Privacyreglement basisregistratie personen Noordoostpolder 2014

BIJLAGE 1 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Noordoostpolder hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit. De bevoegdheid van rechtstreekse raadpleging van de GBA-V, is gebaseerd op het autorisatiebesluit als bedoeld in artikel 1, onder g.

NB: De invulling van de kolom gegevensset GBA-V blijkt uit de bijlagen bij het voor de gemeente specifieke autorisatiebesluit van de minister van BZK en kan per gemeente verschillen!

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle organen van een gemeente beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de basisregistratie personen

BIJLAGE 3 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

BIJLAGE 4 Verstrekkingen aan derden

Toelichting “ Bij gemeentelijk verordening aangewezen derde”

De genoemde instellingen zijn gemeentelijk aangewezen derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is taken uit te voeren voor een overheidsorgaan, in dat geval betreft het een overheidsorgaan.

Een gemeentelijk aangewezen derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 3.9 Wet BRP.

Crematoria en begraafplaatsen

Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.

• 1.

  gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 3.8 Wet BRP). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke overheidsorganen (artikel 3.5 Wet BRP).

• 2.

  Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 3.9 Wet BRP. Men dient deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de BRP.

Scholen

Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. Vaak wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de BRP in te leveren. Een afschrift uit de BRP is echter vaak helemaal niet nodig.

Er is geen grond is om op basis van de Wet BRP gegevens te moeten verstrekken aan scholen. Aan de burger zelf kan echter altijd een uittreksel van zichzelf of zijn minderjarig kind worden verstrekt als hij dit toch wenst.

Geef wel de informatie dat het voor dit doel niet nodig is. Er worden aan de burger wel leges in rekening gebracht als hij dit toch wenst.

Caribische landen en het Caribische deel van Nederland

De Caribische landen zijn: Aruba, Curaçao en Sint-Maarten.

Onder het Caribisch deel van Nederland vallen: Bonaire, Sint-Eustatius en Saba (openbare lichamen BES).

De Wet BRP is geen rijkswet en daarom alleen van toepassing op het Europees deel van Nederland.

De Wet Basisadministraties persoonsgegevens BES is alleen van toepassing op het Caribische deel van Nederland (openbare lichamen BES).

Aruba, Curaçao en Sint-Maarten zijn zelfstandige Caribische landen binnen het Nederlandse Koninkrijk en hebben hun eigen verordeningen.

Ten aanzien van deze landen en gebiedsdelen is het mogelijk om gegevens uit de BRP te verstrekken op grond van:

1. artikel 3.12 van de Wet BRP

De gegevensuitwisseling op grond van dit artikel vindt slechts plaats in het kader van de bijhouding van de BRP en de bevolkingsadministraties van de Caribische landen en het Caribische deel van Nederland (PIVA).

2. Artikel 3.9 van de Wet BRP

Overheidsorganen van de Caribische landen en het Caribisch deel van Nederland zijn aan te merken als derden in de zin van de Wet BRP. Dit maakt verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP mogelijk. Zij moeten dan wel in de gemeentelijke verordening worden benoemd.

Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen

De BRP is er voor de Nederlandse overheid. Verstrekkingen aan andere verzoekers (derden) worden zonodig expliciet mogelijk gemaakt door de Wet BRP.

De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) of buitenlandse rechtspersonen is niet expliciet geregeld in de Wet BRP.

Dit betekent dat verstrekking van gegevens uit de BRP aan buitenlandse overheidsinstellingen of buitenlandse rechtspersonen alleen aan de orde is op grond van artikel 3.6 (verstrekking van gegevens is voorgeschreven in Nederlands algemeen verbindend voorschrift – zie bij ‘Verplichte derde’) en 3.9 (volgens de gemeentelijke verordening) Wet BRP.

De verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP moet gerechtvaardigd worden door een “gemeentelijk (Nederlands) maatschappelijk belang”, zoals benoemd in de Wet BRP, artikel 3.9, lid 2. Dat kan liggen in het feit, dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg (bijvoorbeeld ziekenhuizen) of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken, zodat de wachtlijsten in de Nederlandse instellingen kunnen worden weggewerkt.

Bij een verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP geldt ook altijd de eis dat deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

Naar aanleiding van antwoorden op Kamervragen die de afgelopen jaren aan bewindspersonen over dit onderwerp zijn gesteld, wordt geadviseerd uit voorzorg om de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming te laten verlenen van dergelijke verstrekkingen

Als een verzoek niet voldoet aan de kaders die artikel 3.6 of 3.9 van de Wet BRP stelt, moet een verzoek van een buitenlandse instelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) worden afgewezen.

Extra toetsingscriterium bij verzoek van buiten de EU

EU

De meeste verzoeken waar de voorgaande paragraaf op doelt zullen afkomstig zijn vanuit een ander land binnen de Europese Unie.

Niet EU

Artikel 3.9 lid 3 van de Wet BRP noemt een extra toetsingspunt bij verzoeken van buiten de Europese Unie. Er mag dan alleen verstrekt worden indien een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie in de verstrekking van die gegevens voorziet. In overige gevallen zijn deze verstrekkingen door gemeenten enkel toegestaan indien de ingeschrevene daarin vooraf schriftelijk heeft ingestemd (onderdeel a).

Hoe moet men omgaan met een verzoek van een buitenlandse overheidsinstantie of rechtspersoon?

In de eerste plaats moet de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens uit de BRP aan buitenlandse overheidsinstellingen en buitenlandse rechtspersonen mogelijk maken (zie artikel 13.9 Wet BRP) of moet de verstrekking van de gegevens in een Nederlands algemeen verbindend voorschrift worden voorgeschreven (zie artikel 3.6 Wet BRP en bij “Aangewezen derden”).

Gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt, zal verstrekking op grond van artikel 3.9 Wet BRP slechts in uitzonderingsgevallen aan de orde zijn. Daarbij adviseert de NVVB in de verordening daaraan de voorwaarde te verbinden dat er sprake moet zijn van een Nederlands publiek belang en dat de ingeschrevene vooraf toestemming verleent. Vanzelfsprekend vindt in dat geval geen verstrekking plaats, als er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 3.21 Wet BRP.

Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al, buiten de BRP om, op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de BRP niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk ook uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met alimentatieverplichtingen of aan verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlandse ingezetenen.

In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de BRP ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde ‘loket’. De ambtenaar kan dan doorverwijzen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander ‘loket’. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC).

Ook verzoeken inzake internationale alimentatieverplichtingen moeten niet bij de gemeente, maar bij het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) worden ingediend.

Het komt geregeld voor dat er in een verzoek van een ambassade of een consulaat verwezen wordt naar het Verdrag van Weneninzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de BRP. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene. Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens. De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.

Buitenlandse advocaten

Met inachtneming van artikel 3.6, lid 2 van de Wet BRP,kunnen de gegevens uit de BRP worden verstrekt aan in het buitenland gevestigde advocaten, mits eventees wordt voldaan aan alle voorwaarden van artikel 3.6 Wet BRP en artikel 41 van het Besluit BRP.

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP aan een advocaat is in de termen van de Wet BRP de verstrekking aan een derde.

In artikel 3.6 Wet BRP is bepaald dat aan een derde met een gewichtig maatschappelijk belang gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt. In het Besluit BRP is in artikel 41 en bijbehorende bijlage 5 bepaald dat gegevens uit verstrekt moeten worden, als de gegevens worden gevraagd door een derde die uit hoofde van ambt of beroep met gerechtelijke werkzaamheden is belast en de gegevens nodig heeft ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Advocaten kunnen geacht worden uit hoofde van hun beroep gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden belast te zijn. Dat betekent nog niet dat aan de beroepsgroep van advocaten in het algemeen toegang wordt verleend tot het verkrijgen van gegevens uit de BRP. Er moet ook voldaan zijn aan het vereiste dat de verstrekking van de door een dvocaat gevraagde gegevens noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Hierbij moet men name gedacht worden aan de uitvoering van bepalingen van het Nederlands wetboek van burgerlijk rechtsvordering.

Aangezien deze bepalingen zijn geschreven voor Nederlandse gerechtelijke procedures zullen alleen advocaten die bij het tableau van een Nederlandse rechtbank zijn ingeschreven zich op de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift kunnen beroepen.

Dat kunnen ook buitenlandse advocaten zijn, zoals artikel 2a van de Advocatenwet laat zien. In dit wetsartikel is geregeld dat onder bepaalde voorwaarden advocaten, die in een andere lidstaat zijn gevestigd, om inschrijving als advocaat in Nederland kunnen verzoeken.

BIJLAGE 5 Organen van de gemeente die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

Bijlage 6 Schema verzoeken om schriftelijke gegevensverstrekking uit de Basisregistratie personen (BRP

Bijlage 6 [Klik hier om het document te downloaden]