Ondermandaatbesluit dienst Sociale Zaken en Werk 2013

Inhoudsopgave register ondermandaten Sociale Zaken en Werk

In het Algemeen Mandaatbesluit zijn regels opgenomen die gelden voor de uitoefening van gegeven mandaten. Daarnaast zijn in dit besluit specifieke mandaten opgenomen die zijn opgedragen aan het diensthoofd van iedere dienst. Met diensthoofd wordt voor de dienst SOZAWE bedoeld de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk (art. 5 Organisatiebesluit 2005). De regels voor mandaten gelden ook voor ondermandaten. Deze ondermandaten berusten op een besluit van de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk. In een ondermandaatbesluit geeft de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk zijn bevoegdheden (mandaten) door aan speciaal daarvoor aangewezen functionarissen uit de dienst SOZAWE. Doorgeven houdt niet in dat de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk hierdoor niet langer mee over zijn bevoegdheden kan beschikken. Door het geven of verlenen van ondermandaat wordt alleen de kring van functionarissen die een bepaalde bevoegdheid mogen uitoefenen, groter. De concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk is en blijft verantwoordelijk voor de uitoefening van de door hem gegeven ondermandaten.

De mandaten van de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk worden geregeld in het Algemeen Mandaatbesluit en in een apart besluit van het college en/of de burgemeester waarin aan het diensthoofd specifieke mandaten worden gegeven die horen bij de bijzondere taken van elke dienst. Dit zijn de bijzondere dienstmandaten. Afgeleide bevoegdheden in een dienstmandaat hebben betrekking ofwel op een bevoegdheid van het college ofwel op een bevoegdheid van de burgemeester. Vooral bij de ondertekening van bepaalde stukken kan dit leiden tot de lastige vraag of namens het college of namens de burgemeester moet worden ondertekend. In de ondertekening moet namelijk volgens de Algemene wet bestuursrecht tot uitdrukking worden gebracht van welk bestuursorgaan de bevoegdheid wordt uitgeoefend.

Het onderscheid in algemeen en bijzonder wordt aangehouden bij de opsomming van de ondermandaten. De categorie algemeen bestaat uit de ondermandaten gebaseerd op Algemeen Mandaatbesluit en de categorie bijzonder bestaat uit de ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat SOZAWE.

Het begrip bevoegdheid heeft als zodanig betrekking op een bestuursrechtelijk handelen dan wel op een handelen binnen het privaatrechtelijke rechtsverkeer. Uitoefening van een bevoegdheid leidt dan tot een bestuursrechtelijk besluit (rechtsgevolg) dan wel tot een privaatrechtelijke verbintenis (rechtsgevolg). In dit ondermandaatbesluit kan onder bevoegdheid ook worden begrepen het verrichten van feitelijke handelingen met betrekking tot de uitoefening van een bepaalde taak waarbij in formeel opzicht niet direct sprake hoeft te zijn van een rechtshandeling of een besluit. Dat zijn dus vooral taken rond de uitoefening van een bindende bevoegdheid dan wel algemene taken die door de dienstleiding aan de functionaris worden opgedragen en die deze functionaris in het verkeer met cliënt of derde mag uitvoeren. Dit betekent overigens niet dat daarmee dit ondermandaatbesluit zou mogen worden opgevat als een regeling waarin uitputtend is voorzien in het verdelen van alle taken die binnen de dienst (intern/extern) feitelijk worden verricht. Zie hiervoor verder onder de tweede paragraaf van dit hoofdstuk.

Net zoals sprake is van de bevoegdheid van de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk is in dit besluit ervoor gekozen om bij de verdeling van de ondergemandateerde bevoegdheden uit te gaan van de functionarissen aan wie een bepaalde bevoegdheid of taak is opgedragen. De keten van bevoegdheden is daarmee: college/burgemeester →concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk→functionaris dienst SOZAWE. In de ondertekeningsformule wordt deze keten tot uitdrukking gebracht. Voor juridische brieven is dit verplicht. Voor eenvoudige brieven kan men hiervan afzien. Maar voor alle correspondentie blijft in alle gevallen verplicht dat er wordt ondertekend door de medewerker die hiertoe als functionaris bevoegd is.

Met de regels voor het mandaat worden vooral bedoeld de randvoorwaarden die in het Algemeen Mandaatbesluit voor het mandaat gelden. Een belangrijke regel is de zogenaamde teruglegverplichting. In bepaalde gevoelige kwesties moet de gemandateerde (dit is vaak de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk omdat deze ook toezicht houdt op de uitoefening van ondergemandateerde bevoegdheden) de kwestie ondanks het mandaat toch voorleggen aan het college of de burgemeester. Dit is de meest vergaande wijze van opschaling. In plaats hiervan kan de kwestie ook eerst aan de betrokken portefeuillehouder worden voorgelegd.

Deze teruglegverplichting geldt in ieder geval bij besluiten in een aantal situaties waaronder de situatie waarin uit het besluit financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire belangrijke consequenties kunnen voortvloeien. Het toezicht op de ondermandaten door de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk volgt uit de regel dat de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk verantwoordelijk blijft voor de uitvoering van ondergemandateerde bevoegdheden met inbegrip van de regels uit het Algemeen Mandaatbesluit zelf. Daarnaast zijn er regels over onderlinge afstemming tussen verschillende diensten, uitbreidende bevoegdheden tot vervanging, toepassen bestuursdwang/dwangsom, ondertekening van besluiten en ondermandatering, en terinzagelegging en bekendmaking van mandaatbesluiten.

In het ondermandaatbesluit worden medewerkers op functieniveau aangewezen die hetzij de gemeente in het privaatrechtelijke domein, hetzij het college of de burgemeester in het bestuursrechtelijke domein, mogen vertegenwoordigen in het rechtsverkeer met de cliënt dan wel wederpartij van de dienst als opdrachtnemer/opdrachtgever. Dat is het hoofddoel van het ondermandaatbesluit. Het regelen van andersoortige bevoegdheden of onderwerpen is aanvullend van aard en is naar keuze van de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk/vakdirecteuren of hoofden van de afdelingen. Uiteraard is de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk degene die daarover uiteindelijk beslist.

Ter voorbereiding van de samenvoeging van de diensten SOZAWE en iederz is door het college in 2013 een aantal directeuren als kwartiermaker benoemd. Deze kwartiermakers zijn voor een bepaald domein benoemd. Het domein bestaat uit een aantal afdelingen waarvoor de kwartiermaker als directeur verantwoordelijk is. De benoeming houdt tevens in dat de kwartiermaker ook voor dat domein moet worden aangemerkt als de beoogd directeur binnen de nieuwe organisatie. De volgende domeinen worden onderscheiden:

• a.

  Maatschappelijke participatie

• b.

  Werk

• c.

  Financiële diensten.

Voor de dienst SOZAWE bestaan deze domeinen uit de volgende afdelingen: Domein Werk : Klantmanagement, Zelfstandigen, Werkgeversteam en Voorzieningen Domein Financiële diensten : Inkomen, GKB, Rechtshandhaving, RCF, Kenniscentrum en Handhaving. Domein Maatschappelijke participatie : coördinatie maatschappelijke participatieplaatsen.

In de bevoegdheidsverdeling geldt verder dat bij samenloop een afdeling in de uitvoering (de 1e lijn) voorgaat boven een afdeling die de uitvoering ondersteunt (de 2e lijn).

Als een P&O-besluit (domein Overige afdelingen) betrekking heeft op een medewerker van afdeling GKB (domein Financiële diensten) dan is primair de Kwartiermaker domein Financiële diensten bevoegd. De Kwartiermaker is functioneel een aanstelling als directeur. Omdat de Kwartiermaker een nieuwe rol binnen de organisatie speelt, wordt hij in dit ondermandaatbesluit verder aangeduid als Kwartiermaker. Zo nodig wordt daaraan toegevoegd het domein waarvoor hij is benoemd. In de ondertekening kan worden volstaan met directeur, zo nodig met toevoeging van het verantwoordelijke domein .

Meestal zijn er meerdere functionarissen bevoegd en is het vraagstuk van de vervanging niet acuut. Maar in bepaalde gevallen en in vakantieperiodes bestaat er wel behoefte aan een algemene vervangingsregeling. Met de aanstellingen van directeuren in de functie van Kwartiermaker/beoogd directeur geldt nu het volgende. Bij afwezigheid van de bevoegde Kwartiermaker of bevoegde directeur zijn de andere Kwartiermakers of directeur als vervanger bevoegd. Omdat formeel de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk nog het diensthoofd van de dienst SOZAWE is, treden de Kwartiermaker of de directeur als zijn vervanger op in aangelegenheden waarin een besluit van een diensthoofd noodzakelijk is. Het kan ook zijn dat een functionaris op een lager niveau afwezig is terwijl een kwartiermaker of directeur niet rechtstreeks bevoegd is. In dat geval kan de kwartiermaker of de directeur de concerndirecteur vervangen. Wanneer meerdere Kwartiermakers of de directeur als vervanger bevoegd zijn, dan kan bij de keuze rekening worden gehouden met de mate waarin een Kwartiermaker voor een bepaald onderwerp van besluitvorming inhoudelijk meer verantwoordelijk moet worden geacht. Daarbij wordt rekening gehouden met de regeling onder punt 3.

Het mandaat aan de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk voor privaatrechtelijk handelen is geregeld in artikel 10 van het Algemeen Mandaatbesluit. Daarin staan ook bedragen en voorwaarden genoemd waarvoor de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk eigenmachtig aankopen mag verrichten.

Dit mandaat is de grondslag waarop de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk ondermandaten geeft aan medewerkers voor privaatrechtelijk handelen. De omvang van het ondermandaat wordt daarom bepaald door de grenzen van het mandaat aan de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk en de nadere beperkingen die hierop in het ondermandaat aan de individuele functionaris worden opgelegd.

De belangrijkste categorie voor privaatrechtelijk handelen is het verrichten van aan- of inkopen. Op dit gebied zijn niet alleen de ondermandaten voor inkopen van betekenis. Hiernaast moet ook rekening worden gehouden met diverse andere afspraken die binnen het concern en/of de dienst over inkopen zijn gemaakt. Verwezen wordt hier naar afspraken over het DaFinci, beschikbaarstelling interne dienstbudgetten, en centrale inkoop via de DIA (bestaande raamcontracten voor de afname van diverse producten). Daarnaast gelden bij de inkoop nog de volgende standaardvoorwaarden:

• -

  gemeentelijke inkoopvoorwaarden;

• -

  gemeentelijk inkoopbeleid (inclusief Europese richtlijnen e.d.);

• -

  gemeentelijke verkoop-, leverings-, en betalingsvoorwaarden

• -

  standaardprocedures en standaardcontracten voor aanbestedingen.

In algemene zin kan hieraan worden toegevoegd dat de raad op grond van artikel 191 van de Gemeentewet de begroting vaststelt. De raad heeft het budgetrecht. Dit betekent dat voor uitgaven dekking aanwezig moet zijn in de begroting. Voor zover daarin nog niet of onvoldoende is voorzien, is daarvoor een aanvullend besluit van de raad nodig. Omdat de bevoegdheid van de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk tot het aangegeven maximum van € 50.000,-- ongeclausuleerd is, wordt bij de ondermandaten waar nodig de eis van dekking nader aangegeven.

Artikel 10 Algemeen Mandaatbesluit richt zich in het bijzonder op het namens het college nemen van besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Dit is een bestuursrechtelijke bevoegdheid van het college. Het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling zelf vindt plaats ten behoeve van de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente waarbij de gemeente wordt vertegenwoordigd door de burgemeester. De burgemeester is namelijk op grond van artikel 171 Gemeentewet bevoegd om de gemeente in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

In het door het college samen met de burgemeester q.q. genomen Algemeen Mandaatbesluit is voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen noodzakelijke ondertekening door de burgemeester namens de gemeente geregeld dat de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk (daarmee ook de ondergemandateerden) hiervoor een ondertekeningsbevoegdheid heeft gekregen. De gemandateerde beschikt daarmee voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zowel over een bestuursrechtelijke als een privaatrechtelijke bevoegdheid. De civielrechtelijke keten is als volgt:

-gemeente→burgemeester→concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst Sociale Zaken en Werk→ondergemandateerde. Dit betekent voor de praktijk dat privaatrechtelijke overeenkomsten namens de burgemeester worden ondertekend. Een ondergemandateerde tekent hierbij ook namens de concerndirecteur. Door zo te ondertekenen wordt in de ondertekening duidelijk dat op grond van een door de concerndirecteur gegeven ondermandaat wordt ondertekend.

Deel II Ondermandaten gebaseerd op Algemeen Mandaatbesluit

Deel III Ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat SOZAWEd

Vastgesteld bij besluit van de concerndirecteur met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst sociale zaken en werk in zijn hoedanigheid van diensthoofd van de dienst SOZAWE, op 26 juni 2013.