bekendgemaakt op 26 januari 2024 door te mandateren aan de aldaar genoemde ondermandaathouders (teamleiders en medewerkers).
Aldus besloten op 16 januari 2024, getekend op 17 januari 2024
Gemeentesecretaris ………………………..
Domeinmanager Buiten, Inwoners, Diensten (BID) ………………………………………………………………
Domeinmanager Ruimtelijke en Maatschappelijke Ontwikkeling (RMO)………………………….……
Domeinmanger Binnen, Mensen en Middelen (BMM)…………………………………………………………..
De teamleider van het team Dienstverlening………………………………………………………………………..
De teamleider van het team BOR ………..……………………………………………………………………………….
De teamleider van het team Samenleving…………………………………………………………………………….
De teamleider van het team Fysieke leefomgeving ……………………………………………………………..
De teamleider van het team Advies en ondersteuning (A&O)……………………………………………….
De teamleider van het team Informatievoorziening (INF)……………………………………………………..
De teamleider van het team Financien (FIN)…………………………..……. ….……………………………………
Aldus besloten op 16 januari 2024
Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede,
De secretaris,
A.N. van den Bergh
De burgemeester,
I.P. Meerts
Burgemeester
De burgemeester van Wijk bij Duurstede,
I.P. Meerts
MANDAATREGISTER gemeente Wijk bij Duurstede
DOMEIN BID (BUITEN, INWONERS, DIENSTEN)
DOMEIN RMO (RUIMTELIJKE EN MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELING)
DOMEIN BMM (BINNEN, MEDEWERKERS EN MIDDELEN)