CVDR9971_1Reglement van orde voor de vergaderingen van raadscommissiesnlregelingBrunssum2017-10-24BrunssumParelnieuws, 19-11-2008Reglement van Orde raadscommissiesOnbekendgemeenteraadbestuur en recht2008-11-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-11-122010-09-01Nieuwe regelingGemeenteblad 2008 nr. 87OnbekendVerordening op de raadscommissies, raadsbesluit 2005 nr. 22 van 12 april 2005 vervalt.Reglement van orde voor de vergaderingen van raadscommissiesRaadsbesluit : Versie 2Gemeenteblad : 2008 nr. 87Dienst/Cluster : GriffieDe Raad der Gemeente Brunssum;gelezen het voorstel van het presidium d.d. 13 oktober 2008, dienst/cluster Griffie, nr. 2008/87;Besluit:

In te stemmen met het invoeren van een nieuw vergadermodel van de gemeenteraad per 1 januari 2009 als volgt:

een vierwekelijkse cyclus van raadsvergaderingen, meningvormend en besluitvormend;

twee weken voorafgaand aan de raadsvergaderingen vinden vergaderingen van de respectievelijke raadscommissies Ruimte & Techniek, Burgerzaken en Middelen plaats ten behoeve van het verkrijgen vaninformatie waarin raadsleden, burgercommissieleden, burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen participeren.

En ten behoeve van dit nieuwe vergadermodel:

het huidige reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Brunssum vastgesteld op 2 november 2004, gemeentebladnummer 2004, nr. 25 in te trekken en de bijlage “Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Brunssum” vast te stellen;

de huidige “verordening raadscommissies” vastgesteld op 12 april 2005, gemeentebladnummer 2005, nr. 22 in te trekken en de bijlage “Reglement van Orde voor de vergaderingen van raadscommissies” vast te stellen;

de bijlage “Vergaderschema Commissies en Raad 2009 Gemeente Brunssum (nieuw vergadermodel)” vast te stellen;

na 3 maanden een integrale evaluatie uit te voeren;;

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN RAADSCOMMISSIESArtikel1InstellingZo spoedig mogelijk na aanvang van zijn zittingsperiode stelt de raad de raadscommissies in. Op gelijke wijze kan dit instellingsbesluit in de loop van de zittingsperiode worden herzien.De raadscommissies waarop dit reglement van toepassing is, zijn thans:

de commissie Middelen;

de commissie Burgerzaken;

de commissie Ruimte en Techniek;

de Rekeningcommissie;

de Auditcommissie.

Titel1.Algemene bepalingenArtikel2Voorzitterschap1.Aan het voorzitterschap van een commissie kan enkel door een lid van de raad invulling gegeven worden. 2.De aanwijzing van de technisch voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van een commissie geschiedt bij de aanvang van elke nieuwe zittingsperiode van de raad of bij instelling van de raadscommissies uit het midden van de Raad en voorts tussentijds ter aanvulling van een vacature door het Presidium.3.Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. 4.In het geval van een gezamenlijke commissievergadering wordt deze voorgezeten door de voorzitter van de commissie, daartoe door het Presidium aangewezen.5.De raad kan een benoemde voorzitter ontslaan. 6.De fractie, waaruit de voorzitter van een commissie afkomstig is, heeft desgewenst de bevoegdheid een tweede lid voor die commissie voor te dragen. Het stemrecht gaat dan op dit toegevoegde lid over.Artikel3Aanwijzing commissieleden1.De commissieleden worden tegelijk met de instelling der commissies aangewezen voor de zittingsduur van de raad.2.Een lid c.q. plaatsvervangend lid van de commissie kan te allen tijde ontslag nemen. Een aspirant commissielid kan te allen tijde ontslag nemen. Hiervan wordt melding gemaakt in het Presidium.3.In een tussentijds ontstane vacature wordt door een fractie zo spoedig mogelijk voorzien. Hiervan wordt melding gemaakt in het Presidium.Artikel4Griffier1.Onverminderd het bepaalde in artikel 107 a der Gemeentewet wijst de griffier (een) commissiegriffier(s) aan.2.De (commissie)griffier is in iedere vergadering aanwezig.3.De griffier regelt de vervanging van de commissiegriffier indien deze verhinderd is als zodanig op te treden.4.De griffier kan aan iedere commissievergadering deelnemen.Artikel5Verslaglegging1.Het verslag van de voorgaande commissievergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden van de raad toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep voor de eerstvolgende raadsvergadering. Het concept verslag wordt gelijktijdig aan de overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden.2.Bij het begin van een commissievergadering wordt, indien mogelijk, het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.3.De leden, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen, indien het verslag onjuistheden bevat. Een voorstel tot verandering kan voor het vaststellen van het verslag bij de griffier worden ingediend.4.De notulen bestaan minimaal uit:

een verslag;

een geluidsopname van de betreffende commissievergadering.

5.Het verslag bevat:

de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;

een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

een schriftelijke bondige weergave van hetgeen de commissie heeft geadviseerd;

een overzicht van het verloop van elke stemming;

6.Het verslag alsmede de geluidsopname worden zo spoedig mogelijk op het internet geplaatst;7.Het verslag alsmede de geluidsopname worden tot stand gebracht onder de zorg respectievelijk de verantwoordelijkheid van de griffier.8.Het verslag van een gezamenlijke commissievergadering wordt vastgesteld in de commissie Middelen tenzij de gezamenlijke vergadering hierover een ander standpunt inneemt.Artikel6Bijeenroepen vergadering1.De commissie vergadert zo dikwijls als dit door de raad of de voorzitter nodig wordt geoordeeld.2.De oproeping geschiedt door of namens de voorzitter van de commissie tenminste zes dagen voorafgaand aan het houden van de vergadering, spoedeisende gevallen uitgezonderd. 3.De oproepingsbrief vermeldt plaats, dag en aanvangstijd van de vergadering, alsmede de agenda der vergadering. 4.In de agenda van de vergadering, die de te behandelen onderwerpen weergeeft, wordt per onderwerp aangegeven of de behandeling tot besluitvorming c.q. advisering dient te leiden of dat het stukken betreft die ter informatie of ter kennisname worden aangeboden. 5.De voorzitter van de commissie kan, na het verzenden van de oproepingsbrief als bedoeld in lid 2, in spoedeisende gevallen tot uiterlijk tweemaal 24 uur voor aanvang van de vergadering een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop betrekking hebbende stukken worden tegelijkertijd nagezonden dan wel ter inzage gelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 3.6.De commissieleden kunnen schriftelijk met opgave van redenen het Presidium verzoeken onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Een dergelijk verzoek bevat een korte uiteenzetting van het te behandelen onderwerp en dient uiterlijk 24 uur vóór de vergadering van het Presidium bij de griffier te worden ingediend.Artikel7Inzage stukken1.De stukken, die betrekking hebben op de in een commissievergadering te behandelen zaken worden tegelijk met de oproeping van de leden ter inzage gelegd en voor zover nodig en mogelijk aan de leden ter beschikking gesteld.2.Bij de stukken, die voor de leden ter inzage worden gelegd wordt een genummerd totaaloverzicht van alle ter inzage liggende stukken gevoegd.Artikel8Openbaarheid van vergaderingen1.De commissies vergaderen in het openbaar, behoudens in de gevallen, dat

de raad bij het vragen van een advies over een bepaalde aangelegenheid uitdrukkelijk aan de commissie verzoekt daarover niet in het openbaar te vergaderen;

de commissie zelf beslist, dat de vergadering of een gedeelte daarvan niet in het openbaar wordt gehouden rekening houdende met artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet.

2.Tijdens een openbare vergadering worden de deuren gesloten, indien één der leden het vordert of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd en/of besloten.3.Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders bepaalt.4.Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie haar opheft.5.Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Hiervan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 6.Indien de commissie zich terzake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de Raad haar opheft.Artikel9Openbare bekendmaking c.a. orde vergaderingen1.Van de openbare vergadering worden dag, plaats en aanvangstijd, alsmede de daarin te behandelen onderwerpen, spoedeisende gevallen uitgezonderd, uiterlijk tegelijk met de oproeping der leden ter openbare kennis gebracht door middel van aankondiging in een weekblad dat algemeen in de gemeente verspreid wordt, alsmede via het internet. Daarbij wordt gewezen op de mogelijkheid voor elke belanghebbende c.q. belangstellende om in die vergadering het woord te voeren over de te behandelen agendapunten.2.De agenda van de onderwerpen die in de openbare vergadering zullen worden behandeld is voor iedere belangstellende verkrijgbaar, terwijl de stukken betreffende bedoelde onderwerpen, voor zover deze aan de commissie zijn toegezonden, voor eenieder ter inzage worden gelegd.3.De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde van de vergadering. Hij is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt verstoord, hen die daarvoor verantwoordelijk zijn of alle toehoorders te doen verwijderen.4.De voorzitter van een commissievergadering ziet erop toe dat:

géén meningen of standpunten gegeven worden;

sprekers binnen het agendapunt blijven;

onbeantwoorde vragen alsnog beantwoord worden;

herhalingen worden voorkomen.

Artikel10Quorum1.Een commissie kan slechts beraadslagen en adviseren wanneer naast de voorzitter ten minste een meerderheid (de helft + een) van het aantal leden ter vergadering aanwezig is.2.Indien bij een vergadering het vereiste aantal leden niet is opgekomen, belegt de voorzitter, met een tussenruimte van ten minste tweemaal 24 uur, een nieuwe vergadering, welke wordt gehouden ongeacht het aantal opgekomen leden.Artikel11Advisering1.De commissie adviseert bij meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen wordt geen advies afgegeven, doch worden de verschillende standpunten ter kennis van de raad gebracht.2.De leden onthouden zich van de beoordeling van zaken, welke hen, hun echtgenoten of hun bloed- of aanverwanten tot de derde graad ingesloten, persoonlijk aangaan, of waarin zij als gelastigden zijn betrokken, een en ander conform de desbetreffende bepalingen van de Gemeentewet.Artikel12Toelating niet-leden1.Leden van het College van Burgemeester en Wethouders worden uitgenodigd de vergadering bij te wonen.2.Leden van het college zijn bevoegd zich terzijde te laten staan door gemeente-ambtenaren en deskundigen van buiten het gemeentelijk apparaat. De aldus voor het opstellen van een aan een commissie voorgelegd advies verantwoordelijke beleidsambtenaar c.q. deskundige wordt, indien de voorzitter en/of een of meerdere leden dat wensen, de gelegenheid geboden zijn advies ten overstaan van de commissie toe te lichten.Artikel13Het schriftelijk vragen stellenDe commissieleden kunnen met betrekking tot onderwerpen welke tot het werkterrein van de commissie behoren schriftelijk vragen stellen. Deze vragen worden bij de voorzitter ingediend en zo spoedig mogelijk schriftelijk beantwoord.Titel2 Specifieke bepalingenHoofdstuk1De Commissie Ruimte en Techniek, Burgerzaken en MiddelenArtikel14AgendaHet Presidium stelt de agenda voor de commissies vast.Artikel15Doel, bevoegdheden en werkwijze van de raadscommissie Ruimte & Techniek, Burgerzaken, Middelen.1.Het doel van de commissies is het verzamelen van alle relevante informatie over een onderwerp, zodat de raad daarover een gewogen uitspraak kan doen of een besluit kan nemen.2.Daartoe is er ruimte voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om hun meningen en ideeën te geven over op de agenda vermelde onderwerpen en is er de mogelijkheid voor raadsleden en burgercommissieleden om informatie te verzamelen bij de portefeuillehouder casu quo het college.3.In het gesprek is geen ruimte voor debat noch voor het verwoorden van standpunten.4.In het gesprek is geen gelegenheid om leden van het college politiek ter verantwoording te roepen.Artikel16AdviseringDe commissie adviseert de raad:

of een voorstel rijp is voor meningsvorming c.q. besluitvorming in de raad;

of het voorstel als akkoord stuk (A-agenda) dan wel bespreekstuk (B-agenda) op de agenda van de gemeenteraad geplaatst zal worden

Artikel17Participanten1.Aan een vergadering van de commissies kunnen deelnemen de in de raad vertegenwoordigde fracties, een vertegenwoordiging van het college, belanghebbende burgers/bedrijven/instellingen en deskundigen.2.Iedere raadsfractie is vertegenwoordigd door één raadslid en een daarvoor door de raad benoemd burgerfractielid, waarvan door het Presidium ontheffing verleend kan worden. Aanwijzing van de burgerfractieleden geschiedt door de raad, van tussentijdse aanwijzingen wordt melding gemaakt in het Presidium.3.Een burgerfractielid dient op de kandidatenlijst van de betrokken partij/groepering bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezing voor te komen.4.Het burgerfractielid dient bij zijn benoeming en gedurende de deelname aan de commissie te voldoen aan de vereisten die zijn neergelegd in de artikelen 10 tot en met 13 en 15 van de Gemeentewet.5.Aanwezige raads- en burgerfractieleden ondertekenen de presentielijst. Aanwezige burgerfractieleden komen in aanmerking voor een vergoeding als bedoeld in artikel 3 lid 1 van de “Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden”. Voorafgaand aan de vergadering wordt bij de voorzitter kenbaar gemaakt wie namens de partij/groepering als woordvoerder optreedt.6.Indien een fractie daaraan behoefte heeft kan zij naast het raadslid of het burgerfractielid een aspirant-burgerfractielid de vergadering laten bijwonen en laten deelnemen aan de commissie. Een aspirant-burgerfractielid dient te voldoen aan de in lid 3 en 4 van dit artikel genoemde voorwaarden.7.De voordracht van een aspirant-burgerfractielid vindt plaats in het Presidium.8.Indien een aspirant-burgerfractielid aan de vergadering deelneemt wordt voorafgaand aan de vergadering bij de voorzitter kenbaar gemaakt wie als woordvoerder namens de partij/groepering optreedt. De woordvoerder ondertekent de presentielijst en komt in aanmerking voor een vergoeding als bedoeld in artikel 3 lid 1 van de “Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden”.Hoofdstuk2De RekeningcommissieArtikel18Samenstelling Rekeningcommissie1.De Rekeningcommissie bestaat uit ten hoogste even zoveel leden als er fracties in de raad vertegenwoordigd zijn.2.De in het eerste lid genoemde leden en hun plaatsvervangers worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.3.Een lid kan zowel raadslid als niet raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid en een plaatsvervangend lid van de Rekeningcommissie. De in het eerste lid genoemde leden en hun plaatsvervangers dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de betreffende fractie.4.De commissie wijst uit haar midden een technisch voorzitter aan. De fractie waaruit de technisch voorzitter van een commissie afkomstig is heeft desgewenst de bevoegdheid een tweede lid voor die commissie voor te dragen. Het stemrecht gaat alsdan op dit toegevoegde lid over.Artikel19Taken/bevoegdheden Rekeningcommissie1.De Rekeningcommissie onderzoekt de jaarrekening en het jaarverslag via welke het college over elk begrotingsjaar aan de raad verantwoording aflegt over het gevoerde financieel beheer.2.De Rekeningcommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het college te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht.3.De Rekeningcommissie voert zo nodig overleg met het college over de jaarrekening en het jaarverslag.4.De Rekeningcommissie adviseert aan de raad en deelt aan de raad de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad kan zij ter zake voorstellen en aanbevelingen doen.Hoofdstuk3De AuditcommissieArtikel20Samenstelling Auditcommissie1.De Auditcommissie bestaat uit ten hoogste even zoveel leden als er fracties in de raad vertegenwoordigd zijn.2.De in het eerste lid genoemde leden en hun plaatsvervangers worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.3.Een lid kan zowel raadslid als niet raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid en een plaatsvervangend lid van de Auditcommsisie. De in het eerste lid genoemde leden en hun plaatsvervangers dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de betreffende fractie.4.De commissie wijst uit haar midden een technisch voorzitter aan. De fractie waaruit de technisch voorzitter van een commissie afkomstig is heeft desgewenst de bevoegdheid een tweede lid voor die commissie voor te dragen. Het stemrecht gaat alsdan op dit toegevoegde lid over.5.De Auditcommissie laat zich in haar advisering bijstaan door leden van het college en de ambtelijke organisatie. Deze worden in overleg met de voorzitter bij een vergadering van de Auditcommissie uitgenodigd.Artikel21Taken/bevoegdheden Auditcommissie1.Het voorbereiden van rapporten van de rekenkamercommissie Brunssum ten behoeve van behandeling in de commissies en/of gemeenteraad;2.Het voorbereiden van de aanstelling van de externe accountant ten behoeve van de controle van de jaarrekening;3.Als contactplatform functioneren tussen raad en de externe accountant;4.Het voorbespreken van het controleprotocol; 5.Instrumenten ontwerpen c.q. bespreken die de gemeenteraad in staat stellen om te komen tot een goede beleidsontwikkeling;6.Instrumenten ontwerpen c.q. bespreken die de gemeenteraad in staat stellen om te komen tot een goede controlefunctie;7.Instrumenten ontwerpen c.q. bespreken die leiden tot verbetering van de Planning en Control-cyclus ten behoeve van de gemeenteraad;8.Het bespreken van de voortgang in het uitwerken en/of toepassen van de aanbevelingen van de Rekeningcommissie;9.Het bespreken van aan de raad gerichte circulaires van het ministerie van Binnenlandszaken;10.Het bespreken van ontwikkelingen en het komen tot vernieuwing en bijstelling op bestuurlijk en financieel vlak.Artikel22EvaluatieDoor de desbetreffende commissies zal aan het eind van elk kalenderjaar een aan de raad ter kennis te brengen evaluatie worden opgesteld van de ingevolge deze verordening door de commissies gehanteerde werkwijze.Artikel23Uitleg VerordeningIn gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening beslist de commissie op voorstel van de voorzitter of een der leden van de commissie.Artikel24Benaming en inwerkingtreding1.Dit Reglement van Orde kan worden aangehaald als "Reglement van Orde raadscommissies".2.Het reglement treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van de vaststelling. Alsdan vervalt de "Verordening op de raadscommissies”, zoals vastgesteld bij raadsbesluit 2005 nr. 22 van 12 april 2005.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering vanDe Raad voornoemd,voorzittergriffier