CVDR99680_1Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2011nlregelingHeumen2018-12-21Heumende Verbinding, 03-05-2011Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heumen 2011de Gemeentewet, art. 33, lid 3de Algemene wet bestuursrecht, Titel 4:2gemeenteraadbestuur en recht2011-04-21De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-05-012019-01-01Onbekend03.08 B2GeenVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2011Onderwerp: Verordening ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning gemeente Heumen 2011Datum: 21 april 2011Besluitnr.: 03.08 B2De raad van de gemeente Heumen in openbare vergadering bijeen;gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 maart 2011gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet en de Algemene wet
bestuursrecht (Awb) in het bijzonder Titel 4:2;b e s l u i t:vast te stellen de volgende verordening:Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
gemeente Heumen 20111.Ambtelijke bijstand1.Verzoeken om informatie en andere ondersteuning
Een raadslid wendt zich tot de griffie of de betreffende ambtenaar,
met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
De griffier of de ambtenaar aan wie een verzoek als bedoeld in het
eerste lid is gedaan, informeert het betreffende afdelingshoofd en
de betreffende portefeuillehouder over het gedane verzoek, tenzij
sprake is van verzoek om geheimhouding zoals bedoeld in artikel 5.
Een raadslid wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand
bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.
De bijstand bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de
griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde
bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de
secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de
gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Verzoeken en vragen over: een aanhangig raadsvoorstel of
raadsmededeling, worden zo spoedig mogelijk beantwoord, indien
mogelijk voor de betreffende vergadering van een commissie of de
raad. Overige vragen worden uiterlijk binnen 30 dagen of zoveel
sneller als mogelijk, beantwoord.
2.Verlenen van ambtelijke bijstand
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke
bijstand aan een raadslid tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
het verzoek een onredelijk groot beslag legt op ambtelijke
uren.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt
de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het
raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst een afschrift van het verzoek.
Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om
ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij
zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt
geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen
aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het
verzoek.4.Geschil over ambtelijke bijstand
Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar
verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan
aan de secretaris;
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de
kwestie.
5.GeheimhoudingEen raadslid kan aan de secretaris aangegeven dat een verzoek om ambtelijke
bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.2.Fractieondersteuning6.Recht op financiële vergoeding (subsidie)
De fracties die vertegenwoordigd zijn in de raad ontvangen jaarlijks
van de raad een financiële bijdrage in de vorm van een subsidie als
tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie;
De hoogte van de te verlenen subsidie per jaar is gemaximaliseerd,
door vaststelling van het maximaal beschikbare subsidiebedrag door
de gemeenteraad in de jaarlijkse gemeentelijke begroting.
De in het tweede lid genoemde bedragen worden elk jaar geïndiceerd
met de prijsindex voor externe kosten die in de gemeentelijke
begroting wordt toegepast.
7.Activiteiten waarvoor subsidie kan worden
verstrekt
Fracties besteden de subsidie om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken;
De subsidie mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige
regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden
instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van
prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de
fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de
leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden
toekomen;
opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze
inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de
deelnemers.
8.Subsidieverlening en voorschot
Bij de subsidieverlening kan de raad bepalen dat aan de fracties een
voorschot op het subsidiebedrag wordt verleend tot maximaal de
hoogte van de subsidiegrondslag zoals genoemd in het tweede lid van
artikel 6.
De fractiegelden, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel,
worden beheerd door de griffier. De fracties blijven zelf
verantwoordelijk voor de besteding van de subsidie conform het
bepaalde in artikel 7 van deze verordening.
9.Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaarIn afwijking van het bepaalde in artikel 8 kan in een jaar waarin
verkiezingen plaatsvinden het voorschot worden verstrekt voor de maanden tot
en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na
de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt
kan het voorschot worden verstrekt voor de overige maanden van dat
jaar.10.Gevolgen splitsen fractie
Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6,
tweede lid, genoemde bedrag voor de oorspronkelijke fractie verdeeld
over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de
splitsing betrokken leden.
Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling
die volgt uit het eerste lid van dit artikel.
11.Verantwoording, controle en vaststelling van de
subsidie
Elke fractie legt uiterlijk binnen één maand na het einde van een
kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft aan de raad
verantwoording af over de besteding van de subsidie voor
fractieondersteuning onder overlegging van een overzicht van
gespecificeerde rekeningen met (kopieën van) die rekeningen.
Controle van de bestedingen vindt plaats door de accountant als
onderdeel van de controle van de jaarrekening. De accountant brengt
advies uit aan de raad.
Na ontvangst van het advies van de accountant stelt de raad vóór 15
juni de definitieve subsidies vast van het voorgaande subsidiejaar
aan de hand van het vaststellen van de jaarrekening, waarin deze
subsidies zijn opgenomen.
De subsidie wordt vastgesteld op de hoogte van de werkelijk gemaakte
kosten met betrekking tot de activiteiten waarvoor de subsidie is
verleend, met een maximum van het bedrag dat op grond van artikel 6,
tweede lid, van deze verordening is berekend en met inachtneming van
het bepaalde in artikel 10, eerste lid van deze verordening.
Onverschuldigd betaalde voorschotten worden op grond van artikel
4:95, vierde lid van de Awb, door de raad teruggevorderd of
verrekend met een daarop volgende voorschotberekening.
12.MandaatDe bevoegdheid tot verlening en vaststelling van de subsidie, inclusief de
verlening van een voorschot, is gemandateerd aan de griffier.13.Toepassing AwbTitel 4.2 van de Awb is van toepassing op de subsidie die een fractie
ontvangt.3Slotbepalingen14.Inwerkingtreding en intrekking Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2011.Gelijktijdig wordt de verordening op de ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning 2004, zoals is vastgesteld in de raad van 22 april
2004, ingetrokken.15.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning gemeente Heumen 2011.Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 april 2011,BvdAMalden, DE RAAD VOORNOEMD;De raadsgriffier,L.Bosland.De burgemeester,P.Mengde.Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
gemeente Heumen 2011 (artikel 33 Gemeentewet)Artikel 1.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om
het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of
afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de
griffie of behandelend ambtenaar. Uitdrukkelijk dient te worden vermeld dat
dit artikel niet ziet op politieke vragen. De wijze waarop dergelijke vragen
kunnen worden gesteld is geregeld in artikel 38 van het Reglement van Orde
voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente
Heumen 2011. Het begrip document wordt in artikel 1 wordt gebruikt in de
betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar
wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op
niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de
Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het
Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde
voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de
raadscommissies.Artikel 2.Er is gekozen om geen limiet te stellen aan de omvang van de ambtelijke
bijstand in uren per raadslid. In de Heumense praktijk wordt er spaarzaam
gebruik gemaakt van ambtelijke bijstand.In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken
portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand
is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst
melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college
en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt
gemaakt.Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen
raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand
verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten
van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te
verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet
om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in
het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor
informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de
behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de
onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel
van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke
bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit
gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de
mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Artikel 3.Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich
voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover
overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het
betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover
de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 4.Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn
of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere
instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn
eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen
instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te
voeren met de secretaris.Artikel 5.Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 6.Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Omdat
het hier gaat om een aanspraak op financiële middelen, door een
bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de
aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde
goederen of diensten (dit volgt uit artikel 4:21 van de Awb) valt een
dergelijke vergoeding onder het subsidiebegrip. Dit heeft als consequentie
dat titel 4.2 van de Awb (het hoofdstuk in de Awb dat over subsidies gaat)
van toepassing is, hetgeen ook nog eens wordt benadrukt in artikel 12 van de
verordening. Paragraaf 2 van de verordening is de wettelijke grondslag
waarop de subsidie is gebaseerd. De Algemene Subsidie Verordening van de
gemeente Heumen is niet van toepassing op deze subsidie. De gemeente Heumen heeft ervoor gekozen om de procedure omtrent de
verstrekking van de subsidie zo praktisch mogelijk in te richten. De
fracties worden niet verplicht om voor het verkrijgen van de subsidie een
aanvraag in te dienen. Op grond van artikel 6, eerste lid, verleent de raad
een subsidie aan de fracties. Zij ontvangen voorafgaand aan het jaar waarop
de subsidie zich richt een subsidieverleningsbeschikking. Deze bevoegdheid
is in artikel 12 van de Verordening gemandateerd aan de griffier. In deze
beschikking is tevens opgenomen dat bij de subsidieverlening een voorschot
aan de fracties kan worden verleend. De hoogte van de subsidie (en het
verstrekte voorschot) voor fractieondersteuning wordt gemaximaliseerd door
vaststelling van het maximaal beschikbare subsidiebedrag door de
gemeenteraad in de jaarlijkse gemeentelijke begroting. De maximale bedragen
zijn dus terug te vinden in de gemeentelijke begroting. In de praktijk
worden deze voorschotten niet overgemaakt op de rekening van de fracties
maar worden de voorschotten als kostensoort in de begroting opgenomen. De maximale fractievergoedingen bedragen in 2011 € 1.650 als bedrag per
fractie en € 330 per raadszetel. Bij maximale benutting door vijf fracties
is dit maximaal € 13.860. De subsidies die worden verleend en zijn opgenomen
in de begroting zijn gelet op de huidige samenstelling van de fracties:PvdA/GroenLinks : € 3.300CDA : € 2.640VVD : € 2.640DGH : € 2.970Samen Verder : € 2.310Uiterlijk binnen één maand na het einde van een kalenderjaar wordt door de
fracties verantwoording afgelegd over de besteding van de subsidie. Dit is
geregeld in artikel 11 van de Verordening. Nadat de raad, vóór 15 juni van
het jaar volgend op het jaar waarvoor de subsidie is verstrekt, het
definitieve bedrag aan subsidie heeft vastgesteld, ontvangen de fracties een
subsidievastellingsbeschikking. Ook deze bevoegdheid is in artikel 12 van de
Verordening gemandateerd aan de griffier.Artikel 7.Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning
worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de
subsidie besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen
genoemd waarvoor de subsidie niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder
andere voorkomen dat met de subsidie verkiezingscampagnes worden
gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk
(vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn
grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met
de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en
commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen
bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge
ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Hiervoor is een aparte
post op de begroting opgenomen. Deze cursussen worden veelal verzorgd door
politiek neutrale instituten. Artikel 8.Het verlenen van een voorschot is een beschikking in de zin van artikel 1:3
van de Awb. Dit betekent dat hiertegen bezwaar en uiteindelijk beroep bij de
bestuursrechter open staat. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het
is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Artikelen 9. en 10.Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan
dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel
na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal
op te vangen van de zittende fracties.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct
verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de
oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het
andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot
krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is
billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 11.De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de
controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan
naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het
verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat
een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde
voorschot kunnen terugvorderen. Het spreekt vanzelf dat de raad
sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt
conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de
financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden
onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt
ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden
terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van
terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al
bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze
verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de
subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.Artikel 12.Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake
van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Bij de invoering van het
recht op fractieondersteuning (amendement-De Cloe c.s.) is niet stilgestaan
bij de verhouding met de Awb. In veel gemeenten wordt echter inmiddels de
fractieondersteuning met toepassing van titel 4.2 Awb aangewend. Nu blijkt
dat dit een juiste wijze van handelen is.De VNG heeft derhalve besloten in de modelverordening een extra artikel toe
te voegen, waarin het verkrijgen van fractieondersteuning gelijk wordt
gesteld aan het verkrijgen van subsidie. De wijze waarop invulling wordt
gegeven aan de formele rechtsregels dient lokaal bepaald te worden en wordt
derhalve niet in een modelregeling vastgelegd. In de regel zal het met name
gaan over de mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen tegen de
beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt, of zoals hierboven
omschreven, om de mogelijkheid bezwaar en beroep in te stellen tegen een
terugvordering.Artikel 13.Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 14.Dit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 15.Dit artikel behoeft geen toelichting.