Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Velsen

Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010 (eerste wijziging)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Velsen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010 (eerste wijziging)
Citeertitel	Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010 (eerste wijziging)
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp
Externe bijlage	Vaststelling werkeenheden en benoeming teamleider

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Met ingang van 16 juli 2010 is de volgende regelgeving komen te vervallen:

- Organisatieverordening Velsen 2000

- Instructie voor de secretaris

- Notitie bureauhoofden en coördinatoren

- Artikel 3 van de mandaatregeling Personele aangelegenheden

Met ingang van 28 januari 2012 is de volgende regelgeving komen te vervallen:

- instructie voor de concerncontroller (zoals vastgesteld op 3 december 2009)

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
27-01-2012			artikel 1 t/m 26	10-01-2012 26-01-2012, Jutter/ Hofgeest	B11.0602
16-07-2010		27-01-2012	nieuwe regeling	06-07-2010 De Jutter / De Hofgeest, 15-7-2010	B10.0387

Tekst van de regeling

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010 (eerste wijziging)

Hoofdstuk I: BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1:

Aandachtsgebied:
het totaal van de afdelingen, door de gemeentesecretaris aangewezen, waarvoor een directeur eindverantwoordelijk is
Afdeling:
elke eenheid als zodanig door het college aangewezen
Afdelingsmanager:
de ambtenaar die op tactisch en operationeel niveau verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van die afdeling binnen de daarvoor gestelde kaders
Ambtelijke
organisatie:
organisatie als bedoeld in artikel 160, lid 1, onder c, van de Gemeentewet
Ambtenaar:
hij, zij die door of namens het college is benoemd overeenkomstig artikel 1:1, lid 1, onder a, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Velsen
Bestuursopdracht:
een formeel besluit van het college, waarbij opdracht wordt gegeven tot beleidsvoorbereiding dan wel beleidsuitvoering van bepaalde in de tijd begrensde activiteiten
Bestuursorgaan:
het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de Gemeenteraad
College:
het college van burgemeester en wethouders als bedoeld in artikel 34 van de Gemeentewet
Concerncontroller:
de ambtenaar, als bedoeld in artikel 17 van dit besluit.
Concernstaf:
de groep medewerkers (niet zijnde afdelingshoofd) die rechtstreeks hiërarchisch en functioneel door de gemeentesecretaris aangestuurd worden
Control:
het geheel van maatregelen gericht op het optimaal sturen en beheersen van de organisatie en van de primaire processen en taken binnen de organisatie, op basis van de aan de processen en taken te stellen eisen
Directeur:
de ambtenaar, die op strategisch en tactisch niveau eindverantwoordelijk is voor het aan hem/haar aangewezen aandachtsgebied binnen de daarvoor gestelde kaders
Directieteam:
de gemeentesecretaris en directeuren vormen samen het directieteam
Doelmatigheid:
inrichting van de organisatie, zodanig dat de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier worden aangewend om de gestelde doelen te bereiken
Gemeenteraad:
het bestuursorgaan als bedoeld in artikel 7 van de Gemeentewet
Gemeentesecretaris:
de ambtenaar, als genoemd in artikel 102 van de Gemeentewet
Griffie:
organisatieonderdeel als bedoeld in artikel 160, lid 1, onder c, van de Gemeentewet die onder rechtstreeks hiërarchische verantwoordelijkheid staat van de griffier als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet
Leidinggevende:
gemeentesecretaris, directeur, afdelingsmanager en teamleider
Mandaat:
de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan publiek- en privaatrechtelijke besluiten te nemen
Operationeel:
de uitvoering van het tactisch en strategisch beleid
Planning
en Control:
de cyclische weergave van de strategische planning in samenhang met de resultaten. Onderdelen van de planning & control cyclus zijn de begroting, de tussenrapportages en de jaarrekening
Portefeuillehouder:
lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen, waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt
Primaathouder:
de afdelingsmanager die de eerste verantwoordelijkheid draagt voor het tot stand brengen van een afdelingsoverstijgend beleidsadvies of project
Portefeuillehoudersoverleg:
periodiek overleg, niet zijnde regionaal, tussen de portefeuillehouder(s) en de directeur en/of de afdelingsmanager
Rechtmatigheid:
de waarborg dat de ingezette middelen worden aangewend voor het doel waarvoor die betrokken middelen zijn verstrekt, waarbij voldaan wordt aan gemeentelijke, nationale en Europese regelgeving en waar bij handelingen en activiteiten wordt geacteerd binnen de kaders en uitgangspunten voor beleid en de regels voor het beheer, zoals die plaatselijk dan wel nationaal zijn vastgelegd
Strategisch
niveau:
niveau waarop de lange termijndoelen voor de gemeentelijke organisatie bepaald worden en hoe deze effectief en efficiënt gerealiseerd kunnen worden
Tactisch
niveau:
niveau waarop de lange termijndoelen die op strategisch niveau zijn vastgesteld, worden vertaald naar concreet beleid en plannen
Teamleider:
de ambtenaar die op operationeel niveau verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van de werkeenheid binnen de daarvoor gestelde kaders
Werkeenheid:
elke eenheid als zodanig door de gemeentesecretaris aangewezen

Hoofdstuk II: STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2: Organogram

De ambtelijke organisatie in Velsen is ingericht overeenkomstig een door het college vastgesteld organogram.

Hoofdstuk III: MANDATERING VAN BESTUURSBEVOEGDHEDEN AAN HET AMBTELIJKE APPARAAT

Artikel 3: MANDAAT

In een separaat besluit is bepaald welke bevoegdheden namens het college door ambtenaren worden uitgeoefend.

Hoofdstuk IV: GEMEENTESECRETARIS

Artikel 4: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

De gemeentesecretaris wordt benoemd en ontslagen door het college en staat onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders, hij ondersteunt de bestuursorganen en staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie als algemeen di-recteur.

Artikel 5: ONDERSTEUNING COLLEGE

1.
De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het col-lege.
2.
De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij be-hoeven om hun functie te kunnen uitoefenen.
3.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van be2222slissingen.
4.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.
5.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.
6.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van het college; het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluiten-lijst en het openbaar maken van de besluitenlijst.
7.
Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.

Artikel 6: HOOFD AMBTELIJKE ORGANISATIE

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie heeft de gemeentesecretaris de eind-verantwoordelijkheid voor:

a.
Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
b.
Het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
c.
De planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;
d.
Een voldoende systeem van voortgang- en afdoeningsignalering;
e.
De coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonder-delen van de ambtelijke organisatie;
f.
De rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het ge-meentelijk beleid en beheer;
g.
Het op orde zijn van de administratieve en financiële administratie;
h.
De voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoor-ding over het gevoerde beleid;
i.
De tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving;
j.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeente-secretaris. Hij bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de di-recteuren, de samenwerking en samenhang;
k.
De gemeentesecretaris beoordeelt het functioneren van een directeur;
l.
De gemeentesecretaris kan aanwijzingen geven aan een directeur en an-dere ambtenaren binnen de organisatie;
m.
De gemeentesecretaris wijst voor iedere directeur een aandachtsgebied aan;
n.
De gemeentesecretaris wijst een werkeenheid aan;
o.
De gemeentesecretaris geeft leiding aan de concernstafmedewerkers;
p.
Artikel 13 lid 7, 8, 9, 10 en 11 is eveneens van toepassing.

Artikel 7: BESTUURDER WOR

Gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 8: VERVANGING GEMEENTESECRETARIS

De directeuren worden op advies van de gemeentesecretaris, door burgemeester en wethouders als loco-secretaris aangewezen, waarbij tevens de vervangingsvolgorde wordt bepaald.

Hoofdstuk V: DIRECTIETEAM

Artikel 9: INRICHTING

1.
Het directieteam is samengesteld uit de gemeentesecretaris en directeuren.
2.
De gemeentesecretaris is voorzitter van het directieteam.
3.
De voorzitter kan niet-leden uitnodigen voor een vergadering van het directie-team.
4.
Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de eerste loco-secretaris op als voorzitter van het directieteam.
5.
De voorzitter van het directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast. Ieder lid van het directieteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voor-zitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden ge-maakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieteam.

Artikel 10: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

1.
Het directieteam adviseert over de bedrijfsvoering aan de gemeentesecretaris en het college.
2.
Het directieteam besteedt naast actuele zaken in het bijzonder aandacht aan de strategische ontwikkelingen die voor de organisatie of de gemeente van belang zijn.
3.
Het directieteam heeft tot taak in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg te dra-gen voor:
- a. De bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke or-ganisatie opgedragen taken;
- b. De coördinatie van en advisering over het personeels-, informatie-, organisa-tie-, financieel-, inkoop- en huisvestingsbeleid;
- c. De onderlinge afstemming van het management, de planning, prioriteitstelling en voortgangsbewaking;
- d. De informatieverstrekking van en aan het college via de ambtelijke organisa-tie;
- e. Het tijdig signaleren van organisatiebrede en afdelingsoverstijgende ontwik-kelingen;
- f. De beleidsintegratie binnen de organisatie;
- g. Het mede bewaken en bevorderen van de werksfeer en de cultuur van de or-ganisatie;
- h. Het vaststellen van de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen. Bij aan-gelegenheden waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn en binnen de ambtelijke organisatie verschillende visies bestaan, worden de verschillende adviezen voorgelegd aan het Directieteam. De gemeentesecretaris bepaalt uiteindelijk op welke wijze de advisering aan het college wordt voorgelegd;
- i. De informatie- uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;
- j. Het adviseren van de gemeentesecretaris en het college op strategisch en tactisch niveau over aangelegenheden die de gehele organisatie aangaan.

Artikel 11: OVERLEG MET COLLEGE

Het directieteam heeft tenminste eenmaal per kwartaal overleg met het college over de strategische afstemming van het gemeentelijk beleid.

Artikel 12: REGLEMENT VAN ORDE

Het directieteam kan een reglement van orde opstellen betreffende de werkwijze en het functioneren van het overleg.

Hoofdstuk VI: DIRECTEUR

Artikel 13: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

1.
De directeur wordt benoemd en ontslagen door het college.
2.
De directeur maakt onderdeel uit van het directieteam.
3.
De directeur is eindverantwoordelijk voor een aandachtsgebied.
4.
De directeur adviseert de gemeentesecretaris en het college over aangelegenheden op strategisch niveau die betrekking hebben op het aan hem toegewezen aan-dachtsgebied.
5.
De directeur legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris.
6.
De directeur draagt zorg voor de coördinatie van de bedrijfsprocessen op hoofdlijnen die zich voordoen binnen het aan hem toegewezen aandachtsgebied.
7.
De directeur kan aanwijzingen geven aan ambtenaren binnen het aandachtsgebied.
8.
De directeur is verantwoordelijk voor het functioneren van de afdelingsmanagers binnen zijn aandachtsgebied.
9.
De directeur wijst vervangers voor de afdelingsmanagers aan.
10.
De directeuren vervangen elkaar onderling.
11.
De directeur wijst een primaathouder aan.

Hoofdstuk VII: AFDELINGSMANAGER

Artikel 14: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

1.
De afdelingsmanager wordt benoemd en ontslagen door het college.
2.
De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de afdeling op tactisch en operationeel niveau en binnen gestelde kaders.
3.
De afdelingsmanager adviseert en informeert het college en het directieteam op tactisch en operationeel niveau, voor zover het zijn afdeling betreft.
4.
De afdelingsmanager geeft leiding aan de aan hem toegewezen afdeling.
5.
De afdelingsmanager legt verantwoording af aan de directeur over de voortgang van de werkzaamheden en ontwikkelingen op de afdeling.
6.
De afdelingsmanager draagt zorg voor de coördinatie van de bedrijfsprocessen binnen de afdeling.
7.
De afdelingsmanager benoemt en ontslaat namens het college de teamleider(s) en overige functionarissen binnen de afdeling.
8.
De afdelingsmanager kan aanwijzingen geven aan ambtenaren binnen de afdeling.
9.
De afdelingsmanager houdt regelmatig werkoverleg binnen de afdeling.
10.
De afdelingsmanager zorgt voor regelmatig overleg met eventuele teamleider(s).
11.
De afdelingsmanager zorgt voor vervanging van de teamleider.
12.
De afdelingsmanager treft maatregelen teneinde zorg te dragen voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van activiteiten door de afdeling. In dit kader draagt de afdelingsmanager zorg voor de planning en control.

Hoofdstuk VIII: TEAMLEIDER

Artikel 15: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

1.
De teamleider is verantwoordelijk voor de werkeenheid op operationeel niveau en binnen gestelde kaders.
2.
De teamleider geeft operationeel leiding aan de aan hem toegewezen werkeenheid.
3.
De teamleider legt verantwoording af aan de afdelingsmanager over de voortgang van de werkzaamheden en ontwikkelingen binnen de werkeenheid.
4.
De teamleider zorgt voor regelmatig overleg met de medewerkers van de hem toegewezen werkeenheid.
5.
De teamleider treft maatregelen teneinde zorg te dragen voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van activiteiten door de werkeenheid.
6.
De teamleider wordt benoemd en ontslagen namens het college door de afdelingsmanager.

Hoofdstuk IX: CONCERNCONTROLLER

Artikel 16: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

1.
De concerncontroller wordt door het college benoemd en ontslagen.
2.
De concerncontroller streeft naar het (laten) nemen van maatregelen, gericht op het optimaal sturen en beheersen van de organisatie en van primaire processen en kerntaken binnen de organisatie, op basis van de aan processen en taken te stellen eisen.
3.
De concerncontroller draagt zorg voor invulling van de controlfunctie in brede zin, waarbij de concerncontroller opereert op het snijvlak van organisatie en bestuur en vanuit die positie bijdraagt aan optimale transparantie in de bedrijfsvoering en informatievoorziening en zich opstelt als een adviseur op strategisch niveau, zowel ten aanzien van bestuurlijke vraagstukken als binnen de ambtelijke organisatie.
4.
De concerncontroller wordt hiërarchisch aangestuurd door de gemeentesecretaris.
5.
De concerncontroller is agendalid van het directieteamoverleg.
6.
De concerncontroller is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak. Hij rapporteert gevraagd en ongevraagd aan de gemeentesecretaris en/of het directieteam.
7.
De concerncontroller adviseert en ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris en directieteam ten aanzien van:
- a. alle vraagstukken op gebied van sturing en beheersing van de gemeentelijke organisatie;
- b. bij het ontwikkelen en in stand houden van een passend systeem van planning en control en hierbij passende planning en control-instrumenten;
- c. bij de totstandkoming van bestuurlijke planning en control-instrumenten zoals begroting, jaarverslag en jaarrekening, voorjaarsnota en tussenrapportages. Toetsing vindt plaats binnen daarvoor vastgestelde kaders.
8.
De concerncontroller doet, op rechtstreeks verzoek van het college van burgemeester en wethouders en gemeentesecretaris, interne onderzoeken en onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van activiteiten in (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie.
9.
De concerncontroller kan eigenstandig adviseren aan het college van burgemeester en wethouders.

Hoofdstuk X: PRIMAATHOUDER

Artikel 17: AANWIJZING

De primaathouder wordt door de gemeentesecretaris of directeur aangewezen.

Artikel 18: VERANTWOORDELIJKHEDEN & BEVOEGDHEDEN

1.
De primaathouder zorgt voor tijdige en kwalitatief voldoende bijdrage van anderen bij de totstandkoming van het beleidsadvies of project.
2.
Indien de bijdragen van anderen door redenen buiten de schuld van de primaathouder niet of niet op tijd kunnen worden verkregen rapporteert hij/zij dit, aan de verstrekker van het primaathouderschap.

Artikel 19: WERKWIJZE

1.
Voor de totstandkoming van een afdelingsoverstijgend beleidsadvies of project, vraagt de primaathouder aanvullend advies van de betrokken afdelingen.
2.
De afdeling die het aanvullende advies uitbrengt of bijdrage levert, treedt in overleg met de primaathouder waarbij een gezamenlijk resultaat het uitgangspunt is.
3.
Het aanvullend advies of bijdrage wordt schriftelijk rechtstreeks uitgebracht aan de primaathouder.
4.
Indien de primaathouder afwijkt van een uitgebracht advies dient deze afwijking schriftelijk gemotiveerd te worden en dient de motivering voorgelegd te worden aan het directieteam.
5.
Artikel 10. lid 3 h is op dit artikel van toepassing.

Hoofdstuk XI: PORTEFEUILLEHOUDERSOVERLEG

Artikel 20: OVERLEG MET PORTEFEUILLEHOUDER

1.
De directeur adviseert en informeert de portefeuillehouder(s) op strategisch niveau middels het portefeuillehoudersoverleg.
2.
De afdelingsmanager adviseert en informeert de portefeuillehouder(s) op tactisch en operationeel niveau middels het portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 21: DOELSTELLING

1.
Het portefeuillehoudersoverleg heeft als doelstelling, zorg te dragen voor een goede bestuurlijke en ambtelijke afstemming betreffende de volgende zaken:
- a. door burgemeester en wethouders genomen besluiten die door de ambtelijke organisatie verder moeten worden uitgewerkt;
- b. voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie aan de portefeuillehouder, zowel voor wat betreft zaken die door burgemeester en wethouders zelf behandeld moeten worden als ook voor zaken die aan de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd;
- c. de inhoud van beleidsvoorstellen in de ontwikkelingsfase, teneinde bestuurlijke/politieke wensen en ambtelijke ideeën op elkaar af te stemmen.
2.
Bij discussies van inhoudelijke aard worden de verantwoordelijke afdelingsmanagers en teamleiders betrokken.

Hoofdstuk XII: BESTUURSOPDRACHT

Artikel 22: INHOUD

1.
Burgemeester en wethouders kunnen een bestuursopdracht geven aan de gemeentesecretaris die zorg draagt voor de uitvoering.
2.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.
3.
In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een aanduiding gegeven van:
- a. de probleemstelling;
- b. het beoogde resultaat van de opdracht;
- c. de verhouding tot de bestuurlijke uitgangspunten;
- d. de inschakeling van externe adviseurs of instanties;
- e. een raming van de beschikbaar te stellen middelen;
- f. de procedure (inclusief de termijnen) van de besluitvorming;
- g. de bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Hoofdstuk XIII: FINANCIEEL MANAGEMENT EN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE

Artikel 23: VERORDENING

1.
Op grond van artikel 212, van de Gemeentewet wordt door de gemeenteraad in een afzonderlijke verordening de uitgangspunten van het financieel beleid; het financieel beheer en de controle geregeld.
2.
In een budgethoudersregeling zullen de organisatorische randvoorwaarden voor het streven naar doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer en de administratie en de doeltreffendheid van het beleid gewaarborgd moeten worden.
3.
Burgemeester en wethouders stellen vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de afdelingen verstrekt moet worden. De aard, inhoud en vorm van de informatievoorziening wordt bepaald door het college.

Artikel 24: CONTROLE

1.
Op grond van artikelen 213 en 213 a van de Gemeentewet worden in een verordening in elk geval de controle op de financiële administratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen geregeld.
2.
De accountantscontrole krijgt gestalte door toetsing van rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de administratie en het beheer en door toetsing van de maatregelen getroffen ter waarborging en bevordering van een doelmatig (financieel) beheer.

Artikel 25: RECHTMATIG- EN DOELMATIGHEID

1.
Op grond van 213 en 213a van de Gemeentewet zijn de gemeentesecretaris; de directeuren, en afdelingsmanagers ervoor verantwoordelijk dat door hen bij burgemeester en wethouders ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op en voldoen aan:
- a. rechtmatigheid;
- b. doelmatigheid van het beheer;
- c. de juistheid, volledigheid, tijdigheid en integraliteit van de informatieverstrekking;
- d. effectiviteit van het beleid;
- e. uitvoerbaarheid van het beleid
- f. de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure;
- g. een goede toedeling van verantwoordelijkheden;
2.
De rechtmatig- en doelmatigheidstoetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 23 en 24.

Hoofdstuk XIV: OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 26: CITEERTITEL EN INWERKINGTREDING

1)
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgende op die waarop hij op de gebruikelijke wijze is gepubliceerd.
2)
De “instructie voor de concerncontroller zoals vastgesteld door het college op 3 december 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt;
3)
Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam “Eerste wijziging op Organisatiebesluit gemeente Velsen 2010”.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Aanleiding Eerste wijziging op Organisatiebesluit Gemeente Velsen 2010

Op 8 november 2011 heeft het college het besluit genomen de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie met ingang van 1 januari 2012 te wijzigen. Naar aanleiding van dit besluit is het organisatiebesluit aangepast en geactualiseerd.

Algemene informatie

In de oude Gemeentewet werd de gemeenteraad verplicht om een verordening vast te stellen ‘omtrent de ambtelijke organisatie in de gemeente’. Deze verplichting voor de raad is er met de dualisering uitgevallen. Er is geen nieuwe wettelijke plicht voor het college om een dergelijk besluit vast te stellen. Op grond de huidige financiële verordening dient het college echter wel zorg te dragen voor een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan afdelingen. Tevens dient het college zorg te dragen voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan.

Het college van de gemeente Velsen gaat aldus over het dagelijks bestuur van de gemeente. Onderdeel hiervan is het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort namelijk tot de bevoegdheid van de raad.

Een organisatiebesluit, waarin het college op hoofdlijnen de inrichting van de gemeentelijke organisatie en de verdeling van verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie regelt, schept duidelijkheid naar de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie weet wat er wordt verwacht en hoe de onderlinge posities organisatorisch zijn ingebed. Een besluit op de organisatie heeft zo een structurerende werking, die rust in de organisatie brengt.

In hoofdstuk I zijn begrippen gedefinieerd. Voor de volledigheid is het begrip griffie opgenomen ondanks het feit dat de griffie geen onderdeel uitmaakt van de ambtelijke organisatie.

In hoofdstuk II, artikel 2 is bepaald dat de ambtelijke organisatie in Velsen is ingericht overeenkomstig een door het college vastgesteld organogram. Dit organogram vormt de basis voor rechtspositionele regelingen en andere juridische regelingen.

In hoofdstuk III, artikel 3 is geregeld dat in een apart te nemen besluit

(mandaatregister) is vastgelegd welke bevoegdheden het college in mandaat overdraagt en onder welke voorwaarden dit plaatsvindt.

In hoofdstuk IV zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de

gemeentesecretaris omschreven. Op grond van het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet moet het college een instructie voor de secretaris opstellen. In dit besluit is de instructie voor de secretaris opgenomen in de artikelen 4 tot en met 8.

In artikel 6 is geregeld dat de gemeentesecretaris een werkeenheid aanwijst. Voor het eenduidig kunnen aanwijzen van werkeenheden zijn objectieve criteria van toepassing. Deze criteria zijn span of control, sturingsintensiteit, kwaliteit van beslissingen en complexiteit en zelfstandigheid.

In artikel 7 is omschreven dat de gemeentesecretaris de bestuurder is in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Daarmee wordt aangegeven dat het de gemeentesecretaris is, die namens de ondernemer overlegt met de OR.

Artikel 9 gaat over bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het directieteam.

Het directieteam neemt uitdrukkelijk geen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

In de hoofdstukken VI en VII en VIII zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeuren, afdelingsmanagers en teamleiders uitgewerkt.

Belangrijk daarbij is dat de leidinggevenden altijd opereren binnen de kaders die door het college en de gemeentesecretaris of door hun leidinggevenden zijn aangegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het collegeprogramma, het vigerende personeelsbeleid, organisatieplannen, afdelingsplannen, functieprofielen, werkafspraken, managementcontracten, bestuursopdrachten, projectopdrachten e.d. Daarnaast worden die kaders ingevuld door de wet, verordeningen en andere lokale regelgeving.

Bij de verantwoordelijkheden en bevoegdheden is ook onderscheid gemaakt naar

strategisch, tactisch en operationeel niveau. Besturing van een procesgerichte organisatie vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Het strategisch besturen gaat over vaststelling van missie, visie en de kernwaarden van de organisatie en daarnaast alle bouwstenen zoals de resultaten, middelen, structuur, cultuur, en mensen. De tactische besturing gaat over de vertaling van de keuzes op strategisch niveau naar de consequenties hiervan voor de organisatie. Vragen als welke resultaten gaan we precies halen met wie moet daarin afstemming bereikt worden, welke planning hoort hierbij e.d. De operationele besturing vervolgens betreft het verrichten, de feitelijke uitvoering van de processen.

In artikel 14 lid 7 is geregeld dat een teamleider door de afdelingsmanager (namens het college) wordt benoemd. De benoeming van de gemeentesecretaris, de directeuren en afdelingsmanagers is een bevoegdheid van het college.

Voor wat betreft de vervanging geldt dat directeuren elkaar horizontaal vervangen. Bij afdelingsmanagers wordt geen horizontale vervanging toegepast. Bij afwezigheid van een afdelingsmanager dient een directeur de vervanging te regelen.

Binnen een afdeling, kan nog een eenheid bestaan, namelijk de werkeenheid. Een teamleider geeft leiding aan de werkeenheid. De gemeentesecretaris wijst de

werkeenheden aan.

In artikel 15 is aangegeven dat de teamleider verantwoordelijk is voor een werkeenheid. Er zijn objectieve criteria van toepassing op de aanwijzing van een werkeenheid. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 6.

In hoofdstuk IX zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de concerncon-troller omschreven. Op grond van 212, 213 en 213a van de Gemeentewet. In dit besluit is de instructie voor de concerncontroller opgenomen in artikel 16.

In hoofdstuk X is de primaathouder geregeld. Indien meerdere afdelingen zijn betrokken bij een project kan het van belang zijn om een zogeheten primaathouder aan te wijzen. In dit artikel worden taak en verantwoordelijkheden van zo’n primaathouder nader uitgewerkt.

In hoofdstuk XII, artikel 22 is de bestuursopdracht verder uitgewerkt. In dit artikel wordt het college de mogelijkheid gegeven om bestuursopdrachten te geven aan de gemeentesecretaris als het college dat noodzakelijk vindt. De gemeentesecretaris bepaalt wie binnen de ambtelijke organisatie uitvoering geeft aan de bestuursopdracht. De bestuursopdracht wordt formeel (in een vergadering) door college vastgesteld qua inhoud en opdracht. Een ambtelijke opdracht wordt niet door een bestuursorgaan, maar door een ambtenaar verstrekt. Het initiatief tot het verstrekken van de opdracht is dan niet afkomstig van het college.

In hoofdstuk XIII is invulling gegeven aan het financiële aspect.

Artikel 23 lid 1 verwijst naar de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Deze verordening betreft een interne regeling en is een belangrijk instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Met de verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer.

Artikel 24 en 25 verwijst naar de controleverordening en de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid. De controleverordening regelt de controle door een accountant op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

De andere verordening regelt het periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke organisatie en financiële huishouding. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een onderzoek door de gemeente zelf. Deze toetsing is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde gemeentelijk handelen. Doel van de onderzoeken is dan ook het vergroten van de transparantie van gemeentelijk handelen, het daardoor doelmatiger en doeltreffender werken en het versterken van de publieke verantwoording daarover.

Bijlagen

Vaststelling werkeenheden en benoeming teamleider