Evenementenbeleid Teylingen

Een evenement is volgens de APV (artikel 2:24): “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”. De APV noemt meteen ook de volgende uitzonderingen die dus geen evenement zijn: bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, gelegenheid tot dansen in een horecagelegenheid, betogingen, samenkomsten en vergaderingen, een straatartiest en speelautomatenhallen.

Een evenement kan zowel binnen als in de open lucht plaatsvinden, en er moet altijd een organisator zijn die verantwoordelijk is voor het goede verloop ervan.

Ook onder het begrip evenement vallen: een herdenkingsplechtigheid, een braderie, een optocht, een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg en een klein evenement (een straatfeest of buurtbarbecue op 1 dag).

Voor een klein evenement (eendaagse straatfeesten en buurtbarbecues) is een melding van de organisator aan de burgemeester minimaal 10 dagen van te voren voldoende.

Om in te kunnen schatten wat de risico’s zijn bij een vergunningplichtig evenement is gebruik gemaakt van een risicoanalysemodel. Dit model is vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Hollands Midden. Het model is een hulpmiddel om systematisch de risico’s in te kunnen schatten. Aan de hand van dit model worden vergunningplichtige evenementen in drie klassen verdeeld: klasse A, B of C. Vergunningplichtige evenementen met een beperkt risico vallen onder risicoklasse A, die met een verhoogd risico onder risicoklasse B, en die met een hoog risico onder klasse C. In de praktijk is het niet altijd goed mogelijk om vooraf een juiste inschatting te maken waardoor in het belang van de veiligheid bij het stellen van voorschriften deels wordt uitgegaan van de opvolgende hogere categorie. Er ontstaat dan een A/B of B/C categorie. Actualisering en aanscherping zullen plaatsvinden bij vaststelling van het Kader Evenementenveiligheid Veiligheidsregio Hollands Midden later dit jaar.

De classificatie van een evenement bepaalt in hoge mate de soort en aantal voorschriften die in de vergunning worden opgenomen. Ook is de classificatie belangrijk voor de wijze van samenwerking tussen de verschillende instanties tijdens een vergunningprocedure.

De burgemeester is op grond van de APV het bevoegde orgaan om in te stemmen met een melding of te besluiten een evenementenvergunning te verlenen. Een melding kan binnen 5 dagen na ontvangst door de burgemeester worden verboden indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. De burgemeester kan aan een vergunning voorschriften verbinden die strekken ter bescherming van deze belangen. De burgemeester heeft tevens de bevoegdheid om beleidsregels vast te stellen.

Dit beleid wordt zowel door de burgemeester als door het college vastgesteld, omdat bij het organiseren van een evenement ook andere zaken, zoals het afsluiten van wegen aan de orde kunnen komen die tot de bestuursbevoegdheid van het college horen. In de praktijk wordt dan een geïntegreerde vergunning afgegeven.

Omdat de beleidsregels een kader vormen wordt instemming gevraagd van de gemeenteraad waarna het beleid in overeenstemming daarmee door de burgemeester en het college wordt uitgevoerd.

Bij vergunningplichtige evenementen is de samenwerking tussen partijen (organisator, hulpverleningsdiensten en gemeente) tijdens het proces van vergunningverlening belangrijk.

De verantwoordelijke partijen zijn:

• -

  de organisator van het evenement (als primair verantwoordelijke);

• -

  de gemeente (als vergunningverlener en regisseur);

• -

  de politie Hollands Midden (als adviseur, en medeverantwoordelijk voor veiligheid tijdens het evenement);

• -

  de brandweer Hollands Midden (als adviseur van de gemeente, en medeverantwoordelijk voor brandveiligheid);

• -

  de GHOR en de Omgevingsdienst Midden Holland (adviseur van de gemeente, en medeverantwoordelijk voor (volks) gezondheid).

Door de hulpverleningsdiensten werd geconstateerd dat er behoorlijke verschillen bestaan tussen de gemeenten in de manier waarop het proces van vergunningverlening wordt afgehandeld. Vooral bij gemeentegrensoverschrijdende evenementen (o.a. het Bloemencorso) bleek dat lastig. Ook bleek dat verschillende gemeenten geen of verschillende methoden gebruikten om evenementen in risicocategorieën in te delen. Uit een eerste onderzoek naar de vergunningverlening bleek dat de procedures op een aantal punten kunnen worden versimpeld en dat de samenwerking verder kan worden versterkt en verbeterd.

Voorgesteld is:

• -

  een uniforme risicoanalyse en eenduidig classificatiesysteem in te voeren waarmee de uniformiteit en eenduidigheid in het district wordt vergroot;

• -

  afstemming tussen gemeenten over termijnen van de vergunningprocedures;

• -

  de vergunningprocedures te vereenvoudigen;

• -

  vaste aanspreekpunten aan te wijze voor de vergunningverlening;

• -

  de samenwerking tussen alle betrokken partijen voor, tijdens en na het evenement te stroomlijnen;

• -

  multidisciplinaire aanpak voor toezicht/handhaving bij meer risicovolle evenementen te bevorderen, en

• -

  te werken met een jaarlijks vast te stellen evenementenkalender.

Dit is uitgewerkt in een beslisnotitie die door het districtcollege (de burgemeesters binnen het district) in mei 2011 is vastgesteld. Deze notitie verwijst voorts naar de inhoud van de Handreiking inzet hulpverleningsdiensten bij evenementen, Veiligheidsregio Hollands Midden (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 23 juni 2005).

De evenementenkalender is het jaarlijks vast te stellen planningsinstrument voor de inzet van de hulpdiensten (politie, brandweer, GHOR) en de gemeente. Het gaat hier met name om de planning van de meer risicovolle evenementen, die vallen onder de risicoklassen B en C. De evenementen met verhoogde risico’s vragen doorgaans immers meer inzet van deze hulpdiensten, zodat in het bijzonder hier de noodzaak van een adequate planning het grootst is. Deze kalender is niet vrijblijvend. Een vergunning voor een risicovol evenement op een bepaalde datum die niet is ingepland (c.q. niet op de kalender staat), en waarvoor geen flexibele uren meer beschikbaar zijn, kan niet worden verleend. Plaatsing op de evenementenkalender is dus een randvoorwaarde voor het verlenen van vergunningen voor risicovolle evenementen.

Voor de verdere uitwerking en inbedding van de voorstellen in dit districtelijk kader is een ambtelijke regionale werkgroep belast om te komen tot een regionaal bestuurlijk kader. Doel hiervan is vergunningprocedures simpeler, uniformer en effectiever te maken. Het accent ligt hierbij dus op de “hoe” vraag, namelijk het stroomlijnen en beschrijven van werkprocessen, de rolverdeling en de verantwoordelijkheden. In de praktijk wordt al steeds meer gewerkt met de bovengenoemde uniforme risicoanalyse-methodiek. Hierin wordt de mate en integraliteit van samenwerking afhankelijk gesteld van de omvang van het risico dat een evenement met zich mee brengt. De te treffen maatregelen en de vereiste samenwerking tussen gemeente, politie, brandweer en GHOR zijn afhankelijk van de risicoklasse van het evenement. De tekst van de beslisnotitie wordt als uitgangspunt voor de beoordeling van aanvragen voor een evenementenvergunning vastgesteld.

De verwachting is dat in de toekomst vaker evenementen georganiseerd worden door sportverenigingen, welzijnsinstellingen of andere organisaties met een maatschappelijke, culturele of commerciële doelstelling. Vaak wil de organisator hierbij horecadiensten aanbieden, en veel evenementen brengen een bepaalde geluidproductie en parkeerdruk met zich mee.

Bij het organiseren van evenementen zijn verschillende partijen, met verschillende belangen betrokken.

Het belang van het borgen van voldoende veiligheid en van het voorkomen van schade aan personen en goederen neemt hierbij een aparte plaats in. In feite is dit belang voor iedereen belangrijk, en is naar zijn aard meer een randvoorwaarde.

Belangen die worden afgewogen bij het beoordelen van aanvragen van een evenementenvergunning zijn in het bijzonder:

• -

  het beperken van overlast door verkeer en geluid;

• -

  het voorkomen van, met de Drank- en Horecawet strijdige, oneerlijke concurrentie bij het bieden van horecadiensten (paracommercialisme);

• -

  het voorkomen van strijdigheid met andere wettelijke bepalingen en lokale regelgeving;

• -

  het belang van de organisator en het publiek bij een goedbezocht evenement.

Dit lokale evenementenkader biedt naast de handreiking in het districtelijk kader hieronder een aantal uitgangspunten. Aan de hand van deze uitgangspunten kan, bij de afhandeling van vergunningaanvragen, bekeken worden op welke locaties, met welke frequenties en met welke voorschriften evenementen gehouden mogen worden. Hierbij geldt te allen tijde dat het verlenen van vergunningen maatwerk is. Telkens weer wordt bekeken welke gevolgen een evenement voor de buurt, wijk of kern kan hebben. Het is geen gedetailleerd en uitgewerkt beleid. Per locatie en per vergunningaanvraag wordt, kijkend naar de concrete omstandigheden, een afweging gemaakt.

Hieronder is eerst het onderscheid tussen voorwaarden en voorschriften toegelicht. Daarna is een aantal uitgangspunten genoemd en toegelicht. Aan het eind van dit hoofdstuk is een aantal vervolgstappen beschreven die in hoofdstuk 6 in een planning zijn opgenomen.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen vergunningvoorwaarden en vergunning-voorschriften. Voor vergunningvoorwaarden geldt dat daaraan moet zijn voldaan voordat een vergunning verleend kan worden. De voorwaarden (eigenlijk: randvoorwaarden) zijn in ieder geval:

• -

  de overlast moet binnen redelijke grenzen en algemeen maatschappelijk aanvaardbare normen gehouden kunnen worden door het stellen van voorschriften. Deze voorschriften moeten geen irreële eisen stellen (bijv. geen live band toestaan met het stellen van strikte geluidvoorschriften);

• -

  uit mededelingen of gedrag van de aanvrager van een vergunning mag niet bij voorbaat aannemelijk zijn dat deze zich niet aan de voorschriften zal houden;

• -

  de veiligheid moet voldoende met vergunningvoorschriften geborgd kunnen worden;

• -

  voor in het bijzonder de evenementen die vallen onder risicoklassen B en C geldt dat er voldoende capaciteit bij de hulpdiensten beschikbaar moet zijn. Dit kan blijken uit het feit dat het evenement op de evenementenkalender is geplaatst, dan wel dat door de inzet van flexibele uren of verschuivingen voldoende capaciteit beschikbaar is. Indien de vereiste capaciteit niet beschikbaar is dan dient de organisator dit in overleg zelf te regelen door meer gecertificeerde beveiliging in te huren.

Op grond van jurisprudentie en de Wet ruimtelijke ordening moet de gemeente locaties aanwijzen in bestemmingsplannen, als deze anders dan eenmalig worden gebruikt voor het houden van vergunningplichtige evenementen. Er is op basis van de bestaande situatie (2011 en 2012) een lijst met locaties opgesteld. De komende jaren zullen deze locaties, voor zover al niet is gebeurd, in bestemmingsplannen in principe positief bestemd worden voor (tevens) evenementen. Onderzocht wordt voor welke categorie en soort evenement de locaties, mede op basis van eerder gebruik, geschikt zijn. De bestaande situatie in het jaar 2012 geldt hierbij als uitgangspunt.

Dat wil niet zeggen dat vergunningen voor locaties die niet in de lijst zijn opgenomen niet verleend kunnen worden. Zoals in de inleiding is aangegeven moet telkens weer per aanvraag beoordeeld worden of een vergunning toch niet verleend kan worden, ook al is de locatie niet opgenomen in de lijst. Hierbij kan worden gedacht aan locaties die bijvoorbeeld door sloop tijdelijk ontstaan.

Hoe vaak een evenement gehouden kan worden hangt in sterke mate af van de inbreuk op het woon- en leefmilieu en hangt vooral af van de mate van geluid- en parkeeroverlast. De mate van overlast verschilt ook per eindtijd of periode. Overdag wordt geluidsproductie veel minder snel als overlast ervaren. Daarom wordt bij de vraag hoe vaak een evenement op een bepaalde locatie mag worden gehouden een onderscheid gemaakt tussen de volgende twee categorieën evenementen:

Van het aantal evenementen per locatie geldt als algemene regel dat per locatie, per jaar maximaal vier overlastcategorie 1 evenementen gehouden kunnen worden.

Deze regel geldt niet voor de centrum/winkelgedeelten van de kernen, en ook niet voor de Kagerplassen en park Groot Leerust. Want het aantal evenementen in overlastcategorie 1 is op die locaties nu al hoger dan 4. Het aantal categorie 1 evenementen dat hier gehouden kan worden is maximaal 8 of zoveel minder als maximaal is aangegeven (uitgegaan is van bestaande situatie).

Categorie 2 evenementen kunnen aanvullend per locatie plaatsvinden tot het maximum aantal genoemd in de bijlage inclusief het aantal daar genoemde ontheffingen. Wel kan altijd vanwege specifieke omstandigheden (bijv. cumulatie van geluidhinder) een vergunning worden geweigerd, dan wel strikte voorschriften aan de vergunning worden verbonden. Zoals gezegd: het blijft maatwerk.

Ontheffingen:

Voor een aantal locaties bestaat de mogelijkheid om een uitbreiding in aantal of ontheffingen te verlenen naar categorie. Als extra randvoorwaarde geldt daarbij dat de organisator aantoont vooraf overleg met de direct omwonenden heeft gevoerd over de dag, tijdstip, geluid en parkeerbehoefte en er voor het evenement in ruime mate draagvlak bestaat. Het voldoen aan deze randvoorwaarde wordt meegenomen bij de verdere afweging of uitbreiding of ontheffing kan worden verleend. Het spreekt voor zich dat de aard en omvang (impact) van het evenement op het woon- en leefmilieu bepalend is voor de kring waarbinnen het overleg met de omgeving plaats dient te vinden. De resultaten van dit overleg worden meegewogen bij de beoordeling van de ontheffing.

Uitgangspunt twee is niet van toepassing op meldingplichtige evenementen (artikel 2:25 APV) zoals een straatfeest of buurtbarbecue. Deze zijn in principe onbeperkt mogelijk.

Voldaan dient te worden aan het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Attractiebesluit) en de daarin opgenomen vrijstellingen voor collectieve festiviteiten in inrichtingen op basis van het jaarlijks door het college te nemen aanwijzingsbesluit en de individuele vrijstellingen op grond van de APV voor incidentele festiviteiten per inrichting.

Voor de evenementen in de open lucht of in tenten is een zekere mate van geluidhinder onvermijdelijk. Het evenementenbeleid is er dan ook niet op gericht dat niemand geluidhinder zal ondervinden. Geluid bij evenementen moet wel beheersbaar zijn om overmatige overlast te voorkomen. Door geluidnormen te stellen wordt duidelijk wanneer sprake is van geluidoverlast. Per evenement wordt in de vergunning het maximaal toegestane geluidniveau vastgesteld om inzicht te geven in de mate van geluidbelasting en een goede handhaving mogelijk te maken. Het spreekt voor zich dat organisatoren van evenementen er goed aan doen om vooraf met omwonenden te overleggen om overlast te beperken tot een algemeen maatschappelijk aanvaardbaar niveau en hoe kan worden gehandeld indien alsnog overlast wordt ervaren. De positionering van bijvoorbeeld een tent, de opstelling en richting van geluidversterkers en de begrenzing van type geluid (bijv. bassen) kunnen daaraan bijdragen evenals het aanbrengen van geluidabsorberende materialen.

Het spreekt voor zich dat de evenementenlocatie voor de hulpverleningsdiensten goed bereikbaar moet zijn. De organisator is hier verantwoordelijk voor. Indien de verwachting is dat hieraan niet kan worden voldaan dient vanaf een pendellocatie vervoer naar het evenement geregeld te worden. Elke evenementenlocatie dient te beschikken over minimaal twee vluchtmogelijkheden om de locatie te kunnen verlaten om excessen zo veel mogelijk te kunnen voorkomen.

Voor de verstrekking van alcoholhoudende drank tijdens evenementen zijn de bepalingen van de Drank- en Horecawet, de daarop gebaseerde uitvoeringsvoorschriften en het horecaconvenant van toepassing. De burgemeester kan binnen de (wettelijke) bepalingen bij besluit hiervan gemotiveerd afwijken. Zie ook uitgangspunt 6.

Een evenement in een besloten ruimte mag niet later sluiten dan het tijdstip vermeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV art. 2:29). De verstrekking van (alcoholhoudende) drank dient een half uur voor dit tijdstip beëindigd te worden.

Voor evenementen in de publieke buitenruimte geldt voor meldingen een eindtijd van 24.00 uur (APV art. 2:25, lid 2 sub b). Ook hier dient de verstrekking van (alcoholhoudende) drank een half uur voor dit tijdstip beëindigd te worden.

De burgemeester kan in het belang van de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid of in geval van bijzondere omstandigheden voor zovel evenementen in een besloten ruimte als in de publieke buitenruimte andere sluitingstijden vaststellen.

De voorschriften hebben op twee zaken betrekking:

• -

  voorschriften m.b.t. veiligheid en gezondheid (denk hierbij o.a. aan het gebruik van alcoholhoudende drank) en

• -

  voorschriften ter beperking van hinder (o.a. parkeren) en (geluid)overlast.

De voorschriften voor de veiligheid en gezondheid stelt de gemeente op in nauwe samenwerking met de betrokken adviserende partijen (politie, GHOR en brandweer).

De voorschriften ter voorkoming van overlast gaan vooral over geluidnormen, opening- en sluitingstijden en de jaarlijkse frequentie. De mate van overlast die door omwonenden ervaren wordt hangt sterk af van deze elementen en de situering van de specifieke evenementenlocatie, de acceptatiegraad van omwonenden, het aantal bezoekers, het gebruik van alcohol, de parkeerdruk en de geluidsbelasting die ontstaat bij het komen en vertrekken van bezoekers.

Algemene indicatie over geluidsproductie en opening- en sluitingstijden

Naast de uitgangspunten 3, 4 en 5 gelden de modelvoorschriften als nader uitgangspunt. Bij het bepalen van de geluidnormen is aangesloten bij de, door de raad vastgestelde, maximum geluidnormen bij collectieve en incidentele festiviteiten genoemd in de artikelen 4:2 en 4:3 in de APV. Daardoor is er uniformiteit in de normering.

Het opstellen van voorschriften hangt uiteindelijk af van de specifieke situatie, en aard en omvang van het evenement, waarin de concrete belangenafweging wordt gemaakt. De Omgevingsdienst Hollands Midden kan hierbij adviseren en handhaven.

Het algemene uitgangspunt is dat de organisator, als initiatiefnemer, de kosten draagt die het evenement met zich meebrengt. Ook als het gaat om de kosten van het leveren van dranghekken, water, elektriciteit, het beschermen en zonodig herstellen van de ondergrond, het inhuren van parkeerhulp, extra beveiligers of EHBO’ers of andere voorzieningen zoals de inzet van een pendeldienst voor bezoekers aan het evenement.

De eigen verantwoordelijkheid zal naar verwachting de creativiteit en ondernemingszin als het gaat om facilitaire ondersteuning versterken. De gemeente treedt in dit opzicht terug. Bij enkele evenementen is gebleken dat het uitgangspunt van de “eigen boontjes doppen” tot allerlei creatieve oplossingen (denk aan gezamenlijke inkoop en gebruik van materiaal, materieel en diensten voor verkeersgeleiding) er toe kan leiden om zaken goed en tijdig voor elkaar te krijgen. Het blijft mogelijk dat de gemeente enkele aanvullende diensten levert (bijv. het plaatsen van dranghekken), maar dan wel tegen een kostendekkende vergoeding. Tijdig overleg in verband met beschikbaarheid is gewenst.

Daarnaast is de aanvrager van een evenementenvergunning, op grond van de legesverordening, leges en bij gebruik van gemeentegrond precario verschuldigd. De Verordening precariobelasting Teylingen biedt overigens in artikel 4 de mogelijkheid om vrijstelling te verlenen van de betaling van precario. Hieraan wordt in de praktijk al ruim toepassing gegeven.

De handhaving bij evenementen vindt plaats volgens de prioriteiten en werkwijze die is beschreven in het gemeentelijk handhavingsbeleid. Dit betekent onder meer dat aan de handhaving van veiligheidsvoorschriften een hoge prioriteit wordt gegeven. De organisator, diens medewerkers, EHBO en beveiligers hebben een belangrijke rol bij de handhaving van de vergunningvoorschriften. De rol van de organisator is, ook als het om handhaving en toezicht gaat, er een van samenwerkende partner.

Dit betekent in de eerste plaats dat alle bij de organisatie betrokken medewerkers door de organisator goed ingelicht en geïnstrueerd zijn als het gaat om de naleving van de vergunningvoorschriften.

In de tweede plaats moet de organisator samen met zijn eigen organisatie functioneren als de ogen en oren van de gemeente en de politie. Dat betekent overigens niet dat direct iedere overtreding gemeld hoeft worden. De organisatie zal de overtreder(s) eerst zelf aan moeten spreken. In veel gevallen zal dit het probleem al oplossen. De inzet van politie en gemeente is dan vaak nog niet nodig.

In de derde plaats moet de organisatie kunnen inschatten wanneer een overtreding niet zomaar met een gesprekje kan worden opgelost. Naarmate de overtreding ernstiger is, zal eerder een melding aan de politie en gemeente moeten worden gedaan. Als er sprake is van acuut gevaar zal dat altijd direct moeten gebeuren.

Uit preventief oogpunt wordt van de organisator verwacht dat deze het publiek voldoende informeert via borden, flyers of anderszins, over in het bijzonder gedragsregels die zijn gesteld. Dit kan gaan om afval, parkeermogelijkheden, deuren sluiten etc., maar zeker ook over het borgen van (brand)veiligheid. Vaak blijken in de praktijk overtredingen namelijk meer te maken te hebben met onwetendheid dan met onwilligheid.

Ook het door de organisator actief meedenken en ondersteuning bieden bij concrete repressieve handhavingacties – bijvoorbeeld aanhoudingen, of het treffen van maatregelen t.a.v. beperking van brand etc. – ter plekke door politie en gemeente is van belang.

Specifieke vermelding verdient de handhaving en het toezicht bij evenementen uit de risicoklasse B en C (de evenementen met de grotere risico’s). Op districtsniveau wordt voor deze klassen evenementen de multidisciplinaire aanpak van het toezicht en de handhaving verder uitgewerkt.

Zodra eventuele nieuwe afspraken en werkwijzen op districtsniveau en later op basis van het Kader Evenementenveiligheid van de Veiligheidsregio Holland Midden zijn geïmplementeerd en geëvalueerd, zullen deze in het lokale kader worden verwerkt.