Mandaatregeling 2011

Artikel 1 Verlening

• 1. De bevoegdheid tot het ondertekenen van stukken uitgaande van het college, als bedoeld in artikel 59a van de Gemeentewet, en van stukken uitgaande van de burgemeester wordt met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 7, lid 2 van deze regeling opgedragen aan de manager. De manager kan de bevoegdheid ondermandateren. Tot de bevoegdheid tot het ondertekenen behoort ook de bevoegdheid tot het digitaal ondertekenen (d.m.v. elektronische handtekening) van stukken. Gebruikmaking van een gescande handtekening is uitsluitend mogelijk met uitdrukkelijke toestemming van betrokken bestuurder of functionaris.

• 2. De besluitvormende bevoegdheden die staan vermeld in het bij dit besluit behorende register worden gemandateerd aan de algemeen directeur, directeur bedrijfsvoering, manager, griffier of andere functionaris die daarin genoemd is. Ondermandaat is mogelijk indien en voor zover dat in deze regeling of in het daarbij behorende register vermeld is. De aan de manager gemandateerde bevoegdheid kan ook worden uitgeoefend door de algemeen directeur of de directeur bedrijfsvoering.

• 3. Indien de uitoefening van een bevoegdheid gepaard gaat met het aangaan van financiële verplichtingen geldt, in afwijking van het bepaalde in het tweede lid en voor zover niet expliciet in de bij deze regeling behorende registers anders is vermeld, het volgende:

• a. algemene verplichtingen (geen betrekking hebbend op budgetten voor gemeenteraad, raadscommissies en griffie)

• 1) De productverantwoordelijke manager heeft mandaat met de mogelijkheid tot het verstrekken van ondermandaat aan teamleiders, tot een bedrag van € 100.000,-- ex BTW, met dien verstande dat bij bedragen tussen € 50.000,-- en € 100.000,-- ex BTW uitdrukkelijk een voorafgaande toestemming van de algemeen directeur of de directeur bedrijfsvoering vereist is.

• 2) In afwijking van het in het vorige lid bepaalde mogen door de manager of ondergemandateerd teamleider medewerkers worden aangewezen die bij bedragen tot maximaal € 500,-- exclusief BTW gebruik mogen maken van het Bonnenboek of de kleine kas. Gebruik van het Bonnenboek door een aangewezen medewerker is slechts mogelijk indien en voor zover wordt voldaan aan de volgende eisen:

• • a)

    er is sprake is van een spoedgeval (noodreparatie of noodbestelling) en

  • b)

    de opdracht past binnen een bestaand raamcontract (deze eis geldt vanaf 1 juni 2011) en

  • c)

    de opdrachtbon wordt achteraf geaccordeerd door de manager of de ondergemandateerde teamleider.

  • d)

    (bij gebruik kleine kas) de regels voor het gebruik van de kleine kas worden nageleefd.

• b. verplichtingen betrekking hebbend op gemeenteraad, raadscommissies en griffie

• 1) 1. De griffier heeft, met inachtneming van de Verordening op de griffie, mandaat voor het aangaan van verplichtingen tot € 50.000,-- exclusief BTW. Ondermandaat aan griffiemedewerkers is niet mogelijk.

• 2) de raadsvoorzitter heeft met inachtneming van de Verordening op de griffie mandaat voor het aangaan van verplichtingen vanaf € 50.000,-- exclusief BTW en is bevoegd tot verlening van ondermandaat aan de griffier.

• c.geen mandaat boven €100.000,--

  Bij verplichtingen hoger dan € 100.000,-- exclusief BTW geldt geen mandaat en blijft het betrokken bestuursorgaan of -in geval van de raad, raadscommissies en de griffie- de voorzitter van de raad bevoegd.

• d. afwijkende regels bij projecten:

• 1) De bevoegdheid tot het vaststellen van een projectplan wordt, tenzij in een bestuursopdracht anders is bepaald, toegekend aan:

• a) een door de directie aangewezen opdrachtgevend manager indien de waarde van het project het bedrag van € 50.000,-- excl. BTW ,-- niet te boven gaat.

• b) de algemeen directeur of de directeur bedrijfsvoering indien de waarde van het project het bedrag van € 500.000,-- excl. BTW ,-- niet te boven gaat.

• Boven een bedrag van € 500.000,-- geldt geen mandaat en is het college bevoegd tot vaststelling. In een door het college vast te stellen projectplan kunnen van de mandaatregeling afwijkende bevoegdheden worden opgenomen. Het projectplan vermeldt de ambtelijk opdrachtgever.

• 2) De projectleider is met inachtneming van het projectplan en het daarin opgenomen  budget bevoegd tot aangaan van verplichtingen met een maximum van € 100.000,-- per opdracht. Indien een opdracht de waarde van € 100.000,-- te boven gaat dient de projectleider de ambtelijk opdrachtgever vooraf instemming te vragen voor het aangaan van de verplichting. In het projectplan kan ter zake een afwijkende regeling worden opgenomen, mits het beschikbare budget niet wordt overschreden.

• 3) De directie kan de in het vorige lid genoemde bevoegdheid m.b.t. het aangaan van verplichtingen beperken of verruimen voor reeds lopende projecten waarvoor geen projectplan is vastgesteld.

• 4) Het gebruik van het Bonnenboek is ook bij projecten mogelijk tot een bedrag van maximaal € 500,-- De projectleider behoeft de bon niet achteraf te laten paraferen door de opdrachtgever en er behoeft geen sprake zijn van een spoedeisend geval of een raamcontract.

• e.afwijkende regels bij meerjarencontracten

  de bevoegdheid tot het aangaan van jaarlijkse verplichtingen voortvloeiend uit een meerjarencontract overeenkomstig het inkoopbeleid wordt toegekend aan de manager.

• 4. Bij de uitoefening van de bevoegdheden neemt de gemandateerde of ondergemandateerde de wettelijke voorschriften en bepalingen, waaronder begrepen de voorschriften en bepalingen vervat in deze regeling en het bijbehorende register in acht. Tevens neemt de gemandateerde of ondergemandateerde het bij de bevoegdheid behorende budget, zoals opgenomen in de programmabegroting of de productenraming in acht.

Artikel 2 Algemene uitzonderingen

• De mandaatverlening geldt niet voor de bevoegdheid tot:

• a. het vaststellen van beleidsregels;

• b. het besluiten op bezwaarschriften;

• c. het opleggen van sancties of disciplinaire maatregelen, tenzij in het register anders vermeld.

Artikel 3 Vervanging

• 1. De algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering vervangen elkaar onderling. Zij kunnen daarnaast een of meer plaatsvervangers aanwijzen.

• 2. Bij afwezigheid van een manager wordt deze vervangen door een teamleider, een manager van een andere afdeling dan wel door de algemeen directeur of de directeur bedrijfsvoering.

• 3. Bij afwezigheid van een teamleider wordt de (onder)gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door:

• a. de manager voor zover de bevoegdheid van de teamleider betrekking heeft op het aangaan van financiële verplichtingen tot een bedrag van €100.000,-- ;

• b. in andere gevallen dan genoemd onder a. door de manager of de door deze aangewezen functionaris.

• 4. Bij afwezigheid van een medewerker wordt de (onder)gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door de teamleider dan wel een andere door de manager aangewezen functionaris.

• 5. De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door diens plaatsvervanger.

• 6. De projectleider wordt bij afwezigheid vervangen door de opdrachtgever dan wel de in het projectplan aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 4 Stukken met beleidsaspecten

• 1. De (onder-)gemandateerde legt stukken die beleidsaspecten bezitten ter nadere besluitvorming voor aan het bestuursorgaan.

• 2. Stukken worden geacht beleidsaspecten te bezitten indien:

• a. die zouden leiden tot een afwijking of aanvulling van de vaste bestuurspraktijk of vastgestelde beleidsregels;

• b. afdoening daarvan niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties heeft;

• c. dit door of namens het bestuursorgaan is kenbaar gemaakt

• d. het betreft de toepassing van een hardheidsclausule of een besluit m.b.t. een geval waarin een verordening of regeling niet voorziet.

Artikel 5 Portefeuille- of afdelingsoverstijgende onderwerpen

• 1. Indien het onderwerp van mandaat meer dan één portefeuille of afdeling aangaat, dient alvorens een besluit wordt genomen tussen betrokkenen overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening.

• 2. Bij het ontbreken van overeenstemming legt de gemandateerde de zaak ter nadere besluitvorming voor aan het verantwoordelijke bestuursorgaan.

Artikel 6 Beperking ondertekeningsmandaat

• 1. De gemandateerde maakt geen gebruik van de bevoegdheid tot ondertekening van stukken indien:

• a. de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt;

• b. het formele correspondentie van het college of de burgemeester betreft aan de gemeenteraad, tenzij het betreft een spoedshalve toezending van vergaderstukken of stukken van algemene informatieve aard;

• c. het stukken betreft waarvan ondertekening uit een oogpunt van representatie van de gemeente gewenst is;

• d. zich na de beslissing van het bestuursorgaan nieuwe feiten voordoen of bekend worden als gevolg waarvan het besluit heroverweging verdient of aan het besluit alsnog bestuurlijke, politieke of andere zwaarwegende aspecten verbonden raken;

• e. het betreft de formele verzending van besluiten van de gemeenteraad en brieven uitgaande van de gemeenteraad.

• 2. In een geval als genoemd in het eerste lid onder a, b. en c. is een lid van het college (portefeuillehouder) bevoegd tot ondertekening.

Artikel 7 Ondertekeningsformule

• 1. Een krachtens mandaat genomen besluit wordt door de gemandateerde als volgt ondertekend:

• De burgemeester, / Het college van burgemeester en wethouders,

• Namens deze/Namens het college,

• 4 witregels voor handtekening

• Naam en functie bevoegde functionaris.

• 2. Indien het mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening (ondertekeningsmandaat) vindt deze als volgt plaats:

• Overeenkomstig het besluit van de burgemeester, / Overeenkomstig het besluit van het college van burgemeester en wethouders,

• Naam afdeling

• 4 witregels voor handtekening           

  Naam en functie bevoegde functionaris.

Artikel 8 Toepasselijkheid

• 1. De gemandateerde is tevens ge(vol)machtigd tot het verrichten van de met de gemandateerde bevoegdheid samenhangende privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen.

• 2. De gemandateerde is bevoegd de volmacht c.q. machtiging aan een ander te geven.

• 3. Op volmacht en machtiging is deze regeling zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9 Wijziging wet- en overige regelgeving

De in dit besluit opgenomen mandaten worden geacht te zijn gewijzigd voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd.

Artikel 10 Inwerkingtreding

• 1. De regeling treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.

• 2. Alsdan vervalt de Mandaatregeling 2010, vastgesteld bij besluit van 30 maart 2010.

Artikel 11 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als "Mandaatregeling 2011".