Organisatie | Waterschap De Dommel |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling Waterschap De Dommel |
Citeertitel | Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2009 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Externe bijlagen | Bijlage 1 behorende bij het Uitvoeringsbesluit Organisatieregeling waterschap De Dommel 2009 d.d. 6 maart 2012 (procesindeling) Bijlage 2 behorende bij het Uitvoeringsbesluit Organisatieregeling waterschap De Dommel 2009 d.d. 6 maart 2012 (taakverdeling) |
gelet op:
- het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008;
- de Archiefverordening;
- de Budgethoudersregeling 2009;
- de Bestuurlijke bevoegdhedenregeling 2000, gewijzigd in 2008;
- de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009;
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 6-3-2012
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Elektronisch Waterschapsblad d.d. 27 maart 2012
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-03-2012 | 01-01-2012 | 25-03-2015 | wijziging | 06-03-2012 Elektronisch Waterschapsblad d.d. 27 maart 2012 | I10621 |
02-08-2010 | 25-03-2015 | nieuwe regeling | 01-06-2010 Brabants Dagblad en Eindhovens Dagblad 2 augustus 2010 | B-10-00255 |
II Structuur van bestuur en organisatie
Artikel 2 Organisatorische indeling
Het dagelijks bestuur regelt, onverminderd het bepaalde in artikel 17 van het Reglement voor Waterschap De Dommel 2008, in een uitvoeringsbesluit horende bij deze organisatieregeling, de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie.1
In aanvulling op het in lid 3 genoemde uitvoeringsbesluit wordt voor de indeling van en de taakverdeling binnen de organisatie uitgegaan van de in artikel 3 lid 1 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009 genoemde functies en de nadere uitwerking daarvan in het Bevoegdhedenregister van die regeling.
Uit het algemeen bestuur worden vaste commissies van advies benoemd die adviseren aan het dagelijks bestuur. De instelling, samenstelling, werkwijze en aandachtsgebieden van de vaste commissies zijn geregeld in het Reglement van orde voor de vaste commissies 2009, het Reglement voor de Rekeningcommissie 2009 en het Reglement voor de auditcommissie 2009 c.q. in wijzigingen en aanvullingen van die reglementen.
De portefeuillehouder geeft vanuit zijn portefeuille sturing aan de inhoud van bestuursvoorstellen. Dit doet hij in de voorbereidende fase in overleg met de ambtelijke organisatie en in het portefeuillehouderoverleg. In de besluitvormende fase doet hij dit in het dagelijks bestuur, de vaste commissies en het algemeen bestuur.
De aan de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk VIII van de Waterschapswet. In de "Instructie voor de secretaris" stelt het algemeen bestuur nadere regels over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris.
De secretarisdirecteur wordt in zijn functie als secretaris en als algemeen directeur bij tijdelijke afwezigheid vervangen door de directeur Innovatie en Bedrijfsvoering. Bij afwezigheid van laatstgenoemde vervangt het afdelingshoofd Concernstaf dan wel een ander door het dagelijks bestuur schriftelijk 2aangewezen functionaris.
Artikel 11 HR-manager/ proceseigenaar
De proceseigenaar is opdrachtgever van projecten voor de projectleiders. De proceseigenaar kan besluiten het opdrachtgeverschap m.b.t. investeringsinnovaties te mandateren aan een procesmanager of andere binnen zijn proces(sen) werkzame medewerkers. 3De gemandateerd opdrachtgever legt verantwoording af aan de proceseigenaar en rapporteert aan hem.
De HR-manager/ proceseigenaren hebben een verantwoordelijkheid voor zowel de onderlinge afstemming van de bedrijfsvoering als een tijdige integrale voorbereiding en afstemming van procesoverstijgende besluitvorming en stemt deze af met de directie. De proceseigenaren zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het organiseren van een effectief gremium zodanig dat een kwalitatief verantwoorde integrale voorbereiding en -uitvoering van bedrijfsprocessen is gewaarborgd.
De HR-managers/proceseigenaren vervangen elkaar bij afwezigheid. 4
Artikel 13 Gemandateerd opdrachtgever
De gemandateerd opdrachtgever is namens de proceseigenaar opdrachtgever voor projecten en legt aan de proceseigenaar verantwoording af en rapporteert aan hem. 6
Artikelsgewijze toelichting behorend bij de Organisatieregeling Waterschap De Dommel 2009
De organisatieregeling beschrijft de organisatorische indeling van Waterschap De Dommel bestaande uit directie, afdelingen bedrijfsprocessen en medewerkers en de daarin voorkomende functies en taken. De bevoegdhedenregeling beschrijft per functie de daarbij behorende bevoegdheden uitgaande van de daarbij behorende taken en processen.
In deze toelichting volgt, indien nodig, een nadere uitleg per artikel.
Artikel 2 Organisatorische indeling
Het dagelijks bestuur regelt bij uitvoeringsbesluit de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie. Een uitzondering hierop zijn de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris. Deze worden op grond van artikel 17, Reglement voor het Waterschap de Dommel 2008, geregeld in een door het algemeen bestuur opgestelde instructie: "Instructie voor de secretaris".
De voor de taken van de ambtelijke organisatie benodigde bevoegdheden worden, voor zover dit niet geregeld is in deze verordening, geregeld in de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
De taken van het algemeen bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Het voert te ver om in deze regeling al deze taken specifiek te benoemen.
De Waterschapswet hanteert het systeem dat alle taken m.b.t. regeling en bestuur bij het algemeen bestuur zijn weggelegd. Hiervan zijn uitgezonderd de expliciet bij/ krachtens de wet aan het dagelijks bestuur c.q. watergraaf opgedragen taken; waarbij wordt opgemerkt dat op grond van de wet de dagelijkse aangelegenheden bij het dagelijks bestuur berusten. Het algemeen bestuur heeft voorts een aantal taken gedelegeerd c.q. gemandateerd aan het dagelijks bestuur.
Bij Waterschap De Dommel gaat het bestuursmodel er van uit dat het algemeen bestuur in hoofdzaak belast is met:
Uitwerking van deze taakbelasting brengt met zich mede dat het algemeen bestuur o.a. de volgende besluiten neemt:het vaststellen van de in het Waterbeheerplan en het Beleidsplan opgenomen (strategische) doelstellingen;
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 8 geregeld dat het algemeen bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt.
De taken van het dagelijks bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Hiertoe behoren in ieder geval de dagelijkse aangelegenheden. Naast de wettelijke taken houdt ons dagelijks bestuur zich specifiek ook bezig met:
het vaststellen van de in het Directieplan opgenomen (tactische) doelstellingen en het beschikbaarstellen van de hiervoor benodigde middelen;
In het Directieplan zijn opgenomen de gemaakte afspraken tussen afdelingshoofden/proceseigenaren en directie over de te realiseren doelen en de te leveren prestaties in het planjaar;
. het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 14 geregeld dat het dagelijks bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt dat aan het algemeen bestuur wordt toegezonden.
In de Ambtelijke bevoegdhedenregeling mandateert het dagelijks bestuur bevoegdheden aan de Secretaris directeur en worden bevoegdheden onder gemandateerd aan ambtelijke functionarissen.
Door middel van de bestuursrapportage legt het dagelijks bestuur (tussentijds) het algemeen bestuur verantwoording af over de realisatie en afwijkingen van het beleid dat in de begroting is opgenomen en de uitvoering daarvan.
De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille een signalerende, coördinerende en
De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille de volgende taken:
De watergraaf is voorzitter en lid van het dagelijks bestuur en voorzitter (en geen lid) van het algemeen bestuur. De taken van de watergraaf zijn o.a. geregeld in de Waterschapswet. De watergraaf voert daarnaast de volgende taken uit:
1. het voeren van overleg met de directie over strategische zaken en over ontwikkelingen in de ambtelijke organisatie die mogelijk een bestuurlijke impact hebben;
2. het vertegenwoordigen van het waterschap in externe contacten.
3. het uitvoeren van de tot zijn portefeuille behorende taken.
De functie van secretarisdirecteur is een gecombineerde functie. Enerzijds is hij algemeen directeur en daarmee eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. Anderzijds is hij secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur.
In zijn rol als algemeen directeur vervult de secretarisdirecteur de volgende taken:
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 17 geregeld dat het algemeen bestuur in een instructie nadere regels stelt over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris.
Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris. Het vervangen ziet zowel op de beslis- als de tekenbevoegdheid. De basis hiervoor is gelegd in artikel 55.a Waterschapswet. De vervanging van de SD is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
Binnen de directie wordt het principe van eenhoofdige leiding gehanteerd, dit wil zeggen dat de
secretarisdirecteur altijd de beslissende stem heeft. De directeur Bedrijfsvoering en Innovatie legt verantwoording af aan de secretarisdirecteur door middel van Resultaat & Ontwikkelings-gesprekken.
De directie bepaalt de strategische koers van de ambtelijke organisatie (zowel op het gebied van de
organisatieontwikkeling als op de uitvoering van de reglementaire taken), geeft de proceseigenaren de opdracht om deze koers binnen de door de directie aangegeven strategische kaders verder door te vertalen naar de ambtelijke organisatie en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar.
De directie geeft integraal sturing aan processen en programma's/projecten en houding en gedrag in de ambtelijke organisatie op basis van de beoogde organisatiecultuur en de gewenste identiteit van de organisatie op strategisch niveau. De directie legt hierover verantwoording af aan het dagelijks bestuur in het kader van de gemaakte resultaatafspraken.
De directie voert overleg met partners op strategisch niveau en gaat allianties aan. Daarnaast is de
directie sparringpartner en adviseur van het dagelijks bestuur, portefeuillehouders en collega-directie(team)leden en facilitator en coach van de afdelingshoofden..
De directie onderhoudt contacten met de externe omgeving. In dit kader participeert de directie in overleggremia binnen de Unie van Waterschappen en de Vereniging Directeuren Waterschappen.
In artikel 8, derde lid en artikel 9, zesde lid is geregeld wie respectievelijk de secretaris-directeur in zijn functie van algemeen directeur, en de adjunct-directeur bij tijdelijke afwezigheid vervangt. Het vervangen ziet zowel op de beslis- als de tekenbevoegdheid.
De vervanging van de directeur Bedrijfsvoering en Innovatie is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
Artikel 10 De concerncontroller
De concern controller is adviseur van de directie. Indien een goede borging van de concerncontrol dit vereist is de concerncontroller tevens bevoegd om het bestuur rechtsreeks te adviseren.
Artikel 11 Afdelingshoofd/proceseigenaar
In deze regeling is kort aangegeven wat de taken zijn van het afdelingshoofd/proceseigenaar. Hieronder worden de taken generiek aangegeven.
Het afdelingshoofd is proceseigenaar van een of meerdere processen. Hij is verantwoordelijk voor
de realisatie van doelen die ten aanzien van het aan hem toebedeelde proces gesteld zijn. Hij kan
eigenaar zijn van meerdere processen (cluster).
Het afdelingshoofd heeft PIOFAH-taken. De P-taken behoren bij het afdelingshoofd waaronder het
Samen met collega-afdelingshoofden worden afspraken gemaakt over de inzet van medewerkers. De afdelingshoofden hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor HRM. Zo maken zij bijvoorbeeld een organisatiebreed HRM-plan.
Het afdelingshoofd beoordeelt resultaten en legt periodiek aan de directie verantwoording af over de realisatie van de doelen en behaalde resultaten door middel van de zogenaamde managementrapportage, en draagt zorg voor het ontwikkelen van de afdeling. Hij coacht de procesmanagers en de overige medewerkers binnen de afdeling en voert Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken met hen. Hij is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control:
Binnen de organisatie kan gebruik gemaakt worden van de rol van programmamanager waaraan als zodanig geen aparte bevoegdheden zijn toegekend. De programmamanager houdt overzicht van de geadministreerde projecten t.b.v. de proceseigenaren c.q. gemandateerd opdrachtgevers. De proceseigenaar c.q. gemandateerd opdrachtgever (via proceseigenaar) leggen verantwoording af over de programmarealisatie.
Het afdelingshoofd is gesprekspartner voor de leden van het dagelijks bestuur over bestuurlijke issues. Als proceseigenaar vertaalt hij, samen met het directielid, (programma)doelen naar subdoelen (projecten) en neemt de verantwoordelijkheid voor het behalen hiervan. De proceseigenaren maken een doorvertaling van de door de directie uitgezette strategische kaders naar de bedrijfsvoering. Binnen de door de directie aangegeven strategische kaders stelt de proceseigenaar de doelen voor zijn proces vast. Hij maakt afspraken met de procesmanagers en, in het geval hij als opdrachtgever voor projecten fungeert, met de projectleiders over te behalen resultaten (vertaalt samen met de projectleider de subdoelen naar resultaten en inspanningen (= projecten) en beoordeelt resultaten op basis van afspraken die zijn vastgelegd in beslisdocumenten) en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar. De proceseigenaar hoeft niet altijd zelf als opdrachtgever voor projecten op te treden. Hij kan daarbij gebruik maken van een gemandateerd opdrachtgever(zie ook artikel 13).
Bij projecten fungeert de proceseigenaar als opdrachtnemer van de directie voor het (deel)programma.
De secretarisdirecteur en de directeur Innovatie en Bedrijfsvoering zijn direct leidinggevende van de binnen hun aandachtsgebied vallende afdelingshoofden/proceseigenaren.
De proceseigenaren vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
Afhankelijk van de omvang en samenhang van de processen kan de procesmanager meerdere
processen aansturen. De procesmanager is verantwoordelijk voor de resultaten van het aan hem
toebedeelde proces. Hierop geldt een uitzondering:
De procesmanagers van de processen ‘Ontwerpen en realiseren watersysteem' en ‘Ontwerpen en realiseren afvalwaterketen' hebben een andere resultaatverantwoordelijkheid ten aanzien van hun proces dan de overige procesmanagers. De verantwoordelijkheid voor het resultaat van de projecten die binnen bovengenoemde processen worden uitgevoerd ligt bij de projectleiders. De procesmanagers zijn verantwoordelijk voor een goed verloop van het ‘projectenproces'.
De procesmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control: resultaten en ingezette middelen op procesniveau.
Hij geeft functioneel (staat in Fuwater) leiding aan de medewerkers binnen het proces en treedt op als informant voor de Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken die het afdelingshoofd met deze medewerkers voert.
De procesmanagers vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
Artikel 13 Gemandateerd opdrachtgever
De rol van gemandateerd opdrachtgever kan hetzij structureel worden uitgevoerd op basis van een functie van gemandateerd opdrachtgever hetzij incidenteel op basis van een incidentele/ bepaalde opdracht van een proceseigenaar. De reikwijdte van de functie is afhankelijk van de functiebeschrijving dan wel de incidentele opdracht. Dit geldt voor zowel het watersysteem als voor de waterketen.
De proceseigenaar blijft eindverantwoordelijk. De inhoud van het artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
[Toelichting: Artikel 24, eerste lid, onder a van de "Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap De Dommel" regelt dat het dagelijks bestuur in een besluit vastlegt een eenduidige indeling van de ambtelijke organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden.
In het Uitvoeringsbesluit, horende bij deze organisatieregeling, wordt de indeling van de ambtelijke organisatie in afdelingen en processen beschreven en de taken die ieder proces heeft.]
[Toelichting: Op grond van artikel 55a, eerste lid van de Waterschapswet wordt de tijdelijke vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris geregeld door het dagelijks bestuur. Omdat bij WDD de functie van secretaris en algemeen directeur is verenigd in één persoon, is de vervanger van de functie van secretaris dezelfde is als de vervanger van de functie van algemeen directeur ]