Organisatie | Leusden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatbesluit Leusden 2014 |
Citeertitel | Mandaatbesluit Leusden 2014 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Register Mandaat-, Machtigings- en Volmachtbesluiten gemeente Leusden 2014 |
Mandaatbesluit Leusden 2014 vervangt Mandaatbesluit Leusden 2013.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 17-12-2013 Leusder Krant, 24-12-2013 | 218206 |
Mandaat-, machtigings- en volmachtbesluit Leusden 2014
De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,
gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht,
onder gelijktijdige intrekking van het Mandaatbesluit Leusden 2013 het volgende mandaat-, machtigings- en volmachtbesluit 2014 vast te stellen, dat bestaat uit dit mandaatreglement met bijlagen en het bijbehorende mandaatregister.
Artikel 7 Vertegenwoordiging in en buiten rechte
Indien een functionaris de bevoegdheid heeft verkregen om het college, de burgemeester, de gemeenteraad of de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon te vertegenwoordigen in rechtsgedingen, bezwaar, administratief beroep, beroep of hoger beroep is deze persoon bevoegd om alle handelingen te verrichten en correspondentie te ondertekenen in het belang van de procedure.
Tevens is het de gemachtigde toegestaan om het geschil te beëindigen en de daartoe benodigde besluiten te nemen. Een functionaris kan gemachtigd worden overeenkomstig het format in bijlage 2.
Artikel 8 Verhouding met andere regelingen, functiescheiding en samenloop
Bij het uitoefenen van bevoegdheden op grond van dit mandaatbesluit mag geen strijd ontstaan met de regels uit de budgethoudersregeling budgetbeheer, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut. Bij strijdigheid gaan de regels uit de budhoudersregeling, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut voor op het mandaatbesluit;
Vastgesteld op 17 december 2013,
Het college van Leusden,
E.D. Luchtenburg mw. drs. A. Vermeulen
directeur-secretaris burgemeester
De burgemeester van Leusden, mw. drs. A. Vermeulen
Algemene toelichting Mandaatreglement 2014
Het mandaatreglement bevat de spelregels over hoe om te gaan met verkregen mandaten, hoe vervanging geregeld is, wie mandaten in mag trekken en hoe het mandaatregister actueel wordt gehouden. Het mandaatregister hoort bij het mandaatreglement en moet altijd samen gelezen worden met de bepalingen uit het mandaatreglement.
Het mandaatbesluit bestaat uit een overzicht van alle verleende mandaten, dit noemen we het mandaatregister en het mandaatreglement, hierin staan de spelregels over hoe om te gaan met verleende mandaten. Het mandaatregister bevat een algemeen en wetspecifiek deel.
In het algemene deel worden opgenomen;
In het wetspecifieke gedeelte worden opgenomen:
Voor het gebruik van het mandaatreglement en bijbehorend mandaatregister geldt:
In zowel het algemene als het wetspecifieke deel van het mandaatregister is ervoor gekozen om de lijn secretaris-directeur – afdelingsmanager – teamleider bij het verlenen van mandaat en ondermandaat vast te houden voor zover dat noodzakelijk is. Als een (onder)mandaat verantwoord lager gelegd kan worden, is dit in overleg met de afdeling gebeurd. De hoofdregel echter is dat het mandaat bij de teamleider ligt, maakt het (onder) mandaat voorspelbaar en verkleint daarmee de kans op onbevoegd getekende besluiten. In geval van (onder)mandaat geldt dit voor zover dit wettelijk is toegestaan, past binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders en vereisten en past binnen vastgesteld beleid en/of vooraf is afgestemd met B&W/Burgemeester t.a.v. de voorwaarden.
Met deze lijn van mandateren wordt ook de positie van teamleider verstevigd. Voor een teamleider is hierdoor zichtbaar welke besluiten / correspondentie door het team geproduceerd wordt. Het staat een teamleider vrij om de ondertekening van correspondentie/besluiten hoger in de lijn neer te leggen. De teamleider zal prima in staat zijn te beoordelen of er sprake is van een politiek gevoelig stuk of dat er andere redenen zijn om van de hoofdregel af te wijken. Als ervoor gekozen wordt het besluit voor te leggen aan het bevoegde orgaan, dient in het (college)voorstel gemotiveerd te worden waarom geen gebruik wordt gemaakt van het verleende mandaat.
Artikelsgewijze toelichting mandaatreglement 2014
In dit artikel zijn de begrippen gedefinieerd zoals die gebruikt worden in het mandaatreglement en mandaatregister
Dit artikel vormt de afbakening voor de reikwijdte van het mandaatreglement en mandaatregister. In dit artikel is bepaald dat overal waar in het reglement en register gesproken wordt over mandaat
tevens volmacht moet worden gelezen. Mandaat wordt verleend tenzij de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. Hiermee is aansluiting gezocht bij artikel 156 van de Gemeentewet (overdragen bevoegdheden raad).
Er bestaan bevoegdheden die in het geheel moet worden uitgesloten van mandaat gezien het karakter van deze bevoegdheden. Het zal meestal gaan om bevoegdheden die door de wetgever aan hoge politieke organen zijn toegekend, bijvoorbeeld het geven van bepaalde noodbevelen door de burgemeester of besluiten die ingrijpende gevolgen hebben voor geadresseerde, bijvoorbeeld het opleggen van een disciplinaire straf.
Tevens is in dit artikel bepaald dat mandaat wordt verleend voor zover het de taken van de afdeling of het team betreffen. Dit betekent dus dat een afdelingsmanager niet bevoegd is om te tekenen als het niet de taken van zijn/haar afdeling betreffen. Het organisatie- en werkplan van de afdelingen kan als handvat gebruikt worden om te bepalen welke afdelingsmanager bevoegd is. Het voordeel van dit systeem is dat als taken binnen de organisatie verschuiven, hiervoor het mandaatbesluit niet aangepast hoeft te worden.
Als een besluit moet worden genomen dat afdelingsoverstijgend is, en de afdelingsmanagers kunnen onderling geen consensus bereiken, dan wordt het besluit genomen door de directeur-secretaris. Tevens wordt het besluit door de directeur-secretaris genomen als het besluit afdelingsoverstijgend is en er geen zwaartepunt bij een van de afdelingen ligt (en dus niet te bepalen is welke afdeling het primaat heeft).
In dit artikel is bepaald voor welke bevoegdheden geen mandaat wordt verleend. Het gaat om ondermeer het nemen van beslissingen op bezwaar en handhavingsbesluiten.
Het beslissen op een bezwaarschrift is in onze organisatie niet gemandateerd. Op grond van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht is het mandateren van deze bevoegdheid niet toegestaan als het oorspronkelijke besluit genomen is door het bestuursorgaan zelf. Het mandaat mag geen omgekeerde hiërarchie in het leven roepen. Een belangrijk kenmerk van de bezwaarschriftenprocedure is de heroverweging. De wetgever beoogt in artikel 7:1 en verder van de Algemene wet bestuursrecht een open, de volledige heroverweging van het primaire besluit te waarborgen. Deze volledige heroverweging komt in het gedrang als, zowel het primaire besluit als de beslissing op het bezwaar tegen dat besluit, beiden gemandateerd zijn. Beter is daarom om de beslissing op bezwaar voor te behouden aan het college/de burgemeester, na advies door een onafhankelijke adviescommissie.
Het nemen van een handhavingsbesluit is een verregaand middel om ongewenst gedrag ongedaan te maken en vraagt bewuste keuzes t.a.v. het overdragen van bevoegdheden. Een handhavingsbesluit kan gaan over allerlei soorten besluiten. Zo kan een handhavingsbesluit worden genomen als gebouwd wordt zonder vergunning, of als teveel betaalde uitkeringsgelden moeten worden teruggevorderd. Bij het nemen van een handhavingsbesluit moet hierover vastgesteld beleid gevolgd worden.
De Wabo bevat geen bepalingen over mandaat, zodat de aard van de bevoegdheid een belangrijke rol speelt bij de vraag of mandatering mogelijk is. Hieraan moeten bewuste keuzes ten grondslag liggen. In de praktijk zal meestal sprake zijn van mandatering aan een ondergeschikte, zoals een ondertekeningsmandaat. Dit is ook onder de Wabo in beginsel mogelijk, zonder hier af te doen aan de restricties die hierover in de jurisprudentie zijn ontwikkeld voor de bestaande toestemmingstelsels die in de Wabo integreren. Het is in theorie ook mogelijk om te mandateren aan een niet-ondergeschikte, mits deze instemt met de mandatering (artikel 10:4 Awb) (bron: website Infomil).
In dit artikel is vastgelegd wie welke stukken mag ondertekenen bij afwezigheid van de daartoe bevoegde persoon. De hoofdregel is dat de verantwoordelijkheden zo laag als verantwoord is worden belegd. Hiermee wordt voorkomen dat de teamleider veelvuldig de veel voorkomende correspondentie van hun team moeten ondertekenen. Hierbij wordt aangetekend dat aan de waarde van het hanteren van een “vier-ogenprincipe” bij besluitvorming op grond van gemandateerde bevoegdheden niet uit het oog verloren mag worden. Bij afwezigheid van de teamleider wordt deze vervangen door een andere teamleider van de afdeling of de afdelingsmanager van de betreffende afdeling. Bij afwezigheid van de afdelingsmanager wordt de correspondentie ondertekend door de plaatsvervangend afdelingsmanager. Bij afwezigheid van de vakspecialist aan wie een gemandateerde bevoegdheid is toegekend, wordt ondertekend door de teamleider.
Indien de directeur-secretaris, het college of de burgemeester bevoegd is om te tekenen geldt de vervangingsregeling. In deze regeling is bepaald wie als locosecretaris, locoburgemeester en vervangend portefeuillehouder zijn aangewezen. Het is de bedoeling dat de daartoe bevoegde persoon met de eigen naam en functie documenten ondertekent zodat ook duidelijk is wie er getekend heeft. Het is dus niet de bedoeling dat met de toevoeging b.a. (bij afwezigheid) door de plaatsvervanger getekend wordt.
In dit artikel is vastgelegd hoe besluiten ondertekend moeten worden.
In dit artikel is geregeld dat de directeur-secretaris en de afdelingsmanagers bevoegd zijn verleende ondermandaten uit te breiden en te beperken. Voorwaarde hiervoor is uiteraard dat zij de bevoegdheid in mandaat hebben verkregen. Is de bevoegdheid niet opgenomen in het algemene of wetspecifieke deel van het mandaatregister dan is dit artikel niet van toepassing en moet eerst een mandaatbesluit genomen worden.
Een aantal medewerkers is belast met de taak om juridische procedures te begeleiden en de gemeente bij de rechtbank te vertegenwoordigen. De betreffende medewerkers moeten hiertoe bij besluit van het college, de burgemeester en de raad zijn gemachtigd. Als bijlage 2 bij het reglement is een format opgenomen van een machtigingsbesluit. De machtiging wordt niet op functie, maar op naam afgegeven.
In het mandaatreglement met bijbehorend register is bepaald hoe om te gaan met bevoegdheden. Naast het nemen van besluiten worden door de gemeente ook projecten uitgevoerd waarop het inkoop en aanbestedingsbeleid van toepassing is, en is er sprake van een facturenstroom waarop de Regeling budgetbeheer en/of het treasurystatuut van toepassing is.
Elke afdeling is verantwoordelijk voor het actueel houden van de eigen mandaten. In bijlage 1 is hiervoor een format opgenomen. De wijzigingen dienen jaarlijks verwerkt te worden in het mandaatregister. Dit wordt binnen de afdeling bedrijfsvoering uitgevoerd.
Er is geen sprake van overgangsrecht dus vanaf het moment dat het mandaatbesluit, mandaatreglement en bijbehorend register in werking treden moet conform het hierin bepaalde gehandeld worden.
Bijlage 1 Format mandaatbesluit / ondermandaatbesluit
Het college van Leusden en de burgemeester van Leusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;
mandaat te verlenen aan de directeur-secretaris en ondermandaat te verlenen aan de afdelingsmanager en de teamleider voor zover het de taken van de afdeling of het team betreffen voor besluitvorming voortvloeiend uit de volgende wet- en regelgeving: (invullen)
E.D. Luchtenburg mw. drs. A. Vermeulen
directeur-secretaris burgemeester
De burgemeester van Leusden, mw. drs. A. Vermeulen
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;
ondermandaat te verlenen, uit te breiden, te beperken of in te trekken voor besluitvorming voortvloeiend uit de volgende wet- en regelgeving:
E.D. Luchtenburg, directeur-secretaris
Bijlage 2 format machtiging functionaris
Het college van Leusden en de burgemeester van Leusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;
een algemene machtiging te verlenen om in alle gevallen namens het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de gemeenteraad dan wel de gemeente op te treden bij:
E.D. Luchtenburg mw. drs. A. Vermeulen
directeur-secretaris burgemeester
De burgemeester van Leusden, mw. drs. A. Vermeulen
Bijlage 3 format toezichthouder
Het college van Leusden en de burgemeester van Leusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;
aan te wijzen als toezichthouder zoals bedoeld in artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht. De toezichthouder is belast met het toezicht op de naleving van de volgende wet- en regelgeving en alle daaruit voorvloeiende verordeningen, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen:
(Let op: alleen vermelden de regelgeving die van toepassing is! )
Algemene Plaatselijke Verordening
Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Wet op de ruimtelijke ordening
Wet gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens
Wet basisregistraties adressen en gebouwen
Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen
Wet basisregistratie grootschalige topografie
De aanwijzing geldt voor de bovenstaande wet- en regelgeving voor zover het de taken van het team of de afdeling betreft waar de hiervoor genoemde persoon deel van uitmaakt.
Vastgesteld door het college van Leusden op ,
E.D. Luchtenburg mw. drs. A. Vermeulen
directeur-secretaris burgemeester
De burgemeester van Leusden, mw. drs. A. Vermeulen
Register Mandaat-, Machtigings- en Volmachtbesluiten gemeente Leusden 2014
Behoort bij het Mandaat-, Machtigings- en Volmachtbesluit Leusden 2014
Dit algemene deel bevat eerst algemene onderwerpen die gemeente breed aan de orde zijn en vervolgens onderwerpen die per aandachtsgebied worden behandeld binnen de afdelingen bedrijfsvoering, beleid en dienstverlening of het team projecten en ondersteuning. Dit algemene deel van het mandaatregister gaat voor het wet specifieke deel onder punt B. Voor alle onderwerpen die niet genoemd zijn in dit algemene deel, geldt het wet specifieke deel.
Wanneer een (onder)mandaat verleend is aan alle medewerkers die het aangaat, betreft dit die medewerkers waarvan de genoemde werkzaamheden tot hun specifieke takenpakket behoren. Dit blijkt uit aanwijzings-, benoemings- of andersoortige besluiten, de functiewaardering en/of vastgestelde taakoverzichten/werkplannen. Het ondermandaat geldt voor zover dit wettelijk is toegestaan, past binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders en vereisten en past binnen vastgesteld en/of vooraf is afgestemd met B&W/Burgemeester t.a.v. voorwaarden.
B&W = het college van burgemeester en wethouders
Dir. WSL= Directeur Woning Stichting Leusden
DSG= Directeur Servicebureau Gemeenten
Dir. Stichting N.V.A. = Directeur Stichting N.V.A. Centrum voor duurzame inburgering
A1. Bevoegdheden die met machtiging kunnen worden uitgeoefend en ondertekend door een lid van het college
A2. Bevoegdheden die in mandaat dan wel bij volmacht of met machtiging kunnen worden uitgeoefend en/of ondertekend door een medewerker/derden
[zie pdf Register Mandaat-, Machtigings- en Volmachtbesluiten gemeente Leusden 2014]
Het algemene deel gaat voor het wetspecifieke deel. Het wetspecifieke deel staat in alfabetische volgorde. Dit deel is bedoeld als vangnet.
[zie pdf Register Mandaat-, Machtigings- en Volmachtbesluiten gemeente Leusden 2014]