Organisatie | Waterschap De Dommel |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Besluit van het dagelijks bestuur van het Waterschap De Dommel houdende regels omtrent organisatieregeling Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2017 |
Citeertitel | Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2017 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Bijlage 1 Bijlage 2 |
Deze regeling geldt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-12-2017 | 01-01-2017 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 12-12-2017 | Z47655 / B345 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
ambtelijke organisatie: de medewerkers, de projectleiders, de themamanagers, de managers, de functionaris gegevensbescherming, de controller, de directieleden, het directieteam en de secretaris-directeur die binnen bedrijfsprocessen van het waterschap werkzaam zijn, met inbegrip van de bijbehorende overleg- en besluitvormingsstructuren.
hr-manager: rol van functionaris die zorg draagt voor in-, door- en uitstroom, voor welzijn, ontwikkelen en beoordelen van medewerkers, en voor het afstemmen van capaciteitsbehoeften met collega hr-managers. De hr-manager mag na toestemming van het directieteam medewerkers aannemen en eervol ontslaan. Oneervol ontslag kan enkel door een directielid of de directeur worden verleend
opdrachtgever: rol van functionaris die verantwoordelijk is voor het initiëren en bewaken van projecten en thema’s, het maken van afspraken met projectleiders en themamanagers over het behalen van de resultaten en de toedeling van bijbehorende middelen, het afstemmen van projecten en thema´s op bedrijfsprocessen, en het borgen van de resultaten in de bedrijfsprocessen.
II Structuur van bestuur en organisatie
Artikel 2 Organisatorische indeling
Het dagelijks bestuur regelt in een uitvoeringsbesluit horende bij deze organisatieregeling, de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie. 1
In aanvulling op het in lid 3 genoemde uitvoeringsbesluit wordt voor de indeling van en de taakverdeling binnen de organisatie uitgegaan van de in artikel 3 lid 1 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009 genoemde functies en de nadere uitwerking daarvan in het Bevoegdhedenregister van die regeling.
Uit het algemeen bestuur worden vaste commissies van advies benoemd die adviseren aan het dagelijks bestuur. De instelling, samenstelling, werkwijze en aandachtsgebieden van de vaste commissies zijn geregeld in het Reglement van orde voor de vaste commissies 2016, het Reglement voor de Rekenkamercommissie 2014 en het Reglement voor de auditcommissie 2009 c.q. in wijzigingen van en aanvullingen op die reglementen.
De portefeuillehouder geeft vanuit zijn portefeuille sturing aan de inhoud van bestuursvoorstellen. Dit doet hij in de voorbereidende fase in overleg met de ambtelijke organisatie en in het portefeuillehouderoverleg. In de besluitvormende fase doet hij dit in het dagelijks bestuur, de vaste commissies en het algemeen bestuur.
De projectleider vertaalt de opdracht naar projectactiviteiten, deelt werkzaamheden en verantwoordelijkheden toe aan medewerkers in het project, en maakt afspraken met deze medewerkers over de realisatie. Verantwoordelijkheden die niet zijn toebedeeld aan projectgroepleden liggen bij de projectleider. Bevoegdheid tot het aangaan van rechtshandelingen en het aangaan van (financiële) verplichtingen berusten bij de projectleider zelf en mogen door hem niet worden overgedragen aan projectmedewerkers.
Het directieteam is verantwoordelijk voor het doen van voorstellen aan het dagelijks bestuur tot vaststelling van de door de organisatie benodigde formatie dan wel wijziging van die formatie. 3
Het directielid is verantwoordelijk voor de doelen en middelen binnen de aan hem toebedeelde programma’s. Het directielid vertaalt, samen met de managers, deze doelen naar procesresultaten, maakt afspraken met de manager over de realisatie van de procesresultaten, en stelt middelen aan de managers beschikbaar.
De directieleden vervangen elkaar bij afwezigheid. 4
De directeur is verantwoordelijk voor de doelen en middelen binnen de aan hem toebedeelde programma’s. De directeur vertaalt, samen met de managers, de doelen naar procesresultaten, maakt afspraken met de manager over de realisatie van de procesresultaten, en stelt middelen aan de managers beschikbaar.
Artikel 17 Secretaris-directeur
De aan de secretaris-directeur in zijn functie als secretaris toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk VIII van de Waterschapswet. In de “Instructie voor de secretaris” stelt het algemeen bestuur nadere regels over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris-directeur in zijn functie als secretaris.
De secretaris-directeur wordt in zijn functie als secretaris en als directeur bij tijdelijke afwezigheid vervangen door een door het dagelijks bestuur schriftelijk aangewezen directielid. 5
Deze regeling treedt, onverminderd het bepaalde in artikel 2, derde lid en artikel 5, zesde lid, in werking met ingang van de dag na bekendmaking op de wettelijk voorgeschreven wijze van dit besluit en werkt terug tot 1 januari 2017 met uitzondering van de hr-verantwoordelijkheid van managers en directieleden die terugwerkt tot 1 maart 2017.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 12 december 2017.
De voorzitter, mr. drs. P.C.G. Glas,
Toelichting behorend bij de Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2017
De organisatieregeling beschrijft de organisatorische indeling en de bedrijfsvoering van Waterschap De Dommel. De basis van de bedrijfsvoering is de bedrijfsprocessen. De resultaten van de bedrijfsprocessen dragen bij aan de realisatie van doelen binnen programma’s. De verantwoording over de realisatie van doelen en middelen geschiedt via de programma’s.
De bevoegdhedenregeling beschrijft per functie de daarbij behorende bevoegdheden uitgaande van de daarbij behorende taken en bedrijfsprocessen.
In deze toelichting volgt, indien nodig, een nadere uitleg per artikel.
Artikel 2 Organisatorische indeling
Het dagelijks bestuur regelt bij uitvoeringsbesluit de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie. Een uitzondering hierop zijn de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris-directeur in zijn functie als secretaris. Deze worden op grond van artikel 17, Reglement voor het Waterschap de Dommel 2008, geregeld in een door het algemeen bestuur opgestelde instructie: “Instructie voor de secretaris”.
De bevoegdheden die nodig zijn voor de taken van de ambtelijke organisatie worden, voor zover dit niet geregeld is in deze verordening, geregeld in de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
Artikel 3 Algemeen bestuur 6
De taken van het algemeen bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. De Waterschapswet hanteert het systeem dat alle taken m.b.t. regeling en bestuur bij het algemeen bestuur zijn weggelegd. Hiervan zijn uitgezonderd de expliciet bij en krachtens de wet aan het dagelijks bestuur c.q. watergraaf opgedragen taken.
Op grond van de wet berusten de dagelijkse aangelegenheden bij het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur heeft voorts een aantal taken gedelegeerd c.q. gemandateerd aan het dagelijks bestuur.
Bij Waterschap De Dommel gaat het bestuursmodel er van uit dat het algemeen bestuur in hoofdzaak belast is met:
Daarbij horen o.a. de volgende besluiten die het algemeen bestuur neemt:
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 8 geregeld dat het algemeen bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt.
De taken van het dagelijks bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Hiertoe behoren in ieder geval de dagelijkse aangelegenheden. Naast de wettelijke taken houdt ons dagelijks bestuur zich specifiek ook bezig met:
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 14 geregeld dat het dagelijks bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt dat aan het algemeen bestuur wordt toegezonden.
In de Ambtelijke bevoegdhedenregeling mandateert het dagelijks bestuur bevoegdheden aan de secretaris-directeur en worden bevoegdheden onder gemandateerd aan ambtelijke functionarissen. Door middel van de bestuursrapportage legt het dagelijks bestuur (tussentijds) aan het algemeen bestuur verantwoording af over de realisatie en afwijkingen van het beleid dat in de begroting is opgenomen, en over de uitvoering daarvan.
De signalerende, coördinerende en initiërende rollen van de portefeuillehouder komen ook in het portefeuillehoudersoverleg (PHO) tot uiting. Het PHO is een afstemmingsoverleg tussen de portefeuillehouder en vertegenwoordigers uit de ambtelijk organisatie over (de voortgang van) bestuurlijke doelen en de inhoud van bestuursvoorstellen. Het PHO heeft geen besluitvormende functie.
Portefeuillehouders bepalen de onderwerpen die op de bestuurlijke agenda worden geplaatst ongeacht of zij het eens zijn met een voorstel of niet. Zij zijn verantwoordelijk voor de inhoud van bestuursvoorstellen. De portefeuillehouder bepaalt normaliter wanneer een voorstel ter besluitvorming aan het DB wordt voorgelegd. De secretaris-directeur kan, indien het voorstel nog niet bestuursrijp is, het voorleggen van een bestuursvoorstel aanhouden, dan wel indien collegiale bestuurlijke beraadslaging/ besluitvorming geïndiceerd is een voorstel aan het bestuur ter bespreking voorleggen.
De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille de volgende taken:
De watergraaf is voorzitter en lid van het dagelijks bestuur en voorzitter (en geen lid) van het algemeen bestuur met daarin een raadgevende stem. De taken van de watergraaf zijn o.a. geregeld in de Waterschapswet. De watergraaf voert daarnaast de volgende taken uit:
Er is sprake van projectleider indien een projectopdracht via een door het waterschap gehanteerde systematiek wordt opgedragen en uitgevoerd. Het projectleiderschap komt in verschillende situaties voor:
De verantwoordelijkheid van een project, en daarmee de rol van opdrachtgever, ligt bij een manager. Als de resultaten van een project niet aan één bedrijfsproces (en dus niet aan één manager) gekoppeld kunnen worden, dan worden aparte afspraken gemaakt. De manager van het bedrijfsproces met het grootste belang is dan bij voorkeur de opdrachtgever.
Het directieteam kan bepalen dat de opdrachtgeversrol voor majeure projecten bij de secretaris-directeur of een directielid wordt belegd. Dit is evenwel de “uitzondering op de regel” en komt alleen in beeld als een project bestuurlijk zeer gevoelig is, en/of van zeer groot belang van stakeholders of samenwerkingspartners, en/of een zeer hoog investeringsbedrag met zich meebrengt.
De opdracht voor een thema wordt samen met directieteam en de betrokken manager(s) ingevuld. De themamanager kan ook ingezet worden voor complexe vraagstukken binnen de resultaatverantwoordelijkheid van één bedrijfsproces.
Afhankelijk van de omvang en samenhang van de bedrijfsprocessen kan de manager meerdere
processen aansturen. De resultaten van één bedrijfsproces kunnen bijdragen aan het realiseren van meerdere doelen.
De manager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control: sturen op de resultaten en ingezette middelen op procesniveau. Hij is ook verantwoordelijk voor het beheren van de bijbehorende middelen zoals uren, euro’s, materiaal en materieel.
De manager doet zo nodig voorstellen aan het bestuur waarbij betrokken directieleden voorafgaand aan de indiening worden geïnformeerd en geconsulteerd.
De managers vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
Artikel 12 Functionaris gegevensbescherming
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming is de organisatie verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De functionaris gegevensbescherming rapporteert zowel aan het bestuur als het directieteam over het gevoerde beleid met betrekking tot informatiebeveiliging en privacy. Hij beschikt over controlebevoegdheden zoals het betreden van ruimtes en het vragen van inlichtingen en inzage, voert zijn werkzaamheden onafhankelijk uit en ontvangt daarbij geen instructies.
De functionaris gegevensbescherming geniet een vergelijkbare ontslagbescherming als leden van de Ondernemingsraad.
De concerncontroller is bevoegd om het bestuur rechtsreeks te adviseren ter waarborging van de goede invulling van de controlefunctie.
Het directieteam heeft een collectieve, collegiale verantwoordelijkheid. Dit geldt met name bij majeure (programma-overstijgende of bestuurlijk gevoelige) onderwerpen.
Het directieteam vertaalt de strategische koers naar kaders en doelen, geeft integraal sturing aan die doelen en legt hierover verantwoording af aan het dagelijks bestuur. De doelen zijn voor de sturing verdeeld over directeur en directieleden. Bevoegdheden en middelen worden door de directeur beschikbaar gesteld aan de directieleden en managers, binnen de financiële kaders. Zo is voor het doen van investeringen een kredietvotering van het dagelijks bestuur nodig.
Het directieteam stelt een directieplan op. In dit plan geeft het directieteam de managers de opdracht om de afgesproken doelen en inspanningen te vertalen naar procesresultaten en benodigde middelen. Tevens stelt het directieteam in dit plan de hr-kaders vast.
Het directieteam is sparringpartner en adviseur van het dagelijks bestuur, voert overleg met externe partners op strategisch niveau, en gaat allianties aan en onderhoudt contacten met de externe omgeving, waaronder overleggremia binnen de Unie van Waterschappen.
Het directielid legt aan de directeur verantwoording af over de realisatie van de doelen en de inzet van middelen door middel van managementrapportages. Hij is eindverantwoordelijk voor de planning en control op doelniveau.
Het directielid is gesprekspartner voor de leden van het dagelijks bestuur over bestuurlijke onderwerpen.
De directieleden vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
Artikel 17 Secretaris-directeur
De functie van secretaris-directeur is een gecombineerde functie. Enerzijds is hij directeur en daarmee eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. Anderzijds is hij secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur.
In zijn rol als algemeen directeur vervult de secretaris-directeur de volgende taken:
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 17 geregeld dat het algemeen bestuur in een instructie nadere regels stelt over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris.
Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de secretaris-directeur in zijn functie als secretaris. Het vervangen betreft de beslis- als de tekenbevoegdheid. De basis hiervoor is gelegd in artikel 55.a Waterschapswet. De vervanging is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
Artikel 24, eerste lid, onder a van de “Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap De Dommel” regelt dat het dagelijks bestuur in een besluit vastlegt een eenduidige indeling van de ambtelijke organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden.
In het Uitvoeringsbesluit, horende bij deze organisatieregeling, wordt de indeling van de ambtelijke organisatie in programma’s en processen beschreven en de taken die ieder proces heeft.
Op grond van artikel 55a, eerste lid van de Waterschapswet wordt de tijdelijke vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris geregeld door het dagelijks bestuur. Omdat de functie van secretaris en directeur is verenigd in één persoon, is de vervanger van de functie van secretaris dezelfde als de vervanger van de functie van directeur.