| Organisatie | Sittard-Geleen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007. |
| Citeertitel | Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007. |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | mandaten |
incl. 1e wijziging
Afdeling 10.1.1 van de Algemen wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2008 | 01-01-2013 | n.v.t. | 01-09-2008 Weekblad De Trompetter dd 27 aug 2008 | n.b. |
Eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007, samen met Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007
Het college van burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen en de burgemeester van Sittard-Geleen, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,
Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;
Overwegende dat het doelmatig is dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gebruik maken van mandaat bij de uitoefening van hun bevoegdheden;
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
De gemeentesecretaris, directeuren en afdelingshoofden hebben binnen door het bestuursorgaan eventueel te geven richtlijnen, mandaat ten aanzien van het nemen van besluiten en afdoen van stukken betreffende alle aangelegenheden die behoren tot hun taken, conform het Organisatiebesluit, en zijn uit dien hoofde bevoegd verplichtingen met –financiële- consequenties aan te gaan en uitgaven goed te keuren conform de Budgetregeling, tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet.
Het hoofd van de afdeling Financiële en Juridische bedrijfsvoering draagt zorg voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op de internetsite van de gemeente Sittard-Geleen van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.
Artikel 4. Uitzonderingen op ondermandaatmogelijkheid
In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 geldt dat een besluit van de gemeentesecretaris tot schorsing als bedoeld in artikel 8:15:1 (schorsing als ordemaatregel) vervalt als het niet door (het college van) Burgemeester en Wethouders wordt bevestigd in hun eerste vergadering nadat het besluit is genomen.
Artikel 5. Ondertekeningsmandaat
In afwijking van de artikelen 2, 3 en 4 wordt, nadat door de raad en college besloten is geld te lenen, de ondertekeningsbevoegdheid van die leningovereenkomsten opgedragen aan de teamleider financiële informatie.
De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:
“Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen”, respectievelijk “De Burgemeester van Sittard-Geleen”,
gevolgd door de functienaam van de(onder)gemandateerde,
Artikel 7. Besluiten met verderstrekkende financiële consequenties
Voor zover voorgenomen besluiten met financiële consequenties niet passen binnen de daartoe door het bestuursorgaan vastgestelde budgetten met daaraan gekoppelde prestaties en/of resultaten, is instemming van dat bestuursorgaan vereist.
Artikel 8. Uitgezonderde besluiten
In afwijking van de artikelen 2, 3, 4 en 5 blijven de navolgende besluiten voorbehouden aan het bestuursorgaan:
het vaststellen, wijzigen of intrekken van kaders, beleidsregels en besluiten van algemene strekking. In afwijking van de in de vorige volzin genoemde uitzonderingen is voor besluiten van algemene strekking op grond van artikel 15 van de Wegenverkeerswet 1994, juncto artikel 12 van het Besluit Administratieve bepalingen inzake het Wegverkeer, (verkeersbesluiten) wel mandaat mogelijk;
Artikel 10. Afwezigheid/ontstentenis
In geval van afwezigheid of ontstentenis van (onder)gemandateerde functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn opgedragen, worden deze door een conform Organisatiebesluit aangewezen plaatsvervanger vervuld.
De gemeentesecretaris, directeuren, respectievelijk afdelingshoofden, leggen in algemene zin verantwoording af in Managementrapportages en desgewenst specifiek in een nadere rapportage, over de uitvoering van de aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden.
Toezicht op de uitvoering van dit besluit vindt plaats overeenkomstig het Interne controlekader.
Sittard-Geleen, 1 september 2008
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SITTARD-GELEEN,
De Burgemeester, De Secretaris,
Drs. G.J.M Cox Mr. M.E.J. Goldsmits-Brouns
DE BURGEMEESTER VAN SITTARD-GELEEN,
Drs. G.J.M. Cox
Formeel-juridisch is mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Besluiten worden gedefinieerd als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (of een daarmee juridisch gelijk te stellen andere handeling). Belangrijke voorbeelden van besluiten zijn: vergunningen, ontheffingen, (subsidie)beschikkingen, uitkeringen en verkeersmaatregelen (maar natuurlijk ook weigeringen daarvan).
Bestuursorganen binnen de gemeente zijn bijvoorbeeld: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester (sec).
Met andere woorden mandaat is een instrument waarbij bijvoorbeeld het college bepaalde vergunningen niet meer zelf verleent, maar op een lager ambtelijk niveau in de organisatie neerlegt zodat zij zelf haar tijd efficiënter kan besteden.
Veelal komt mandaat voor bij vaak voorkomende c.q. routinematige zaken.
Met enige nadruk wordt vermeld dat het dus bij mandaat met name gaat om beslissingen die extern gericht zijn en rechtsgevolg creëren. Waarbij dat creëren van rechtsgevolg is te verstaan als het veranderen van rechten en/of plichten van burgers (uitzonderingen op dit algemene uitgangspunt zijn op zich wel mogelijk, maar voeren voor de betekenis van deze algemene toelichting te ver).
Wel is gekozen om met besluiten samenhangende extern gerichte stukken ook onder dit mandaat te vatten. Dan gaat het om correspondentie, niet zijnde een besluit, die daarmee wel samenhangt en voorafgaande dan wel na afloop van een besluit uitgaat (voorbeelden hiervan zijn: een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht etc). Deze keuze is gemaakt om de dagelijkse werkpraktijk niet te veel te belasten met de –soms ingewikkelde- vraag of een bepaald document nu wel of niet een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Het gaat bij mandaat dus niét om werkafspraken, besturingsmodellen, budgetverlening of andere sturingsinstrumenten. Dat soort zaken zijn vervat in andere, intern werkende, instrumenten zoals het Besturings- en Management Concept (BMC), de Budgetregeling (waarmee een koppeling met de –jaarlijks fluctuerende- productbegroting wordt gemaakt), de Planning- en control-regeling, het Organisatiebesluit etc.
Uitgangspunt van mandaat is dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid –toch nog- zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan. In feite gaat het dus om een juridische constructie waarbij bestuursorganen aan ambtenaren de bevoegdheid opdraagt om bepaalde beslissingen voor en namens hen te nemen.
Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien het bestuursorgaan een gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet door dat bestuursorgaan besloten wordt.
Vanuit de integrale managementfilosofie en het rapport “samenwerken in vertrouwen”, wordt in het onderstaande mandaat wel een rechtstreekse verbinding gelegd met financiën/budgetten, BMC, organisatiebesluit en planning & control. Zo wordt duidelijk dat toebedeelde bevoegdheden binnen die kaders van kracht zijn. Een gemandateerde is dus formeel nooit verder bevoegd, dan wat hem bijv. via budget/begroting werd toegekend. Geld dat je niet hebt, kun je ook niet uitgeven; dat geldt voor iedereen. Voor een gemeente, een bestuursorgaan en natuurlijk ook voor de gemandateerde ambtenaar.
Het uitgangspunt van het ‘oude’ mandaatbesluit blijft overeind, nl. dat: “gemandateerd wordt, tenzij…”; dit uitgangspunt heeft namelijk veel voordelen;
Duidelijk is dat de beperking in het algemene mandaat: “tenzij de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet” nadrukkelijk de verantwoordelijkheid bij de gemandateerde legt om op een juist moment bij het bestuursorgaan aan de bel te trekken; niet te vroeg, opdat het mandaat verwordt tot een lege dop en niet te laat, zodat het bestuur zelf in positie kan komen.
Bij de afweging om van de bevoegdheid gebruik te maken is ook de aard van de bevoegdheid van belang; een bestuursdwangbevoegdheid is bijvoorbeeld al vlot naar de aard te zwaar om (laag) ambtelijk te kunnen worden afgedaan; dat geldt ook voor zware disciplinaire strafbesluiten en/of voor besluiten waarbij sprake is van inbreuk op grondrechten (bijv bij Zondagswet/ Wet openbare manifestaties).
Tot slot nog een aantal algemene punten:
Sinds invoering van de derde tranche Awb staat vast dat bestuursdwang (maar ook andere handhavingsinstrumenten als dwangsom etc) op zich te mandateren is (de oude wettelijke onmogelijkheid is verdwenen). Aangezien er geen principiële redenen aanwezig zijn om het bestuursorgaan deze bevoegdheid aan zich te laten houden, valt deze bevoegdheid op zich onder dit algemene mandaat.
Het voeren van een rechtsgeding binnen het taakgebied van een afdeling behoort, vanuit het oogpunt van integraal management, in principe niet wezenlijk anders te worden behandeld dan zaken die wel rimpelloos verlopen (het voeren van een rechtsgeding wil zeggen alle (rechts-) handelingen die daarbij horen, en al dan niet op eigen initiatief).
Als een besluit kennelijk lastiger tot stand komt en/of leidt tot bezwaar en/of (hoger)beroep, doet dat op zich niets af aan de verantwoordelijkheid van die integraal manager. Wel kan een dergelijke exercitie een aanleiding betekenen voor het –extra- informeren van een hoger en/of bestuurlijk niveau. Er kan dan meer aan de hand zijn. Het is ook denkbaar dat sommige zaken zo politiek-bestuurlijk gevoelig (komen te) liggen dat zij daarom als uitzondering (‘naar de aard…’)upgrading verdienen.
Artikel 10:3 Awb verzet zich ertegen dat een beslissing in bezwaar op een lager (of gelijk) niveau wordt genomen dan het in mandaat genomen primaire besluit, omdat de aard van de bevoegdheid tot het beslissen in bezwaar vergt dat een voldoende onbevangen en vrije heroverweging plaatsvindt. Dit betekent dat indien een afdelingshoofd zelf het primaire besluit neemt, de directeur degene is die de beslissing op bezwaar kan nemen. Indien een afdelingshoofd bepaalde besluiten doormandateert aan bijvoorbeeld teamleiders, kan het afdelingshoofd beslissen op het bezwaarschrift.
Het is onnodig cq onwenselijk gebleken een directe relatie te leggen met het gemeentelijke aanbestedingsbeleid. Het aanbestedingsbeleid is immers een totstandkomingsprocedure die uiteindelijk leidt tot het nemen van beslissingen en besluiten. Voor die (uiteindelijke) besluiten geldt net als voor andere besluiten dit mandaat.
In dit artikel zijn de definities omschreven zoals deze in dit besluit (en de daarop gebaseerde ondermandaten) van toepassing zijn.
Deze begripsomschrijvingen sluiten aan c.q. zijn gebaseerd op de Awb en daar gehanteerde uitleg.
Artikel 2 vormt het hart van dit mandaatbesluit. Bestuursorganen geven in dit artikel, de hoogste gemeentelijk ambtenaar, de daaronder ressorterende directeuren, en afdelingshoofden mandaat, ieder voor dat deel van het werkterrein dat hun aangaat.
In Sittard-Geleen is middels het Besturings- en Management Concept er voor gekozen om verantwoordelijkheden, op basis van het integraal management concept, feitelijk zo veel mogelijk neer te leggen op afdelingshoofdenniveau. Omwille van de mogelijkheid om toch op elk niveau de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris c.q. directeuren te kunnen waarmaken, is er voor gekozen om het bestuursorgaan allereerst de gemeentesecretaris, vervolgens directeuren en tot slot naar afdelingshoofdenniveau te mandateren. Op deze wijze komt ten aanzien van besluitvorming, conform aanbevelingen van de commissie Caminada in het rapport “samenwerking in vertrouwen”, het eerste adviseurschap, hoogste ambtelijke gezag en overall-verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris tot uiting én wordt daaronder de positie van de hiërarchische boven de afdelinghoofden staande directeuren kenbaar. Deze constructie biedt daarbij het voordeel dat geen discussie kan ontstaan of bijvoorbeeld de gemeentesecretaris of directeur (voor zijn organisatieonderdelen) bevoegd is een bepaald (voorgenomen) besluit –ambtelijk- bij te stellen of een besluit in mandaat te nemen indien, om wat voor een reden dan ook, het mandaat op een lager niveau niet wordt/kan worden waargemaakt.
In artikel 2 wordt ook mandaat aan de onder de gemeentesecretaris ressorterende hiërarchische laag, de directeuren, toegekend. Deze bevoegdheden betreffen in de eerste plaats de taakgebieden van die afdelingen die onder hen op grond van het Organisatiebesluit ressorteren.
Maar ook moet worden gedacht aan onderdelen met een buitendienst-karakter; het gaat dan met name om het Archief, het Museum en de Brandweer.
Mandaat wordt gegeven voor alle besluiten voorkomende in het gehele (beleids-) terrein waarvoor het desbetreffende afdelingshoofd op grond van het organisatiebesluit verantwoordelijk is.
Daarnaast is met deze bepaling het afdelingshoofd ook bijvoorbeeld bevoegd inzake (rechtspositionele) besluiten ten aanzien van personeel zijn afdeling betreffende. Dit omvat bijvoorbeeld ook de bevoegdheid tot aanstellen zoals vervat in artikel 160, eerste lid, sub d, van de Gemeentewet (en voorzover niet elders beperkt).
Bij de in deze artikelen gekozen constructie geldt dat algemeen mandaat wordt verleend “tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet”.
Ter verduidelijking wordt hierover het volgende opgemerkt:
In slechts een enkel geval bepaalt de wet dat het bestuursorgaan zelf moet beslissen (en dus niet kan mandateren); dat is bijvoorbeeld het geval bij artikel 177 Gemeentewet (noodbevelen). Maar de hoofdregel is dat in principe vrijwel alle bevoegdheden gemandateerd kunnen worden.
Vaker komt het voor dat de aard van een bevoegdheid zich in een specifiek geval verzet tegen (uitoefening van dat) mandaat. Te denken valt dan aan zware en/of ingrijpende bevoegdheden.
Een voorbeeld van een zware/ingrijpende bevoegdheid is bijvoorbeeld een zware disciplinaire straf (bijv. strafontslag); een bestuursdwangtoepassing tegen een belangwekkend activiteit of uitoefening van een bevoegdheid waardoor grondrechten worden beperkt.
Maar ook moet worden gedacht aan situaties waarin sprake is van een besluit met een erkend hoog politiek/bestuurlijk risicoprofiel, potentiële belangenverstrengeling bij de gemandateerde (voorbeeld: als de gemandateerde in een persoonlijke relatie staat tot de besluitvrager (vergelijk ook artikel 2:4, tweede lid, Awb) of waarbij gemandateerde zelf een persoonlijk belang heeft.
In de oude mandaatregeling werden ook uitgezonderd besluiten/handelingen met een representatief karakter. Ook dit kan worden aangemerkt als “naar de aard” uitgezonderde zaken op het algemeen mandaat. Als immers het voor een besluit belangrijk is dat dit gebeurt door de burgemeester zèlf, kan zich in dat specifieke geval de aard zich verzetten tegen uitoefening door een ambtenaar.
Degene die mandaat krijgt zal altijd zijn gezonde verstand moeten blijven gebruiken bij de uitoefening van die bevoegdheden. Telkens zal een gemandateerde zich moet afvragen of het voorgenomen besluit in zijn reguliere taakuitoefening valt of niet. Als die vraag ontkennend beantwoord wordt en deze gemandateerde daarmee in feite zegt dat hij in dat geval zijn (integraal management-)verantwoordelijkheid niet wil/kan waarmaken, moet het voorgenomen besluit naar een hoger niveau getild worden.
De hiërarchische hoger geplaatste ambtenaar moet zich ook afvragen of hij de bevoegdheid wel wil/kan uitoefenen en/of dat uiteindelijk het bestuursorgaan zelf in positie gebracht behoort te worden, zodat deze daarmee de volle verantwoordelijkheid kan dragen.
Wel zal een gemandateerde natuurlijk door het eerst hogere gezag moeten worden aangesproken als hij ten onrechte een zaak opschaalt; immers, in dat geval helpt hij niet, maar wordt het bestuursorgaan –weer- belast met de bevoegdheid.
Overigens is voor de duidelijkheid er voor gekozen daar waar op voorhand al duidelijk is dat de wet en of aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet, in artikel 8 van dit mandaat die uitzonderingen te benoemen.
Met nadruk wordt vermeld dat, gelet op het bovenstaande, dat geen limitatieve opsomming kan zijn.
Het in artikel 2 verleende mandaat kan door de verkrijger -in principe- worden ondergemandateerd, indien dat voor die de uitoefening van die bevoegdheden doeltreffend en doelmatig is.
Om ook voor de buitenwereld kenbaar te zijn moet dat ondermandaat schriftelijk zijn verleend en moet dat voldoende duidelijk en bepaald zijn.
Voor een ondermandaat is goedkeuring van de gemeentesecretaris vereist.
Het hoofd van de afdeling Financiële en Juridische bedrijfsvoering draagt zorg voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op de internetsite van de gemeente Sittard-Geleen van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.
Wellicht ten overvloede wordt hier nog vermeld dat het aanbevelenswaardig is eventuele ondermandatering (gelijk de juridische constructie van en in dit hoofdmandaat) op functionarisniveau te laten plaatsvinden (in plaats van de vroeger vaak geziene constructie van op persoonsniveau). Dit heeft het voordeel dat personele wisselingen niet per definitie hoeven te leiden tot bijstellen van het ondermandaat.
De in dit artikel genoemde bevoegdheden zijn uitgezonderd van de algemene mogelijkheid tot het geven van een ondermandaat. Dat wil dus zeggen dat de in dit artikel genoemde bevoegdheden door de gemeentesecretaris of genoemde directeur zelf dienen te worden uitgeoefend.
Deze genoemde uitzonderingssituaties zijn oorspronkelijk ten tijde van opstellen van het mandaat 2001 tot stand gekomen, voor een deel om reden van functiescheiding, en er is geen aanleiding geweest om deze uitzonderingen te wijzigen.
Uitgangspunt van de Gemeentewet is dat het college zelf ondertekent (dat wil zeggen: burgemeester en secretaris) als zij zelf een besluit genomen heeft (artikel 59a Gemeentewet).
Dit uitgangspunt is niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat op grond van artikel 59a, tweede lid, Gemeentewet.
Voor het ondertekenen van leenovereenkomsten is het altijd het bestuursorgaan dat hiertoe beslist; om niet de overeenkomst persé op het bestuurlijke niveau te –moeten- laten ondertekenen is hier gebruik gemaakt van deze ondertekeningsmandaatmogelijkheid.
Dit artikel schrijft de verplichte wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten voor.
Niet alleen is uniformiteit in wijze van ondertekeningen wenselijk, maar ook moet uit de wijze van ondertekenen blijken dat het besluit in mandaat is genomen (zie artikel 10:10 Awb).
In geval een daartoe aangewezen plaatsvervanger een besluit (moet) ondertekent(en), is de (redactie van de) ondertekeningclausule op zich hetzelfde als in de tekst van artikel 6 en hierboven vermeld, met dien verstande dat (met de pen) aan de functiebenaming wordt toegevoegd: ”plv.” én dat deze plaatsvervanger natuurlijk met eigen handtekening ondertekent.
Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het college in een bepaalde zaak zelf besluit (en dus géén gebruik maakt van mandaat), een uitgaande brief behorende bij dat besluit op grond van artikel 59a, eerste lid, Gemeentewet, ondertekend behoort te worden door burgemeester en secretaris zelf.
Het concept-uitgaande stuk dient dan ook bij de aangeleverde vergaderstukken te worden aangereikt, zodat het bestuursorgaan zich kan vergewissen dat hetgeen in het concept is vervat, ook overeenkomstig haar besluit is.
Het uitgangspunt dat het college zelf ondertekent als zij zelf het besluit genomen heeft, is slechts dan niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat zoals vervat in 59a, tweede lid, Gemeentewet.
Dit artikel maakt –nogmaals- duidelijk dat indien er geen financiële dekking (in relatie tot beschreven prestaties/resultaten) is, degene die in beginsel bevoegd gemaakt werd door dit mandaatbesluit, van dat mandaat geen gebruik kan maken, dan nadat het bestuursorgaan daarmee expliciet ingestemd heeft. Artikel 7 is daarmee in feite een expliciete onderstreping van de in het mandaat gemaakte koppeling met de budgetregeling, een en ander wordt noodzakelijk geacht gelet op het rapport ‘Tijd voor keuzes’.
In dit artikel worden uitzonderingen op het algemene mandaat geëxpliciteerd. In de genoemde situaties is geen mandaat verleend en dient het bestuursorgaan dus zelf de genoemde bevoegdheden uit te oefenen.
Voor een deel sluiten deze genoemde bevoegdheden aan bij de inhoud van artikel 10:3, tweede lid, Awb (leden 1, 2 en 6). Verkeersbesluiten kunnen wel worden gemandateerd; en zijn daarmee een uitzondering op het uitgangspunt dat besluiten van algemene strekking niet gemandateerd kunnen worden.’
Voor een ander deel betreft het invullingen van de uitzonderingen “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet…” (leden 3, 5, 7 en 8).
De in lid 7 genoemde bevoegdheden (artikelen 151b, 154a, 172, 173, 174, tweede lid, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet) zijn bevoegdheden inzake openbare orde; deze zijn wettelijk niet mandateerbaar op grond van artikel 177 van de Gemeentewet.
De in de leden 4, 8 en 9 genoemde bevoegdheden zijn vanuit het oude mandaat niet-gewijzigd/ gehandhaafd.
Terzijde wordt nog opgemerkt dat in het oude mandaat bij sommige bevoegdheden absolute geldbedragen werden vermeld, waaronder wél c.q. géén mandaat bestond.
Voorbeelden hiervan waren dat:
Bij heroverweging van dit mandaatbesluit wordt eigenlijk geen echt draagkrachtige motivering aanwezig geacht voor het handhaven van dit soort grenzen. Immers, dit soort grenzen zijn per definitie arbitrair (de grens op zich, maar ook de bevoegdheidskeus en het daarmee al dan niet aanwezige risico- c.q. politiek-/bestuurlijk-gehalte) en doen ook geen recht aan de integraal managementconcept. Daarnaast was het in de oude situatie natuurlijk vreemd dat de positieve beslissing boven een grensbedrag wel was uitgezonderd maar de negatieve niet.
Ook wordt opgemerkt (onder verwijzing van hetgeen reeds in het deel algemene toelichting hierover werd opgemerkt) dat in dit mandaatbesluit is geschrapt de in het oude mandaatbesluit gehanteerde constructie dat: “Geen mandaat is toegestaan…. voor het voeren van rechtsgedingen en het nemen van besluiten, ter voorbereiding, voorkoming of beëindiging van strafrechtelijke, civielrechtelijke en bestuursrechtelijke procedures en het instellen van alle rechtsmiddelen in alle instanties, zowel eisend als verwerend, voor zover niet bijzonder mandaat werd verleend”.
Voor de dagelijkse werkpraktijk is een dergelijke uitzondering niet functioneel. Immers zeer veel gemeentelijke werkzaamheden kunnen worden gezien als een voorbereiding/voorkoming van een bestuursrechtelijke procedure. In feite wordt met een dergelijke uitzondering/redactie de gemeente vleugellam gemaakt indien die uitzondering letterlijk wordt opgevat.
Ook (voorbereiding van) civielrechtelijke procedures (zoals (ver-)huur en pachtkwesties) komen veelvuldig voor. Vandaar dat deze uitzondering ook niet meer in dit mandaatbesluit voorkomt.
Afgezien van het onhandige karakter van een dergelijke uitzondering is het ook principieel in het licht van integraal management niet logisch dat dit soort zaken per definitie naar een hoger niveau getild zouden moeten worden.
Ook hier is het verkieslijk om de verantwoordelijkheid in principe op afdelingshoofdniveau te leggen en daar ook de inschatting te laten maken of opschaling van de kwestie (evt. naar bestuurlijk niveau) wenselijk c.q. noodzakelijk is (vergelijk hetgeen hierover in de toelichting onder artikel 2 en 3 ook werd vermeld).
Het ligt in verband met de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris ten aanzien van de bedrijfsvoering niet in de rede benoeming, schorsing en ontslag van meer dan de aangegeven functionarissen uit te zonderen van mandaat. In voorkomende gevallen is het evenwel gebruikelijk, dat bijvoorbeeld ten aanzien van afdelingshoofden en bepaalde staffuncties de gemeentesecretaris te rade gaat bij collegeleden om hun wensen en ervaringen bij beoordelingen en selecties te kunnen betrekken. Dat laat echter onverlet dat besluiten zijn gemandateerd.
In dit artikel wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (dit is het privaatrechtelijke equivalent van mandaat voor privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. Dit betekent dat via dit mandaatbesluit (en ondermandaat) afdelingshoofden ook bevoegd zijn, op hun desbetreffende (beleids-)terrein, andere dan (publiekrechtelijke) besluiten te nemen, nl. privaatrechtelijke en feitelijke handelingen (dat wil zeggen handelingen die noch bestuursrechtelijk noch privaatrechtelijk zijn).
Ter toelichting wordt het volgende voorbeeld gegeven;
Het college is (publiekrechtelijk) bevoegd (op grond van artikel 160 van de Gemeentewet) om te besluiten een huis te kopen. Deze bevoegdheid is in principe gemandateerd naar het hoofd van de afdeling vastgoed.
De ondertekening van de transportakte bij notaris is een (privaatrechtelijke) rechtshandeling die op grond van artikel 171 van de Gemeentewet een bevoegdheid van de burgemeester is. Via de met mandaat gelijkgestelde volmacht (‘vertegenwoordiging’) komt ook deze bevoegdheid bij het hoofd van de afdeling vastgoed.
Het in ontvangst nemen van de sleutels van het gekochte huis (dat is een feitelijke handeling) kan via dit mandaatbesluit (waaronder dus ook machtiging begrepen wordt), ook door het hoofd van de afdeling vastgoed geschieden.
Alle fases van een dergelijke transactie (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, alsmede feitelijk) zijn aldus voor de beide bestuursorganen door dit mandaat ‘gedekt’.
Het bij dit wijzigingsbesluit gecreëerde tweede lid repareert een later geconstateerde omissie in het oorspronkelijke mandaatbesluit. De goedkeuringsfiguur van de gemeentesecretaris voor submandaten strekte zich aanvankelijk op grond van de van toepassing verklaring uit artikel 9 in relatie tot artikel 3, tweede lid, zich mede uit op volmachten en machtigingen. Dit blijkt een onbedoeld en onnodig en dus onwenselijk gevolg omdat dit voor de dagelijkse praktijk teveel administratieve romplomp met zich mee brengt. Het nieuwe tweede lid herstelt de omissie.
De plaatsvervanger van de gemandateerde functionaris kan de bevoegdheden van de gemandateerde functionaris uitoefenen indien de gemandateerde tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen. Wel moet de vervanger via een daartoe strekkend besluit formeel als zodanig aangewezen zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen.
Het is niet mogelijk/wenselijk dat een welwillende willekeurige aanwezige ambtenaar in die zin bevoegdheden van de gemandateerde waarneemt. Immers voor een buitenstaander/burger moet traceerbaar zijn dat een functionaris bevoegd was.
Voor de wijze van ondertekenen door een plaatsvervanger wordt verwezen naar hetgeen vermeld onder de toelichting op artikel 6.
Met de inhoud van dit artikel wordt recht gedaan aan het completaire deel van de mandaatsfiguur. Namelijk dat uitoefening van het geschonken vertrouwen zichtbaar wordt gemaakt aan het bestuursorgaan.
Een gemandateerde legt daarom verantwoording af aan het bestuursorgaan over de uitvoering van het aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden in de halfjaarlijkse Managementrapportage (MARAP’s) (bijzonderheden).
Naast de formele verantwoordingsmomenten in de MARAP’s kan het bestuursorgaan –nadere- aanwijzigen geven hoe, hoe vaak en in welke vorm hij in de praktijk geinformeerd wenst te worden over het gebruik van verleende bevoegdheden en optredende bijzonderheden daarbij (vergelijk artikel 10:6 Awb: algemene instructies).
Door het creëren van het nieuwe tweede lid wordt in elk geval buiten elke twijfel verheven dat submandaten c.q. beslissingen die gebaseerd zijn op het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen d.d. 22 mei 2007 onverkort van kracht blijven voorzover ze niet uitdrukkelijk worden ingetrokken. Dit nieuwe lid voorkomt dat veel van de submandaten die slechts hooguit een half jaar oud zijn opnieuw zouden moeten worden vastgesteld terwijl daarvoor geen inhoudelijke noodzaak bestaat (omdat team c.q. taken etc ongewijzigd zijn gebleven als gevolg van de reorganisatie per 1 januari 2008). Deze instandhouding is ook verantwoord nu het hoofdmandaat niet -in de kern- wijzigt.
Bekendmaking geschiedt, conform artikel 3:42 Awb, via een kennisgeving van de zakelijke inhoud van dit mandaatbesluit in “de Trompetter”, onder verwijzing naar de locaties waar de integrale tekst van dit besluit kan worden geraadpleegd.
Bij verschil in bekendmakingsdata, is de datum van publicatie in ‘de Trompetter’ geldend.
Besluit tot eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007
Het college van burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen en de burgemeester van Sittard-Geleen, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,
Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;
Overwegende dat het doelmatig is dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gebruik maken van mandaat bij de uitoefening van hun bevoegdheden;
het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007 als volgt te wijzigen:
artikel 3, vierde lid, komt als volgt te luiden:
Het hoofd van de afdeling Financiële en Juridische bedrijfsvoering draagt zorg voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op de internetsite van de gemeente Sittard-Geleen van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.
artikel 4, eerste lid, komt als volgt te luiden:
b. In aanvulling op het bepaalde in artikel 3 geldt dat een besluit van de gemeentesecretaris tot schorsing als bedoeld in artikel 8:15:1 (schorsing als ordemaatregel) vervalt indien het niet door (het college van) burgemeester en wethouders wordt bevestigd in hun eerste vergadering nadat het besluit is genomen.
artikel 8 komt als volgt te luiden:
Artikel 8. Uitgezonderde besluiten
In afwijking van de artikelen 2, 3, 4 en 5 blijven de navolgende besluiten voorbehouden aan het bestuursorgaan:
het vaststellen, wijzigen of intrekken van kaders, beleidsregels en besluiten van algemene strekking. In afwijking van de in de vorige volzin genoemde uitzonderingen is voor besluiten van algemene strekking op grond van artikel 15 van de Wegenverkeerswet 1994, juncto artikel 12 van het Besluit Administratieve bepalingen inzake het Wegverkeer, (verkeersbesluiten) wel mandaat mogelijk;
aan artikel 12 wordt, onder het plaatsen van een ‘1.’ voor de huidige bepaling, een lid toegevoegd, luidende:
2. (submandaat)besluiten die gebaseerd waren op het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen dd. 22 mei 2007 blijven onverkort van kracht, tenzij ze uitdrukkelijk worden ingetrokken.
De toelichting op het Mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit als volgt te wijzigen:
In de artikelsgewijze toelichting op artikel 3 wordt de vierde en vijfde zin vervangen door:
‘De ondermandaten worden verzameld (in een register) door het Hoofd van de afdeling Financiële en Juridische bedrijfsvoering. Het Hoofd van de afdeling Financiële en Juridische bedrijfsvoering draagt ook zorg voor de noodzakelijke publicatie van dit soort besluiten en de raadpleegbaarheid voor belangstellenden van het mandatenregister.’
in de artikelsgewijze toelichting op artikel 9 wordt onderaan een nieuwe alinea toegevoegd luidende:
’Het bij dit wijzigingsbesluit gecreëerde tweede lid repareert een later geconstateerde omissie in het oorspronkelijke mandaatbesluit. De goedkeuringsfiguur van de gemeentesecretaris voor submandaten strekte zich aanvankelijk op grond van de van toepassing verklaring uit artikel 9 in relatie tot artikel 3, tweede lid, zich mede uit op volmachten en machtigingen. Dit blijkt onbedoeld en onnodig en dus ook een onwenselijk gevolg omdat dit voor de dagelijkse praktijk teveel administratieve romplomp met zich mee brengt. Het nieuwe tweede lid herstelt die omissie.’
in de artikelsgewijze toelichting op artikel 12 wordt onderaan een nieuwe alinea toegevoegd luidende:
‘Door het creëren van het nieuwe tweede lid wordt in elk geval buiten elke twijfel verheven dat submandaten c.q. beslissingen die gebaseerd zijn op het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen d.d. 22 mei 2007 onverkort van kracht blijven voorzover ze niet uitdrukkelijk worden ingetrokken. Dit nieuwe lid voorkomt dat veel van de submandaten die slechts hooguit een half jaar oud zijn opnieuw zouden moeten worden vastgesteld terwijl daarvoor geen inhoudelijke noodzaak bestaat (omdat team c.q. taken etc ongewijzigd zijn gebleven als gevolg van de reorganisatie per 1 januari 2008). Deze instandhouding is ook overigens verantwoord nu het hoofdmandaat in de kern niet wijzigt.
Bekendmaking en inwerkingtreding
Toelichting op de het besluit tot eerste wijziging van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2007
In 2008 zijn, als gevolg van doorontwikkelde organisatie-inzichten waarin met name versterkte managementsturing een prominente rol heeft gekregen, onder andere het besturings-en managementconcept (BMC) en de organisatie c.q. het organisatiebesluit aangepast.
Deze aanpassing heeft ook enkele gevolgen voor het hoofdmandaatbesluit.
Deze worden met dit wijzigingsbesluit doorgevoerd.
Het betreffen met name wijzigingen in naam van onderdelen van de organisatie omdat deze in de reorganisatie van naam verschoten of dat taakonderdelen verschoven. De wijzigingen zoals opgenomen in het eerste deel van het besluit spreken voor zich.
Hiernaast is tijdens het afgelopen halfjaar in sommige situaties gebleken van een enkel onbedoelde effect cq ‘kinderziekte’. Van de gelegenheid wordt nu gebruik gemaakt via dit wijzigingsbesluit deze voortschrijdende inzichten direct ook door te voeren.
Met nadruk wordt opgemerkt dat constructie van het mandaatbesluit op zich ± 95 % in tact blijft en kan blijven.
Daarom ook kunnen (submandaat)besluiten die gebaseerd zijn op het Mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit 2007 ook in die zin onverkort geldend blijven (voorzover er natuurlijk geen autonome behoefte aan wijziging is).
Om overigens elk mogelijke vorm van twijfel daaromtrent bij voorbaat voor te zijn is daarom een nieuw artikellid daarover ingevoegd.