| Overheidsorganisatie | Gemeente Veghel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Mandaatregeling 2013 |
| Citeertitel | Mandaatregeling 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 139
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-02-2013 | 25-06-2015 | Nieuwe regeling | 29-01-2013 Stadskrant Veghel, 13-2-2013 | 30002 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Veghel, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelet op het bepaalde in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 59a van de Gemeentewet en de overige van toepassing zijnde wettelijke voorschriften;
b e s l u i t e n :
vast te stellen, de navolgende Mandaatregeling 2013 regelende de mandatering van bevoegdheden tot het nemen van besluiten en de ondertekening van stukken, het verlenen van volmachten voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het verlenen van machtigingen voor het verrichten van feitelijke handelingen.
1.Ondertekeningsmandaat De bevoegdheid tot het ondertekenen van stukken uitgaande van het college, als bedoeld in artikel 59a van de Gemeentewet, en van stukken uitgaande van de burgemeester wordt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 7, lid 2 van deze regeling, opgedragen aan de manager. De manager kan de bevoegdheid ondermandateren. Tot de bevoegdheid tot het ondertekenen behoort ook de bevoegdheid tot het digitaal ondertekenen (d.m.v. elektronische handtekening) van stukken. Gebruikmaking van een gescande handtekening is uitsluitend mogelijk met uitdrukkelijke toestemming van betrokken bestuurder of functionaris.
2.Beslismandaat De besluitvormende bevoegdheden die staan vermeld in het bij dit besluit behorende register worden gemandateerd aan de algemeen directeur, manager, griffier of andere functionaris die daarin genoemd is. Ondermandaat is mogelijk indien en voor zover dat in deze regeling of in het daarbij behorende register vermeld is. De aan de manager gemandateerde bevoegdheid kan ook worden uitgeoefend door de algemeen directeur.
3.Financiële verplichtingen Indien de uitoefening van een bevoegdheid gepaard gaat met het aangaan vanfinanciële verplichtingen geldt, in afwijking van het bepaalde in het tweede lid en voor zover niet expliciet in de bij deze regeling behorende registers anders is vermeld, het volgende:
a.algemene financiële verplichtingen (geen betrekking hebbend op budgetten voor gemeenteraad, raadscommissies en griffie) bij exploitatie en projecten
1) De voor een product of project aangewezen verantwoordelijke manager (hierna: productverantwoordelijke manager) heeft mandaat tot het aangaan van financiële verplichtingen, met inachtneming van het volgende:
a) als de verplichting hoger is dan € 50.000,-- mag alleen gebruik gemaakt worden van mandaat na instemming van de algemeen directeur;
b) als de verplichting betrekking heeft op inkoop van werken en hoger is dan € 250.000,-- mag alleen gebruik worden gemaakt van mandaat na instemming van de portefeuillehouder;
c) als de verplichting betrekking heeft op inkoop van leveringen of diensten of uitgaven i.v.m. aansprakelijkheidsstellingen wegens onrechtmatige daad of niet-nakoming van contracten en hoger is dan € 200.000,-- mag alleen gebruik gemaakt worden van mandaat na instemming van de portefeuillehouder;
d) als de verplichting betrekking heeft op subsidie geldt het bepaalde in het bij deze regeling gevoegde Register Algemeen.
2) Ondermandaat van de bevoegdheid onder 1 is alleen mogelijk voor spoedeisende gevallen bij bedragen tot maximaal € 250,-- exclusief BTW (Bonnenboek).
3) Bij het aangaan van financiële verplichtingen wordt bij bedragen hoger dan € 250,-- altijd gebruik gemaakt van een opdrachtbrief.
b.financiële verplichtingen betrekking hebbend op gemeenteraad, raadscommissies en griffie
1) De griffier heeft, met inachtneming van de Verordening op de griffie, mandaat voor het aangaan van verplichtingen tot € 50.000,-- exclusief BTW. Ondermandaat aan griffiemedewerkers is niet mogelijk. Het hiervoor onder a2 bepaalde over het gebruik van het Bonnenboek is van overeenkomstige toepassing.
2) De raadsvoorzitter heeft met inachtneming van de Verordening op de griffie mandaat voor het aangaan van verplichtingen vanaf € 50.000, -- exclusief BTW en is bevoegd tot verlening van ondermandaat aan de griffier.
4.Accorderen facturen De aangewezen budgetbeheerders zijn bevoegd tot het accorderen van nota’s indien deze overeenkomen met de verstrekte opdracht. Is er geen sprake van een dergelijke overeenkomst dan is de productverantwoordelijke manager bevoegd.
5.Vaststelling projectplannen: De bevoegdheid tot het vaststellen van een projectplan wordt, tenzij in een bestuursopdracht anders is bepaald, toegekend aan:
a. de productverantwoordelijke manager indien de waarde van het project het bedrag van € 50.000,-- excl. BTW,-- niet te boven gaat;
b. de algemeen directeur indien de waarde van het project het bedrag van € 500.000,-- excl. BTW ,-- niet te boven gaat;
c. Boven een bedrag van € 500.000,-- geldt geen mandaat en is het college bevoegd tot vaststelling;
d. In een door het college vast te stellen projectplan kunnen van de mandaatregeling afwijkende bevoegdheden worden opgenomen.
e. het projectplan vermeldt de verantwoordelijke manager
6.Algemeen uitgangspunt gebruikmaking mandaat Bij de uitoefening van de bevoegdheden neemt de gemandateerde of ondergemandateerde het geldende beleid, en de wettelijke voorschriften en bepalingen, waaronder begrepen de voorschriften en bepalingen van deze regeling en het bijbehorende register in acht. Tevens neemt de gemandateerde of ondergemandateerde het bij de bevoegdheid behorende budget, zoals opgenomen in de programmabegroting of de productenraming in acht.
De mandaatverlening geldt niet voor de bevoegdheid tot:
a. het vaststellen van beleidsregels;
b. het besluiten op bezwaarschriften;
c. het opleggen van sancties of disciplinaire maatregelen, tenzij in het register anders vermeld.
1. Bij afwezigheid van de algemeen directeur wordt deze vervangen door een door deze aangewezen plaatsvervanger.
2. Bij afwezigheid van een manager wordt deze vervangen door:
a. een manager van een andere afdeling dan wel door de algemeen directeur voor zover de bevoegdheid van de manager betrekking heeft op het aangaan van financiële verplichtingen
b. in andere gevallen dan genoemd onder a. door de teamleider,
3. Bij afwezigheid van een teamleider wordt deze vervangen door:
a. de manager voor zover de bevoegdheid van de teamleider betrekking heeft op het aangaan van financiële verplichtingen (tot € 250,--);
b. in andere gevallen dan genoemd onder a. door de manager of de door deze aangewezen functionaris.
4. Bij afwezigheid van een medewerker wordt de (onder)gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door de teamleider dan wel een andere door de manager aangewezen functionaris.
5. De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door diens plaatsvervanger.
6. De projectleider wordt bij afwezigheid vervangen door de in het projectplan aangewezen plaatsvervanger of door de productverantwoordelijke manager
1. De (onder-)gemandateerde legt stukken die beleidsaspecten bevatten ter nadere besluitvorming voor aan het bestuursorgaan.
2. Stukken worden geacht beleidsaspecten te bezitten indien:
a. die zouden leiden tot een afwijking of aanvulling van de vaste bestuurspraktijk of vastgestelde beleidsregels;
b. afdoening daarvan niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties heeft;
c. dit door of namens het bestuursorgaan is kenbaar gemaakt;
d. het betreft de toepassing van een hardheidsclausule of een besluit m.b.t. een geval waarin een verordening of regeling niet voorziet.
1. Indien het onderwerp van mandaat meer dan één portefeuille of afdeling aangaat, dient alvorens een besluit wordt genomen tussen betrokkenen overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening.
2. Bij het ontbreken van overeenstemming legt de gemandateerde de zaak ter nadere besluitvorming voor aan het verantwoordelijke bestuursorgaan.
1. De gemandateerde maakt geen gebruik van de bevoegdheid tot ondertekening van stukken indien:
a. de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt;
b. het formele correspondentie van het college of de burgemeester betreft aan de gemeenteraad, tenzij het betreft een spoedshalve toezending van vergaderstukken of stukken van algemene informatieve aard;
c. het stukken betreft waarvan ondertekening uit een oogpunt van representatie van de gemeente gewenst is;
d. zich na de beslissing van het bestuursorgaan nieuwe feiten voordoen of bekend worden als gevolg waarvan het besluit heroverweging verdient of aan het besluit alsnog bestuurlijke, politieke of andere zwaarwegende aspecten verbonden raken;
e. het betreft de formele verzending van besluiten van de gemeenteraad en brieven uitgaande van de gemeenteraad.
2. In een geval als genoemd in het eerste lid onder a, b. en c. is een lid van het college (portefeuillehouder) bevoegd tot ondertekening.
1. Een krachtens mandaat genomen besluit wordt door de gemandateerde als volgt ondertekend:
De burgemeester, / Het college van burgemeester en wethouders,
Namens deze/Namens het college,
4 witregels voor handtekening
Naam en functie bevoegde functionaris.
2. Indien het mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening (ondertekeningsmandaat) vindt deze als volgt plaats:
Overeenkomstig het besluit van de burgemeester, / Overeenkomstig het besluit van het college van burgemeester en wethouders,
Naam afdeling
4 witregels voor handtekening
Naam en functie bevoegde functionaris.
1. De gemandateerde is tevens ge(vol)machtigd tot het verrichten van de met de gemandateerde bevoegdheid samenhangende privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen.
2. De gemandateerde is bevoegd de volmacht c.q. machtiging aan een ander te geven.
3. Op volmacht en machtiging is deze regeling zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
1. De in deze regeling opgenomen mandaten worden geacht te zijn gewijzigd voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd.
2. Verleende mandaten en ondermandaten blijven van kracht na onderbrenging van een bevoegdheid bij een ander of nieuw organisatieonderdeel (taak volgt functie).
1. De regeling treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.
2. Alsdan vervalt de Mandaatregeling 2012, vastgesteld bij besluit van 1 februari 2012.
Deze regeling kan worden aangehaald als "Mandaatregeling 2013".
Aldus vastgesteld op 29 januari 2013
Burgemeester en wethouders van de gemeente Veghel.
De secretaris,
Drs. M.G.C. Wilms-Wils RA.
De burgemeester,
mr. I.R. Adema.
Register Algemeen, tabel personeelszaken [Klik hier om het document te downloaden]
Register Adviesdiensten [Klik hier om het document te downloaden]
I Algemeen
a. Regelgeving omtrent mandaat
In afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht zijn algemene bepalingen omtrent mandaat opgenomen. Gemeentelijke regelingen behoeven alleen nog bepalingen te bevatten omtrent mandaat voor zover deze de algemene regels aanvullen. Bij vragen omtrent de toepassing van mandaat dient dus niet alleen deze regeling doch zeker ook de Awb te worden geraadpleegd.
Voorts kunnen bijzondere wetten ook nog bepalingen bevatten omtrent mandaat. Het kan dan gaan om bepalingen waarin het gebruik van mandaat wordt ingeperkt (bijv. bepaling in de voormalige Algemene Bijstandswet die een mandaat voor het verlenen van bijstand verbood, tenzij de raad uitdrukkelijk anders bepaalt) of juist mogelijk wordt gemaakt (artikel 59a lid 2 van de Gemeentewet bevattende de mogelijkheid tot verlening van ondertekeningsmandaat m.b.t. stukken uitgaande van het college van burgemeester en wethouders).
Tenslotte is ook nog van belang dat artikel 3:79 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de titel over de volmacht ook buiten het vermogensrecht overeenkomstige toepassing vindt. Dit strekt zich in beginsel ook uit tot het nemen van besluiten in de zin van de Awb. De Awb derogeert echter aan titel 3.3 van het BW. Voor niet geregelde aspecten wordt aan de rechtsontwikkeling overgelaten in hoeverre via artikel 3:79 een of meer bepalingen over volmacht betekenis kunnen hebben voor mandaat. Gedacht zou hierbij kunnen worden aan de bekrachtiging van een zonder geldig mandaat genomen besluit (zie ook hierna onder b).
b. De regeling van mandaat in de Awb
Onder mandaat verstaat artikel 10.1 Awb: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Artikel 1:3 Awb verstaat onder een besluit een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Gelet op deze definitie kan ondertekeningsmandaat niet worden aangemerkt als mandaat in de zin van de Awb.
In feite is mandaat een opdracht van een bestuursorgaan (de mandaatgever) aan een ambtenaar of een ander orgaan (de gemandateerde) om de aan hem toegekende bevoegdheid in naam en onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan uit te oefenen. Er is sprake van een soort vertegenwoordigingsbevoegdheid. Het mandaterende bestuursorgaan blijft zelf verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid en treedt in geval van bezwaar- of beroep dan ook zelf op als verwerend orgaan.
Artikel 10:2 bepaalt dat een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheden genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever. Gaat de gemandateerde zijn bevoegdheid te buiten (bijv. omdat wettelijke voorschriften of voorschriften opgenomen in regeling of register worden overschreden) dan is er sprake van een onbevoegd genomen besluit c.q. een bevoegdheidsgebrek.
Een dergelijk besluit kan in de bezwaarschriftenprocedure of voor de rechter meestal niet worden bekrachtigd door de mandaatgever. In de bezwaarschriftenprocedure zal het omstreden besluit moeten worden herroepen en het bestuursorgaan zal alsdan een nieuw besluit moeten nemen. In beroep zal het besluit, indien niet reeds in de bezwaarfase gecorrigeerd, worden vernietigd.
Overigens zal een belanghebbende, indien er sprake is van een voor hem positief besluit, veelal met een beroep op het vertrouwensbeginsel wel uit mogen gaan van een geldig mandaat (en dus besluit). Het is dus zaak er goed op te letten dat uitsluitend binnen de grenzen van het verleende mandaat besluiten worden genomen. Worden de grenzen overschreden dan is er geen mandaat.
Artikel 10:3 Awb bevat de uitzonderingen op de regel dat mandaatverlening in beginsel altijd mogelijk is. Geen mandaat is mogelijk:
- indien een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet.
- indien de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet (bijv. het handhaven van de orde in vergaderingen of het mandateren van de bevoegdheid tot het verlenen van bouwvergunningen aan medewerkers van de afdeling sociale zaken);
- van besluiten m.b.t. de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften;
- van besluiten die met versterkte meerderheid moeten worden genomen of waarvan de aard van de besluitvormingsprocedures zich anderszins tegen mandatering verzet (zal in de praktijk in Veghel niet voorkomen);
- indien het betreft een bevoegdheid tot het beslissen op een beroepschrift.(komt in Veghel niet voor);
- indien het betreft een vernietigingsbesluit of besluit tot onthouding van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.(niet van belang voor Veghelse praktijk).
Het bestuursorgaan mag de gemandateerde bevoegdheid te allen tijde zelf blijven uitoefenen (10:7 Awb) en kan richtlijnen en aanwijzingen geven voor de uitoefening van de opgedragen bevoegdheid (10:6). Uit artikel 10:7 en 10:2 Awb volgt dat aantasting van het door de gemandateerde genomen besluit alleen kan door het bewuste besluit in te trekken en zelf een nieuw besluit te nemen. Overigens kan de mandaatgever ook te allen tijde het mandaat intrekken. (10:8).
Uit artikel 10:9 vloeit voort dat ondermandaat uitsluitend mogelijk is indien de mandaatgever dat uitdrukkelijk en schriftelijk bepaalt. Het register voorziet hierin. Voorts is van belang te vermelden dat artikel 10:5 Awb het mogelijk maakt om een incidenteel mandaat mondeling te verlenen. Het register is dus alleen uitputtend voor wat betreft de algemene mandaten en heeft geen betrekking op de incidentele mandaten.
c. Schakelbepaling volmacht en machtiging
Artikel 10:12 Awb bepaalt dat de regels van afdeling 10.1.1. van overeenkomstige toepassing zijn op het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en machtigingen tot het verrichten van feitelijke handelingen. Mandaat kan worden gezien als de publiekrechtelijke tegenhanger van de privaatrechtelijke volmacht. Mandaat, volmacht, en machtiging hebben alle betrekking op vertegenwoordiging. In de praktijk wordt vaak geen expliciet onderscheid gemaakt tussen deze bevoegdheden. Met de schakelbepaling wordt voorkomen dat onnodig verschillende regelgeving geldt voor mandaat, volmacht en machtiging.
Het belang van artikel 10:12 is dat op verlening van volmacht en machtiging aan ondergeschikten ("werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid") de Awb bepalingen inzake mandaat van toepassing zijn.
d. Samenloop mandaat en volmacht
In de mandaatregeling is in artikel 8 bepaald dat de gemandateerde in voorkomend geval tevens gevolmachtigde en gemachtigde is. Dit betekent dat degene die het besluit neemt ook de gemeente vertegenwoordigd bij eventuele verdere handelingen die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van dat besluit, zoals bijv. het passeren van een notariële akte. De gevolmachtigde/gemachtigde is bevoegd de volmacht/machtiging aan een ander te geven.
Onderstaand wordt een voorbeeld gegeven van toepassing van deze bepaling alsmede van toepassing van artikel 10:12 Awb.
De bevoegdheid tot verkoop van gronden is gemandateerd aan de manager. Normaliter zou de burgemeester op grond van artikel 171 van de Gemeentewet bevoegd zijn de gemeente te vertegenwoordigen door de overeenkomst te ondertekenen en de notariële akte te passeren. Op grond van artikel 8, eerste lid van de Mandaatregeling geldt in dat geval echter dat de manager gevolmachtigd wordt om de gemeente te vertegenwoordigen. In de praktijk zal hij volmacht verlenen aan een medewerker tot het ondertekenen van de overeenkomst en aan de notaris om de akte te passeren.
In het register Algemeen, bevoegdheden alle afdelingen betreffende, is onder 3 bepaald dat de portefeuillehouder de gemeente vertegenwoordigd indien hij de wens daartoe kenbaar maakt. Dit zal zich voordoen bij representatieve kwesties.
Op de volmacht zijn niet van toepassing de bepalingen van titel 3.3 van het BW doch, naar analogie de bepalingen van titel 10.1.1. van de Awb. Dit betekent dat:
- nagegaan dient te worden of de aard van de bevoegdheid zich niet tegen volmacht verzet (10:3, eerste lid). Deze omstandigheid zal zich in de praktijk niet voordoen.
- de burgemeester aan de gemeenteraad verantwoording verschuldigd is voor het notarieel vastleggen van de overeenkomst (10:2 Awb)
- een volmacht die zich voor herhaalde toepassing leent schriftelijk dient te worden verleend (volgt uit artikel 1 van deze regeling) (10:5 Awb)
- de burgemeester de gevolmachtigde algemene en bijzondere instructies kan geven (10:6)
- de burgemeester de bevoegdheid nog steeds zelf kan uitoefenen (10:7 Awb)
- de burgemeester de volmacht ten alle tijde kan beëindigen (10:8)
- de burgemeester kan bepalen dat de gevolmachtigde "ondervolmacht" kan verlenen (10:9 Awb) Hiervan is in de regeling afgezien.
- uit overeenkomst moet blijken dat zij krachtens volmacht van de burgemeester is geschied (10:10)
Bij verlening van volmacht aan niet-ondergeschikten (bijv. volmacht aan een advocaat of notaris) blijft titel 3.3. van het BW volledig van toepassing.
e. Machtiging feitelijke handelingen
Om dezelfde reden als bij volmacht is de schakelbepaling van toepassing op het verlenen van machtigingen voor feitelijke handelingen. Bij feitelijke handelingen met worden gedacht aan:
- feitelijke handelingen ten aanzien van een ambtenaar als zodanig (vgl. 8:1, tweede lid Awb)
- het uitbrengen van een advies
- het daadwerkelijk horen van een belanghebbende
- vertegenwoordiging bij rechtbank (8:24 Awb) of andere instanties (2:1 Awb).
Voor de gevolgen van de schakelbepaling zij verwezen naar punt d.
f. Uitgangspunten van de regeling met register
Voor de toepassing van de mandaatregeling is het van belang goed onderscheid te maken tussen afdoenings- en ondertekeningsmandaat.
Bij afdoeningsmandaat wordt de uitoefening van de bevoegdheid inhoudelijk aan de gemandateerde overgelaten. Het bestuursorgaan neemt zelf geen feitelijke beslissing meer. Het afdoeningsmandaat gaat in vrijwel alle gevallen gepaard met een ondertekeningsmandaat. Het komt echter ook voor dat de ambtenaar de feitelijke beslissing neemt doch middels een stempel of machinaal de handtekening van het bestuursorgaan plaatst. Een goed voorbeeld hiervan is het rijbewijs.
Bij ondertekeningsmandaat (10:11 Awb) neemt het bestuursorgaan nog wel zelf de daadwerkelijke beslissing maar laat het de brief of het besluit waarin deze beslissing is neergelegd ondertekenen door de betreffende ambtenaar. In gevallen waarin sprake is van besluiten die een nadere bestuurlijke afweging vereisen wordt veelal alleen ondertekeningsmandaat verleend. Zoals eerder gesteld is ondertekeningsmandaat geen mandaat in de zin van de Awb.
De regeling en het register zijn omwille van enerzijds de benodigde rechtszekerheid voor de burger en anderzijds de benodigde flexibiliteit voor de organisatie gebaseerd op een tweetal uitgangspunten:
Afdoeningsmandaat
Afdoeningsmandaat is alleen verleend indien dat uitdrukkelijk in het afdelingsregister is vermeld (gesloten systeem).Zie artikel 1, lid 2 van de regeling. Indien bijv. in het register is bepaald dat de bevoegdheid tot het verlenen van een vergunning is gemandateerd geldt deze bevoegdheid uitdrukkelijk niet voor het weigeren van een vergunning. Indien in het register is bepaald dat de bevoegdheid m.b.t. een vergunning is gemandateerd impliceert dit zowel een verlening als een weigering. Tevens valt onder de bevoegdheid m.b.t. een vergunning de bevoegdheid tot het nemen van alle “deelbesluiten” die daaraan vooraf gaan (horen, herstel verzuim etc. Zie hiervoor ook register Bevoegdheden alle afdelingen betreffende onder Algemene wet bestuursrecht e.d.)
Indien afdoeningsmandaat is verleend impliceert dit ook een ondertekeningsmandaat (wie mag besluiten mag dat besluit ook zelf ondertekenen);
Indien het nemen van een besluit tevens betekent dat financiële verplichtingen worden aangegaan (beschikt moet worden over eenbudget) geldt een beperking. Ondermandaat aan medewerkers is dan (afgezien van het Bonnenboek) niet mogelijk. Zie toelichting bij artikel 1.
Ondertekeningsmandaat
Ondertekeningsmandaat geldt in vrijwel alle gevallen (open systeem).
Zie artikel 1, lid 1 van de regeling. Voor alle correspondentie of besluiten van burgemeester en wethouders en de burgemeester geldt een ondertekeningsmandaat, tenzij de bevoegdheid in artikel 6 van de mandaatregeling of in het bij de regeling behorende register is uitgesloten.
Elektronische handtekening/ gescande handtekening
Diegene die bevoegd is tot ondertekening van fysieke stukken (brieven, besluiten e.d.) namens het bestuursorgaan is ook bevoegd tot het digitaal ondertekenen van digitale bestanden (digid).
Gebruikmaking van een gescande fysieke handtekening is uitsluitend mogelijk met uitdrukkelijke toestemming van betrokken bestuurder of functionaris.
Algemeen mandaat versus mandaat per geval ( artikel 10:5 Awb)
Algemeen mandaat is alleen mogelijk indien dat schriftelijk is vastgelegd, zoals in deze regeling met registers. In onvoorziene (meestal spoedeisende) gevallen kan een bestuurder ook mondeling een mandaat voor een bepaald geval verlenen.
Uitzonderingen: Bij twijfel, overleg met het bestuursorgaan !
Op bovengenoemde uitgangspunten worden m.b.t. het afdoeningsmandaat in de artikelen 4 en 5 en m.b.t. het ondertekeningsmandaat in artikel 6 een uitzondering gemaakt.
Vrij vertaald houden deze bepalingen in dat van afdoeningsmandaat geen gebruik mag worden gemaakt ingeval er sprake is van stukken die beleidsaspecten bevatten of ingeval het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt zelf de beslissing te willen nemen. De gemandateerde mag dan geen besluit nemen. Het bestuursorgaan dient alsdan de beslissing zelf te nemen. Indien er twijfel bestaat over de vraag of al dan niet van het mandaat gebruik gemaakt kan worden is overleg met het bestuursorgaan noodzakelijk. Het bestuursorgaan kan dan zelf bepalen of de bevoegdheid al dan niet door de gemandateerde mag worden uitgeoefend.
II Artikelsgewijze toelichting mandaatregeling
Artikel 1
Dit artikel is de basis voor het bij de regeling behorende register dat alle vormen van algemeen mandaat bevat. Hiermee wordt voldaan aan de eis van artikel 10:5, twee lid Awb.
De bevoegdheden worden in de meeste gevallen rechtstreeks gemandateerd aan de manager.
De gemandateerde bevoegdheid kan ook worden uitgeoefend door de algemeen directeur. Uitgangspunt van de mandaatregeling is dat het bestuursorgaan opdrachten verstrekt aan de ambtelijke organisatie tot het nemen van of uitvoeren van besluiten namens het bestuursorgaan. In het register kan daarvan worden afgeweken (bijv. incidentele subsidieverlening tot € 5000,--)
Samenloop met financiële verplichtingen
Als de bevoegdheid tot het nemen van een besluit gepaard gaat met het aangaan van financiële verplichtingen geldt een beperking van het mandaat.
De nieuwe regeling voorziet in een strikte scheiding tussen:
enerzijds de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen door de productverantwoordelijke managers (managers aangewezen als product- en daarmee tevens projectverantwoordelijke in de “Lijst productverantwoordelijken” van 29 oktober 2012) en
anderzijds het accorderen van facturen en de bewaking van de budgetten door de aangewezen budgetbeheerders (teamleiders, aangewezen beleidsmedewerkers en projectleiders).
Deze keuze is ingegeven door de wens om de budgettaire verantwoordelijkheden te verduidelijken en vereenvoudigen en een duidelijke scheiding aan te brengen in de verantwoordelijkheden.
Waar de vorige Mandaatregeling de projectleider nog bevoegd maakte tot het aangaan van verplichtingen is deze bevoegdheid in deze regeling komen te vervallen.
Verlening van ondermandaat van de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen door de productverantwoordelijke manager is, in afwijking van de vorige mandaatregeling, uitsluitend mogelijkvoor spoedeisende uitgaven kleiner dan €250,-- Ondermandaat kan alleen worden verstrekt voor spoedeisende gevallen. De opdrachtbon dient altijd zo spoedig mogelijk door de productverantwoordelijk manager te worden geaccordeerd.
Is de verplichting hoger dan een bedrag van € 50.000,-- dan is de toestemming van de Algemeen directeur vereist. Is de verplichting hoger dan €200.000,-- (bij inkoop van leveringen/diensten of aansprakelijkheidsstellingen) of hoger dan €250.000,-- (bij inkoop van werken) dan is de toestemming van de portefeuillehouder vereist.
Natuurlijk geldt ook hier het algemene uitgangspunt van de mandaatregeling dat geen gebruik mag worden gemaakt van de bevoegdheid als er gerede twijfel bestaat over de vraag of het aangaan van de verplichting (nog) wel past in het beleid van het college. (Zie artikel 4) Hier geldt: bij twijfel altijd ten minste de portefeuillehouder raadplegen.
In beginsel is de regeling bij projecten gelijkluidend. Alleen de productverantwoordelijke manager is bevoegd tot het aangaan van verplichting. De projectleider dient zich voor het aangaan van financiële verplichtingen te wenden tot deze manager. De projectleider treedt op als budgetbeheerder en accordeert de nota’s.
Het college kan in een door hem vast te stellen projectplan afwijken van de regels opgenomen in de Mandaatregeling.
Wijze van aangaan van een financiële verplichting
Een financiële verplichting kan alleen worden aangegaan via:
een opdrachtbrief (verplicht bij bedragen boven € 250,-- ex BTW) of
het Bonnenboek (uitsluitend mogelijk bij bedragen tot € 250,--ex BTW) of
kleine kas
Ad a Opdrachtbrieven
Er mag geen enkele verplichting (inkoop van goederen, diensten of werken) van € 250,-- ex BTW of hoger worden aangegaan zonder opdrachtbrief.
Bij uitgaven tussen € 250,-- en € 50.000,-- is de productverantwoordelijke manager zonder meer beslissingsbevoegd.
Bij uitgaven boven € 50.000,-- is de productverantwoordelijke manager ook beslissingsbevoegd maar dient deze vooraf expliciet toestemming van de algemeen directeur te verkrijgen voor het aangaan van de verplichting.
Bij verplichtingen hoger dan €200.000/€250.000,-- (zie artikel 1, lid 3 onder a) geldt de verplichting tot het vragen van toestemming aan de portefeuillehouder.
Omdat de productverantwoordelijke manager het besluit in alle gevallen met mandaat neemt ondertekent deze de opdrachtbrief namens het college.
Ad b Bonnenboek
Bij uitgaven/verplichtingen tot maximaal € 250,--ex BTW mag door directie, managers en teamleiders gebruik gemaakt worden van het Bonnenboek. Als de manager niet aanwezig is dan wordt deze vervangen conform artikel 3 van de Mandaatregeling 2013.
Op elke afdeling, bij de griffie en bij het secretariaat van de directie en het bestuur is een bonnenboek aanwezig.
Ad. c Kleine kas
Uit de kleine kas op het KCC kunnen (uitsluitend voor representatie en in geval de leverancier het Bonnenboek niet accepteert) kleine bedragen worden opgenomen. Zie administratieve afspraken vastgesteld door het DMO. Van belang is dat de voorwaarden m.b.t. het bonnenboek blijven bestaan.
Regeling voor Projecten
Voor projecten geldt in beginsel hetzelfde regime als bij de exploitatie. Dat wil zeggen: uitsluitend de productverantwoordelijke (=projectverantwoordelijke) manager is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen. Boven genoemde drempelbedragen is toestemming nodig van de en directeur of de portefeuillehouder. De projectleider accordeert de nota’s.
Bevoegdheid tot vaststelling van Projectplan:
De aangewezen productverantwoordelijke managers zijn bevoegd tot vaststelling van projectplannen voor projecten met een omvang tot maximaal € 50.000,-- ex BTW . Tussen 50.000,-- en € 500.000,-- is de directie bevoegd. Daarboven is vaststelling van het projectplan voorbehouden aan het college. In het projectplan kan het college een van de Mandaatregeling afwijkende regeling van bevoegdheden opnemen.
Opdrachtbrieven en Bonnenboek
Uitgangspunt is ook bij projecten dat opdrachtbrieven (zie hierboven) worden gebruikt
Het gebruik van het bonnenboek is ook bij projecten mogelijk tot een bedrag van maximaal € 250,--
Accorderen nota’s:
De aangewezen budgetbeheerders (meestal teamleiders, projectleiders en beleidsmedewerkers ) zijn bevoegdeen nota te accorderen. Van belang is dat de nota alleen mag worden geaccordeerd als deze in overeenstemming is met de afgesproken prestatie (qua prijsstelling, kwaliteit en hoeveelheden). Als dit niet het geval is zal de nota moeten worden voorgelegd aan de manager. Veelal zal een aanvullende opdracht moeten worden gegeven door de productverantwoordelijke manager.
Artikel 2
In aanvulling op artikel 3:10 Awb is in dit artikel weergegeven voor welke bevoegdheden de in het register vermelde mandaten niet gelden.
Artikel 3
Dit artikel regelt de vervanging in geval van afwezigheid van de gemandateerde en spreekt voor zich.
Artikel 4 en 5
Deze artikelen bevatten een uitwerking van artikel 10:6 eerste lid Awb.
Artikel 6
Dit artikel geeft aan in welke gevallen geen gebruik mag worden gemaakt van het ondertekeningsmandaat. Het betreft hier met name gevallen waarin het uit een oogpunt van representatie van belang is dat een bestuurder ondertekent.
Artikel 7
De in dit artikel opgenomen ondertekeningsformules zijn een uitwerking van het voorschrift vervat in artikel 10:11 Awb, in welk artikel is bepaald dat in geval van ondertekeningsmandaat uit het besluit moet blijken dat het door het bestuursorgaan zelf genomen is.
Artikel 8
Eerste lid Zie algemene toelichting
Tweede lid. Dit lid verklaart de regels omtrent mandaat zoveel mogelijk van toepassing op volmacht en machtiging. In de praktijk betekent dit met name dat in geval van beleidsgevoelige aspecten overleg gepleegd dient te worden met volmachtgever of machtigingverstrekker (het college of de burgemeester). Als voorbeeld hiervoor kan worden genoemd de noodzaak overleg te plegen met het college ingeval er gewijzigde omstandigheden zijn die leiden tot nieuwe inzichten en mogelijk een nieuw besluit.
Overzicht van de wijzigingen ten opzichte van de Mandaatregeling 2012
De wijzigingen ten opzichte van de huidige regeling en -registers zijn kort samengevat als volgt:
1. het aangaan van financiële verplichtingen.
In verband met de dringende noodzaak tot het voeren van een zeer strak financieel beleid is de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen beperkt tot de in de Lijst productverantwoordelijken van 29 oktober 2012 (hierna: de Lijst) aangewezen productverantwoordelijke manager. Als in de Mandaatregeling wordt gesproken over de productverantwoordelijke manager wordt bedoeld de manager die op grond van de Lijst zowel product- als projectverantwoordelijk is.
Boven een bedrag van €50.000,-- is instemming van Algemeen Directeur nodig. Boven een bedrag van 200.000,-- /250.000,-- is de instemming van de vakinhoudelijke portefeuillehouder (dus niet altijd portefeuillehouder financiën) nodig.
Er hoeft geen blauwtje meer te worden opgesteld, tenzij de portefeuillehouder anders aangeeft.
De manager dient zich te vergewissen of het aangaan van de financiële verplichting nog steeds past in het beleid.(budget beschikbaar, is het beleid gewijzigd i.v.m. noodzaak bezuiniging? etc.). Daarover dient de betreffende medewerker/teamleider de manager zo nodig te adviseren.
In de regeling 2012 gold dat er geen mandaat was bij het aangaan van verplichtingen vanaf € 100.000,-- . Deze regeling bleek in de praktijk niet werkbaar vanwege de relatief beperkte hoogte van het bedrag en omdat voor elke overschrijding een advies aan het college in procedure moest worden gebracht.
Thans is voor de drempelbedragen aansluiting gezocht bij de in het aanbestedingsbeleid vastgelegde grenzen van € 200.000,-- en € 250.000,-- waaronder een manager bevoegd is af te wijken van het inkoopbeleid. Met het besluit om de bevoegdheid bij de manager te laten maar de eis van instemming van de portefeuillehouder in te voegen wordt een aanzienlijke vereenvoudiging en verkorting van de procedure beoogd.
Bij afwezigheid manager wordt hij vervangen door:
een andere manager of de algemeen directeur als het betreft het aangaan van financiële verplichtingen. Hier geldt in versterkte mate dat de vervanger moet worden geadviseerd door de medewerker/teamleider);
de teamleider bij andere bevoegdheden.
Projectleiders zijn niet meer bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen.
De bevoegdheid tot het accorderen van facturen wordt beperkt tot de aangewezen budgetbeheerders ( projectleiders, teamleiders en aangewezen beleidsmedewerkers).
2. directeur bedrijfsvoering
Deze functie is geschrapt en de regeling is daarop aangepast
3. register Algemeen
In dit register zijn verouderde bevoegdheden geschrapt. Alle bevoegdheden m.b.t. subsidies zijn samengebracht in een onderdeel. Nieuw is de bevoegdheid om de kosten van het toepassen van bestuursdwang bij het wegvoeren van auto’s, fietsen e.d. vast te stellen.
4. register Ruimte
In dit register zijn enkele nieuwe bevoegdheden opgenomen: (straatnaamgeving, aankoop kleine percelen grond, verkoop vastgoed, vestiging zakelijke rechten, afwijzing bestemmingsplan- herziening)
5. register Adviesdiensten
vooruitlopend op het vaststellen van de beleidsregels gebiedsverbod is de mogelijkheid opgenomen tot mandatering aan de politie van de bevoegdheid tot het opleggen van een gebiedsverbod
6. overige registers
de overige registers zijn geactualiseerd
Informatievertrekking aan het bestuursorgaan
Het lag oorspronkelijk in de bedoeling in de regeling een bepaling op te nemen over het verstrekken van inlichtingen over daarin met name genoemde besluiten aan het college of de burgemeester. Hiervan is vooralsnog om praktische redenen afgezien. Voor de goede orde dient te worden opgemerkt dat de gemandateerde op grond van artikel 10:6 van de Awb aan de mandaatgever op diens verzoek informatie dient te verstrekken over de uitoefening van de bevoegdheid. Het bestuursorgaan kan ten alle tijden verzoeken om informatie.