Organisatie | Vlissingen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 |
Citeertitel | Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Toelichting |
Deze regeling vervangt het Besluit Informatiebeheer Vlissingen 2016
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-12-2020 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 08-12-2020 |
Besluit van burgemeester en wethouders van Vlissingen tot vaststelling van de Beheerregeling informatiebeheer Vlissingen 2020
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen;
gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening Vlissingen 2020;
overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
besluit vast te stellen de volgende beheerregeling:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
procesbeheerder: de behandelaar van een zaak die zich richt op het resultaat van de processen. De procesbeheerder speelt ook een belangrijke rol bij het definiëren van prestatie-indicatoren voor (deel)processen, noodzakelijke controlelijsten en managementrapportages, met name op tactisch en operationeel niveau.
De bepalingen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Artikel 3. Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
Medewerkers van team Administratie en Ondersteuning/Documentaire Informatievoorziening zijn concernbreed verantwoordelijk voor advisering, ondersteuning, rapportering, reparatie en overdracht van de werkprocesgebonden archiefbescheiden en voor het dagelijkse beheer van archiefbescheiden zoals vastgelegd in de hoofdstukken 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
In het Strategisch informatieoverleg wordt het strategisch informatiebeleid en –beheer van en ten behoeve van de gemeente Vlissingen en de bevindingen van het toezicht door de gemeentearchivaris besproken, evenals het voorbereiden van de vaststelling van de hotspots door het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen.
Artikel 5 Advies en machtiging gemeentearchivaris
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats of tot hun vernietiging overgedragen aan de volgende beheerder, ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan dat de taken krijgt toegewezen, of worden overgedragen aan het overheidsorgaan dat met de afwikkeling van de opheffing van de eerdere beheerder wordt belast;
Artikel 7. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;