Organisatie | Roosendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethouder in de gemeente Roosendaal |
Citeertitel | Budgethouder in de gemeente Roosendaal |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | financiën en economie |
1) Deze regeling bevat uitvoeringsvoorschriften voor de Regeling budgetbeheer gemeente Roosendaal.
2) Wijziging d.d. 1 januari 2011 i.v.m. wijziging organisatiestructuur en daarmee wijziging bevoegdheden en afdelings-, team- en functiebenamingen.
Regeling budgetbeheer gemeente Roosendaal, art. 8
1.geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 07-12-2015 | wijziging i.v.m. wijziging organisatiestructuur | 17-12-2013 Gemeenteblad 2013/4579, Roosendaalse Bode 29 december 2013 | RG / 13-82651 | |
01-04-2013 | 08-04-2013 | 01-01-2014 | diverse wijzigingen | 02-04-2013 Gemeenteblad 2013/26, Roosendaalse Bode 7 april 2013 | POJ/13-80671 |
01-10-2012 | 01-04-2013 | wijziging i.v.m. wijziging organisatiestructuur. | 18-09-2012 Gemeenteblad 2012/71, Roosendaalse Bode 23 september 2012 | 636401 | |
01-01-2011 | 01-10-2012 | wijziging i.v.m. wijziging organisatiestructuur. | 20-12-2010 Gemeenteblad 2010, nr. 86, Roosendaalse Bode 29 december 2010 | AO/10-66139 | |
02-02-2009 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 20-01-2009 Gemeenteblad 2009/8 | BVB/08-46400 |
Samenvatting: vuistregels budgetbeheer
Hieronder staan de belangrijkste regels vermeld voor het budgetbeheer in de gemeente Roosendaal:
Aangaan van verplichtingen mag alleen als het budget toereikend en de verplichting in lijn is met het vastgestelde beleid. Alle verplichtingen > 2.500,- worden vastgelegd in de financiële administratie. Verplichtingen > 150.000 euro dienen tevens door de (gedelegeerd) masterbudgethouder gefiatteerd te worden.
Deze notitie beschrijft kort en kernachtig wat van de (deel)budgethouders binnen de gemeente Roosendaal wordt verwacht. In de basis komt het erop neer dat de budgethouder als een goed huisvader waakt over de aan hem toegekende budgetten. Dit geldt voor de toegekende budgetten én de te bereiken doelstellingen.
Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van rechten en verplichtingen onder bepaalde voorwaarden. Die voorwaarden hebben onder meer betrekking op:
Daarnaast wordt in deze notitie ingegaan op de rol van de budgethouder in relatie tot de reserves en voorzieningen en investeringskredieten.
Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting. De algemeen directeur is aangewezen als masterbudgethouder. Dit houdt in dat hij verantwoordelijk en aanspreekbaar is op de juiste besteding en beheersing van de budgetten. Hij kan directeuren aanwijzen als gedelegeerd masterbudgethouder. De teamleiders zijn budgethouders. Zij zijn verantwoordelijk voor de realisatie van het product, het beheer van het budget en de verantwoording daarover. De masterbudgethouder heeft de mogelijkheid om op basis van het organisatiebrede belang budgetten bij te sturen (binnen de kaders van het college en de raad). De masterbudgethouder maakt zorgvuldig van deze bevoegdheid gebruik en beargumenteert dit.
De budgethouders zijn veelal gekoppeld aan teams. In de praktijk betekent dit dat teamleiders de budgethouders zijn. De budgethouder is vervolgens bevoegd tot het aanwijzen van deelbudgethouders. Dit zijn veelal medewerkers die hiërarchisch onder de teamleiders vallen. Hierbij is sprake van mandaat, dit betekent dat de budgethouder uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor het product! De budgethouder kan deze verantwoordelijkheid dragen als er een ‘gezond’ systeem van verantwoording afleggen bestaat binnen het team. Daarnaast kunnen budgethouders ook aan programma’s worden gekoppeld, waarbij ook de mogelijkheid bestaat tot het voeren van deelbudgethoudersschap
Voordat een budgethouder een verbintenis met derden aangaat, toetst hij of het budget toereikend is en dat dit in overeenstemming is met het doel en de activiteiten van het product. Een verbintenis met derden kan bestaan uit een overeenkomst tot levering van goederen en diensten, maar o.a. ook uit een subsidieovereenkomst. Als het budget toereikend is, kan de verplichting worden aangegaan en wordt deze vastgelegd in overeenstemming met deze notitie.
Als er geen toereikend budget is zal eerst de vraag beantwoord moeten worden of er sprake is van nieuw beleid of nieuwe kaderstelling. In dit geval is namelijk een integrale bestuurlijke afweging noodzakelijk. Deze vindt normaliter plaats bij de kadernota en in mindere mate bij de begroting. Als het een tussentijdse aanpassing van budgetten betreft kunnen de volgende alternatieven worden onderscheiden:
Dekking binnen een (intern)product (autorisatie budgethouder)
Een product omvat verschillende budgetten onderscheiden naar lasten en baten. Als op een productonderdeel het budget niet toereikend is, maar binnen het totale product bestaat nog wel voldoende financiële ruimte, is het de budgethouder toegestaan om het budget in te zetten voor een verplichting. Hierbij horen de volgende spelregels:
Dekking binnen de programmabegroting (autorisatie raad)
Als een verbintenis met derden moet worden aangegaan waarvoor geen toereikend budget is op product- en binnen programmaniveau, zal het college vooraf aan de raad budget moeten vragen. Hiervoor is wijziging van de programmabegroting nodig. Hierbij horen de volgende spelregels:
Als het benodigde budget niet binnen een programma gedekt kan worden is een begrotingswijziging noodzakelijk. Dit is tevens noodzakelijk indien de lasten gedekt kunnen worden door extra baten (bijvoorbeeld bijdragen van derden) die in de begroting nog niet waren voorzien. De begrotingswijziging wordt bij de raad ingediend op voorstel van het college.
B Registreren en aangaan van rechten en verplichtingen
Alle verplichtingen > € 2.500 worden vastgelegd in de financiële administratie.In verband met de verantwoording van de verplichting dient deze altijd schriftelijk te worden vastgelegd (bijvoorbeeld een opdracht tot aankoop van goederen, acceptatie van een offerte, een subsidiebesluit). Voor aangaan van verplichtingen en de toetsing van de toereikendheid van het budget is mede bepalend ten laste van welk boekjaar de verplichting verantwoord dient te worden.
Om baten en lasten naar een dienstjaar te kunnen toerekenen is leidend in welk jaar de levering van de prestatie plaatsvindt en niet in welk jaar de verplichting wordt aangegaan of de factuur wordt ontvangen. Zo nodig dient een verplichting over meerdere jaren verdeeld te worden.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de verplichtingen in de financiële administratie. Verplichtingen > 150.000 moeten tevens door de (gedelegeerd) masterbudgethouder gefiatteerd worden. Registratie vindt plaats door de financiële administratie, tevens wordt hier gecontroleerd of er voldoende budgetruimte is. Indien er onvoldoende budget beschikbaar is geeft de financiële administratie dit aan en wordt de budgethouder gevraagd om alternatieve dekking aan te geven. Afwijkingen worden door het team geregistreerd en periodiek gerapporteerd aan de algemeen directeur en team Interne Dienstverlening & Communicatie.
De budgethouder moet bij het opvragen van offertes en het plaatsen van bestellingen de gemeentelijke spelregels voor het inkoopproces te volgen. Kort gezegd komt dat hierop neer:
C Bewaken van voortgang van prestaties, indicatoren en budgetten
Onlosmakelijk met budgetten zijn prestaties verbonden. Aan een budgethouder wordt immers een budget toegekend om bepaalde prestaties te realiseren. De budgethouder is verantwoordelijk voor de registratie en (voortgangs)bewaking van de geleverde prestaties en dito effect- en/of prestatie-indicatoren die zijn opgenomen in de begroting. Uiteraard zal de budgethouder de inzet van middelen moeten bewaken. Bij de Planning & Control-cyclus moet de budgethouder hierover verantwoording afleggen (gericht op heden, verleden en toekomst).
D Bewaken van urenadministratie (TIM)
Naast prestaties en indicatoren wordt ook de urentoerekening als bijzondere vorm van prestaties aangemerkt. Als urentoerekening onderdeel uitmaakt van een budget of krediet, is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige urenregistratie in het gemeentelijk tijdschrijfsysteem (TIM). Tevens moet de budgethouder tussentijds en in ieder geval bij het afsluiten van een budget of krediet verantwoording afleggen over de ureninzet ten opzichte van de begroting. Belangrijke verschillen dient de budgethouder te verklaren en vast te leggen.
Reserves worden onderscheiden in algemene reserves en bestemmingsreserves.
Algemene reserves zijn alle reserves niet zijnde bestemmingsreserves. Deze reserves worden gebruikt voor het opvangen van risico’s in algemene zin. De algemene reserves dragen veelal het karakter van een buffer, bijvoorbeeld ter dekking van exploitatieverliezen.
Een bestemmingsreserve is een reserve waar de gemeenteraad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven. Bestemmingsreserves kunnen worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
-Als bestemmingsreserve met een bestedingsfunctie aan een door de gemeenteraad vastgesteld doel (dit zijn de meest voorkomende bestemmingsreserves); - Aals egalisatierekeningen die dienen om ongewenste schommelingen in (externe) tarieven op te vangen (hier mag geen sprake zijn van een bestedingsverplichting van een derde); - Als risico-afdekking voor gebeurtenissen waarvoor geen toereikende voorzieningen zijn gevormd.
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen en zijn bepalend voor het resultaat. Van belang is dat aan voorzieningen een verplichting of een kwantificeerbaar risico is verbonden. Kenmerken van voorzieningen:
verplichtingen samenhangend met het in de tijd onregelmatig gespreid zijn van kosten, het gaat in deze om (toekomstige) lasten waar de gemeente niet ‘onderuit’ kan (bijvoorbeeld groot onderhoud). Overigens is het vormen van een voorziening in deze gevallen niet verplicht. Er kan ook voor gekozen worden om de ongelijkmatig gespreide lasten in de meerjarenraming op te nemen;
Samenvattend geeft de voorziening de geschatte hoogte aan van de omvang van de verplichting of het risico. Een voorziening mag alleen worden ingezet voor het doel waarvoor hij is opgericht, rekeninghoudende met onvoorziene omstandigheden. Bij een te hoge voorziening dient vrijval van het surplus plaats te vinden ten gunste van de exploitatie.
Het onderstaande overzicht laat de verschillen tussen reserves en voorzieningen zien:
D Bevoegdheden en verantwoordelijkheidsverdeling
De Gemeentewet en het BBV geven aan dat de gemeenteraad het enige orgaan is – vanuit zijn kaderstellende rol - dat kan beslissen over de instelling, opheffing, samenvoeging, wijziging, voeding en onttrekking van reserves (budgetrecht).
Tevens is de gemeenteraad bevoegd tot het instellen, opheffen, samenvoegen, wijzigen en voeden van voorzieningen. Hier dient rekening gehouden te worden met de minimale keuzevrijheid voor de gemeenteraad als gevolg van wettelijke verplichtingen en/of het zich voordoen van concrete risico’s.
De uitvoering van het vorenstaande beleid wordt weggelegd bij het college. Dit komt tot uitdrukking in de aanwendingen van voorzieningen. Indien bij de uitvoering van dit beleid blijkt dat de middelen niet toereikend zijn op programmaniveau wordt een begrotingswijziging voorbereid.
Uiteraard vindt voorbereiding van de besluitvorming plaats door de verantwoordelijke budgethouder.
E Instellen reserves en voorzieningen
Het instellen van een reserve of voorziening zal, zoals hierboven geschetst, bij afzonderlijk raadsbesluit plaats moeten vinden. Bestemmingsreserves worden ingesteld voor incidentele zaken en zullen zo concreet mogelijk moeten worden geformuleerd. In voorkomend geval kan dat in combinatie met de jaarrekening, bestuursrapportage of de begroting. In het besluit zal de budgethouder in ieder geval de volgende informatie opnemen:
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat aan een voorziening altijd een sluitend meerjaren bestedingenplan ten grondslag moet liggen. Afhankelijk van aard, omvang en mate van detaillering zal dit plan door gemeenteraad en/of college worden vastgesteld.
Onder kredieten verstaan we budgetten die specifiek zijn toegekend voor de aanschaf van activa.
Kredieten maken onderdeel uit van het budgetrecht van de raad en kredieten zullen daarom door de raad worden gevoteerd. Dit zal zoveel mogelijk plaatsvinden bij het vaststellen van de begroting, door middel van het investeringsplan (IP-plan), maar is ook mogelijk bij individuele kredietaanvragen.
Voor een kredietaanvraag is de volgende informatie voor de budgethouder van belang:
De verantwoordelijke budgethouder dient ervoor zorg te dragen dat deze informatie vastligt en adequaat is opgenomen in de besluitvorming door de raad, onder andere in het IP-plan.
B Spelregels voorbereidingskredieten
Bij grote projecten/investeringen kan het noodzakelijk zijn dat een voorbereidingskrediet wordt aangevraagd. Een belangrijke spelregel is dat er pas voorbereidingskosten c.q. uren mogen worden toegerekend, nadat een voorbereidingskrediet is vastgesteld. Bij de aanvraag voor het voorbereidingskrediet wordt informatie verstrekt over:
Deze regels gelden ook als er mogelijk bijdragen van derden geraamd/aangewend kunnen worden ter dekking van een voorbereidingskrediet. Als een voorbereidingskrediet niet toereikend blijkt te zijn, dient de budgethouder conform de normale budgetregels te rapporteren en aanvullend budget aan te vragen.
C Nacalculatie/verantwoording investeringskredieten
De volgende spelregels gaan over de nacalculatie en verantwoording van investeringskredieten (inclusief bestedingsvoorstellen). Deze nacalculaties zijn enerzijds bedoeld om terug te kijken en daarover verantwoording af te leggen. Anderzijds zijn deze bedoeld om lering te trekken voor de toekomst. Bij overschrijdingen van kredieten zal de raad expliciet de kredietoverschrijding moeten autoriseren.