98277_2Overlijden van (gewezen) bestuursleden en (gewezen) gewestmedewerkers, procedurenlregelingRegio Gooi en Vechtstreek2011-05-13dagelijks bestuurOnbekend2011-05-13Overlijden van (gewezen) bestuursleden en (gewezen) gewestmedewerkers, procedureOnbekendpersoneel en organisatie2011-05-132011-07-04OnbekendGeenGeenOverlijden van (gewezen) bestuursleden en (gewezen) gewestmedewerkers, procedureProcedure bij overlijden van (gewezen) bestuursleden en (gewezen) GewestmedewerkersInhoudsopgaveBESTUURSLEDENLID DAGELIJKS BESTUURNAASTE FAMILIE VAN LID DAGELIJKS BESTUURLID ALGEMEEN BESTUURNAASTE FAMILIE VAN LEDEN ALGEMEEN BESTUUROUD DB- EN AB LEDENREGIOBESTUURDERS (b & w's).MEDEWERKERSDIRECTEURENNAASTE FAMILIE VAN DIRECTEURENMEDEWERKERSNAASTE FAMILIE VAN MEDEWERKERSOUD-MEDEWERKERS (= incl. oud-directeuren)Na ontvangst melding van overlijden geldt de volgende procedure.Voor de procedure onderscheiden we:A. BESTUURSLEDENB. MEDEWERKERSOnder naaste familie wordt verstaan familie tot en met de eerste graad van bloed- en aanverwantschap (ouders en kinderen), alsmede relatiepartner.Ad. A. BESTUURSLEDENHieronder worden verstaan:Lid Dagelijks Bestuur (D.B.)Naaste familie van leden D.B.Leden van het Algemeen BestuurNaaste familie van leden van het Algemeen BestuurGewezen DB- en AB ledenRegiobestuurders (b & w's)Ad. 1. LID DAGELIJKS BESTUURWie geïnformeerd moeten wordenSecretaris of diens vervanger wordt door het bestuurssecretariaat zo spoedig mogelijk geïnformeerd (t.b.v. verdere actie).Deze informeert overige db-leden, collega-directeuren, medewerkers en colleges van b&w (via burgemeester of secretaris). CondoleancebriefSecretaris of diens vervanger verzorgt brief namens DB. Tevens vermelding "verdiensten" voor de regio (periode ab-/db-lid e.d.). Advertentie in de overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderSecretaris of diens vervanger laat een advertentie opnemen namens bestuur, directeuren en medewerkers Algemene Dienst/GAD/GGD/RAV. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollegeleden, secretaris, directeuren.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de secretaris namens bestuur/directeuren/medewerkers Algemene Dienst, GAD, GGD en RAV een grafkrans/bloemen verzorgen. Eerstvolgende db- en gewestraadsvergadering"Stil staan" bij overlijden. Ad. 2. NAASTE FAMILIE VAN LID DAGELIJKS BESTUURWie geïnformeerd moeten wordenSecretaris of diens vervanger wordt door het bestuurssecretariaat zo spoedig mogelijk geïnformeerd (t.b.v. verdere aktie).Deze informeert overige db-leden, collega-directeuren en medewerkers. Condoleance-briefSecretaris of diens vervanger verzorgt brief namens DB. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollegeleden, secretaris, directeuren. Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. Ad. 3. LID ALGEMEEN BESTUURWie geïnformeerd moeten wordenSecretaris of diens vervanger wordt zo spoedig mogelijk door het bestuurssecretariaat geïnformeerd (t.b.v. verdere actie).Db-leden, collega-directeuren, medewerkers en overige gewestraadsleden worden door de secretaris geïnformeerd. CondoleancebriefSecretaris of diens plaatsvervanger verzorgt brief namens DB. Tevens vermelding "verdiensten" voor de regio (periode ab-/db-lid e.d.). Advertentie in de overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderSecretaris of diens plaatsvervanger laat een advertentie opnemen namens het bestuur. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollegeleden, secretaris en directeuren. Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de secretaris namens het bestuur een grafkrans/bloemen verzorgen. Eerstvolgende db- en gewestraadsvergadering"Stil staan" bij overlijden. Ad. 4. NAASTE FAMILIE VAN LEDEN ALGEMEEN BESTUURWie geïnformeerd moeten wordenSecretaris of diens plaatsvervanger wordt door het bestuurssecretariaat z.s.m. geïnformeerd (t.b.v. verdere actie).Db-leden, collega-directeuren en medewerkers worden door de secretaris geïnformeerd. CondoleancebriefSecretaris of diens plaatsvervanger verzorgt brief uitgaande van DB. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematie.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. Ad. 5. OUD DB- EN AB LEDENDe procedure voor deze categorie beperkt zich in principe tot de leden die in de lopende periode c.q. de daaraan voorafgaande zittingsperiode zijn afgetreden.Wie geïnformeerd moeten wordenDe secretaris of diens plaatsvervanger wordt door het bestuurssecretariaat zo spoedig mogelijk geïnformeerd (t.b.v. verdere actie). DB-leden, collega directeuren en medewerkers worden door de secretaris geïnformeerd. CondoleancebriefSecretaris of diens plaatsvervanger verzorgt brief namens het DB.Tevens vermelding "verdiensten" voor de regio (periode ab-/db-lid e.d.). Advertentie in de overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderSecretaris of diens plaatsvervanger verzorgt advertentie. Voor oud gewestraadsleden namens het bestuur en voor oud d.b. leden namens het bestuur en de medewerkers. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollege-leden en secretaris.Indien medewerkers persoonlijk aangeven begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. Ad. 6. REGIOBESTUURDERS (b & w's).Wie geïnformeerd moeten worden.De secretaris of diens plaatsvervanger wordt door het bestuurssecretariaat z.s.m. geïnformeerd (t.b.v. verdere actie). DB-leden, diensthoofden en medewerkers worden door de secretaris geïnformeerd. CondoleancebriefDe secretaris of diens plaatsvervanger verzorgt een brief namens het DB. Advertentie in overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderSecretaris of diens plaatsvervanger laat advertentie opnemen, namens het bestuur. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollegeleden en secretaris.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de secretaris namens het bestuur een grafkrans/bloemen verzorgen. Eerstvolgende db- en gewestraadsvergadering"Stil staan" bij overlijden. Ad. B. MEDEWERKERSHieronder worden verstaan:DirecteurenNaaste familie van directeurenMedewerkersNaaste familie van medewerkersOud-medewerkers.Ad. 1. DIRECTEURENWie geïnformeerd moeten wordenSecretaris of diens plaatsvervanger wordt zo spoedig mogelijk door het bestuurssecretariaat geïnformeerd (t.b.v. verdere actie).DB-leden, andere directeuren en het AB worden door de secretaris geïnformeerd. Medewerkers worden mondeling op de hoogte gebracht: bij overlijden secretaris door voorzitter;bij overlijden van één van de directeuren door de secretaris.CondoleancebriefSecretaris of diens plaatsvervanger verzorgt brief namens DB en medewerkers. Advertentie in overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderSecretaris of diens plaatsvervanger laat een advertentie opnemen namens bestuur/collega-directeuren/medewerkers van de diensten. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollegeleden, secretaris en overige directeuren.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de secretaris namens bestuur/directeuren/ medewerkers AD, GAD, GGD en RAV een grafkrans/bloemen verzorgen. Eerstvolgende db- en ab vergadering"Stil staan" bij overlijden. Ad. 2. NAASTE FAMILIE VAN DIRECTEURENWie geïnformeerd moeten wordenSecretaris of diens plaatsvervanger wordt zo spoedig mogelijk door het bestuurssecretariaat geïnformeerd (t.b.v. verdere actie).DB-leden, medewerkers en andere directeuren worden door de secretaris geïnformeerd. CondoleancebriefSecretaris of diens plaatsvervanger verzorgt brief namens DB. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieCollegeleden, secretaris en overige directeuren.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de secretaris namens bestuur/directeuren/ medewerkers AD, GAD, GGD en RAV een grafkrans/bloemen verzorgen. Ad. 3. MEDEWERKERSWie geïnformeerd moeten wordenDe manager informeert de directeur en de sector P&O.Initiatief gaat uit van het diensthoofd bij wiens onderdeel het sterfgeval heeft plaatsgevonden.Directeur informeert de andere directeuren.Directeur informeert de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel waar overledene werkzaam was òf directeur informeert de afdelings-/sectormanagers en deze informeren hun medewerkers. CondoleancebriefDirecteur en manager overleggen samen welke schriftelijke condoleance de meest gepaste is en zorgen er voor dat de brief verzonden wordt namens bestuur en medewerkers. Advertentie in overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderDirecteur of diens plaatsvervanger laat een advertentie opnemen namens bestuur en medewerkers van de dienst. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieAfdelings-/sectormanager, directeur en gedelegeerde p.z. en/of portefeuillehouder van de desbetreffende dienst.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de directeur namens bestuur, directie en medewerkers van de dienst een grafkrans/bloemen verzorgen. Eerstvolgende db- en gewestraadsvergadering "Stil staan" bij overlijden. Ad. 4. NAASTE FAMILIE VAN MEDEWERKERS Wie geïnformeerd moeten wordenDe manager informeert de directeur en de sector P&O.Initiatief gaat uit van de directeur bij wiens onderdeel het sterfgeval heeft plaatsgevonden.Directeur informeert de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel waar overledene werkzaam was òf directeur informeert de afdelings-/sectormanagers en deze informeren hun medewerkers. CondoleancebriefDirecteur en manager overleggen samen welke schriftelijke condoleance de meest gepaste is en zorgen er voor dat de brief verzonden wordt namens bestuur en medewerkers Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieAfdelings-/sectormanager c.q. directeur van de desbetreffende dienst.Indien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld. BloemenAls bloemen op prijs worden gesteld, laat de directeur namens bestuur en medewerkers van de dienst bloemen verzorgen. Ad 5. OUD-MEDEWERKERS (= incl. oud-directeuren)In principe beperkt tot oud medewerkers die overlijden binnen twee jaar na uitdiensttreding wegens pensionering of ontslag om andere redenen.Wie geïnformeerd moeten wordenInitiatief gaat uit van het diensthoofd bij wiens onderdeel de overledene heeft gewerkt.De betreffende directeur geeft dit z.s.m. door aan de sector P&O (t.b.v. verdere actie). CondoleancebriefBetreffende directeur of P&O verzorgt brief. Advertentie in overlijdensrubriek van de Gooi en EemlanderBetreffende directeur laat een advertentie opnemen namens bestuur, directie en medewerkers van de dienst. Vertegenwoordiging bij overlijdensdienst/begrafenis/crematieIndien medewerkers persoonlijk aangeven de begrafenis c.a. bij te willen wonen, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld.