CVDR98417_2Archiefverordening gemeente Oldebroek 2016nlregelingOldebroek2016-12-21OldebroekGemeenteblad, 20-12-2016ArchiefverordeningArchiefwet, artikel 30, lid 1.Archiefwet, artikel 32, lid 2.Archiefbesluit.gemeenteraadbestuur en recht2016-11-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-12-212022-09-09wijziging243991/244044Geen.Geen.exb-2018-70767Archiefverordening gemeente Oldebroek 2016Kenmerk: 243991 / 244044De raad van de gemeente Oldebroek;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 september
2016;Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995;Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende
de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van
de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen
alsmede betreffende het interne toezicht daarop;B E S L U I T:vast te stellen de Archiefverordening gemeente Oldebroek 2016:IDefinities1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1
onder c van de wet;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet
aangewezen archiefruimte;
archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van een nader aan te wijzen
organisatieonderdeel;
wet: de Archiefwet 1995.
IIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheiden2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn,
vernietiging, authenticiteitHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van
de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en
toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn
zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.3KwaliteitssysteemHet college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem
voor het beheer van de archiefbescheiden vast.4MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat
jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om
de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de
archiefbescheiden.5PersoneelHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de
aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de
werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.6BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de
archiefbescheiden.7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte
archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en
verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar
de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte
archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en
verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de
archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan
wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de
archivaris.9ArchiefbewaarplaatsHet college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats
aan.IIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van
verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en
wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de
uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en
mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.13Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is
opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en
digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met
behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.14In kennis stelling door archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de
uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de
archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in
kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en
voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het
bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten
worden getroffen om aan de wet te voldoen.15Verslag van de archivaris over het beheer van de niet
overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en
wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van
uitoefening van het toezicht op het beheer.16Het afleggen van verantwoording door de archivaris over beheer
van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording
af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer
van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn
opgenomen.IVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de
raad17Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit
aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging
van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform
artikel 15 en 16.VSlotbepalingen18IntrekkingDe Archiefverordening gemeente Oldebroek 2011 wordt ingetrokken.19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.20CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening.Aldus besloten in de openbare vergaderingvan de gemeenteraad van Oldebroekop 10 november 2016. , voorzitter mr. A. Hoogendoorn , griffier J. Tabak.Toelichting Archiefverordening.pdf