| Organisatie | Súdwest-Fryslân |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Uitvoeringsregels evenementen |
| Citeertitel | Uitvoeringsregels evenementen |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp | evenementen |
| Externe bijlagen | Bijlage 3.1: Procesbeschrijving Bijlage 3.2: Handleiding draaiboek Bijlage 3.3: overige regelgeving Bijlage 3.4: aanmeldingsformulier evenement Bijlage 3.4: aanvraagformulier Bijlage 3.6: Duurzaam evenementenbeleid |
de uitvoeringsregels zijn tevens vastgesteld door het college
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR619964/4
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-07-2023 | geconsolideerde beleidsregels | 04-07-2023 |
De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân;
Gelet op de artikelen 2:24 en 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening 2021 gemeente Súdwest-Fryslân;
De Uitvoeringsregels evenementen, vastgesteld op 7 juli 2020 en gewijzigd bij besluit van 14 februari 2023, geconsolideerd vast te stellen en bekend te maken.
In ‘It Koersdokumint evenementen’ dat door het college van B&W eerder is vastgesteld wordt de route beschreven om tot een visie op evenementen te komen. Súdwest-Fryslân is een echte evenementengemeente met bijna 400 evenementen waarvan zo’n 90% terugkerend. De evenementen trekken steeds meer publiek en maken Súdwest-Fryslân tot een bruisende gemeente.
De evenementen verschillen onderling sterk qua aard en thema en dragen allemaal bij aan de leefbaarheid, gemeenschapszin en de economische kracht van onze gemeente. Veel evenementen, zoals lokale dorpsfeesten doen dat min of meer lokaal of in de directe regio. Een evenement als de Sneekweek, de Dutch Youth Regatta in Workum (DYR), het Skûtsjesilen en de Fiets Elfstedentocht vanuit Bolsward kennen internationale bekendheid.
Levendigheid en gezelligheid in en om onze steden en dorpen worden uiteindelijk voor een groot deel bepaald door attractieve winkel- en horecagebieden en de evenementen die er plaats vinden. We zijn gezegend met een groot scala aan evenementen die bij elkaar opgeteld een groot publiek trekken en organisaties die belangeloos hun inzet daarvoor verrichten. Ze stimuleren daarmee ook recreatief dagbezoek en verblijfstoerisme. Daarnaast versterken evenementen de onderlinge band tussen mensen en zo de sociale cohesie.
Evenementen hebben echter ook een keerzijde. In veel gevallen ervaren omwonenden van de evenementenlocatie overlast van geluid of verkeer. Tal van evenementen zijn in de afgelopen jaren gegroeid qua omvang en trekken zeer veel bezoekers. Dit vergt een bijzondere inspanning van organisatoren maar ook van de gemeente en hulpdiensten om de veiligheid van bezoekers en deelnemers te waarborgen. Niet voor niets is voor het houden van een evenement een vergunning nodig waarbij getoetst wordt aan de gevolgen voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu.
In januari 2015 hebben de burgemeester en het college van B&W het evenementenbeleid ‘voor een evenwichtig vermaak’ vastgesteld. Dit beleid geeft een nadere invulling van de algemene afwegingscriteria openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu. Daarmee werd de afgelopen jaren een duidelijk kader geboden voor het toetsen en beoordelen van vergunningaanvragen. Inmiddels zijn we een aantal jaren verder. Landelijke ontwikkelingen, regionale samenwerking en ervaringen geven aanleiding om dit beleid te actualiseren.
Met LF2018 als vliegwiel zijn regionaal standaarden ontwikkeld zoals een model aanvraagformulier, een model vergunning, een handleiding voor een draaiboek en een procesbeschrijving. De beleidsregels zijn vereenvoudigd en de regionale modellen zijn aangepast voor Súdwest-Fryslân. Deze documenten zijn online beschikbaar en leiden de organisator stapsgewijs door het proces.
Ingevolge artikel 2:25 van de APV is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. De APV maakt onderscheid in meldingsplichtige evenementen en vergunningplichtige evenementen. Dit onderscheid is gemaakt in het kader van de deregulering. Organisatoren van kleine evenementen kunnen volstaan met het doen van een melding en hoeven niet de gehele vergunningprocedure te doorlopen. Bij het organiseren van een evenement moet de organisator aan de hand van de criteria in de APV nagaan of een vergunning moet worden aangevraagd. Deze notitie heeft betrekking op de vergunningplichtige evenementen. In de APV van Súdwest-Fryslân zijn de meldingsplichtige evenementen beschreven in artikel 2:25, lid 2.
Een vergunning voor een evenement kan geweigerd worden en of aan een vergunning kunnen voorschriften worden verbonden in het belang van:
De burgemeester heeft dus de bevoegdheid op basis van de APV al dan niet toestemming – in de vorm van een afgifte van een vergunning – te geven voor het laten plaatsvinden van een evenement. De bevoegdheid is gemandateerd aan het team vergunningen.
Dit document bevat de uitvoeringsregels voor evenementen en geeft een nadere invulling aan de criteria uit de APV. In de bijlagen zijn de verschillende modellen opgenomen.
Deze uitvoeringsregels zijn gebaseerd op artikel 2:25 van de Algemene plaatselijke verordening Súdwest-Fryslân (APV). De regels geven een nadere invulling aan de afwegingscriteria openbare orde, openbare veiligheid, gezondheid en milieu. Het voordeel aan het vastleggen van beleid is transparantie en rechtszekerheid voor organisatoren, inwoners en andere betrokkenen bij evenementen.
Het vergunningstelsel voor evenementen is opgenomen in hoofdstuk 2 van de APV, getiteld ‘Openbare Orde’. De gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de openbare orde en veiligheid staat in de Gemeentewet. De bevoegdheden van de burgemeester staan in de artikelen 172 en 174 van de Gemeentewet en zien op de handhaving van de openbare orde en veiligheid en het toezicht op voor publiek toegankelijke plaatsen en vermakelijkheden. De burgemeester is bevoegd een evenementenvergunning te verlenen. De integrale ruimtelijke aanvaardbaarheid van evenementen komt aan bod in het bestemmingsplan c.q. een omgevingsvergunning. Dit is een bevoegdheid van de gemeenteraad c.q. het college van burgemeester en wethouders.
De beleidsregel is naar aard en toetsingskader complementair aan overige regelgeving op het gebied van geluid, (milieu)inrichtingen, et cetera. Ook aspecten van schade en overlast worden, los van deze beleidsregel, zelfstandig getoetst en gehandhaafd.
2.2 Evenementen waarvoor een evenementenvergunning moet worden aangevraagd
Evenementen kunnen op verschillende locaties georganiseerd worden:
Voor evenementen die voldoen aan de criteria in artikel 2:24, lid 3 van de Algemene Plaatselijke Verordening Súdwest-Fryslân kan worden volstaan met het doen van een melding. Deze uitvoeringsregels hebben geen betrekking op vergunningsvrije evenementen.
Voor evenementen die niet voldoen aan de criteria in artikel 2:24, lid 3 van de APV moet vergunning worden aangevraagd.
Voor een evenement in een gebouw (of een gedeelte daarvan) dat bestemd is voor dat evenement, is een vergunning vereist als er over een periode van 24 uren meer dan 2000 bezoekers komen.
Voor een evenement in een gebouw (of een gedeelte daarvan) dat niet bestemd is voor dat evenement, is vergunning vereist als er meer dan 150 bezoekers komen. Als er meer dan 50 en minder dan 150 bezoekers komen kan worden volstaan met een melding.
De burgemeester kan categorieën van evenementen aanwijzen waarop deze regels niet van toepassing zijn.
2.3 Aanmelden van een evenement
Van 1 april tot 1 september van elk jaar kan het evenement worden aangemeld voor de evenementenkalender. Het aanmelden moet worden gedaan via het aanmeldformulier en de ingevulde risicoscan. Op basis van de aanmeldingen wordt de evenementenkalender besproken en uiterlijk 1 december vastgesteld. Evenementen die later worden aangevraagd moeten passen in de reeds vastgestelde kalender. Het is dus mogelijk dat evenementen die later worden aangemeld niet kunnen worden georganiseerd of moeten worden verplaatst naar een andere datum en/ of locatie.
Evenementen worden ingedeeld in 3 categorieën:
De categorisering van een evenement wordt bepaald door middel van een risicoscan. Deze bestaat uit een kwantitatief deel dat in eerste instantie door de aanvrager wordt ingevuld. De gemeente controleert of de juiste waarden zijn ingevuld. De gemeente neemt voor de definitieve categorisering ook kwalitatieve aspecten mee. De kwantitatieve beoordeling is een objectieve beoordeling aan de hand van een scoreschema. De kwalitatieve beoordeling is een beoordeling op basis van deskundigheid en ervaring.
De categorisering van evenementen is van belang voor het borgen van een veilig en ordelijk verloop van een evenement. Op organisatoren van evenementen met een zwaarder risicoprofiel, rust een zwaardere plicht om waarborgen te bieden voor een goed verloop van het evenement. De belasting zit daarbij voornamelijk in de risico’s ten aanzien van openbare orde en veiligheid, mobiliteit en de verwachte druk vanuit het evenement op hulpverleningsdiensten. In de risicoscan wordt gekeken naar het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de plaats en tijdstip van het evenement.
De volgende indieningstermijnen zijn van toepassing voor het aanvragen van een evenementenvergunning:
Wanneer door onvoorziene omstandigheden een evenement niet tijdig is aangevraagd zal worden beoordeeld of de aanvraag alsnog in behandeling kan worden genomen.
Vraag een evenementenvergunning tijdig aan zodat de aanvraag ruim voor aanvang van het evenement kan worden afgehandeld. Om een aanvraag goed te kunnen beoordelen wordt namelijk intern en/of extern advies opgevraagd. Dit kost tijd. Om dus te voorkomen dat pas kort voor aanvang van het evenement een besluit op de aanvraag kan worden genomen wordt geadviseerd om de aanvraag tijdig in te dienen.
2.6 Geluidbelasting en eindtijden
De eindtijd voor het produceren van geluid en de maximaal te produceren dB(A)’s en dB(C)’s zijn opgenomen in het geluidsprofiel voor de betreffende locatie. Deze locatieprofielen staan in de beleidsnota ‘Regels geluid bij evenementen’.
Uiterlijk 30 minuten na einde geluidsontheffing moeten de schenkpunten en eetkramen gesloten zijn. Uiterlijk 1 uur na einde geluidsontheffing moet het evenement afgelopen zijn en moeten de bezoekers het terrein verlaten hebben.
De opbouw en afbouw van een evenement mag tussen 7.00 en 23.00 uur plaatsvinden. In specifieke gevallen kan de burgemeester toestaan dat opbouw of afbouw buiten deze tijden plaatsvindt.
Elk evenement kent een op- en afbouwperiode voorafgaand aan en na afloop van het evenement zelf. Om overmatige hinder voor met name omwonenden tegen te gaan zijn tijden vastgesteld. Buiten deze tijden kan in heel specifieke gevallen toestemming worden verleend, bijvoorbeeld voor de afbouw van de kermis omdat zij vaak dezelfde dag alweer elders moeten opbouwen. Daarnaast zijn regels gesteld aan de eindtijden voor de catering en het evenement om overlast voor de omgeving na afloop van een evenement te beperken.
Op grond van de APV is het verboden een tapinstallatie te plaatsen. Organisatoren van evenementen kunnen in de evenementenvergunning toestemming krijgen voor het plaatsen en exploiteren van een (buiten)tap. De (buiten)tap maakt daarmee onlosmakelijk deel uit van de evenementenvergunning.
Voor het daadwerkelijk verstrekken van alcoholhoudende dranken is een ontheffing van de Drank- en Horecawet nodig indien de locatie van de verstrekking niet deel uitmaakt van een inrichting waarvoor een Drank- en Horecawetvergunning is verleend.
2.8 Locaties voor (circus)tenten
Geschikte locaties voor grote tenten
Niet iedere locatie is geschikt voor het plaatsen en veilig gebruiken van grote tenten. Onderstaand is een overzicht opgenomen van geschikte locaties voor tenten.
Workum-Stedspôle: dit terrein is geschikt voor evenementen. Het terrein heeft een oppervlakte van 85 bij 60 meter. De beperkte bereikbaarheid (enkele toegangsweg) is hier de beperkende factor. Indien een extra doorgang over het parkeerterrein van de Action beschikbaar is dan is een evenement tot 2000 personen toegestaan. Bij meer dan 2000 personen zullen er aanvullende voorwaarden worden gesteld aan de bereikbaarheid.
Bolsward-Plein 1455: dit terrein is 30 bij 70 meter en geschikt als evenemententerrein, waarbij tenten kunnen worden geplaatst met een maximum van 25 bij 60 meter. Voor circustenten gelden andere maten. Omdat er een grote school en supermarkt zijn gevestigd blijft de verkeersstroom hier een aandachtspunt.
Voor overige niet genoemde locaties geldt dat een aanvraag op de eigen merites beoordeeld wordt.
Voor het houden van circusvoorstellingen is een ruime locatie nodig, niet alleen voor de circustent maar ook voor alle volgvoertuigen. Een stelregel voor het benodigde oppervlak voor een circustent met volgvoertuigen is tweemaal het oppervlak van de tent. De tent van een circus heeft vaak een doorsnede van 25 meter of meer. Dit betekent dat de locatie minimaal De locatie 30 bij 60 meter moet zijn. Daarnaast moet het terrein vanwege de vele wagens bij voorkeur verhard zijn. De volgende locaties zijn in ieder geval geschikt.
Bolsward, Plein 1455: de afmeting van dit plein bedraagt 30 x 70 meter. Op het Plein kan een tent geplaatst worden met een maximale afmeting van 25 meter doorsnede. De dierenverblijven en een aantal woonwagens kunnen erbij geplaatst worden, met dien verstande dat de woonwagens in eerste instantie langs het stadsstreng geplaatst moeten worden (op de aangegeven plaatsen aldaar) en de vrachtwagens op het industrieterrein De Marne.
Workum, De Stedspôle: het evenemententerrein heeft een afmeting van 85 x 60 meter. Hierop kan een tent met een doorsnede van max. 35- 40 meter geplaatst worden. De beperkte bereikbaarheid (enkele toegangsweg) is hier de beperkende factor. Tot 2000 personen is toegestaan mits er een extra doorgang over het parkeerterrein van de Action beschikbaar is. Boven 2000 personen zullen er aanvullende voorwaarden worden gesteld aan de bereikbaarheid.
Circussen mogen in Nederland niet meer met wilde dieren werken. Dit betekent niet dat er geen circussen met dieren meer zijn. Het is daarom goed om te kijken of ook met deze dieren het dierenwelzijn in acht wordt genomen. Ook op andere aspecten dan dierenwelzijn wordt een aantal kaders gesteld.
Het college hecht grote waarde aan het stimuleren van duurzaamheid bij evenementen. Gelet daarop heeft het college het “Duurzame evenementenbeleid gemeente Súdwest-Fryslân” vastgesteld. Dit beleid heeft als doel evenementen op een positieve wijze te stimuleren om te gaan verduurzamen. Door verschillende vastgestelde criteria moet hier uitvoering aan worden gegeven. De regels maken als bijlage 3.6 onderdeel uit van deze uitvoeringsregels.
Evenementen kunnen gevolgen hebben voor de natuur. Wanneer een evenement mogelijk schade toebrengt aan de natuur dan dient hiervoor een ontheffing of een vergunning te worden aangevraagd bij de provincie Fryslân. De provincie is het bevoegd gezag inzake de Wet natuurbescherming en heeft hiervoor beleidsregels vastgesteld. Als er twijfel is of een evenement gevolgen heeft voor de natuur dan dient de organisator contact te leggen met de provincie.
Evenementen kunnen invloed hebben op de ruimtelijke kwaliteit. Het evenement dient daarom te passen binnen het ter plaatse geldende bestemmingsplan. Indien een evenement niet binnen het bestemmingsplan past, dient een omgevingsvergunning te worden aangevraagd om af te wijken van het bestemmingsplan. Hierin wordt beoordeeld of er significante invloed is op de ruimtelijke kwaliteit. Evenementen die incidenteel kortdurend zijn (eenmalig, enkele uren, inclusief op- en afbouw) hebben geen invloed op de ruimtelijke kwaliteit en hoeven daardoor niet planologisch inpassend te zijn.
Als het evenement niet binnen het bestemmingsplan past, dient u een omgevingsvergunning aan te vragen. In de bijlage ‘overige regelgeving’ is dit verder uitgewerkt.
2.13 Algemene regels voor alle evenementen
Bij schade aan openbaar groen, verharding en/of straatmeubilair, alsmede vervuiling van de locatie, voor zover dit is veroorzaakt door het evenement, worden de kosten op de organisator verhaald.
Ten aanzien van de geluidsaspecten geldt het geluidbeleid ‘Regels geluid bij evenementen’.
Voor buitenevenementen kan vergunning aangevraagd worden nadat de evenementenkalender voor het betreffende jaar is vastgesteld.
Er wordt geen vergunning voor een evenement verleend als er op die tijd en locatie (of in de directe nabijheid daarvan) al een evenement wordt georganiseerd dat op de evenementenkalender staat.
De beleidsregel is naar aard en toetsingskader complementair aan overige regelgeving op het gebied van geluid, (milieu)inrichtingen, et cetera. Ook aspecten van schade en overlast worden, los van deze beleidsregel, zelfstandig getoetst en gehandhaafd.
Uitgangspunt is dat elk evenement of festival bereikbaar en bruikbaar is voor alle deelnemers of bezoekers en dat iedereen op een gelijkwaardige wijze kan deelnemen. Toegankelijkheid is voor iedereen van belang. Organisatoren worden door de gemeente geïnformeerd om het onderdeel toegankelijkheid mee te nemen bij het organiseren van een evenement.
In de vergunning kunnen onder meer nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot:
Deze bepaling geeft aan welke voorschriften aan een vergunning kunnen worden verbonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om specifieke bepalingen om schade aan het terrein te voorkomen, de inzet van verkeersregelaars en EHBO’ers. Een evenement kan ook voor overlast zorgen. Daarom is het belangrijk dat omwonenden en omliggende bedrijven in voorkomende gevallen geïnformeerd worden over het evenement en de geldende begin- en eindtijden en eventuele wegafsluitingen.
Sinds 1 januari 2023 is landelijk het lachgasverbod van kracht. Vanaf die datum staat lachgas op lijst II van de Opiumwet, wat betekent dat het dan onder andere verboden is lachgas binnen het grondgebied van Nederland te brengen, te verkopen of te hebben. Het doel van het verbod is recreatief gebruik terug te dringen en het aanbod te beperken. Het verbod is ook onverkort van toepassing op de verkoop en het gebruik van lachgas tijdens evenementen.
Indien de beleidsregel voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met deze beleidsregel te dienen doelen, is de burgemeester bevoegd om bepalingen uit de beleidsregel buiten toepassing te laten of daarvan af te wijken.