Verordening op de auditcommissie 2011

Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

Artikel 2 Taken auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over:

  • a.

    de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

  • b.

    het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid van de Controleverordening;

  • c.

    het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant;

  • d.

    de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag;

  • e.

    tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid;

  • f.

    het voorbereiden van een standpunt over en de agendering van onderzoeksrapportages van de rekenkamer;

  • g.

    het voorbereiden van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties en de voortgang ervan;

  • h.

    het benoemen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet.

• 2.

  De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

• 3.

  De auditcommissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.

• 4.

  De auditcommissie voert overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen.

• 5.

  De auditcommissie voert jaarlijks een voortgangsoverleg met de rekenkamer.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven raads- of commissieleden niet raadslid zijnde die door de raad aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd.

• 2.

  De raad bevordert bij de samenstelling van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

• 3.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 4.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of comissielid niet raadslid zijnde , door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 5.

  In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 6.

  Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4 Voorzitter

De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

• 2.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a.

• 3.

  De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

• 4.

  De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder h.

• 5.

  De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

• 6.

  Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1.

  De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering.

• 3.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

• 4.

  De vergaderingen van de auditcommissie worden in het openbaar gehouden.

• 5.

  De deuren worden gesloten als ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden of de voorzitter dit nodig oordeelt. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden.

• 6.

  Indien de deuren worden gesloten, verlaten alle aanwezigen behalve de voorzitter, de leden en de secretariële medewerkers de vergaderruimte.

• 7.

  Als de auditcommissie besluit om achter gesloten deuren te vergaderen beslist zij tevens of en zo ja welke andere dan de in het zesde lid genoemde personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1.

  Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.

• 2.

  De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4.

  Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na die van vaststelling.

• 2.

  Op de dag van inwerkingtreding vervalt de “Verordening op de Auditcommissie gemeente Arhem” zoals deze werd vastgesteld op 19 april 2010.