CVDR98978_1De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente HeemstedenlregelingHeemstede2017-06-06HeemstedeDe Heemsteder, 6 juli 2011Verordening financieel beleid en beheer 2011 gemeente HeemstedeGemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2011-06-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-07-072011-01-012015-01-01Nieuwe regeling504931Treasurystatuut 2011 gemeente Heemstede;Nota Activabeleid 2011 gemeente HeemstedeRegeling vervangt Financiële verordening gemeente Heemstedeexb-2017-23734
Verordening financieel beleid en beheer 2011
In deze verordening worden de uitgangspunten voor het financieel beleid en
het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de
gemeente Heemstede vastgelegd.De raad van de gemeente Heemstede besluit,gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,vast te stellen:de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de
regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële
organisatie van de gemeente Heemstede (verordening financieel beleid en
beheer 2011 gemeente Heemstede).Inleidende bepalingen1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
aandachtsgebieden en afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie
met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het
college.
administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken
van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het
beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente
Heemstede en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet
worden afgelegd.
Begroting en verantwoording2.Programmabegroting
De raad stelt in de kadernota voorafgaand aan het begrotingsjaar de
programma- en pragrafenindeling van de begroting vast.
3.Inrichting begroting en jaarstukken1.De begroting en de jaarstukken zijn ingedeeld in programma’s.
Wijzigingen in de programmastructuur worden ter besluitvorming
voorgelegd aan de gemeenteraad.2.Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt
van de nieuwe investeringen per investering het benodigde
investeringskrediet weergegeven. In de jaarstukken wordt van de lopende
investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de
uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.3.In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de
geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale
uitgaven weergegeven.4.Kaders begroting1.Het college biedt in de loop van het begrotingsjaar een kadernota aan
met de kaders/uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie
opvolgende jaren.2.De raad stelt deze nota uiterlijk voor 1 juli van het lopende boekjaar
vast.5.Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en
investeringskredieten1.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale
lasten en de totale baten per programma waaronder het programma
Financiering en dekkingsmiddelen met de algemene dekkingsmiddelen.2.Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe
investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor
autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige
(nieuwe) investeringen worden bij het vaststellen van de begroting
geautoriseerd.3.Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en
onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag
voor onvoorzien.4.Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages (kadernota en
najaarsnota) in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van
de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van
het beleid.5.Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de
begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van
verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het
vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.6.Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de
raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis
van het college te brengen indien het college privaatrechtelijke
rechtshandelingen (investeringen, garantstellingen, aan- /verkoop
onroerend goed ed.) aangaat die ingrijpende gevolgen (maatschappelijke
aandacht voor het onderwerp of politieke gevoeligheid) kunnen hebben
voor de gemeente. Indien het college een dergelijk besluit neemt op
basis van, en overeenkomstig met een eerder door de raad vastgestelde en
van toepassing zijnde gemeenschappelijke regeling, maakt dit besluit
onderdeel uit van de bedrijfsvoering en is dit lid niet van
toepassing.6.Tussentijdse rapportage
Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over
de eerste vier maanden (kadernota) en de eerste acht maanden
(najaarsnota) van het begrotingsjaar.
De kadernota wordt de raad aangeboden voor 1 juni van het lopend
boekjaar; de najaarsnota wordt voor 1 november van het lopend
boekjaar aangeboden.
De inrichting van de rapportages komt overeen met de
programma-indeling uit de programma-begroting van het lopend
boekjaar met uitzondering van de financiële rapportage rond de
bedrijfsvoering dat als apart onderdeel wordt gepresenteerd.
De rapportages gaan in op significante afwijkingen in de baten en
lasten.
Financieringsfunctie7.Financieringsfunctie
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie
zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de
door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te
kunnen voeren;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen
en het bereiken van een voldoende rendement op de
uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële
posities.
Het college betracht bij de uitvoering van de financieringsfunctie
de uiterste omzichtigheid en is zich bewust van haar
verantwoordelijkheid jegens de burgers van gemeente Heemstede. Dit
resulteert in de doelstelling om de risico’s die zijn verbonden aan
de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en
kredietrisico’s zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast betrekt de
gemeente Heemstede bij de uitvoering van de financieringsfunctie
uitsluitend betrouwbaar gebleken financiële instellingen.
Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële
participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden
uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het
uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan
van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt
het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in
zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van
middelen, verstrekkingen van garanties en financiële
participaties.
De financieringsfunctie is uitgewerkt in een treasurystatuut. Het
treasurystatuut wordt iedere raadsperiode door de raad
vastgesteld.
De richtlijnen en limieten in het treasurystatuut zijn
richtinggevend, uitzonderingen op het beleid worden afzonderlijk aan
de raad ter besluitvorming voorgelegd.
In de begroting en het jaarverslag wordt de stand van zaken
gerapporteerd. Indien tussentijdse herziening van het beleid
noodzakelijk is dan wordt dit opgenomen in de
budgetcyclusdocumenten.
Het treasurystatuut bevat in ieder geval:
de doelstelling van het treasurybeleid;
de richtlijnen en limieten voor het risicobeheer;
de richtlijnen en limieten voor de
gemeentefinanciering;
de administratieve organisatie en interne controle van de
treasuryfunctie waarin in ieder geval aandacht voor :
de verantwoordelijkheden;
de bevoegdheden;
en de informatievoorziening.
Financieel beleid8.Waardering & afschrijving vaste activa1.Voor de waardering en afschrijving van vaste activa verwijst de raad
naar de nota activabeleid. In iedere raadsperiode wordt de nota
activabeleid geactualiseerd. Indien noodzakelijke wordt het beleid
tussentijdse herzien (paragraaf onderhoud kapitaalgoederen).2.De uitgangspunten in de nota activabeleid zijn richtinggevend,
uitzonderingen op het beleid worden afzonderlijk aan de raad ter
besluitvorming voorgelegd.3.Indien tussentijdse herziening van het beleid noodzakelijk is dan wordt
dit opgenomen in de budgetcyclusdocumenten.4.De nota activabeleid bevat in ieder geval:
een onderscheid in de soorten activa;
de uitgangspunten voor de activering van de activa;
de waardering van de activa;
de wijze van afschrijving van de activa.
9.Reserves en voorzieningen1.Voor het reserve- en voorzieningenbeleid verwijst de raad naar de
nota reserves & voorzieningen en weerstandsvermogen. In iedere
raadsperiode wordt deze nota geactualiseerd.2.De uitgangspunten in de nota reserves & voorzieningen en
weerstandsvermogen zijn richtinggevend, uitzonderingen op het beleid
worden afzonderlijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.3.In de begroting en het jaarverslag wordt de stand van zaken
gerapporteerd. Indien tussentijdse herziening van het beleid
noodzakelijk is dan wordt dit opgenomen in de
budgetcyclusdocumenten.4.De nota reserves & voorzieningen en weerstandsvermogen bevat in
ieder geval:
het onderscheid in soorten reserves en voorzieningen;
een vierjarig financieel meerjarenperspectief van alle reserves
en voorzieningen;
de volgende uitgangspunten per reserve en voorziening:
het doel en de soort reserve/voorziening;
de toegestane stortingen en onttrekkingen;
de minimale en maximale hoogte;
de einddatum van de reserve/voorziening.
10.Risico’s en weerstandsvermogen1.Voor het risicomanagement en het weerstandsvermogen verwijst de
raad naar de nota reserves & voorzieningen en weerstandsvermogen. In
iedere raadsperiode wordt deze nota geactualiseerd.2.De uitgangspunten in de nota reserves & voorzieningen en
weerstandsvermogen zijn richtinggevend, uitzonderingen op het beleid
worden afzonderlijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.3.In de begroting en het jaarverslag wordt de stand van zaken
gerapporteerd. Indien tussentijdse herziening van het beleid
noodzakelijk is dan wordt dit opgenomen in de
budgetcyclusdocumenten.4.De nota reserves & voorzieningen en weerstandsvermogen bevat in
ieder geval:
de wijze van bepaling van de hoogte van het
weerstandsvermogen;
de wijze van bepaling van risico’s (inclusief verwachte
financiële consequentie);
een relatie tussen het totaal aan risico’s en de hoogte van het
weerstandsvermogen.
11.Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en
diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten
betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende
diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor
de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten
van de in gebruik zijnde activa en voor de rioolheffing en
afvalstoffenheffing de compensabele BTW.3.De rentetoerekening van de kapitaallasten wordt jaarlijks door het
college vastgesteld voor de begroting van het volgende jaar.12.Vaststelling hoogte belastingen, rechten heffingen en prijzen1.De hoogte van de tarieven, rechten, heffingen en prijzen worden
uiterlijk in december voorafgaand aan het begrotingsjaar door de raad
vastgesteld in de belastingverordeningen. 2.In de begroting en de jaarrekening inzicht in de tarieven van de
onroerende zaakbelasting, rioolheffing en afvalstoffenheffing.3.Indien tussentijdse herziening van het beleid noodzakelijk is dan wordt
dit opgenomen in de budgetcyclusdocumenten.4.De begroting en het jaarverslag bevatten in ieder geval:
de geraamde inkomsten van de lokale heffingen;
de tarieven van de belangrijkste lokale heffingen (onroerend
zaakbelasting, rioolheffing en afvalstoffenheffing);
het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;
de kostendekkendheid van de belangrijkste lokale heffingen;
een overzicht op hoofdlijnen van de belangrijkste lokale
heffingen (onroerend zaakbelasting, rioolheffing en
afvalstoffenheffing);
een aanduiding van de lokale lastendruk voor een woning met een
gemiddelde Heemsteedse woz-waarde;
een beschrijving van het lokale kwijtscheldingsbeleid.
13.Grondbeleid1.Het college biedt jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening inzicht
in de stand van zaken en beleidsvoornemens met betrekking tot het in
hoofdzaak faciliterende grondbeleid van de gemeente Heemstede.14.Bedrijfsvoering1.Het college biedt in de begroting en het jaarverslag inzicht in de stand
van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.2.Indien tussentijdse herziening van het beleid noodzakelijk is dan wordt
dit opgenomen in de budgetcyclusdocumenten.3.Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting
en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a
Gemeentewet.Financieel beheer en interne controle15.Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende
budgetten en investeringskredieten en voor het maken van
kostencalculaties;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
16.Interne controleHet college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en
de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de
jaarlijkse interne toetsing van de getrouw-heid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij
afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.17.Misbruik en oneigenlijk gebruikHet college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en
eigendommen.Financiële organisatie18.Financiële organisatieHet college zorgt voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
aandachtsgebieden/afdelingen;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt
voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan
beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor opdrachtverlening;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties,
de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van
rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van
middelen.
19.Aanbesteding en inkoopHet college zorg voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de
aanbesteding van werken, goederen en diensten.Slotbepalingen20.Intrekking oude regelingDe ‘Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede
voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële
organisatie van de gemeente Heemstede’ zoals vastgesteld door de raad op 21
december 2006 wordt ingetrokken.21.InwerkingtredingDeze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van l
januari 2011.22.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening financieel beleid en
beheer 2011 gemeente Heemstede’.Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 juni 2011.De griffier, De voorzitter, Toelichting wijzigingen Verordening Financieel beleid en beheer 2006 en 2011