| Overheidsorganisatie | Gemeente Simpelveld |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Simpelveld 2010 |
| Citeertitel | Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Simpelveld 2010 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Mandaat- en volmachtsbesluit gemeente Simpelveld 2005.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-09-2010 | 01-07-2011 | nieuwe regeling | 31-08-2010 Weekblad Parkstad, 08-09-2010 | C, 31-08-10 |
Mandaat- en volmacht besluit gemeente Simpelveld 2010
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Simpelveld, ieder voor zoveel het zijn bevoegdheid betreft:
Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en op titel 3 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek;
Gehoord de directeur en de afdelingshoofden;
Gezien het advies van de ondernemingsraad op grond van artikel 25, lid 1, onder e van de Wet op de ondernemingsraden;
B E S L U I T E N :
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester;
directeur: de secretaris als bedoeld in artikel 100, van de Gemeentewet;
besluit: een beslissing als bedoeld in artikel 1:3, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)
(onder)mandaat: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan een besluit te nemen (artikel 10:1 Awb);
volmacht: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 BW e.v.);
machtiging: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;
afdelingshoofd: het afdelingshoofd Burgerzaken, het afdelingshoofd Grondgebiedzaken, het hoofd van het stafbureau Personeel en Organisatie en Bestuursondersteuning, het hoofd van het Stafbureau Planning en Control als bedoeld in het Functieboek 2003;
functionaris: degene die in dienst is van de gemeente Simpelveld en die werkt onder eindverantwoordelijkheid van het bestuursorgaan;
gemandateerde: degene aan wie (onder)mandaat, volmacht dan wel machtiging is verleend;
stuk: een document dat een besluit inhoudt dat, dan wel een mededeling die, wordt toegerekend aan een bestuursorgaan;
Functieboek 2003: het door het college op 25 maart 2003 vastgestelde besluit inhoudende de inrichting van de ambtelijke organisatie;
organisatie: de ambtelijke organisatie als bedoeld in het Functieboek 2003
mandaatgever: degene die (onder)mandaat, volmacht dan wel machtiging verleent;
ondertekeningsmandaat: de bevoegdheid om door het bestuursorgaan genomen besluiten te ondertekenen (artikel 10:11 Awb).
1. De directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.
2. Aan de directeur worden die bevoegdheden gemandateerd dan wel bij volmacht of machtiging toegekend die nodig zijn voor de uitvoering van de aan hem opgedragen taken en verantwoordelijkheden, een en ander zoals genoemd in de bijlage bij dit besluit.
3. De directeur is gemachtigd tot uitvoering van de aan hem bij of krachtens de (Gemeente)wet dan wel het functieboek 2003, opgedragen taken en verantwoordelijkheden, alsook tot het namens de gemeente voeren van correspondentie ter uitvoering van besluiten van het bestuursorgaan.
4. De directeur kan ondermandaat verlenen.
1. Het afdelingshoofd is gemachtigdtot de uitvoering van de aan hem of haar bij het Functieboek 2003 opgedragen taken en verantwoordelijkheden, alsook tot het namens de gemeente voeren van correspondentie ter uitvoering van besluiten van het bestuursorgaan.
2. Aan het afdelingshoofd worden die bevoegdheden gemandateerd dan wel bij volmacht of machtiging toegekend die nodig zijn voor de uitvoering van de aan hem of haar opgedragen taken, een en ander zoals genoemd in de bijlage bij dit besluit.
3. Het afdelingshoofd kan ondermandaat verlenen.
1. Elke functionaris is gemachtigd tot het uitvoeren van besluiten van het bestuursorgaan en tot het namens de gemeente voeren van correspondentie, een en ander voor zover dit voortvloeit uit de aan hem of haar opgedragen taken.
2. In de bijlage behorend bij dit besluit wordt aangegeven aan welke door een functionaris beklede functie, welke bevoegdheid wordt verbonden.
3. Indien aan een functie een bepaalde bevoegdheid is verbonden, wordt geacht aan het betrokken afdelingshoofd ook de bevoegdheid te zijn toebedeeld.
4. De functionaris volgt bij de uitoefening van een hem of haar toekomende bevoegdheid, de door diens afdelingshoofd verstrekte aanwijzingen en instructies.
1. Een functionaris maakt bij de uitvoering van zijn functie, geen gebruik van de hem toekomende bevoegdheid indien hij redelijkerwijs weet of kan weten dat het bestuursorgaan of het afdelingshoofd over het betreffende onderwerp wil of dient te beslissen.
2. De functionaris maakt geen gebruik van de hem toekomende bevoegdheid dan na voorafgaande terugkoppeling naar het betreffende bestuursorgaan indien het onderwerpen betreft:
met vergaande politiek-bestuurlijke consequenties;
waarbij wordt afgeweken van algemeen geldend beleid of richtlijnen;
waarbij ingrijpende financiële consequenties te verwachten zijn; daartoe behoort in elk geval overschrijding van een bestaand krediet of vastgestelde budget en het aangaan van een meerjarige financiële verplichting.
3. Een gemandateerde is niet bevoegd tot het nemen van een beslissing op een bezwaarschrift gericht tegen een bij mandaat genomen besluit.
1. Een bij mandaat genomen besluit wordt als volgt ondertekend:
“Namens burgemeester en wethouders (of de burgemeester) van Simpelveld,
aanduiding functie,
plaats voor handtekening,
naam gemandateerde”.
2. In geval van afwezigheid van gemandateerde, wordt de bevoegdheid tot het bij mandaat nemen van besluiten uitgeoefend door de daartoe door het college van burgemeester en wethouders aangewezen plaatsvervanger. Een door een plaatsvervanger bij mandaat genomen besluit wordt als volgt ondertekend:
“Namens burgemeester en wethouders (of de burgemeester) van Simpelveld,
aanduiding functie gemandateerde,
voor deze,
aanduiding functie plaatsvervanger,
plaats voor handtekening,
naam plaatsvervanger”.
3. Het ondertekenen van een bij (onder)mandaat te nemen besluit dan wel andere bij volmacht of machtiging te ondertekenen stukken, gebeurt handmatig.
In de bijlage bij dit besluit wordt aangegeven welke door het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend.
Een door het bestuursorgaan genomen besluit wordt in het geval van een ondertekeningsmandaat als volgt ondertekend:
“Overeenkomstig het door burgemeester en wethouders (of de burgemeester) van Simpelveld genomen besluit,
namens dezen,
aanduiding functie,
plaats voor handtekening,
naam gemandateerde”
1. Indien aan een functionaris (onder)mandaat, machtiging of volmacht is verstrekt, kan door de directeur of het afdelingshoofd indien daartoe aanleiding bestaat te allen tijde het (onder)mandaat, machtiging of volmacht worden teruggenomen.
2. Indien een afdelingshoofd gebruik maakt van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheid, meldt hij dit onverwijld en met redenen omkleed aan de directeur.
3. De intrekking van een bevoegdheid verkrijgt pas rechtskracht vanaf het moment van algemene bekendmaking.
Bij afwezigheid van de functionaris die bevoegd is stukken te ondertekenen terwijl spoedige afdoening van het stuk is aangewezen, vindt ondertekening van het stuk plaats door het afdelingshoofd dan wel door diens plaatsvervanger.
1. Indien bij afdoening van een stuk bij (onder)mandaat, volmacht of machtiging, een andere afdeling eveneens belang heeft dan wel het betreffende onderwerp eveneens de verantwoordelijkheid van een andere afdeling betreft, legt de gemandateerde alvorens tot ondertekening of afdoening over te gaan, het stuk voor medeparaaf of instemming voor aan het hoofd van die andere afdeling.
2. Indien de in het eerste lid bedoelde medeparaaf of instemming niet wordt gegeven, wordt het onderwerp ter afdoening voorgelegd aan de directeur.
1. Binnen twee weken na afloop van elke maand brengt de directeur verslag uit aan het College dan wel de Burgemeester omtrent de door hem op basis van dit besluit bij (onder)mandaat genomen besluiten op een nader door het College dan wel Burgemeester te bepalen wijze.
2. Binnen een week na afloop van elke maand brengen de afdelingshoofden verslag uit aan de directeur omtrent de op basis van dit besluit bij (onder)mandaat genomen besluiten, op een nader door de directeur te bepalen wijze.
1. Een voorstel tot wijziging van dit besluit kan alleen via de (senior-)beleidsmedewerker ajz-welzijn bij het bestuursorgaan worden ingediend.
2. Een wijziging als bedoeld in het eerste lid, treedt niet eerder in werking dan de dag nadat de wijziging van de bevoegdheidstoedeling algemeen bekend is gemaakt.
3. Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing in geval van een door het bestuursorgaan op ad hoc basis verstrekt mandaat, volmacht of machtiging, aan een bij naam genoemde functionaris ten behoeve van de afwikkeling van een concreet omschreven aangelegenheid.
1. Dit besluit wordt algemeen bekend gemaakt op 8 september 2010.
2. Dit besluit treedt in werking met ingang van 9 september 2010 en komt in de plaats van het Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Simpelveld 2005.
3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Mandaat- en volmacht besluit gemeente Simpelveld 2010“.
Aldus besloten te Simpelveld op 31 augustus 2010.
Het College van Burgemeester en wethouders,
de secretaris de burgemeester,
P.J.J.M. Schillings H.G.G. Bogman
De Burgemeester,
H.G.G. Bogman
Omdat deze ontbreekt moet worden aangeknoopt bij het Functieboek 2003. In dit functieboek staan de beschrijvingen van de organieke functies. Binnen die organieke functiebeschrijvingen worden per functie doelstelling en taakstelling uitgedrukt. De regeling sluit tevens aan bij de toedeling van verantwoordelijkheden in de regeling Productverantwoordelijkheid (2005).
Aan de Raad, het College dan wel de Burgemeester zijn bij of krachtens de wet bepaalde bevoegdheden toegekend. Voor de uitvoering van die taken en verantwoordelijkheden dient een adequate bevoegdheidstoedeling plaats te vinden.
De aanpassing van de mandaatregeling 2010 is mede ingegeven door de wens om de rolverdeling tussen het college, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden in de aansturing van de organisatie opnieuw te definiëren. De directeur wordt daarmee duidelijk als de eindverantwoordelijke leidinggevende geprofileerd.
Het College dan wel de Burgemeester hebben in onderhavig mandaat- en volmachtbesluit aangegeven dat de directeur het hoofd is van de ambtelijke organisatie. In die hoedanigheid is hij gemachtigd om alle zaken af te wikkelen. Het gaat hierbij om bevoegdheden die niet tot de categorie mandaat dan wel volmacht moeten worden gerekend maar die hem in staat moeten stellen de dagelijkse werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie voortgang te laten vinden. Specifieke bevoegdheden zijn opgenomen in de Bijlage bij het besluit.
Aan de afdelingshoofden en functionarissen is voorts een algemene machtiging verleend om het hen mogelijk te maken de aan hen binnen hun afdeling respectievelijk functie vallende taken ook daadwerkelijk uit te (laten) voeren.
Aan elke functionaris is vervolgens in artikel 4, eerste lid, van het besluit een algemene machtiging (handelingen, niet zijnde mandaat of volmacht) verstrekt tot het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden voor zover die aan hem of haar is opgedragen. Te denken valt aan: ondertekening en verzending van ontvangstbevestiging, de daadwerkelijke uitvoering van besluiten die door het bestuursorgaan of mandans zijn genomen en correspondentie hierover, correspondentie inzake bepaalde voorgenomen transacties, het verstrekken van statistische informatie, etc., etc..
Het College en de Burgemeester wil vasthouden aan het principe dat de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd worden.
Anders dan in het vorige besluit leggen het college en de burgemeester niet zelf rechtstreeks het mandaat op het laagste niveau, maar beperken zij zich tot het mandateren van de directeur of de afdelingshoofden. Vervolgens kunnen de directeur en de afdelingshoofden ondermandaat verlenen.
Hiermee wordt de rol en integrale verantwoordelijkheid van de managementposities duidelijker benadrukt. De onderwerpen die de algemene aansturing van de organisatie betreffen zijn gemandateerd aan de directeur. Het betreft met name P&O-gerelateerde zaken. Voor zover deze onderwerpen ook van toepassing zijn op de aansturing van de afdelingen geeft de directeur een ondermandaat aan de afdelingshoofden voor hun afdeling.
De mandaten die rechtstreeks aan de afdelingshoofden worden gegeven gaan over besluitvorming en uitvoering van de taken en producten van die afdeling. Zij dragen de verantwoordelijkheid, maar kunnen ondermandaat verlenen aan de in de Bijlage genoemde functies.
De regel is dat daar waar ondermandaat verleend kan worden dit ook gebeurt. In artikel 7 is opgenomen dat het ondermandaat teruggenomen kan worden als daar aanleiding toe bestaat. Dit moet echter een uitzondering zijn.
In de Bijlage zijn expliciet de (onder)mandaten en volmachten opgenomen. Daar waar wellicht onduidelijkheid zou kunnen ontstaan omtrent de overige bevoegdheden is in de Bijlage de specifieke machtiging nog eens expliciet vermeld.
In de Bijlage bij het besluit is de bevoegdheidstoedeling per taakgebied weergegeven. Per taakgebied wordt gemeld aan welke functionarissen welke bevoegdheid in ondermandaat of machtiging/volmacht is gegeven.
Nu het tevens ondermandaat etc. betreft, is de directeur of het afdelingshoofd bevoegd, althans indien daartoe redenen bestaan, de functionaris de in ondermandaat / volmacht of machtiging toebedeelde bevoegdheid te ontnemen. Het afdelingshoofd dient daarvan vanzelfsprekend de betrokkene alsook de directeur onverwijld in kennis te stellen. De intrekking krijgt ingevolge het besluit formeel geen rechtskracht zolang hieraan geen algemene bekendheid is gegeven. Dat neemt niet weg dat de betrokken functionaris, gezien de hiërarchische verhoudingen, geen gebruik meer zal mogen maken van de bevoegdheid indien het afdelingshoofd heeft meegedeeld dat hij de bevoegdheid intrekt.
Los van dit besluit kan op ad hoc basis door het bestuursorgaan rechtstreeks aan bij naam genoemde functionarissen (onder)mandaat/volmacht of machtiging worden verleend, bijv. bij koop/verkoop van onroerende zaken tot ondertekening van de notariële akte, (ondertekeningsmandaat) of de bevoegdheid tot vertegenwoordiging voor een rechterlijke instantie e.d.. Bestaande mandaten/volmachten die op ad hoc basis zijn verleend, hebben naar hun aard slechts tijdelijk rechtskracht dan wel behouden hun geldigheid tot het moment dat zij worden ingetrokken. Ingevolge artikel 11, derde lid, kunnen overigens ook nieuwe mandaten, volmachten en machtigingen worden verleend. Daartoe behoeft het besluit niet te worden gewijzigd.
In het besluit zijn niet opgenomen de bevoegdheden die rechtstreeks bij wet (attributie) aan bepaalde functionarissen zijn toebedeeld, zoals de bevoegdheden tot heffing en invordering krachtens artikel 231 van de Gemeentewet, die direct aan bepaalde gemeenteambtenaren toekomen.