| Organisatie | Groningen (Gr) |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Organisatiebesluit 2005 |
| Citeertitel | Organisatiebesluit 2005 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Organisatiebesluit 2005 |
| Externe bijlage | Toelichting Organisatiebesluit 2005 |
Voor het eerst vastgesteld bij collegevergadering van 6 december 2005.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2011 | 01-01-2014 | art. 5, titel hoofdstuk 3, vervallen art. 13, 14 en 15 | 25-10-2011 Gemeenteblad, 2011, 117 | HV 11.2787547 |
De ambtelijke organisatie van de gemeente Groningen wordt ingedeeld in organisatorische eenheden die ”diensten” worden genoemd.
Voor de in het eerste lid genoemde diensten worden de volgende doelstellingen en hoofdtaken door het college vastgesteld:
doelstelling : het verzorgen van de directe ondersteuning van het college. Daarbij het bijdragen aan de instandhouding en verbetering van het bestuurlijk proces en functioneren van de gemeentelijke organisatie als eenheid;
hoofdtaken : - voorbereiding van de afweging door het bestuur;
- voorbereiding van de afweging door het bestuur;
- coördinatie en integratie van hoofdlijnen van beleid;
- ontwikkeling en coördinatie ten aanzien van het bestuurlijk en middelenbeleid (w.o. het financieel beleid, het personeels- en organisatiebeleid, facilitair en huisvestings- en het informatiemanagementbeleid concernjuridisch beleid, en in- en externe betrekkingen);
- innovatie; het in de gelegenheid stellen van het bestuur om een actieve sturende en participerende rol te spelen ten aanzien van ontwikkelingen die zich in de samenleving voltrekken.
de Dienst Informatie en Administratie
Doelstelling : de voorbereiding en de uitvoering van het beleid op het terrein van wettelijke taken met betrekking tot individuele burgers en gemeentelijke belastingen. Het verschaffen van informatie aan burgers, bestuurders en bedrijven/instellingen. Het verlenen van diensten aan de gemeentelijke diensten en bedrijven. Het ondersteunen, coördineren en uitvoeren van het automatiseringsbeleid en het inkoopbeleid.
Hoofdtaken : - dienstverlening en uitvoering van wettelijke vastgestelde functies ten behoeve van individuele burgers;
- verlenen van centrale diensten ten behoeve van gemeentelijke diensten/bedrijven;
- informatieontwikkeling en informatievoorziening ten behoeve van burgers, bestuur en bedrijven.
doelstelling : de voorbereiding en uitvoering van het milieubeleid;
hoofdtaken : - het leveren van een bijdrage aan het totale pakket van de gemeentelijke zorg, gericht op het voorkomen, verhelpen dan wel terugdringen van verstoringen van de wenselijke kwaliteit van het leefmilieu;
- het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van gemeentelijk beleid op het gebied van milieubeheer;
- het verzamelen, vervoeren, verwerken en bewerken van afvalstoffen;
- het marktwezen, waaronder de ambulante handel, kermissen, circussen.
de dienst Onderwijs Cultuur Sport Welzijn
doelstelling : de voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van het onderwijs, kunst, de sportbeoefening en het maatschappelijk welzijn; het optimaliseren van het cultuurklimaat in de gemeente Groningen. Het presenteren en (mede) organiseren van zoveel mogelijk activiteiten van een zeker maatschappelijk belang;
- sport, sportieve recreatie, openluchtrecreatie;
- emancipatie- en minderhedenzaken;
- beleidsontwikkeling- en voorbereiding en uitvoering op het gebied van kunst en cultuur;
- beheer en exploitatie van gemeentelijke accommodaties op het gebeid van onderwijs, cultuur, sport en welzijn.
de dienst Ruimtelijke Ordening en Economische Zaken
doelstelling : de voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van ruimtelijke ordening en inrichting en de voorbereiding; uitvoering en evaluatie van het beleid op economisch terrein;
hoofdtaken : - bouwen en wonen;
- onderhoud en beheer openbare eigendommen;
- economische aangelegenheden, waaronder het bureau bedrijfsleven en het bureau overheidscontacten begrepen zijn.
de dienst Sociale Werkvoorziening “Stadspark”
doelstelling : de voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van de wettelijke taken met betrekking tot de sociale werkvoorziening;
hoofdtaak : binnen de wettelijke kaders het toerusten van mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt met als uiteindelijke doel het laten doorstromen van deze mensen naar banen buiten een beschutte werksfeer.
de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten
doelstelling : Actieve begeleiding en ondersteuning van burgers op de terreinen werk, inburgering, zorg en inkomen, waardoor burgers in de gemeente Groningen die door omstandigheden in een kwetsbare en een voor hun inkomen afhankelijk positie zijn geraakt, betaald werk vinden en als dat niet kan deelnemen aan maatschappelijke activiteiten, waarbij diegene die daar recht op hebben wettelijk geregelde financiële ondersteuning en andere vormen van dienstverlening krijgen aangeboden.
hoofdtaak : Uitvoeren van landelijke en lokale wet- en regelgeving op de gebieden werk, inburgering, zorg en inkomen door:
- toeleiden naar werk middels reïntegratie, participatie en
- doorleiden van onze cliënten naar andere (zorg) instellingen;
- kredietverstrekking, schuldhulpverlening, budgetbeheer en handhaving;
De Hulpverleningsdienst bestaande uit:
doelstelling : voorbereiding en uitvoering van brandveiligheidsbeleid, rampenbestrijding en crisisbeheersing, op onderdelen mede voor de andere gemeenten in de provincie Groningen
hoofdtaken : - risicobeheersing
- operationele voorbereiding, mono- en multidisciplinair
Daarnaast is de Brandweer verantwoordelijk voor het in stand houden van de functie meldkamer brandweer.
de GGD (Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst)
doelstelling : voorbereiding en uitvoering van gezondheidsbeleid en geneeskundige hulpverlening, op onderdelen mede voor de andere gemeenten in de provincie Groningen
hoofdtaken : - openbare gezondheidszorg (waaronder infectieziektenbestrijding, jeugdgezondheidszorg gezondheidsbevordering, medische milieukunde en openbare geestelijke gezondheidszorg)
- sociaal medische advisering (waaronder indicatiestelling)
- geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen
Daarnaast is de GGD verantwoordelijk voor het in stand houden van de functie meldkamer ambulancezorg.
Het college heeft de bevoegdheid om de taken en de hoofdstructuur van de diensten te bepalen en te wijzigen. Het begrip “hoofdstructuur” wordt in lid 2 genoemd. Onder hoofdstructuur moet in elk geval de directiestructuur worden begrepen, maar ook als er veel en/of grote wijzigingen op afdelings-niveau worden voorbereid moet daarover besluitvorming door het college plaatsvinden. Kleinere aanpassingen in de organisatie van een dienst kunnen door het diensthoofd worden vastgesteld. In lid 3 wordt met name de Sociale Leidraad bedoeld. Hiervoor geldt dat de algemene regel over het terugleggen van de beslissingsbevoegdheid van het Algemeen mandaatbesluit van toepassing is.
Artikel 4 Algemeen beheer eb dagelijks beheer
Onder verantwoordelijkheid van het college zijn het dagelijks beheer en de leiding aan het diensthoofd opgedragen, zulks onverlet de taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris als bedoeld in hoofdstuk 2 van dit besluit. Het college kan voor het diensthoofd zowel algemene als specifieke instructies vaststellen die het diensthoofd bij zijn taakuitoefening in acht dient te nemen.
In dit artikel worden het algemeen en dagelijks beheer en de verantwoordelijkheid van het college daarvoor in relatie tot de diensthoofden vastgelegd. De gemeentesecretaris heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid, die met name is benoemd in artikel 9.
Onder “diensthoofd” wordt in dit besluit verstaan het GMT-lid dat lijnverantwoordelijk is voor de betreffende dienst, of voor zover het de Bestuursdienst betreft de gemeentesecretaris. Zolang er voor een dienst geen lijnverantwoordelijk GMT-lid is benoemd wordt onder “diensthoofd” voor de betreffende dienst verstaan de gemeentesecretaris.
Als uitvloeisel van het duale stelsel worden diensthoofden benoemd en ontslagen door het college, niet meer door de raad. Ook de gemeente-secretaris wordt op basis van de nieuwe Gemeentewet door het college benoemd.
Op voorstel van de gemeentesecretaris wijst het college een functionaris van de Bestuursdienst aan als concerncontroller. De concerncontroller is in het bijzonder belast met:
In deze artikelen zijn de functionarissen vermeld die met een controlfunctiezijn belast. Het betreft hier de concerncontroller en de directeuren Middelen van de diensten, tenzij daartoe anders wordt besloten, denk aan Bestuursdienst of de ADF. Kort en globaal worden hier de verantwoordelijkheden van de controllers aangestipt. Een nadere definiëring van hun taken en verantwoordelijkheden is opgenomen in hoofdstukken 4 en 5. Beide functionarissen worden in hun functie benoemd en ontslagen door het college. In het algemeen geldt dat de controllers verantwoordelijk zijn voor de zorg voor en het toezicht op het functioneren van dedesbetreffende organisatieonderdeel, met name ook vanuit een middelenperspectief in ruime zin. Ook de beleidscontrol is hier opgenomen.
In de relatie tot de algemeen directeur kan nog worden gesteld dat daar (in de lijn) natuurlijk de eerste verantwoordelijkheid voor de bovengenoemde taken ligt.
Hoofdstuk 2 De gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris heeft op basis van de Gemeentewet een aantal specifieke taken die hier niet opnieuw zijn opschreven. De gewijzigde rol van het algemeen managementteam (AMT), die wordt beschreven in hoofdstuk 3, heeft intern-gemeentelijk gevolgen voor de taken en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris en de diensthoofden. Voor wat de positie van de secretaris betreft, kunnen in het bestek van dit organisatiebesluit twee rollen worden onderscheiden:
1. Anders dan in het verleden is de gemeentesecretaris bovengesteld aan de overige diensthoofden. Hij is dus eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Dit laat onverlet de verantwoordelijkheid die de diensthoofden hebben voor het functioneren, het dagelijkse beheer, de leiding en de productie van de dienst. De gemeentesecretaris ziet er in het bijzonder op toe dat de voorbereiding en de uitvoering van de besluitvorming door de bestuursorganen goed en efficiënt wordt verricht. Daarbij heeft hij de bijzondere bevoegdheid om diensthoofden zowel vanuit het kader van integraliteit als vanuit het taakgebied van het algemeen beheer van een dienst op hun rolvervulling aan te spreken. Vanuit die rol geeft hij in die toezichthoudende rol opdrachten en aanwijzingen. Het college kan de gemeentesecretaris op zijn toezichthoudende rol aanspreken. Hij – en in de praktijk de medewerkers van de Bestuursdienst – is daarmee procesbewaker van het traject van besluitvorming, zonder afbreuk te doen aan de inhoudelijke primaire verantwoordelijkheid van de diensten of deze over te nemen. De gemeentesecretaris voert regulier voortgangs- en verantwoordingsgesprekken met de diensthoofden.
2. De gemeentesecretaris is voorzitter van het AMT en neemt naar aanleiding van en gelet op de meningsvorming in het AMT de benodigde besluiten. Daarmee berust ook de verantwoording voor de in het AMT genomen besluiten bij de gemeentesecretaris.
Het vijfde lid is het slotstuk op de specifieke verantwoordingsplicht die met name op de controllers rust (zie de desbetreffende artikelen).
De gemeentesecretaris ziet nadrukkelijk toe op de kwaliteit van de besluitvorming. (Dit onverlet de uit de Gemeentewet voortvloeiende bevoegdheid van collegeleden om onderwerpen te agenderen voor de collegevergadering.) Door hem deze verantwoordelijkheid toe te kennen geeft het college hem de mogelijkheid de voorstellen te toetsen op de belangrijkste beleidsmatige aspecten. Daarbij hoort ook de bevoegdheid om aanwijzingen te geven. Vanzelfsprekend vervult de gemeentesecretaris deze rol in nauw overleg met de burgemeester en de eventueel betrokken portefeuillehouders. Hij wordt hierin ondersteund door de Bestuursdienst.
De artikel betreft niet de formele bevoegdheid tot agenderen. Daartoe zijn de individuele collegeleden bevoegd.
Hoofdstuk 4 De ambtelijke organisatie
De combinatie van de artikelen 3 en 15 geeft diensthoofden de ruimte om de dienst zo in te richten als zij in het kader van hun taakuitoefening passend vinden. De meldingsplicht in lid 2 geeft het college de mogelijkheid om desgewenst anders te besluiten. De meer inhoudelijke bevoegdheden - en de daarbij behorende beperkingen- die een diensthoofd heeft zijn vastgelegd in het Algemeen Mandaatbesluit en de Mandaatbesluiten voor de betreffende dienst.
Dit artikel geeft de diensthoofden een aantal bevoegdheden en verplichtingen mee aan de hand waarvan zij invulling kunnen geven aan hun verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienstproducten, op welk terrein dan ook.
Het aan de diensthoofden opgedragen dagelijks beheer van de dienst omvat binnen de door het college te stellen randvoorwaarden de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de dienst, waaronder het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.
Periodiek legt het diensthoofd over het door hem gevoerde dagelijks beheer en het bepaalde in artikel 16 verantwoording af aan de gemeentesecretaris. Het college kan ook op andere wijze het diensthoofd opdragen verantwoording af te leggen.
Dit artikel betreft het afleggen van verantwoording. Behalve in formele verantwoordingsstukken (ten opzichte van het college) als rekening en turaps, voert de gemeentesecretaris in de huidige praktijk ook verantwoordingsgesprekken met alle diensthoofden.
Artikel 19a Verantwoording en decharge
Aanbieding door het college van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende diensten en medewerkers met betrekking tot het gevoerde beheer en administratie. Zulks behoudens later gebleken onregelmatigheden.
Hoofdstuk 5 Concern- en dienstcontrol
Artikel 20 Taken en verantwoordelijkheid concerncontroller
De concerncontroller analyseert afwijkingen van het gestelde beleid en is bevoegd om met de diensthoofden in overleg te treden over te nemen maatregelen indien er naar zijn oordeel een doelmatiger beleid kan worden verkregen. Daarbij kan door de concerncontroller rechtstreeks een voorstel aan het college worden gedaan.
De concerncontroller heeft een zelfstandige verantwoordelijkheid jegens het college ten aanzien van de bevordering en de bewaking van de rechtmatigheid, verantwoording en de controle van het beheer en van de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en de werking van het systeem van planning en control en van de administratieve organisatie bij de diensten.
Dit artikel geeft vanuit een integrale visie op de middelenportefeuille de taken van de concerncontroller weer. Van belang is daarbij wel te constateren dat het college en de diensthoofden een lijnverantwoordelijkheid hebben, die de concerncontroller niet kan en mag overnemen.
De concerncontroller is verantwoordelijk voor de wijze waarop hij vanuit de middelendisciplines binnen de Bestuursdienst wordt ondersteund. Daarom wordt niet expliciet ingegaan op de positie en de rol van de verschillende “concernmanagers”.
Het zesde lid is in dit artikel cruciaal. Het gaat hier om significante afwijkingen of onregelmatigheden die hij waarneemt of vermoedt. Hij krijgt door dit artikel de plicht het college te informeren. Hij kan daarbij besluiten eerst de wethouder Middelen en de functionele portefeuillehouder te informeren, maar dat ontslaat hem niet van de verplichting het college als verantwoordelijk bestuursorgaan te informeren. Dat past ook binnen de visie op collegiaal bestuur en collegiale verantwoordelijkheid.
Wellicht ten overvloede: In het hiervoor genoemde is met name ingegaan op de plichten van de concerncontroller. Hij is daarnaast bevoegd om ten allen tijde zijn opvattingen aan het college kenbaar te maken.
Artikel 21 Taken en verantwoordelijkheid dienstcontroller
De dienstcontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de financieel-technische aspecten van de begroting, de rekening, de financiële rapportages en de beleidsvoorstellen. Indien en voor zover er sprake is van een afwijkend standpunt, doet de controller hiervan, na overleg met het diensthoofd, mededeling bij het desbetreffende stuk.
Dit artikel geeft een globaal overzicht van de taken en verantwoordelijk-heden van de dienstcontroller. Dit overzicht sluit aan op de taken en bevoegdheden van de concerncontroller op concernniveau (artikel 20).
Cruciaal is ook hier weer de plicht tot opschaling ingeval afwijkingen onregelmatigheden. Die is hier getrapt georganiseerd, zie artikellid 5. De dienstcontroller is verplicht te melden bij gemeentesecretaris en concerncontroller. Daarnaast geldt ook hier dat de dienstcontroller altijd bevoegd is om aan het college te melden.