| Organisatie | Heerenveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementenbeleid Heerenveen |
| Citeertitel | Evenementenbeleid Heerenveen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | Bijlage 2 Risicoanalysmodel evenementen.pdf Bijlage 4 Evaluatie De Friese Wouden.pdf Bijlage 3 Protocol evenementenvergunning.pdf Bijlage 1 Vergunningverlening evenementen ''kader voor evenwichtige besluitvorming''.pdf |
Geen.
Algemene Plaatselijke Verordening, art. 2.25
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-07-2013 | 01-01-2016 | uitwerking ogv art 28 wet arhi | 02-07-2013 Heerenveense Courant (Crackstate Nijs), 17-07-2013 | 13.2000626 |
In onze gemeente worden jaarlijks zo’n 150 evenementen georganiseerd. In het kader van de leefbaarheid zijn evenementen van belang, ze hebben een belangrijke toeristische-, economische- en maatschappelijke waarde. Evenementen verlevendigen Heerenveen, vergroten het saamhorigheidsgevoel, geven de gemeente een identiteit en genereren bovendien een economische spin-off. Evenementen kunnen ook een belangrijke bijdrage leveren aan citymarketing. Het draagt bij aan het imago, bovenal versterkt het de lokale economie.
Daartegenover hebben evenementen, door bijvoorbeeld het (vele) publiek, de verschillende activiteiten, de spreiding en de duur ook een keerzijde. Belangrijkste daarbij is de druk die het geeft op de omgeving. Hoewel veelal sprake is van een groot draagvlak, vragen zaken als overlast (parkeren, geluid, vervuiling openbare ruimte, openbare orde en veiligheid) om een zorgvuldige belangenafweging waarbij ook de belangen van de individuen worden meegewogen.
Hoewel de dorpsgerichte evenementen een belangrijke sociale cohesie en een behoorlijke uitstraling en herkenbaarheid hebben voor de dorpen en buurtgenootschappen in de gemeente, richt deze beleidsnotitie zich met name op de plaats Heerenveen.
De gemeente Heerenveen heeft in 2004 een evenementenbeleid ingevoerd. Omdat dit beleid op een aantal punten is verouderd, heeft evaluatie en herijking plaatsgevonden. De laatste jaren is duidelijk sprake van een kentering waar het betreft het organiseren van diverse activiteiten van vermaak (in de meest brede zin) in het centrum van Heerenveen. Er is “meer leven in de brouwerij”. We realiseren ons dat dit ook een keerzijde heeft. Nadrukkelijker dan voorheen, zal vanuit de gemeente meer sturing worden gegeven richting organisatoren van (de meer luidruchtige) evenementen in het centrum. De filosofie die daarbij past is enerzijds de levendigheid stimuleren, anderzijds het draagvlak onder de (centrum)bewoners te behouden.
Verder is het risico-analysemodel voor evenementen gewijzigd en is er voor kleine evenementen geen vergunning meer vereist, maar slechts een melding. Tot slot heeft de gemeenteraad het concept evenementenbeleid in 2011 aangehouden en opdracht gegeven om te onderzoeken of de toepassing van geluidsnormering, eventueel gedifferentieerd per locatie, mogelijk/handhaafbaar is. In 2012 zijn geluidsmetingen verricht om inzicht te verkrijgen in de hoogte van de geluidsbelasting van een evenement op een bepaalde locatie. Een standaard-normstelling voor alle locaties is niet zinvol gebleken. Op basis van de geluidsmetingen is er voor een aantal locaties in dit beleid een normstelling vastgelegd.
1.2. Communicatie en participatie
De gemeenteraad heeft opdracht gegeven tot verbetering van het communicatietraject en het vooraf betrekken van belangengroeperingen bij de invulling van het beleid. Aan deze opdracht is invulling gegeven door het samenstellen van een zgn. “klankbordgroep”. Deze klankbordgroep bestond uit vertegenwoordigers van de wijkraden Bewonersforum Centrum Heerenveen, Heerenveen Noord, Skoatterwald, vertegenwoordigers van Koninklijk Horeca Nederland, de gemeentelijke integrale veiligheidsadviseur, evenementen coördinator en juridisch beleidsmedewerker handhaving. De klankbordgroep is driemaal bijeen geweest onder leiding van het afdelingshoofd van de afdeling handhaving. De klankbordgroep heeft input geleverd voor onderhavig beleid.
Daarnaast heeft er overleg en afstemming plaatsgevonden met Servicebureau de Friese Wouden.
1.3. Kader notitie Profilering
Er is sprake van onderlinge verbondenheid tussen de kadernotitie profilering en het navolgende evenementenbeleid. In het economisch beleid dat eind 2011 door de raad is vastgesteld zijn onder de diverse speerpunten de volgende doelen opgenomen:
nieuwe en onderscheidende producten, arrangementen en evenementen en een betere afstemming van evenementen en activiteiten op het gebied van toerisme, sport en cultuur.
Om hier invulling aan te geven is de kadernotitie profilering opgesteld. De missie is als volgt: Heerenveen wil zich profileren als sportieve ondernemende gemeente/stad, waar gezond en actief bezig zijn samen gaan met bewust genieten van het culturele en culinaire leven. De kadernotitie profilering is in 2012 tot stand gekomen op basis van vele gesprekken met de belangrijkste in- en externe stakeholders. De kadernotitie is begin 2013 door het college vastgesteld (na consultatie in de commissie AZ).
De onderlinge verbinding tussen de kadernotitie profilering en het evenementenbeleid is als volgt te omschrijven en nog nader uit te werken (groeimodel). In Heerenveen wordt een veelvoud van evenementen en activiteiten ontplooit, vanuit veel verschillende initiatieven en ondernemers. Deze activiteiten vertonen op moment van dit schrijven onvoldoende samenhang. Een kwaliteitsimpuls door clustering (grotere herkenbaarheid) en sterkere promotie moet in de nabije toekomst leiden tot een hogere kwaliteit en zodoende bijdragen aan de missie en de identiteit van Heerenveen. De bestaande evenementen en activiteiten worden in kaart gebracht en in de nabije toekomst afgestemd opdat deze kwaliteitsimpuls gerealiseerd wordt. Clustering vindt plaats binnen de kaders van het evenementenbeleid.
De regels omtrent het organiseren van evenementen zijn opgenomen in de APV (Algemene Plaatselijke Verordening). Het wijzigen van de APV c.q. het opnemen van een evenementenartikel daarin, is een bevoegdheid van de gemeenteraad (de raad). Het formuleren van nadere regels omtrent evenementen is vervolgens een bevoegdheid van de burgemeester, zijnde het bestuursorgaan dat vergunningen verleent of weigert en meldingen verwerkt. Het college van burgemeester en wethouders (het college) is bevoegd ten aanzien van de geluidsontheffing, art. 4:6 APV. Gelet op de eerdere betrokkenheid van de raad in 2011, de aard van het onderwerp en de brede maatschappelijke impact – zijn zowel het college als de raad betrokken bij totstandkoming van dit evenementenbeleid (in de consultatie- en besluitvormingsfase).
Dit beleid heeft tot doel een kader te bieden ten behoeve van een evenwichtige besluitvorming voor zowel vergunningverlening als voor de handhaving. Dit kader doet recht aan de maatschappelijke behoefte aan het organiseren van en deelnemen aan evenementen en houdt rekening met daarmee gepaard gaande overlast en belangen van omwonenden. In het verlengde van deze uitgangspunten zijn de verschillende beoordelingsfactoren zo nauwkeurig mogelijk geobjectiveerd ten einde een evenwichtige beoordeling van de evenementenaanvragen te verkrijgen (o.a. door de beleidsregel vergunningverlening evenementen in bijlage 1). Dit schept duidelijkheid richting organisatoren van evenementen over hetgeen al dan niet haalbaar is. De indruk zou kunnen ontstaan, gelet op de benodigde vergunningen,voorschriften en maatregelen die in deze nota worden genoemd, dat evenementen maar lastige gebeurtenissen zijn, welke door allerlei voorschriften ingeperkt dienen te worden. Niets is minder waar. Juist door duidelijke richtlijnen met betrekking tot de organisatie van grote en kleine evenementen in deze nota op te nemen, hopen wij bij te dragen aan het bevorderen van de kwaliteit van de activiteiten die op velerlei terrein worden ontplooid.
Naast het kader voor evenwichtige besluitvorming is ook inzicht en duidelijkheid ten aanzien van de werkwijze van de betrokken diensten en externe partners in de voorbereiding, tijdens en na afloop van evenementen van belang. Dit draagt bij aan een soepel verloop van de vergunningenprocedure en efficiënte samenwerking tussen alle betrokkenen. Het protocol grootschalige evenementen (bijlage 3) vormt de eerste aanzet daartoe.
Ten behoeve van de leesbaarheid en omvang van deze nota is er gekozen voor een nota met een viertal bijlagen. Het evenementenbeleid is onderverdeeld in vier hoofdstukken:inleiding (H1), beoordelingsfactoren vergunningverlening (H2), voorkomen en beperken van geluidsoverlast (H3) en openbare orde en veiligheid (H4). Daarnaast vormt bijlage 1 een verdieping en nadere uitwerking specifiek gericht op vergunningverlening (nadere regel vast te stellen door het college). In bijlage 2 treft u het risico-analysemodel dat in het kader van de 27e APV is vastgesteld. Het protocol vergunningverlening evenementen is toegevoegd in bijlage 3. Tot slot treft u in bijlage 4 de evaluatie en het advies van Servicebureau de Friese Wouden aangaande geluidnormering.
2. Beoordelingsfactoren vergunningverlening
De evenementen worden gerubriceerd volgens de risico-analyse tabel toegevoegd in bijlage 2, waarbij de risico’s worden uitgedrukt in risicopunten (gebaseerd op praktijkervaring): hoe meer punten, des te groter de inschatting dat er een risicovolle situatie ontstaat. Afhankelijk van het totaal aantal risicopunten, wordt het evenement ingedeeld in klasse A, B of C, waarbij een A-evenement alleen meldingsplichtig is (minimaal 3 weken voor aanvang van evenement moet dit gemeld zijn). De gemeente moet voldoende tijd hebben om meldingen en vergunningaanvragen zorgvuldig te kunnen behandelen. De melding en de aanvraag voor een evenement moet daarom op tijd bij de afdeling Vergunningen binnen zijn. Dit in verband met de behandeltermijn en de mogelijke controles door de hulpdiensten. Evenementen met verhoogde aandacht (B-evenementen) en grootschalige/risicovolle evenementen (C- evenementen) moeten 12 weken voor aanvang compleet worden ingediend. Hoe eerder een aanvraag wordt ingediend hoe eerder de aanvrager weet of er toestemming voor kan worden verleend, waar hij/zij vervolgens rekening mee moet houden bij het organiseren van dat evenement en welke eisen de gemeente stelt. Wordt een aanvraag te laat ingediend dan kan de gemeente de aanvraag niet-ontvankelijk verklaren. De aanvraag wordt dan niet in behandeling genomen. Dit doet de gemeente omdat zij niet op tijd een verantwoorde beoordeling kan geven en er onvoldoende tijd is om het besluit bekend te maken. Het evenement mag dan niet doorgaan. Vooroverleg tussen de initiator en de afdeling Vergunningen over B- en C evenementen vindt idealiter plaats in een vroeg stadium; dit kan, afhankelijk van de grootte van het evenement, variëren tussen de 4 en 6 maanden voor aanvang van het evenement. Deze tijdspanne is in praktijk nodig gebleken om uiteindelijk 12 weken voor aanvang een complete aanvraag te hebben (met o.a. draaiboek, situatieschetsen etc.). Om vergunningaanvragen zorgvuldig te kunnen behandelen is een protocol vergunningverlening opgesteld en toegevoegd in bijlage 3.
In de gemeente Heerenveen worden evenementen op diverse locaties gehouden. De meeste evenementen vinden plaats in het centrum van Heerenveen. De belangrijkste locaties zijn:
ter hoogte van P6 (parkeerterrein oostelijk Abe Lenstrastadion).
Tot slot worden er evenementen georganiseerd in het Abe Lenstra voetbalstadion, het Evenementencentrum Thialf en recreatiegebied de Heide.
Alle evenementenlocaties zijn aangegeven op een kaart welke is bijgevoegd als bijlage 5.
De piek van de evenementen is gelegen in de zomermaanden, zo ongeveer van eind april/mei tot en met september. Het betreft hier met name de specifieke uitgaanslocaties te weten Vleesmarkt/Oude Koemarkt/Nieuwstraat/Gemeenteplein en Amelius van Oenemapark/Achter de Kerk.
Naast een vergunning voor het houden van een evenement zullen vaak nog andere bepalingen uit de APV van belang zijn. Denk bijvoorbeeld aan het maken van muziek, het plaatsen van voorwerpen op de weg, het innemen van een standplaats, het afsluiten van straten en het plaatsen van een tent. Al deze zaken worden in een verzamelvergunning geregeld, waarbij het evenementenartikel de primaire basis legt en waarbij toestemmingen op grond van andere wettelijke bepalingen kunnen aanhaken. Deze aanvullende te verlenen vergunningen/ontheffingen kunnen zowel de bevoegdheid van de burgemeester als van het college betreffen. Aan wiens bevoegdheid de genomen beschikkingen relateren wordt in de verzamelvergunning tot uitdrukking gebracht.
Een veelvoorkomende vraag van organisatoren is of de gemeente erop toe kan zien dat in een zelfde periode geen 'concurrerende' vergunningen worden verstrekt met betrekking tot evenementen in twee of meer plaatsen of in nagenoeg dezelfde periode. In de eerste plaats merken wij hier op dat het niet tot de taak van het gemeentebestuur behoort uit concurrentieoverwegingen regulerend op te treden. Het toetsen van een aanvraag en het verlenen of weigeren van een evenementenvergunning kan en mag alleen maar geschieden aan de hand van in een wettelijke regeling opgenomen weigeringsgronden (zie bijlage 1 voor uitwerking van deze gronden). Wij zijn dan ook van mening dat hier primair een taak voor de onderlinge samenwerking en afstemming tussen organisatoren van evenementen en bijvoorbeeld plaatselijk belang ligt.
Om evenwel een cumulatie van met name gelijksoortige evenementen te voorkomen zal dit aspect bij de beoordeling van de aanvraag worden getoetst, dit is dan ook opgenomen in het risico-analysemodel (bijlage 2). Een cumulatie van evenementen kort na elkaar danwel (nagenoeg) gelijktijdig kan problemen opleveren, in die zin dat op één bepaalde plaats overlast, bedreiging voor de openbare orde dan wel een gevaar voor de volksgezondheid ontstaat in de vorm van bijvoorbeeld een toevloed van mensen, parkeeroverlast, geluidoverlast, etc. Waar ongewenste effecten verwacht worden zal met de organisator(en) omtrent verschuiving van het evenement overleg plaatsvinden. Indien een dergelijk overleg geen soelaas biedt geldt als hoofdregel dat een keuze tussen de evenementen gemaakt zal worden aan de hand van het beginsel van: “wie het eerst komt die het eerst maalt”. Bij de beoordeling van dit beginsel geldt het moment waarop de betreffende meldingen/aanvragen zijn ingediend. Om ongewenste cumulatie van evenementen te voorkomen zal de evenementenkalender voor de organisaties een hulpmiddel zijn om onderlinge afstemming en afspraken te vergemakkelijken. Wat bij dit onderwerp ook meespeelt is de inzet van de politie. Een teveel aan evenementen kan een onaanvaardbare druk op de politie betekenen, waardoor de veiligheid bij evenementen in het geding kan komen. Als de veiligheid/openbare orde tijdens een evenement niet gegarandeerd kan worden levert dit een weigeringsgrond op voor de gevraagde evenementenvergunning. Via een regionale evenementenkalender registreert de politie evenementen, waarbij politie-inzet nodig is.
2.5 Regionale aanpak grootschalige evenementen Fryslân
De veiligheidsregio Fryslan heeft in 2012 beleid geformuleerd en vastgesteld met betrekking tot grootschalige evenementen. Daarin wordt ingezoomd op de volgende twee typen grootschalige evenementen:
Grootschalige vergunningplichtige evenementen met meer dan 2000 bezoekers, hiervoor geldt een extra verplichte handeling (naast 4 maand voor aanvang indienen), deze evenementen moeten uiterlijk 1 december in het jaar voorafgaand aan het evenement gemeld zijn bij de gemeente. De gemeente geeft deze melding door aan het veiligheidsbureau voor tijdige plaatsing op de regionale evenementenkalender en voor regionaal advies vanuit het veiligheidsbureau over planning en risico's.
Door deze evenementen vroegtijdig op de regionale evenementenkalender van de Veiligheidsregio te plaatsen hebben de Veiligheidsregio en de afzonderlijke hulpdiensten voldoende zicht op de benodigde inzet van alle hulpdiensten, risico's en planningsproblemen. Deze regionale evenementenkalender geldt als uitgangspunt om in overleg met de gemeente te komen tot afstemming ten aanzien van de beoordeling van handhaving van de openbare orde, de veiligheid en de volksgezondheid. De vergunningplichtige evenementen tot 2000 bezoekers worden niet allen zondermeer gemeld bij de Veiligheidsregio. Dit in afwijking van voorgaand beleid van de veiligheidsregio Fryslan. Alleen de evenementen tot 2000 bezoekers worden bij de Veiligheidsregio aangemeld indien uit het vooroverleg bij B- en C-evenementen blijkt dat de nodige inzet van alle hulpdiensten en mogelijke risico’s tijdig in kaart gebracht moeten worden. Dit (vaste) afwegingsmoment is ingebouwd in het werkproces vergunningverlening (bijlage 3). In ieder geval worden de risicovolle B- en C-evenementen boven de 2000 bezoekers standaard (zoals beschreven in het risico-analysemodel van de Veiligheidsregio ) getoetst aan het risico-analysemodel van de Veiligheidsregio en aangemeld conform het aanmeldformulier dat aanwezig is op de afdeling Vergunningen.
Het is van belang dat de inwoners, bezoekers, toeristen en betrokken medewerkers van de gemeente en externe partijen weten "wanneer, waar en wat" plaatsvindt. De evene-mentenkalender wordt tweewekelijks bijgewerkt en is te vinden op de website onder Sport/recreatie/evenementenkalender. Ook wordt een relatie gelegd met de site van de plaatselijke VVV, afdeling Heerenveen, tweewekelijks krijgt het VVV een update van de evenementen. Als dead-line voor de aanmelding van evenementen boven de 2000 be-zoekers wordt 1 december aangehouden. Deze gemeentelijke kalender is bedoeld om zo vroeg mogelijk inzicht te krijgen in de activiteiten, die het komend jaar te verwachten zijn. Door de verkregen informatie uit te wisselen met de buurgemeenten en met de politie (Veiligheidsregio) kan in een vroeg stadium en in goed overleg met de organisatoren eventueel noodzakelijke afstemming plaatsvinden. De kalender wordt dagelijks bijgehou-den door de afdeling Vergunningen (team bijzondere wetten). Organisatoren dienen zich bewust te zijn van het feit dat aan de plaatsing van een evenement op de evenementen-kalender geen rechten ontleend kunnen worden. De grootschalige evenementen worden eveneens opgenomen in de regionale evenementenkalender (paragraaf 2.5).
3. Voorkomen en beperken van geluidsoverlast
Zowel de Wet Milieubeheer (het Activiteitenbesluit milieubeheer) als in de APV (artikel 4.1. e.v.) hebben tot doel het voorkomen van geluidhinder, maar ook de mogelijkheid om door het verlenen van een ontheffing - wél overschrijding van de geluidnormen (geluidhinder) toe te staan. Er is daarbij een onderscheid tussen incidentele festiviteiten in een inrichting op grond van de Wet Milieubeheer en evenementen.
3.1 Onderscheid Festiviteiten in een horeca-inrichting
Horeca-inrichtingen die onder de Wet Milieubeheer vallen zijn gebonden aan de
voorschriften van het Activiteitenbesluit milieubeheer. Ingevolge het Activiteitenbesluit kunnen bij of krachtens een gemeentelijke verordening dagen of dagdelen worden aangewezen waarop de geluidsnormen bedoeld in de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 van dit Besluit niet van toepassing zijn bij collectieve en incidentele festiviteiten. Voor de collectieve festiviteiten is geen begrenzing in dagen opgenomen. Voor incidentele festiviteiten bedragen deze niet meer dan 12 dagen per kalenderjaar.
Op 6 oktober 2009 is door het college het beleid aanwijzing collectieve festiviteiten vastgesteld, mede naar aanleiding van het in werking treden van het Activiteitenbesluit. Hierin is o.a. bepaald dat het aantal collectieve dagen niet uitgebreid wordt (ten opzichte van de oude 12-dagenregeling in het Besluit horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen milieubeheer) omdat het overschrijden van de geluidsnormen in het Activiteitenbesluit geldt voor een groter aantal inrichtingen dan alleen horeca-inrichtingen (bijvoorbeeld detailhandel en kantoorgebouwen). Het maximum aantal voor collectieve festiviteiten blijft 12 dagen per kalenderjaar.
In de 27e versie van de APV, hoofdstuk 4, afdeling 1, Geluidhinder, is opgenomen dat de geluidsnormen bedoeld in de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 van het Activiteitenbesluit niet gelden voor 12 collectieve festiviteiten per jaar voor Heerenveen-Centrum en voor 8 collectieve festiviteiten per jaar voor Heerenveen overig en de rest van de gemeente. Daarnaast gelden de geluidsnormen niet voor maximaal 4 incidentele festiviteiten per jaar voor inrichtingen buiten het gebied Heerenveen-Centrum.
De bedoeling van de regeling is dat er een maximaal dagen per jaar afgeweken kan worden van de geluidsvoorschriften die voor o.a. de horeca-inrichtingen gelden. Met andere woorden: op die dagen mag in een (horeca-)inrichting meer lawaai geproduceerd worden dan normaliter het geval is.
Deze 12 dagen zijn opgesplitst in twee types: de collectieve en de incidentele
Bij de incidentele festiviteiten gaat het om een festiviteit die aan één bepaalde horeca-inrichting is verbonden, bijvoorbeeld een optreden met livemuziek, de viering van een jubileum of iets dergelijks. In artikel 4:3 APV is het alleen voor inrichtingen in de gebieden buiten Heerenveen-Centrum toegestaan tot maximaal 4 incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij de geluidsnormen niet van toepassing zijn. Een horeca-inrichting moet bij de gemeente melden wanneer zij van deze dagen gebruik wil maken. Dit kan door middel van een kennisgevingformulier. De incidentele festiviteit moet minimaal 2 weken voor aanvang van de festiviteit aangemeld zijn.
Bij de collectieve festiviteiten gaat het om festiviteiten die niet specifiek aan één of een klein aantal inrichtingen zijn verbonden. Dit geeft de exploitanten van de (horeca-)inrichtingen de mogelijkheid aansluiting te zoeken bij een evenement en in te spelen op activiteiten welke daaromheen worden georganiseerd. Na overleg met de horeca-inrichtingen en de vereniging van dorpsbelangen bepaalt het college de collectieve festiviteiten in artikel 4:2 APV; dit zijn maximaal 12 festiviteiten (dagen of dagdelen) per kalenderjaar voor Heerenveen-Centrum en 8 festiviteiten (dagen of dagdelen) per kalenderjaar voor het overige deel van de plaats en de rest van de gemeente Heerenveen.
De festiviteitenregeling is niet van toepassing op buitenevenementen en omgekeerd heeft het evenementenbeleid geen betrekking op binnenactiviteiten die door individuele horecabedrijven afzonderlijk georganiseerd worden.
3.2 Voorschriften behorende bij art. 4:6 APV (ontheffing geluidhinder)
Bij buitenevenementen moet artikel 2:25 APV in samenspraak met artikel 4:6 (overige geluidhinder) APV worden toegepast, waarin in artikel 4:6 APV een algemeen verbod op het veroorzaken van geluidhinder wordt verwoord. Het begrip geluidshinder is in de APV niet nader uitgewerkt, er is niets bepaald ten aanzien van normen en waarden. Bij het verlenen van een ontheffing ten aanzien van artikel 4:6 APV is het college vrij aan deze ontheffing voorschriften te verbinden die zij op basis van een belangenafweging noodzakelijk acht. Tot nu toe leidt deze belangenafweging veelal tot de conclusie dat, gezien het maatschappelijk of cultureel belang van het evenement, de omwonenden - voor het specifieke geval - de hinder dienen te accepteren. De gemeente gaat kritischer kijken en zo nodig voorschriften verbinden aan de melding/vergunning met betrekking tot de opstelling/opgave van podia, geluidsbronnen en soundchecktijden. Dit betekent dat de organisatoren duidelijke situatieschetsen dienen aan te leveren bij de vergunning aanvraag en deze ook conform de vergunning moeten uitvoeren.
Met betrekking tot het sluitingsuur tijdens buitenevenementen (inbegrepen evenementen in tent of loods), zoals de georganiseerde festiviteiten met muziek, wordt het volgende beleid gehanteerd:
Voor alle evenementen in het weekend wordt een vaste muziek-eindtijd gehanteerd van maximaal 01.00 uur. De tent mag daarna nog maximaal een uur open blijven in verband met de soepele afvoer van het publiek. Om 01.00 uur mag er geen muziek meer ten gehore gebracht worden. Vanaf 02.00 uur mag de organisatie geen drank meer schenken en eindigt het evenement.
De burgemeester kan een ontheffing verlenen voor een latere sluitingstijd dan 23.00 uur op doordeweekse avonden. Hij is tevens bevoegd om een vroeger sluitingstijdstip te vergunnen voor feesten in de dorpskern. Ingevolge de Zondagswet is het verboden zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken, dat op een afstand van meer dan 200 meter van het punt van verwekking hoorbaar is. De burgemeester kan ontheffing van dit verbod verlenen voor de tijd na 13.00 uur. De begintijd kan voor evenementen op zon- en feestdagen niet vóór 13.00 uur gesteld kunnen worden.
3.4 Gedifferentieerde geluidsnormering bij buitenevenementen
In zijn algemeenheid is een standaard-normstelling voor alle evenementenlocaties niet zinvol omdat de afstanden naar woningen verschillen. Voor de volgende locaties wordt ter hoogte van de meetpunten de volgende normstelling vastgesteld (ligging meetpunten per locatie in bijlage 4):
*De normstelling van 75 dB(A) is opgenomen voor de locaties waar geen metingen konden worden uitgevoerd (evenemententerrein en P6), bij wijze van referentienorm. Meer specifiek bedraagt de normstelling van 75 dB(A) voor woningen ten westen van het evenemententerrein die in het geluidsrapport van 8 februari 2012 genoemd zijn. Voor een evenement op P6 bedraagt de normstelling 75 dB(A) bij de bestaande Skoatterwald-woningen en van 75 dB(A) bij het Nordwin College. Deze laatste normstellingen zijn geëvalueerd nadat Heavenly Outdoor heeft plaatsgevonden. Er is geen bijstelling nodig voor de norm van 75 dB (A).
**Het gaat om het Laeq (gemiddeld geluidsniveau) dat op meetpunten wordt gemeten. Op een kaart in bijlage 4 zijn deze meetpunten per locatie aangegeven.
Voor de andere locaties in het centrum van Heerenveen (gebied Crackplein/Vleesmarkt/Oude Koemarkt/Amelius Oenemapark) is, gezien de gemeten waarden, de diversiteit in ligging van podia en plaatsing van geluidsbronnen, geen normstelling mogelijk. Op de plaatsen waar geen normstelling mogelijk is, worden (indien nodig) voorschriften verbonden aan een evenement met ontheffing geluidhinder zoals beschreven onder paragraaf 3.2 van dit beleid. Daarnaast continueert de gemeente de huidige handhavingslijn ter voorkoming van buitensporig geluidsoverlast, zijnde controle en handhaving op eindtijden.
De vaststelling van voorgaande normen op genoemde locaties wordt expliciet in de vergunningvoorschriften verwerkt. Op deze manier is voor omwonenden inzichtelijk hoeveel geluidhinder maximaal is toegestaan op voorgenoemde locaties.
In principe wordt een beoordeling van de geluidshinder conform de
“Handleiding meten en rekenen industrielawaai” (HMRI) uitgevoerd. Deze handleiding
wordt ook bij de beoordeling van horecalawaai en evenementen toegepast.
Voor de toetsing van geluidshinder tijdens evenementen zou dat betekenen dat een geluidsmeter op een statief dient te worden gebruikt om in de avond- en nachtperiode op 5 meter hoogte te kunnen meten. De ervaring leert, dat ongewenst aandacht met een statief wordt getrokken en de meting door reacties door het publiek worden verstoord.
Verder mag alleen onder meewind-condities c.q. onder een bepaalde hoek tussen bron
en ontvanger worden gemeten. Ook dat is technisch niet altijd uitvoerbaar.
Een ander aandachtspunt is de correctiefactor voor muziekgeluid in de HMRI. Het
toepassen van de correctiefactor voegt niets toe aan de beoordeling van evenementen.
Daarnaast kan sprake zijn van stoorgeluiden door de bezoekers van een evenement bij
de aankomst, het vertrek en uiteraard ook tijdens het evenement.
Omwille van een pragmatische insteek bij de beoordeling van geluidshinder bij
evenementen in Heerenveen worden in afwijking van de HMRI de volgende
3.4.1. Geen geluidsnorm en strikte hantering eindtijden in de buitendorpen
De voorgaande normering en strikte handhaving van eindtijden geldt niet voor evenementen in de buitendorpen/buitengebied. Tijdens de inspraakperiode van het aangehouden concept evenementenbeleid (2011) is een zienswijze ingekomen uit de buitendorpen. De strekking was dat evenementen in de buitendorpen doorgaans door eigen inwoners worden georganiseerd en dat de acceptatiegraad van deze evenementen groot is. De voorgaande geluidnormering en strikte hantering van eindtijden geldt niet onverkort voor de buitendorpen. Er wordt alleen op eindtijden gehandhaafd op basis van klachten (piepsysteem).
3.4.2 Geen maximering van evenementen
De voorschriften behorende bij artikel 4:6 APV (§3.2), de eindtijden (§3.3) en geluidsnormering (§3.4) zorgen in combinatie met het kader voor evenwichtige besluitvorming (bijlage 1), voor voldoende mate van sturing op evenementen. Uit een praktijkevaluatie met de klankbordgroep aan de hand van de gemeentelijke evenementenkalender blijkt dat er weliswaar relatief veel evenementen binnen een kort tijdbestek van een aantal maanden plaatsvinden, echter het merendeel vindt overdag plaats met acceptabele eindtijden (17:00, 18:00, 23:00). Daarnaast zijn de grotere evenementen (doorgaans tevens de jaarlijks terugkerende evenementen) doorgaans ruim van te voren bekend, zodat hierop tijdig geanticipeerd kan worden in het kader van spreiding en cumulatie door de afdeling Vergunningen.
Bij de aanvraag voor een speelvergunning dient een zogenaamd circus- c.q. bouwboek te worden overlegd waarin alle technische gegevens van de tent, installaties, stoelenplan etc. staan vermeld. Per kalenderjaar worden maximaal 2 speelvergunningen voor circussen verleend, te weten:
een kindercircus (minder dan 600 zitplaatsen en een speciaal programma voor kinderen, gedurende het voorjaar (maart/april);
Ter voorkoming van onevenredig hoge overlast voor de woon- en leefomgeving, is het maximum aantal dagen van een speelvergunning bepaald op vijf.
De gemeente ontvangt jaarlijks diverse aanvragen voor een speelvergunning. Bij de keuze van een circus worden de volgende selectiecriteria gehanteerd:
Voordat een evenement van start gaat kan de gemeente (afdeling Handhaving) een controle uitvoeren op het terrein van het evenement. De preventieve controle hangt mede af van het aantal bezoekers wat verwacht wordt en de locatie van het evenement. Afhankelijk van de soort en grootte van het evenement wordt bepaalt of een preventieve controle nodig is. Dit gebeurt bij de afweging van het vooroverleg (zie bijlage 3, stap 4 B-en C evenementen)
4.5 Parkeer- en verkeersoverlast
Bij evenementen waarbij veel bezoekers met eigen vervoer komen, kunnen parkeerproblemen ontstaan. Sommige organisatoren zorgen ervoor dat geparkeerd kan worden op een particulier terrein dat tijdelijk wordt gehuurd. Ontbreekt de fysieke ruimte ter plaatse, en is de afstand tussen het evenement en een eventueel parkeerterrein te groot om het evenement redelijkerwijs lopende te kunnen bereiken, dan zullen de organisatoren andere oplossingen moeten bedenken, zoals bijvoorbeeld het inschakelen van pendelbussen. Tijdens evenementen moeten belangrijke bestemmingen bereikbaar blijven. Per evenement moet worden bezien in hoeverre door parkeeroverlast een verkeersonveilige en/of -hinderlijke situatie kan ontstaan. De organisator van een evenement zal dan worden verplicht om voor voldoende parkeergelegenheid te zorgen. De aan een vergunning zonodig te verbinden voorschriften kunnen betrekking hebben op;
voorlichting met betrekking tot verkeersomleidingen.
De organisator kan bijvoorbeeld worden verplicht voor verkeersregelaars te zorgen. Wanneer de organisatie dranghekken of wegafzettingshekken nodig heeft kan deze een beroep doen op de gemeente. Voor dranghekken geldt dat er maximaal 20 stuks beschikbaar zijn (indien voorradig) per evenement. Als de dranghekken gehaald worden door de organisatie zijn er geen kosten aan verbonden. Indien de gemeente de dranghekken moet brengen dan worden er kosten in rekening gebracht.
Van wezenlijk belang is dat het evenemententerrein en het omliggende gebied bereikbaar is voor de verschillende hulpdiensten. De organisatie moet daarom altijd zorg dragen voor een vrije doorgang naar het terrein van 3.50 meter breed en 4.20 meter hoog en adequate aanrijroutes. De brandweer adviseert ten aanzien van de bereikbaarheid van hulpdiensten.
Overlast in de vorm van vervuiling van het terrein en schade van de plaats(en) waar het
evenement plaatsvindt kan in veel gevallen worden voorkomen door het maken van goede afspraken met de organisator(en) van het evenement. Aan de vergunning worden voorschriften verbonden, waarin de organisator wordt verplicht ervoor te zorgen dat de wegen en de omgeving van het te houden evenement niet door papier en afval worden verontreinigd en dat het schoon moet worden achtergelaten. Bij het verlenen van de vergunning zal aan de organisatie worden meegedeeld dat eventuele schade, aangebracht aan het terrein, wordt verhaald op de organisator. De organisator/vergunninghouder zal voor schade aan gemeentelijke eigendommen, of schade aan eigendommen van derden, waarvoor de gemeente wordt aangesproken en welke is ontstaan als gevolg van het evenement, aansprakelijk worden gesteld.
Waar vele mensen samenkomen is behoefte aan een goede toiletvoorziening. Voldoende
toiletcapaciteit is daarom ook een voorwaarde voor een goed beheer van het
evenemententerrein. Daarom zal de gemeente, waar nodig, eisen dat organisatoren op dit gebied voldoende faciliteiten biedt. Hiervoor geldt een norm van 1 toilet per 150 bezoekers. De organisatie dient ervoor te zorgen dat er niet op het oppervlaktewater wordt geloosd.
Brandveiligheid en zonodig kordaat optreden zijn belangrijke elementen voor een goed
verloop van een evenement. Zoals reeds gebruikelijk is, afhankelijk van de aard van het evenement, wordt de éérste controle van het evenemententerrein overgelaten aan de afdeling Handhaving. Vóór aanvang van het evenement wordt het evenemententerrein bezocht om te controleren of alle inrichtingselementen op de juiste plaats staan overeenkomstig de eisen en de voorschriften van de evenementenvergunning. Speciale aandacht gaat uit naar de vluchtwegen, aanwezigheid en locatie van blusmiddelen en de constructie van tenten, podia en eventuele andere stellages. Is dit niet het geval dan wordt direct opgetreden; de bar, het podium of de kraam wordt verplaatst, verwijderd of aangepast voor het evenement begint. Het is van belang dat de hulpdiensten voldoende ruimte hebben om hun doorgang te vinden indien hulp vereist is. De organisatie dient die ruimte beschikbaar te stellen, zie paragraaf 4.3.
De Veiligheidsregio adviseert ten aanzien van de evenementen, zoals omschreven in paragraaf 2.5.
Het bewaken van de openbare orde op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. In overleg met de gemeente dient de organisator ervoor te zorgen dat er voldoende beveiliging op het terrein aanwezig is. Bij evenementen (>500 bezoekers op enig moment aanwezig) moet bevoegd beveiligingspersoneel ingezet worden door de organisator. Het beveiligingspersoneel dient gecertificeerd te zijn, en herkenbaar te zijn (V-teken). Als norm geldt 1 beveiliger per 250 bezoekers. Bij grote evenementen met een groter risico op ongeregeldheden (veel alcoholgebruik) geldt de norm 1 beveiliger per 150 bezoekers. Bij dorpsfeesten mag de organisatie vrijwilligers inzetten als beveiliging. Zij moeten herkenbare kleding dragen om aan het publiek duidelijk te maken dat men bij de organisatie hoort. Een dorpsfeest trekt veelal bezoekers uit eigen dorp. Een groot evenement trekt ook bezoekers uit de omgeving, vandaar dat bij een dorpsfeest mag worden volstaan met eigen personeel.
Daarnaast moeten er afhankelijk van het aantal bezoekers EHBO’ers aanwezig zijn. Het aantal wordt door de afdeling vergunningverlening vastgesteld aan de hand van het aantal bezoekers, de verwachte weersomstandigheden, de bereikbaarheid van het terrein, het soort publiek en het soort evenement.
Sandwichborden zijn niet toegestaan voor het maken van reclame voor evenementen, tenzij dit verzorgt wordt door een reclamebedrijf. Aan dit reclamebedrijf is het alleenrecht gegeven voor het plaatsen van sandwichborden in de gemeente Heerenveen. Tegen betaling kan de organisatie gebruik maken van deze reclamemogelijkheid. In de buitendorpen staan geen sandwichborden van dit bedrijf. Om toch reclame voor evenementen te kunnen maken op andere locaties in Heerenveen en in de buitendorpen is het mogelijk om spandoeken te plaatsen. Hiervoor gelden de volgende regels:
4.12 Handhaving van evenementen
Het handhavingsbeleid van de gemeente Heerenveen wordt op korte termijn vastgesteld in de nota “Helder en Haalbaar Handhaven”. Daarin worden, aan de hand van een risicoanalyse, per beleidsveld de handhavingsprioriteiten vastgesteld. In de jaarlijks vast te stellen handhavingsprogramma’s kunnen deze prioriteiten naar de meest recente inzichten worden bijgesteld.
Bij de toekenning van de prioriteiten is de nadruk gelegd op het voorkomen of beëindigen van veiligheid- en gezondheidsrisico’s. De toezichts- en handhavingsinspanningen zullen zich dan ook primair richten op de negatieve effecten van deze risico’s. Insteek is dat wat buiten de prioriteiten van het handhavingsbeleid valt, in principe ook buiten onze inspanningen valt, tenzij er een specifiek bestuurlijk keuze voor is (of wordt) gemaakt.
Per beleidsveld is nader gespecificeerd welke normen/regels prioriteit hebben gekregen. Ten aanzien van A evenementen is bepaald dat toezicht- en handhavinginspanningen worden ingezet zodra een melding, klacht, of verzoek om handhaving wordt ontvangen (piepsysteem). Alleen bij de grotere evenementen (classificatie B en C) is bepaald dat vanuit de gemeente actief toezicht wordt gehouden en actief wordt gehandhaafd. Actief toezicht/handhaving bij B- en C- evenementen betekent dat wordt controleerd op naleving van de evenementenvergunning, de DHW-vergunning en de daaraan gekoppelde voorschriften.
Voor aanvang van het evenement wordt gekeken naar:
4.13 Regie toezicht en handhaving grootschalige evenementen
Een belangrijk onderdeel voor het soepel en veilig verloop van toezicht en handhaving bij (grootschalige) evenementen, zijn de afspraken tussen de gemeente en de externe partners. De politie draagt in eerste instantie zorg voor het toezicht op en de handhaving van de openbare orde en veiligheid. De gemeente voert, zoals beschreven in paragraaf 4.7, de regie op het toezicht en de handhaving van de gemeentelijke vergunningen. De regie heeft niet alleen betrekking op het evenement zelf, maar geldt ook voor schouw vooraf, opbouw, tijdens en schouw achteraf. Per evenement (boven de 2000 bezoekers) wordt bepaald op welke onderdelen en door wie controles worden uitgevoerd. Daarvoor wordt ondermeer het Toezicht en Handhavingsmodel Evenementen gebruikt van de Veiligheidsregio. De gemeente (team bijzondere wetten) zorgt voor invulling van dit model. De betrokken handhavende partijen bepalen vervolgens de inzet voor het benodigde toezicht. Daarbij worden ook afspraken gemaakt over het aanspreken van de organisatie, wanneer er sprake is van integraal toezicht en handhaving.
Indien in het kader van het nieuwe Evenementenbeleid (naar de wens van de raad) wordt gekozen voor geluidsnormering van B- en C evenementen, is voor het toezicht en de handhaving op die normstelling een (kleine) uitzetting nodig bij de afdeling Handhaving. Op grond van praktijkervaring in 2012 (het uitvoeren van geluidsmetingen bij evenementen, plus monitoren van daarmee gemoeide tijd), is een capaciteitsbeslag gemeten van 190 uur, dat is ruim 0,1 fte (€ 7.500). Voorgesteld wordt benodigde middelen aan te melden voor 2014 en 2015 ter integrale afweging in de V&P-nota 2013.
Bijlage 1: Vergunningverlening evenementen “kader voor evenwichtige besluitvorming”
Bijlage 2: Risicoanalysemodel evenementen
Bijlage 3: Protocol evenementenvergunning
Bijlage 4: Evaluatie en advies geluidmetingen Heerenveen