| Organisatie | Edam-Volendam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Algemene mandaatregeling Edam-Volendam |
| Citeertitel | Mandaatregeling Edam-Volendam |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Bijlage 1: bevoegdhedenregister |
Deze regeling vervangt de Mandaatregeling Zeevang en de Mandaatregeling gemeente Edam-Volendam 2014.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-11-2017 | 17-04-2020 | bijlage 1 | 21-11-2017 | D-1715759/D-ADV-1702739 | |
| 17-06-2016 | 23-11-2017 | nieuwe regeling | 14-06-2016 | D-ADV-1600239 |
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Edam-Volendam, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet;
gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;
dat op 22 september 2015 de stuurgroep van de fusiegemeenten Edam-Volendam en Zeevang heeft ingestemd met de fijnstructuur voor de nieuwe gemeente Edam-Volendam;
dat daarin de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Edam-Volendam is beschreven alsmede de taken van de organisatieonderdelen;
dat in deze mandaatregeling de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;
vast te stellen het navolgende Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Edam-Volendam (Mandaatregeling Edam-Volendam).
In dit besluit wordt verstaan onder:
budgethouder: degene die door het college of directie gemachtigd is tot het uitvoeren van een deel van de gemeentebegroting, het realiseren van een investering of project inclusief het sluiten van overeenkomsten en het aanwenden van middelen die verband houden met het desbetreffende budget zoals nader uitgewerkt in de Budgethoudersregeling Edam-Volendam, waarbij de aanduiding budgetbeheerder en deelbudgetbeheerder ermee gelijk te stellen is;
Artikel 2 Mandaat ondergeschikte functionarissen
Aan de functionarissen genoemd in bijlage 1 wordt mandaat verleend voor de aldaar genoemde bevoegdheden.
Artikel 4 Bevoegdheden voorbehouden aan college en burgemeester
Artikel 6 Informatieverstrekking en terugkoppeling
Onverminderd artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht vormt de toepassing van deze regeling een onderdeel van het overleg tussen management en college of burgemeester. Desgewenst worden afschriften of overzichten overgelegd van in mandaat genomen besluiten.
Aldus besloten te Volendam op 14 juni 2016.
Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,
W.J.F.M. van Beek, burgemeester.
drs. M.A.J.R. Hermans, secretaris.
De burgemeester van Edam-Volendam,
W.J.F.M. van Beek.
Mandaat is gericht op het bevorderen van de doelmatigheid en de snelheid van handelen van de bestuursorganen van de gemeente. Met deze regeling kan getoetst worden of de gemandateerde wel bevoegdelijk namens de mandaatgever optreedt en of een besluit rechtmatig is genomen. Dit is zowel extern van belang (burger, bedrijf, instantie, rechter) als intern (accountant, interne controle). Het instrument ‘mandaat’ is daarmee onmisbaar in de gemeentelijke praktijk.
Mandaatverlening houdt in, dat uit naam van iemand anders publiekrechtelijke besluiten worden genomen. Dit betreft in de praktijk voornamelijk de besluiten van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Er vindt geen verschuiving van bevoegdheden plaats. Voor mandaatverlening is geen wettelijke grondslag nodig. Mandaat is toegestaan tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of als de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Algemene wet bestuursrecht).
Zo kan een burgemeester zijn bevoegdheid voor het geven van bepaalde noodbevelen niet mandateren en kan de positie van de gemandateerde een belemmering vormen. Enerzijds als hij belanghebbende is bij het besluit en anderzijds als de bevoegdheid waar het om gaat niet in zijn normale taakuitoefening past. Het nemen van bijvoorbeeld een besluit op grond van de Monumentenwet kan wel worden gemandateerd, maar niet aan het hoofd van de afdeling Financiën. Om die reden is van belang dat via een organisatieverordening of anderszins duidelijk is hoe de ambtelijke organisatie is ingericht. In de considerans van de regeling, de aanhef waarin de beweegreden staat, wordt dan ook verwezen naar de organisatiestructuur van Edam-Volendam.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester blijven zelf ook bevoegd en kunnen instructies en aanwijzingen geven over het gebruik van het mandaat. De wetgever gaat ervan uit dat er een ondergeschiktheidsrelatie is waardoor er vanuit de hiërarchie al instructies en aanwijzingen gegeven kunnen worden. In Edam-Volendam betreft dit de hiërarchische lijn: secretaris, directeur (directie), afdelingshoofd, coördinator, medewerker.
Wanneer er – bij wijze van uitzondering – geen hiërarchische ondergeschiktheidsverhouding is bij het gebruik van de mandaatbevoegdheid, moet er sprake zijn van instemming (artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht). Dit betekent, dat bijvoorbeeld via een overeenkomst, kenbaar wordt gemaakt, dat de niet-ondergeschikten verantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende bevoegdheden als ook de onderwerping aan de verplichtingen die uit de Algemene wet bestuursrecht voortvloeien, waaronder de gegeven instructies en aanwijzingen van de mandaatgever. Gedacht kan worden aan taken in het sociaal domein die door externen namens de gemeente worden verricht of de taken die door de Regionale Omgevingsdienst voor en namens de gemeente worden uitgevoerd.
Het merendeel van de gemeentelijke bevoegdheden is in deze regeling opgenomen, maar zij is niet uitputtend. Er zijn ook aparte mandaatbesluiten voor specifieke doeleinden, zoals voor de hierboven genoemde situatie waarbij er externen in het spel zijn.
In deze regeling wordt mandaat op het hiërarchieke niveau verleend. Het interne functieboek kent aan elk niveau één of meer functies toe. Hierdoor is iedere persoon die een bepaalde functie bekleedt – gekoppeld aan een hiërarchisch niveau binnen de directie, een afdeling of de eenheid strategie en control – automatisch gemandateerd. Doordat bij de ondertekening van een besluit in mandaat naam en functie wordt opgegeven, wordt extern duidelijk op welk niveau de mandaatbesluiten genomen zijn (artikel 10:11 Algemene wet bestuursrecht).
Mandaat kan ook op persoon worden verleend, bijvoorbeeld als een tijdelijke plaatsvervanger wordt aangewezen.
Over het mandaatregister kan in zijn algemeenheid worden opgemerkt dat de bevoegdheden zo laag mogelijk – gedifferentieerd per afdeling – in de organisatie zijn neergelegd. De gemeente Edam-Volendam hanteert de uitgangspunten van integraal management als sturingsfilosofie. Dat houdt in dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd, waarbij de integraal managers en de onder hen ressorterende functionarissen over die bevoegdheden moeten beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden.
In de begripsomschrijvingen is de structuur van de interne organisatie verwerkt. Omdat de ‘hulpofficier van justitie’ en de ‘secretaris van de bezwaarschriftencommissie’ geen ondergeschiktheidsrelatie hebben (artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht), en bij wet is bepaald dat de ‘gegevensbeheerder BAG en Wkpb’ benoemd moeten zijn, worden deze begrippen omschreven.
De term ‘budgethouder’ is opgenomen om aan te geven wat de bevoegdheden zijn van de personen die – bij apart besluit – als zodanig zijn aangewezen. Een budgethouder heeft volmacht om louter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten die daarmee, doorgaans ook als gemandateerde, betrokken is bij de publiekrechtelijke besluitvorming. Een voorbeeld: de gemandateerde die bevoegd is om de Jeugdwet uit te voeren, zal ook overeenkomsten en dergelijke met een leverancier of aanbieder moeten kunnen sluiten om daadwerkelijk een individuele voorziening op het gebied van jeugdhulp aan een aanvrager te kunnen verstrekken. In deze regeling wordt de, in de Budgethoudersregeling Edam-Volendam ook voorkomende aanduiding ‘deelbudgetbeheerder’ en ‘budgetbeheerder’ alsmede ‘deelbudgethouder’ gelijkgesteld waardoor in deze regeling slechts één aanduiding gebruikt hoeft te worden.
Aan de mandaatregeling is het bevoegdhedenregister onlosmakelijk verbonden. Hierin zijn per afdeling de bevoegdheden opgenomen. De achterliggende wetsartikelen zijn voor de overzichtelijkheid zoveel mogelijk weggelaten indien de bevoegdheid helder genoeg is omschreven.
Soms wordt begonnen met een algemene omschrijving waarbij het afdelingshoofd bevoegd is, waarna de concrete invulling voor afdelingshoofd, coördinator of medewerker volgt. Een voorbeeld: het afdelingshoofd (van de afdeling Samenleving) heeft in het register een algemeen mandaat voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning , terwijl de coördinator (van de sectie Breed sociaal loket én de sectie Zorgteam), meer concreet, mandaat krijgt om te besluiten tot verstrekking van tijdelijke maatwerkvoorzieningen in spoedeisende gevallen. Met dit systeem wordt voorkomen dat een vertraging in de besluitvorming ontstaat als – onverhoopt – een meer concrete bevoegdheid per abuis niet is vermeld.
Mandaat om uit naam van het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester een publiekrechtelijk besluit te nemen is een vorm van machtiging. In het privaatrecht wordt gesproken van het verlenen van volmacht om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten. Voor het verrichten van feitelijke handelingen wordt de term machtiging gebruikt.
Dit artikel is opgenomen omdat de reikwijdte van de regeling zowel bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke en feitelijke handelingen omvat.
De aard van de bevoegdheid kan zich bijvoorbeeld verzetten als de bevoegdheid waar het om gaat niet in de normale taakuitoefening van de gemandateerde past. Om die reden is belangrijk dat ook naar buiten toe duidelijk is hoe de interne organisatie is ingedeeld. De organisatiestructuur met alle taken is opgenomen in het op 22 september 2015 vastgestelde document ‘Fijnstructuur voor de nieuwe gemeente Edam-Volendam’. Het register van de Mandaatregeling Edam-Volendam is ingedeeld conform deze nieuwe organisatie-indeling.
Deze bepaling is opgenomen om te borgen dat bij de voorbereiding en besluitvorming in mandaat tenminste twee personen betrokken zijn.
Artikel 4, tweede lid, onder a
Besluiten op bezwaar zijn voorbehouden aan het college. Uit jurisprudentie volgt namelijk dat deze besluiten in de directe invloedssfeer van het bestuursorgaan moeten blijven (ABRvS 4-4-2007, AB 2007/196 en JB 2007/101).
Artikel 4, tweede lid, onder c
Mandaatverlening moet uit een oogpunt van rechtszekerheid voldoende duidelijk zijn. De jurisprudentie heeft verschillende malen een streep gezet door mandaatverleningen die te vage criteria gebruiken of te veel aan het oordeel van de gemandateerde overlieten. In strijd met rechtszekerheid is een regeling die inhoudt dat een gemandateerde geen gebruik van het mandaat mag maken als een zaak ‘gevoelig’ ligt (ABRvS 26-06-2002, ECLI:NL:RVS:2002:AE4636 , JB 2002/230 en ABRvS 6-8-2003, ECLI:NL:RVS:2003:AI0781, JB 2003, 309). Er moeten duidelijke criteria zijn wanneer wel en geen gebruik van het mandaat mag worden gemaakt (ABRvS 25-2-2004, ECLI:NL:RVS:2004:AO4363, AB 2004/216 en ABRvS 26-6-2002, ECLI:NL:RVS:2002:AE4636, JB 2002/230). Om – met inachtneming van deze jurisprudentie – toch zo duidelijk mogelijk kenbaar te maken wat de reikwijdte van de bevoegdheid is, wordt met onderdeel c invulling gegeven aan het begrip ‘gevoeligheid’ .
Het doel van een mandaatregeling is om efficiënt en effectief besluiten te nemen die intern (zoals door de accountant) en extern (zoals door een aanvrager) op rechtmatigheid te toetsen zijn. Artikel 4, en dan met name het tweede lid, bepaalt wanneer er géén gebruik van de mandaatbevoegdheid mag worden gemaakt. Hoewel de indicatoren zoveel mogelijk omschreven zijn, blijft politieke sensitiviteit nodig. De regeling gaat uit van een gezonde werkrelatie waarbij de gemandateerde, leidinggevende en de mandaatgever elkaar het vertrouwen geven en elkaar op de hoogte houden over zaken die spelen. Dit is met name van belang bij politiek gevoelige kwesties.
Zowel de mandaatgever als de gemandateerde kunnen plaatsvervangers aanwijzen waardoor de continuïteit in de besluitvorming gewaarborgd blijft. Uit het hiërarchieke organisatiesysteem vloeit voort, dat een hoger geplaatste functionaris automatisch een plaatsvervangers is, tenzij bij apart besluit een ander is aangewezen. Zoals eerder aangegeven, kunnen plaatsvervangers op functie worden aangewezen of in persoon.
Uit artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht vloeit reeds voort dat de mandaatgever instructies kan geven bij en inlichtingen kan vragen over het gebruik van de bevoegdheid. Dit artikel regelt expliciet dat deze informatieplicht een onderdeel vormt van het directie- en managementoverleg en het college.
De Algemene wet bestuursrecht schrijft niet voor dat besluiten ondertekend moeten worden. Wel behoort de gemeente te kunnen aantonen dat een besluit daadwerkelijk is genomen. Een ondertekening is daarom wel aan te raden. Om die reden regelt dit artikel dat officiële besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en officiële standpunten van de gemeente ondertekend worden, en wel door degene die het besluit in mandaat genomen heeft.
Ofschoon het college in de praktijk doorgaans zelf haar besluiten ondertekent, hebben de secretaris en de directeur, vanwege de doelmatigheid en snelheid die soms nodig is, een ondertekeningsmandaat voor het ondertekenen van stukken die van het college uitgaan. Dit kan bijvoorbeeld een brief zijn die de bekendmaking van een collegebesluit bevat (artikel 59a Gemeentewet).
Andere correspondentie, zoals berichten van ontvangst, een begeleidend schrijven et cetera hoeven niet per se ondertekend te worden. Als dit wel gebeurt, mag dit door een medewerker geschieden.
Wanneer een besluit in mandaat wordt genomen, moet dit uit de ondertekening blijken. Daarom moet de naam én functie van de gemandateerde worden vermeld.
De publiekrechtelijke bevoegdheid ‘mandaat’ en privaatrechtelijke bevoegdheden ‘volmacht’ en ‘machtiging’ worden in juridische zin onderscheiden. Zie ook artikel 2, eerste lid. Alleen is in praktische zin de term ‘mandaatregeling’ ingeburgerd. Daarom vermeldt het opschrift de aanduiding ´Besluit mandaat, volmacht en machtiging Edam-Volendam´, en wordt de verkorte aanduiding ‘Mandaatregeling Edam-Volendam’ als citeertitel aangehouden.