Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen
Inleiding
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog geeft de minister aan de Wet BRP uitvoering met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).
Beheer én toezicht
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College bescherming persoonsgegevens (Cbp).
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging.
Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van onze gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten BIG) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen.
Privacybeheer
De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is.
Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.
De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Indeling
Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
Leeswijzer
Hoofdstuk 1 betreft de aanwijzing van de functionarissen door het college van burgemeester en wethouders en door de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 10 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 11.
In bijlage 1.1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd. De besluiten tot aanwijzing van de functionarissen die invulling geven aan de rollen in deze regeling door burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder zijn opgenomen in de bijlagen 1.2 en 1.3.
Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
Artikel 3
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening en het autorisatiebesluit.
Artikel 4
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
- e.
periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
- f.
richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
Artikel 5
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;
- b.
de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 6
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
- c.
Artikel 7
De informatiebeheerder beslist:
- a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
- b.
op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
- c.
op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
- d.
over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.
Artikel 8
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en AVG;
- c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd;
- d.
dat alle in artikel 2, lid 1 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer
Artikel 9
- 1.
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen;
- c.
de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.
- 2.
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.
Artikel 10
De gegevensbeheerder voorziet in:
- 1.
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;
- 2.
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen.
Artikel 11
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder BRP, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.
Artikel 12
- 1.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
- 2.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
- 3.
De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.
Artikel 13
De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 4 Het systeembeheer
Artikel 14
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van het systeem. Het systeembeheer wordt uitgevoerd door Centric Public Sector Solutiona B.V. in Eindhoven of diens rechtsopvolger.
Artikel 15
De systeembeheerder voorziet in:
- a.
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
- b.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de BRP-apparatuur is opgesteld;
- c.
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
- d.
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem in overeenstemming met wat daarover intern en met derden is overeengekomen;
- e.
uitwijkvoorzieningen, voor zover dit contractueel is overeengekomen;
- f.
het transport, de veilige opslag en verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan;
- g.
de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem.
Artikel 16
De systeembeheerder is bevoegd:
- a.
direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is;
- b.
aanwijzingen te geven over:
- beheer van toepassingssystemen;
- beheer van bestanden;
- reconstructie maatregelen.
Artikel 17
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer
Artikel 18
Het applicatiebeheer is belegd bij sector Informatiemanagement BAZ-M&D. De applicatiebeheerder voorziet in:
- 1.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- 2.
een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- 3.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- 4.
de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- 5.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- 6.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- 7.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- 8.
een oplossing voor de onder 7 genoemde problemen en klachten;
- 9.
de voorlichting aan de alle in artikel 2 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- 10.
de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk
- 11.
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
- 12.
de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- 13.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel 19
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
- c.
het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
- d.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 20
De applicatiebeheerder BRP is bevoegd:
- a
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
Artikel 21
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het plan Informatiebeveiliging.
Artikel 22
De applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.
Artikel 23
De applicatiebeheerder BRP neemt deel aan:
- a.
het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk 8 De toezichthouder
Artikel 30
De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.
Artikel 31
De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
Artikel 32
De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.
Artikel 33
- 1.
De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.
- 2.
De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 31, bevoegd:
- a.
met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);
- b.
zich zonodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;
- c.
zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;
- d.
inlichtingen te vorderen;
- e.
inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;
- f.
zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;
- g.
- h.
rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 31.
Artikel 34
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
Artikel 35
- 1.
De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.
- 2.
De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen de gemeente ‘s-Hertogenbosch ter zake geldende beleidsregels in acht.
Artikel 36
De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.
Hoofdstuk 9 Het beveiligingsbeheer
Artikel 37
- 1.
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.
- 2.
De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente ‘s-Hertogenbosch uitvoering geeft aan de Wet BRP.
Artikel 38
- 1.
De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.
- 2.
De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het plan Informatiebeveiliging.
Artikel 39
De beveiligingsbeheerder is bevoegd:
- a.
uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 37, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.
Artikel 40
De beveiligingsbeheerder:
- a.
onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;
- b.
stelt passende normen en controlemaatregelen op;
- c.
implementeert beveiligingsmaatregelen;
- d.
coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.
Artikel 41
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van Informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
Artikel 42
De beveiligingsbeheerder:
- a.
neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;
- b.
participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.
Artikel 43
De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.
Hoofdstuk 10 Het beveiligingsprotocol
Artikel 44
De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het plan Informatiebeveiliging en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten.
Artikel 45
De controller informatiebeveiliging is bevoegd om het management van de afdeling Publieke dienstverlening dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het plan Informatiebeveiliging.
Artikel 46
De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat:
- a.
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd;
- b.
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel 47
De controller informatiebeveiliging adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het plan Informatiebeveiliging voortvloeien.
Artikel 48
De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening BRP aan het hoofd van de afdeling Publiekszaken.