| Organisatie | Oss |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente Oss 2019 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid gemeente Oss 2019 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Bijlagen 1 en 2 |
Geen
artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-08-2019 | Inkoopbeleid gemeente Oss 2019 | 13-08-2019 Gemeenteblad |
De Gemeente Oss spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente Oss plaatsvindt. De Gemeente Oss leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente Oss continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente Oss.
Daarnaast gaat de Gemeente Oss bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbestedingswet Wet van 22 juni 2016 tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 in verband met de implementatie van aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU
ContractantDe in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
DienstenDiensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
GemeenteDe Gemeente Oss, zetelend aan de Raadhuislaan 2 te Oss,
Inkoop(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
aanvraagEen enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.
OndernemerEen ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente Oss wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen waarbij de gemeente zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen levert, zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De Gemeente Oss leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente Oss efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. Waar opportuun neemt de gemeente duurzaamheids- en social return eisen op in de opdrachtverstrekking om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren. De Gemeente Oss houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente Oss en de Contractant. De Gemeente Oss spant zich in om – binnen de wettelijke kaders - alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente Oss ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Waar zinvol wordt uitgegaan van de total cost of ownership benadering. Hierbij worden naast de kosten van aanschaf ook de kosten van gebruik en zelfs de verwijderingskosten meegenomen. De gemeente gunt op basis van het gunningscriterium ‘Beste prijs -kwaliteit verhouding”, tenzij hiervan gemotiveerd wordt afgeweken.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de Gemeente Oss
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Oss en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
De Gemeente Oss stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.
Zowel de Gemeente Oss als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente Oss verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Voor Europese aanbestedingen zijn overheden verplicht vanaf 1 juli 2017 alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen. (E-aanbesteden ). Overheden zijn wettelijk verplicht hun nationale en Europese aanbestedingen via het aankondigingenplatform van TenderNed aan te kondigen.
DitInkooop enaanbestedingsbeleidsluitzoveelmogelijkaanophet algemenebeleidvandeGemeente Oss.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
De Gemeente Oss streeft er naar om uniforme documenten te hanteren. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente Oss past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
Proportionaliteit(evenredigheid):De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente Oss past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente Oss de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd en of er buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente Oss een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente Oss op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms.
3.4.1 Geen grensoverschrijdend belang
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd.
De gemeente Oss stelt vast dat voor de in bijlage XIV van de Europese richtlijn genoemde participatiediensten geen grensoverschrijdend belang is. Vanuit door de gemeente Oss in het verleden uitgevoerde (Europese) aanbestedingen, ook bij opdrachtwaarden ruim boven de Europese drempel, en uit analyse en inventarisatie bij andere regio gemeenten en uit ‘Blik op Werk’, dat er geen buitenlandse ondernemingen inschrijven op deze aanbestedingen.
Ook voor de op grond van de Wet Maatschappelijke ondersteuning 2015 te verstrekken voorziening huishoudelijke verzorging is vastgesteld dat er geen grensoverschrijdend belang is, aangezien Nederland het enige land is dat deze voorziening kent.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente Oss. De Gemeente Oss wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging
Basis van het aanbestedingsbeleid is de keuze voor een gezonde en effectieve concurrentie.
Het is niet mogelijk om alle voorkomende situaties op voorhand te regelen. Dat doet geen recht aan afwijkende of complexe situaties.
Daarom wordt uitgegaan van een algemeen geldende richtlijn, waarop maatwerk en afwijking mogelijk zijn.
Elke afwijking van het inkoopbeleid behoeft vooraf de schriftelijke instemming van de Centrale Inkoop.De betreffende opgave directeur kan worden ingeschakeld in geval van escalatie.
Uiteraard is afwijken niet toegestaan als Europees aanbesteden wettelijk verplicht is.
DeGemeente Osssteltbestuurlijkeenambtelijkeintegriteit voorop.
De Gemeente Oss heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes die zijn opgenomen in een tweetal documenten:
- Natuurlijk Integer beleidskader integriteit voor de ambtelijke organisatie
- Natuurlijk integer! Gedragscode gemeente Oss.
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
DeGemeente OsscontracteertenkelmetintegereOndernemers.
De Gemeente Oss wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden en het vragen naar de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
Het indienen van manipulatieve inschrijvingen wordt gezien als niet ethisch. Hiervoor kunnen sancties worden opgelegd. Bij Nationale en Europese aanbestedingen leggen we dit vast in een daarvoor beschikbaar gesteld document en wegen dit als “past performance” mee zodra de nieuwe Europese richtlijn geïmplementeerd wordt in Nederland.
Voor meervoudig onderhandse procedures geldt het volgende:
De betreffende inschrijver (rechtspersoon, maar ook als natuurlijk persoon of opvolgend rechtspersoon) wordt voor één jaar (vanaf datum manipulatieve inschrijving) uitgesloten van opdrachten van de gemeente Oss.
Waar als gevolg van het manipulatief inschrijven de gemeente Oss extra kosten maakt (bijvoorbeeld door herbeoordeling), kunnen deze kosten worden verhaald op de manipulatief inschrijver(s).
De gemeente Oss wil geen zaken doen met leveranciers, die:
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
Met Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) dragen we bij aan de versnelling van de overgang naar een energieneutraal en klimaatbestendig Nederland. Dit doen we door al bij het inkoopproces rekening te houden met duurzaamheid en Global Goals. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen betekent dat er bij de inkoop van diensten en goederen en werken in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale (people), ecologische (planet) en economische (profit) dimensies van duurzaamheid. Groei van een van de dimensies mag niet ten koste gaan van de andere. In 2017 ondertekende de gemeente het landelijke Manifest MVI en in 2018 is het daaruit voortkomende Actieplan vastgesteld, dat periodiek zal worden herzien. Daarnaast is Oss een Fair Trade gemeente en gecertificeerd in de Prestatieladder Sociaal ondernemen.
Op het moment dat wij aanbesteden zullen wij zover mogelijk en haalbaar MVI criteria meenemen in de aanbestedingen daarmee de kans vergroten dat meer opdrachten terecht komen bij leveranciers waar MVI in hun bedrijfsvoering een belangrijke rol speelt. Dit wordt ook geborgd in het inkoop proces. Hoewel de mate van MVI wordt bepaald door materiedeskundigen en budgethouders zullen inkopers kritisch meedenken over de mate waarin dit in de aanbesteding meeweegt. Tevens ziet Inkoop er mede op toe dat hetgeen contractueel is vastgelegd ook daadwerkelijk wordt nageleefd.
Een en ander is nader omschreven in het actieplan Maatschappelijk verantwoord Inkopen dat periodiek zal worden herzien.
De gemeente Oss kan gebruik maken van artikel 11 richtlijn 2014/24/EU en artikel 2.24 van de aanbestedingswet 2012 (versie 2016). Deze artikelen maken het mogelijk dat de gemeente Oss voor bepaalde diensten een uitsluitend recht kan toepassen ten behoeve van hen die zijn aangewezen op de sociale werkvoorziening. Om deze opdrachten te kunnen verstrekken is er door de gemeenteraad een verordening vastgesteld waarin de weg voor het vestigen van een uitsluitend recht voor opdrachten met een sociale dimensie is geopend. Er is dan van opdracht tot opdracht een aanwijzingsbesluit van het college nodig om dit alleenrecht te verlenen.
In dit aanwijzingsbesluit kunnen dan de nadere voorwaarden en condities zijn vermeld.
Social Return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiertoe worden bij Inkoop- en aanbesteden bindende afspraken gemaakt met opdrachtnemers voor het creëren van extra arbeidsplekken, werkervaringsplekken of stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De gemeente Oss volgt hierin de “Kadernotitie social return” van de Arbeidsmarktregio Noordoost- Brabant in de meest recente vorm en de daarbij behorende uitvoeringsvoorwaarden.
De toepassing van social return is verplicht voor alle opdrachten boven het Europese drempelbedrag voor aanbesteden voor diensten en leveringen Dit drempelbedrag is ook van toepassing op aanbestedingen voor werken. Bij lagere bedragen is Social Return ook toegestaan maar dient te worden overwogen of de investering opweegt tegen de opbrengst.
De opdrachtnemer dient als uitgangspunt minimaal 5% van de aanneemsom te besteden aan social return maar wanneer de loonsom minder is dan 30% van de totale aanneemsom, kan worden gekozen voor 2% van de aanneemsom. In sommige gevallen is maatwerk vereist. Deze keuzes worden gemaakt door de aanbestedende dienst.
Een opdrachtnemer kan invulling geven aan de social return verplichting door het overleggen van een geldig PSO Certificaat, minimaal trede 2. (Prestatieladder Sociaal Ondernemen)
Verder verwijzen wij naar de Beleids- en uitvoeringsregels social return gemeente Oss 3.0 zoals in 2017 vastgesteld door het College.
Opmerking: Social return kan ook worden toegepast bij subsidieverlening!
De Gemeente Oss moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente Oss ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. Zo nodig maken wij gebruik van de procedure voor het innovatiepartnerschap.
Bij iedere aanbesteding dient een afweging te worden gemaakt tussen schaarse financiële middelen en schaarse personele capaciteit bij de gemeente enerzijds en beoogde doelen en belangen van de marktpartijen anderzijds.
De gemeente Oss hanteert inkoopvoorwaarden:
Inkopers zijn, in overleg met juristen, gerechtigd af te wijken van de bovengenoemde standaardvoorwaarden indien deze niet passend zijn voor specifieke situaties.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente Oss acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De Gemeente Oss acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente Oss streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente Oss moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
De Gemeente Oss kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente Oss door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente Oss kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
DeGemeente Ossheeftoog voordelokaleeconomie.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. De Gemeente Oss moet echter niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. Bij onderhandse aanbestedingen bepaalt de gemeente welke partijen aan een aanbesteding mogen deelnemen. De plaatselijke leveranciers worden, waar mogelijk en zinvol, betrokken in de concurrentie.
Absolute voorwaarde is wel dat zij voldoen aan de criteria die aan een specifieke levering worden gesteld (omvang, ervaring, kwaliteit, service etc.) tegen een concurrerende prijs.
Er zal ook altijd sprake moeten zijn van voldoende concurrentie met tenminste één leverancier buiten de gemeente.
Beneden de laagste aanbestedingsdrempel (€ 40.000,=), waar volgens dit beleid niet aanbesteed hoeft te worden heeft het de voorkeur dat waar mogelijk bij Osse leveranciers wordt ingekocht, mits deze voldoen aan de bovengenoemde absolute voorwaarde.
DeGemeente Ossheeftoog voorhetmidden-enkleinbedrijf(MKB).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente Oss houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente Oss doen door het niet onnodig samenvoegen van opdrachten, door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Waar mogelijk en zinvol dienen kleine bedrijven in staat gesteld te worden deel te nemen aan aanbestedingen, bijvoorbeeld door het aanbesteden in percelen. Hiervoor moet een afweging worden gemaakt tussen kosten voor de gemeente (beheerslast en prijs), en de belangen van het bedrijfsleven.
De gemeente Oss zal, waar mogelijk, aanbestedingen ruim tevoren kenbaar maken via haar website. Aanbestedingen voor Civiel- en cultuurtechnische werken, waar leveranciers via de groslijst methode worden geselecteerd, worden niet gepubliceerd.
De Gemeente Oss hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving. Het inkoopplatform Noordoost Brabant is hiervan een voorbeeld maar er wordt, indien zinvol, ook samengewerkt in andere verbanden.
De gemeente Oss draagt zorg voor een zo groot mogelijke beperking van de met de totstandkoming van die overeenkomst samenhangende en daaruit voortvloeiende administratieve lasten.
Elke aanbestedingsprocedure kost de gemeente veel geld en capaciteit. Om nu, maar ook in de toekomst voldoende kennis, capaciteit en middelen beschikbaar te hebben en te houden om tot een efficiënte en effectieve inkoop te komen, vindt de gemeente Oss het noodzakelijk om waar mogelijk en zinvol samen te werken met andere aanbestedende diensten. Daarbij wordt geborgd dat voldoende bedrijven uit het (lokale) MKB voor een (deel)opdracht in aanmerking kunnen komen. Vanuit het oogpunt van kostenoverwegingen, efficiëntie en lastenverlichting achten wij het voor de gemeente Oss, maar ook voor alle bedrijven verantwoord om opdrachten in 1 (één) procedure aan te besteden. Daarbij wordt niet onnodig samengewerkt of worden opdrachten niet onnodig samengevoegd. De in de opdrachten gestelde eisen worden niet onnodig hoog of zwaar gemaakt, zodat het MKB voldoende kansen blijft behouden – bijvoorbeeld door gezamenlijke inschrijving – op (deel)opdrachten.
Indien gekozen wordt voor samenwerking richt het samenwerkingsverband het proces en de samenwerking zodanig in, dat de inkoopprocedure en het contractmanagement voor alle betrokken partijen beheersbaar is en blijft. Dat betekent onder andere:
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
Mede op basis van de uitgevoerde marktanalyse en/ of –consultatie hanteert de Gemeente Oss de meest passende inkoopprocedure:
Gebaseerd op de waarde van de opdracht
De Gemeente Oss zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente Oss ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente Oss in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Sinds 01-07-2017 is het verplicht Europese aanbestedingen digitaal uit te voeren.
Meervoudig onderhands aanbesteden
De Gemeente Oss vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Hier kan bij uitzondering gemotiveerd van worden afgeweken. Ter beperking van de administratieve lasten kan, bij een raming van ten hoogste € 70.000,=, in overleg met de betreffende inkoper, bij eenvoudige en eenduidige behoeften worden volstaan met het opvragen van 3 vrijblijvende offertes waaruit een keuze wordt gemaakt.
Leveranciersmanagement bij onderhands aanbesteden:
Het uitgangspunt is dat zoveel mogelijk lokale leveranciers bij de aanbestedingen worden betrokken maar dat er altijd tenminste één leverancier van buiten Oss wordt meegenomen in de aanbesteding.
Bij een onderhandse aanbesteding worden 3 tot 5 leveranciers gekozen. De keuze wordt gemotiveerd in het Startformulier van de aanbesteding
Het is ook mogelijk deze keuze te maken op basis van op kwaliteitservaringen en / of resultaten in eerdere soortgelijke aanbestedingen. Er moet worden gewaakt dat niet steeds in de zelfde “kring” van leveranciers wordt aanbesteed. Leveranciers dienen de kans krijgen te tonen dat hun niveau verbeterd is.
Groslijsten civiel- en cultuurtechnische werken:
In de betreffende categorieën van aannemers zijn er veel aanbieders en worden relatief veel opdrachten verstrekt. Hierdoor is er behoefte tot het nader structureren van de leveranciers selectie voor onderhandse aanbestedingen. Deze is omschreven in de Notitie “Groslijstmethodiek, IBOR gemeente Oss, Civiel- en cultuurtechnische werken”. De systematiek van groslijsten is alleen van toepassing voor civiel- en cultuurtechnische werken met opdrachten van € 50.000.= tot € 1.500.000.=
De Europese Aanbestedingsrichtlijn en de Aanbestedingswet kennen op het gebied van diensten een categorie diensten waarvoor de Europese Aanbestedingsrichtlijn slechts beperkt van toepassing is, de z.g. sociale en specifieke diensten bijlage XIV van de Europese Aanbestedingsrichtlijn 2014/24 EU respectievelijk het Publicatieblad van de Europese Unie dd 26-02-2014. Deze diensten kunnen Europees, nationaal aanbesteed of onderhands worden gegund. Voor deze diensten wordt in ons beleid ook voor bedragen ONDER de Europese aanbestedingsgrens aanbesteden niet verplicht gesteld ,maar wel wordt aanbevolen per geval te overwegen of een aanbesteding zinvol is.
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente Oss streeft naar en bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, en opdrachten in beginsel in concurrentie op de markt te zetten, bevordert de Gemeente Oss een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente Oss wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Professioneel inkopen bij de overheid wordt steeds complexer. Veel product categorieën en deelmarkten ontwikkelen zich snel en gedifferentieerd. De gemeente Oss beschikt over productkennis en algemene kennis van het inkoopproces. Op veel plaatsen in de organisatie ontbreekt echter kennis van de specifieke inkoopmarkten. Deze kennis kan worden verworven door marktonderzoek en marktconsultatie waarna keuzes in het aanbestedingsproces gemotiveerd kunnen worden. Tevens is marktkennis een economische noodzaak. Er zijn decentraal in de organisatie inkoopspecialisten aangesteld met kennis van en focus op deelmarkten waarin Oss frequent inkoopt.
Als externe inhuur om redenen van kennis noodzakelijk is wordt de aanbesteding door de Osse organisatie uitgevoerd met zoveel mogelijk beperkte externe ondersteuning om kosten te drukken en kennis te borgen in de organisatie.
Als vorm voor de inkooporganisatie is de gecoördineerde inkoop gekozen. In de gecoördineerde inkoopfunctie worden de inkoopstromen gebundeld en langs professionele weg naar de markt geleid, maar met behoud van de decentrale uitvoering. Centraal gepositioneerd is Team Inkoop verantwoordelijk voor beleid en kaderstelling.
Centraal is er staf\service capaciteit Inkoop. Hier worden ingrijpende wijzigingen in wet- en regelgeving, de professie e.d. bijgehouden. Het is een expertise centrum dat opleidingen organiseert, inkoopanalyses maakt en de decentrale inkopers functioneel aanstuurt. De proceseigenaar van het Inkoopproces wordt van hieruit ondersteund.
Contractmanagement (zorgen dat je krijgt wat je vindt dat je afgesproken hebt voor de euro’s die je afgesproken hebt, of het maken van andere afspraken) vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de budgethouder. Voor de inkopers is het (laten) uitvoeren van contractmanagement een belangrijke taak.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
In opdracht van het Ministerie heeft een commissie van aanbestedende diensten (voornamelijk bestaande uit afgevaardigden van diverse ministeries en één grote gemeente) en ondernemers een Uniforme klachtenregeling opgesteld. Er is een landelijke klachtencommissie van experts ingesteld. De gemeente Oss verwijst in haar aanbestedingsstukken voor klachten naar deze commissie.
College van Burgemeester en Wethouders
Rian Loeffen, telefoon 0412 625921