3 De ambtelijke organisatie
Artikel 2 Organisatie-eenheden
- 1.
De ambtelijke organisatie van de gemeente is, afgezien van de griffie , ingedeeld op basis van de rollen die de gemeente binnen de samenleving vervult. Daarbij zijn de volgende externe rollen onderscheiden:
- a.
Voorbereider en ontwikkelaar van beleid en visie en het realiseren daarvan.
- b.
Regisseur van door derden te realiseren producten.
- c.
Leverancier van diensten en producten.
d. Handhaver van wet- en regelgeving.
e. Uitvoerder van vastgesteld beleid.
- 2.
Bovenstaande rollen leiden tot indeling in de volgende eenheden:
- a.
Dienst Visie en Ontwikkeling
b. Dienst Regie en Realisatie
c. Dienst Publiekszaken en Veiligheid
d. Dienst Organisatie en Ondersteuning
Naast de diensten zijn er nog twee kleinere eenheden, die aangestuurd worden door de directie:
e. Unit Bestuurs- en Directieondersteuning
f. Unit Kwaliteit en Analyse
- 3.
Iedere dienst beschikt over een ondersteunend stafbureau waarin, naast de operationele
PIJOFFAC-taken, ook de bedrijfsadministratieve en bedrijfskundige ondersteuning en het
applicatiebeheer zijn ondergebracht.
Artikel 2a Organisatie brandweer
De organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer, alsmede de benoeming en verantwoordelijkheid van de brandweercommandant zijn neergelegd in de “Verordening op de brandweer” . Deze verordening gaat uit boven de bepalingen in dit besluit. Functioneel zijn de taken van de brandweer ondergebracht in de Afdeling Brandweerzorg en Rampenbeheersing binnen de Dienst Publiekszaken en Veiligheid.
Artikel 3 Hoofdtaken van de dienst Visie en Ontwikkeling
Vanuit de rol van uitvoerder van beleid richt de dienst Regie en Realisatie zich primair op het feitelijk realiseren van diensten en producten op het gebied van de openbare ruimte, welzijnstaken, cultuur en educatie en onderhoud en beheer van de gemeentelijke accommodaties, alsmede het daarover verantwoording afleggen. Wanneer de producten of diensten gerealiseerd worden door derden vervult de dienst de rol van regisseur ten behoeve van deze realisatie.
Artikel 3a Hoofdtaken van de dienst Regie en Realisatie
Vanuit de rol van uitvoerder van beleid richt de dienst Regie en Realisatie zich primair op het feitelijk realiseren van diensten en producten op het gebied van de openbare ruimte, welzijnstaken, cultuur en educatie en onderhoud en beheer van de gemeentelijke accommodaties, alsmede het daarover verantwoording afleggen. Wanneer de producten of diensten gerealiseerd worden door derden vervult de dienst de rol van regisseur ten behoeve van deze realisatie.
Artikel 3b Hoofdtaken van de dienst Publiekszaken en Veiligheid
Vanuit de rol van leverancier van diensten en producten en als handhaver van wet- en regelgeving heeft de dienst Publiekszaken en Veiligheid als kerntaak de individuele dienstverlening en het optimaliseren van de veiligheid(beleving) van Heerenveense burgers en bedrijven, alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Artikel 3c Hoofdtaken van de dienst Organisatie en Ondersteuning
- 1.
Vanuit de ‘techno’ (kaders stellen en toetsen) rol kan de dienst Organisatie en Ondersteuning kaders en richtlijnen stellen op het gebied van PIJOFFAC. Deze kaders zijn bindend voor de hele organisatie en geven tevens de bandbreedte aan waarbinnen de organisatie zich kan bewegen.
- 2.
Vanuit de ‘support’ (ondersteunen) rol ondersteunt de dienst de andere diensten in de organisatie bij de uitvoering van de PIJOFFAC-taken en het leveren van diensten en producten die op de werkplek van de medewerker nodig zijn om goed te kunnen functioneren.
- 3.
Over beide taken wordt verantwoording afgelegd.
Artikel 3d Hoofdtaken van de Unit Kwaliteit en Analyse
De taken van de Unit Kwaliteit en Analyse zijn met name gericht op auditing (onderzoek bedrijfsvoering), risicoanalyse (onderzoek risico's), begeleiding van externe onderzoeken, advisering en ondersteuning met betrekking tot kwaliteit.
Artikel 3e Hoofdtaken van de Unit Bestuurs- en Directieondersteuning
De Unit Bestuurs- en Directieondersteuning draagt zorg voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van college en directie. De organisatorische ondersteuning is met name gericht op de organisatie van bestuurlijke rapportages. Bestuurscommunicatie hoort als taak (verantwoordelijkheid) bij de unit, waarbij de dienst Organisatie en Ondersteuning de feitelijke uitvoering verzorgt.
Artikel 4 Structuur diensten
- 1.
De diensten zijn op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3 t/m 3c ingedeeld in maximaal twee echelons per dienst.
- 2.
Het college beslist over de indeling van de organisatie in diensten en afdelingen (eerste echelon).
- 3.
De diensthoofden beslissen over de indeling van hun afdelingen (tweede echelon).
- 4.
Over de wijziging van de indeling van de organisatie vindt altijd vooraf overleg plaats met het Bouwteam.
Artikel 5 Leiding dagelijks beheer
- 1.
De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijke voor het dagelijks beheer van de gehele ambtelijke organisatie.
- 2.
Het dagelijks beheer van een dienst is, onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, opgedragen aan een diensthoofd.
- 3.
Het dagelijks beheer van de Units Kwaliteit en Analyse en Bestuurs- en Directieondersteuning is, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, opgedragen aan de adjunct-gemeentesecretaris.
- 4.
Het dagelijks beheer van een afdeling is, onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende diensthoofd, opgedragen aan een afdelingshoofd.
- 5.
Het dagelijks beheer van een taakveld van een afdeling is, onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd, opgedragen aan een teamleider.
- 6.
Voor de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten.
Artikel 6 Benoeming diensthoofden en afdelingshoofden
- 1.
De adjunct-gemeentesecretaris en de diensthoofden worden op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
- 2.
Afdelingshoofden worden door het desbetreffende diensthoofd benoemd, geschorst en ontslagen.
Artikel 7 Vervanging gemeentesecretaris en diensthoofden
- 1.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de adjunct-gemeentesecretaris.
- 2.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris en de adjunct-gemeentesecretaris wordt zijn functie uitgeoefend door een van de diensthoofden.
- 3.
Bij afwezigheid van een diensthoofd wordt deze vervangen door een ander diensthoofd. Daarbij geldt de volgende volgorde:
- a.
Diensthoofd Visie en Ontwikkeling en Diensthoofd Regie en Realisatie vervangen elkaar.
- b.
Diensthoofd Publiekszaken en Veiligheid en Diensthoofd Organisatie en Ondersteuning vervangen elkaar.
- c.
Indien de eerste vervanger niet aanwezig is kan een van de andere diensthoofden als vervanger optreden.
Artikel 8 Organisatie projecten
- 1.
Bij projecten van belang die dienstoverstijgend zijn, neemt het college een besluit tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen delen van diensten als projectorganisatie.
- 2.
Tot het instellen van een projectorganisatie wordt uitsluitend overgegaan op voordracht van de directie en na consultatie in het Bouwteam.
4 Instructie gemeentesecretaris
Artikel 9 Ondersteuning college
- 1.
De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het college.
- 2.
De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie te kunnen uitoefenen.
- 3.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.
- 4.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen van het college.
- 5.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.
Artikel 10 Ondersteuning commissies
Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 9 van overeenkomstige toepassing op door het college ingestelde bestuurscommissies.
Artikel 11 Overleg met portefeuillehouders
De directie heeft overleg met iedere portefeuillehouder. De portefeuillehouder wordt op de hoogte gehouden van strategische ontwikkelingen. De directie kan worden bevraagd op de voortgang van diverse zaken. De directie gebruikt dit overleg ook om te zorgen voor de integraliteit van voorstellen naar het college. Zo nodig worden er (concept-) bestuursopdrachten geformuleerd.
Artikel 12 Overleg gemeentesecretaris met burgemeester
De gemeentesecretaris heeft overleg met de burgemeester over de voorbereiding van de collegevergadering en andere aangelegenheden in het kader van het bestuursorgaan burgemeester.
Artikel 13 Overleg adjunct-gemeentesecretaris met portefeuillehouder financiën
De portefeuillehouder financiën heeft overleg met de adjunct-gemeentesecretaris over strategisch financieel beleid en kwaliteitszorg.
Artikel 14 Directieoverleg
- 1.
In het directieoverleg worden besluiten genomen over voorstellen inzake de bedrijfsvoering. Hoewel gesproken wordt van een 'directiebesluit' is dit in formele zin een besluit van de gemeentesecretaris.
- 2.
De gemeentesecretaris kan ook in de vergadering van het Bouwteam een besluit nemen. In dat geval maakt de directiesecretaris specifiek aantekening van dit besluit in het verslag van de vergadering van het Bouwteam.
Artikel 15 Aansturing ambtelijke organisatie
- 1.
De gemeentesecretaris heeft ten aanzien van de ambtelijke organisatie de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
De planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgelegde beleid.
- b.
De coördinatie van en samenhang in het handelen van de organisatieonderdelen.
- c.
De rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer.
- d.
De voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid.
- e.
De implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.
- 2.
Jaarlijks wordt met de gemeentesecretaris een functionerings- of beoordelingsgesprek gevoerd conform de afgesproken methodiek.
Artikel 16 Informatieplicht
- 1.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de organisatie via Feannet geïnformeerd wordt over door de raad en het college genomen besluiten.
6 Gemeentelijk managementteam
Artikel 18 Het Bouwteam
- 1.
De gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris en de diensthoofden vormen het Bouwteam, dat fungeert als advies- en afstemmingsorgaan van de directie.
- 2.
De gemeentesecretaris is voorzitter van het Bouwteam en wordt daarin ondersteund door de directiesecretaris.
- 3.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt de adjunct-gemeentesecretaris op als voorzitter van het Bouwteam. In geval van afwezigheid van een van de diensthoofden is er geen sprake van vervanging vanuit de betrokken dienst.
- 4.
De voorzitter stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het Bouwteam vast. Ieder lid kan zaken voor plaatsing op de agenda indienen bij de directiesecretaris en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De directiesecretaris zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het Bouwteam.
- 5.
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid genoemde personen uit om aan de desbetreffende vergadering van het Bouwteam deel te nemen.
Artikel 19 Taken Bouwteam
Het Bouwteam heeft tot doel het functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van het adviseren over en afstemmen van zaken die organisatiebreed aan de orde zijn. De terugkoppeling van besluiten en vragen uit de collegevergadering is een onderdeel hiervan. Ook onderwerpen betreffende bedrijfsvoering en voorbereiding van planning- en controlinstrumenten staan op de agenda. Door strategische projecten te agenderen wordt de afstemming tussen de diensten bevorderd en ondersteund.
7 Financiële organisatie
Artikel 20 Financieel proces
De scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het financiële proces worden vastgelegd in de Notitie Financieel Proces binnen de gemeente Heerenveen.
Artikel 21 Administratie
- 1.
Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Financiële verordening gemeente Heerenveen.
- 2.
De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit:
- a.
De financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per dienst verbijzonderde administraties. Deze organisatiebrede administraties zijn ondergebracht bij de dienst Organisatie en Ondersteuning, afdeling Administratieve Dienstverlening.
- b.
De per dienst verbijzonderde administraties. Deze zijn ondergebracht bij de stafbureaus van de diensten.
Artikel 22 Administrateur
- 1.
Het afdelingshoofd Administratieve Dienstverlening treedt op als administrateur van de gemeente.
- 2.
De administrateur draagt zorg voor het verwerken van de gegevens in de administratie.
- 3.
De administrateur draagt zorg voor het verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de directie, de diensthoofden en de afdelingshoofden.
Artikel 23 Vermogensbeheer
- 1.
Het afdelingshoofd Beleid en Advies draagt zorg voor het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort.
- 2.
Het afdelingshoofd Beleid en Advies voert zijn taken uit onder toezicht van het diensthoofd Organisatie en Ondersteuning en binnen de kaders van de “Wet Financiering Decentrale Overheden” en artikel 14 van de Financiële verordening van de gemeente Heerenveen.
- 3.
Het afdelingshoofd Administratieve Dienstverlening is verantwoordelijk voor het nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.
- 4.
Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Administratieve Dienstverlening berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers van de afdelingen. De kassiers zijn belast met alleen de inning van de debiteurenbetalingen in contant geld.
- 5.
De wijze waarop afstorting van overtollige gelden plaatsvindt wordt vastgelegd in de Notitie Kasbeheer.
8 Planning- en controlcyclus en beleidsuitvoering
Artikel 24 Planning- en controlcyclus
De gemeentebrede planning- en controlcyclus omvat in ieder geval de volgende stukken:
- a.
Dienstplan
Het dienstplan is het instrument voor het diensthoofd om de werkzaamheden voor het komend jaar te plannen en vast te stellen hoe de uren van medewerkers en beschikbare budgetten worden ingezet.
- b.
Meerjarenperspectief
In het meerjarenperspectief worden de kaders en richting voor het beleid voor de komende vier jaar uitgewerkt met financiële consequenties.
- c.
Programmabegroting en productenbegroting
Het uitgangspunt voor het samenstellen van de productenbegroting is de programmabegroting.
- d.
Jaarrekening
De jaarrekening is de afsluitende rapportage waarin uiteindelijk verantwoording wordt afgelegd over enig jaar.
- e.
Dienstrapportages
Dienstrapportages zijn tussenrapportages op weg naar de eindverantwoording over enig jaar.
- f.
Bestuursrapportages
De bestuursrapportages zijn tussenrapportages van het college aan de raad op weg naar de eindverantwoording over enig jaar. Uitgangspunt voor de rapportages is dat wordt voortgeborduurd op de programmabegroting. De rapportages geven inzicht in zowel voortgang en kosten als planning.
Artikel 25 Budgetbevoegdheden en plichten, begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
Op grond van artikel 26, lid c van de Financiële verordening gemeente Heerenveen heeft het college de budgetbevoegdheden en plichten voor de organisatie uitgewerkt in Budgetregels. Deze budgetregels zijn gebaseerd op de Budgetregels die door de raad zijn vastgesteld ter uitvoering van de artikelen 212 tot en met 213a van de Gemeentewet. In die Budgetregels is de verantwoordelijkheids-verdeling tussen gemeenteraad en college vastgelegd.
Artikel 26 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
- 1.
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en investeringsplan stelt het college de productbegroting en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productenraming en de investeringskredieten toe aan de diensten.
- 2.
Een diensthoofd wijst de voor de begrotingsuitvoering ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten op basis van de begroting toe aan de afdelingshoofden, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten door het diensthoofd aangewezen worden als budgetbeheerder.
Artikel 27 Accountantscontrole
- 1.
De Controleverordening gemeente Heerenveen als uitwerking van artikel 213a van de Gemeentewet bepaalt op welke wijze de accountantscontrole voorbereid en uitgevoerd wordt.
- 2.
Unit Kwaliteit en Analyse draagt zorg voor afstemming met de griffier over de inkoop van de accountant en het beheer van de overeenkomst met de accountant.
- 3.
Unit Kwaliteit en Analyse draagt zorg voor de coördinatie en begeleiding van de accountantswerkzaamheden met toepassing van de Controleverordening gemeente Heerenveen.
- 4.
De afdeling Beleid en Advies van de dienst Organisatie en Ondersteuning coördineert de verbetering van bedrijfsvoerings- en jaarrekeningsaspecten en betrekt hierbij de Unit Kwaliteit en Analyse.
9 Bewaking rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid
Artikel 28 Juridische rechtmatigheid bij diensten
- 1.
Een diensthoofd draagt zorg voor:
- a.
Een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn dienst vallende ambtenaren.
- b.
De toetsing van voorstellen aan het college en overeenkomsten met derden op juridische rechtmatigheid.
- c.
De implementatie van nieuwe wet- en regelgeving en wijzigingen in wet- en regelgeving bij zijn dienst.
- 2.
De diensten beschikken hiertoe voor zover nodig over eigen eerstelijns juridische adviseurs.
- 3.
Daarnaast is er binnen de dienst Organisatie en Ondersteuning, afdeling Beleid en Advies, Unit Algemeen Juridische Zaken juridische kennis beschikbaar over algemene juridische aangelegenheden.
Artikel 29 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid
- 1.
De Unit Kwaliteit en Analyse draagt zorg voor uitvoering van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heerenveen.
- 2.
De Unit Kwaliteit en Analyse draagt zorg voor uitvoering van door de directie of diensthoofden opgedragen onderzoeken naar de bedrijfsvoering. De onderzoeksresultaten worden aangeboden aan de opdrachtgever (in casu de directie of een diensthoofd).
11. Archieven
Artikel 31 Archiefvoorschriften
Het college stelt in een besluit “Archiefvoorschriften” regels vast voor:
- a.
De aanwijzing en inrichting van het gemeentelijk archief.
- b.
Het beheren van de in het gemeentelijk archief berustende archiefbescheiden.
- c.
Het beheren van de archiefbescheiden bij de diensten, voorzover deze archiefbescheiden niet naar de gemeentelijke archiefplaats zijn overgebracht.
- d.
Het toezicht op de niet in het gemeentelijk archief berustende archiefbescheiden.
Artikel 32 Gemeentearchivaris
Het afdelingshoofd van de afdeling Services treedt op als gemeentearchivaris en draagt de zorg voor:
- a.
Het inrichten en in stand houden van het gemeentelijke archief.
- b.
Het beheer van de in het gemeentelijke archief berustende archiefbescheiden.
- c.
Het toezicht op de niet in het gemeentelijke archief berustende archiefbescheiden.
Artikel 33 Archieven van diensten
Het afdelingshoofd Services draagt onder verantwoordelijkheid van het betrokken diensthoofd zorg voor:
- a.
Het inrichten en in stand houden van ruimten, bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de onder hem vallende dienst, voorzover deze bescheiden niet naar het gemeentelijk archief zijn overgebracht.
- b.
Het beheer van de bij de dienst berustende archiefbescheiden.