Beoordelen en functioneren, personeelsbegeleiding

Personeelsbegeleiding

Onder personeelsbegeleiding verstaan wij een proces van functionerings- en eventueel beoordelingsgesprekken, met als doel een goed werkklimaat binnen de organisatie te handhaven, bij te dragen aan de vaktechnische ontwikkeling van de medewerkers en aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Dit proces bestaat uit de volgende onderdelen:

• A

  Het functioneringsgesprek, dat de medewerker en de leidinggevende de mogelijkheid biedt in een open gesprek alle zaken aan de orde te stellen die van direct of indirect belang zijn voor het toekomstig functioneren van de medewerker.

• B

  Het eventuele beoordelingsgesprek, dat de leidinggevende^* de mogelijkheid biedt het functioneren van de medewerker in een achterliggende periode te beoordelen aan de hand van feitelijk waarneembare prestaties.

Functioneringsgesprekken dragen bij tot goede samenwerking tussen leidinggevende en medewerker, tot de vaktechnische ontwikkeling van de individuele medewerkers en tot een goede organisatie van het werk binnen de organisatie, de sector, afdeling of bureau. In de gesprekken, op basis van gelijkwaardigheid, gaat het om het bespreekbaar maken van het eigen functioneren.

Een beoordelingsgesprek wordt gehouden indien de leidinggevende of medewerker dat wenst. Het is gericht op het begeleiden, en eventueel waarderen van prestaties van individuele medewerkers. Het vormt de basis voor het doen van voorstellen over de rechtspositie van de medewerkers zoals:

• -

  vaste aanstelling of ontslag;

• -

  wel of niet bevorderen;

• -

  wel of niet plaatsen in functieniveau;

• -

  een gratificatie of niet;

• -

  extra periodiek of niet;

• -

  onthouding van periodiek.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur d.d 7 maart 2002.

Artikel 1 ad. a. de begeleidingsprocedure

Er is bij de personeelsbegeleiding gekozen voor een combinatie van functione-ringsgesprekken en personeelsbeoordeling.

Functioneringsgesprekken richten zich vooral op de begeleiding van de medewerker in zijn ontwikkeling en hebben geen rechtspositionele consequenties.Indien het functioneren daartoe aanleiding geeft wordt een beoordelingsgesprek aangekondigd.

Aan de resultaten van personeelsbeoordeling kunnen rechtspositionele consequenties worden verbonden en er kunnen beloningsinstrumenten worden toegepast overeenkomstig de bij de "regeling personeelsvoorstellen" (5/93/1023/b) behorende richtlijnen voor het indienen van personeelsvoorstellen.

De jaarlijkse periodieke verhoging wordt verleend bij normale functievervulling, hetgeen betekent dat geacht wordt dat de medewerker zijn functie in overwegende mate voldoende vervult en wanneer het maximum van de schaal nog niet is bereikt. De normale functievervulling dient te blijken uit het resultaat van een functioneringsgesprek en wordt derhalve gegeven zonder voorstel op grond van personeelsbeoordeling.

• 1

  De leidinggevende^* houdt minimaal één maal per jaar met zijn medewerker een functioneringsgesprek en kondigt dit gesprek uiterlijk een week van te voren aan bij de medewerker.

• 2

  Hij nodigt de medewerker uit zich op het open gesprek voor te bereiden c.q. na te denken over zaken die van direct of indirect belang zijn bij het eigen functioneren.

• 3

  De leidinggevende vormt zich een oordeel over het functioneren van de medewerker aan de hand van de functiebeschrijving en het begeleidingsformulier.

• 4

  De leidinggevende houdt met de medewerker het functioneringsgesprek, waarbij het formulier wordt doorgewerkt. Vervolgens spreekt hij zijn oordeel uit over het functioneren. Hij kan zijn oordeel bijstellen, indien de reactie(s) van de medewerker daartoe aanleiding geeft.

• 5

  De leidinggevende en de medewerker maken desgewenst afspraken aangaande het functioneren voor de toekomst.

• 6

  De leidinggevende maakt in het begeleidingsformulier verslag op van het gesprek en legt de eventueel gemaakte afspraken vast.

• 7

  Indien het functioneren daartoe aanleiding geeft wordt een beoordelingsgesprek gevoerd om te bezien of voorstellen met rechtspositionele gevolgen als (niet) bevorderen, extra periodiek, gratificatie, benoeming in vaste dienst e.d. moeten worden gedaan.

• 8

  Buiten het jaarlijkse functioneringsgesprek kan de leidinggevende of de medewerkende meer functionerings- en/of beoordelingsgesprekken wensen.

• 9

  Functionerings- en beoordelingsgesprekken met de secretaris/dienst-hoofden worden gehouden door de voorzitter en de voor de dienst verantwoordelijke portefeuillehouder. Indien de voorzitter tevens de verantwoordelijk portefeuillehouder is, neemt een ander lid van het dagelijks bestuur deel aan het gesprek. Functioneringsgesprekken met de diensthoofden vinden eenmaal per twee jaar plaats. Voor het overige is deze regeling van overeenkomstige toepassing.

• 10

  Indien er sprake is van een tijdelijke aanstelling voor een jaar als proef dan dient een beoordeling plaats te vinden uiterlijk 9 maanden na aanstelling (er moet dan een voldoende beeld zijn over het functioneren en voldoende tijd om voorstellen voor vaste aanstelling, verlenging proeftijd of ontslag te verwerken).

• 11

  Indien sprake is van slecht functioneren van een medewerker die een vaste aanstelling heeft, kan worden afgeweken van de normale termijnen met de bedoeling na een af te spreken periode het functioneren van de werknemer te evalueren.

• 12

  De betrokkenen ondertekenen het formulier.

• 13

  De beoordeelde krijgt een afschrift van het formulier.

• 14

  Alle formulieren gaan ter kennisname naar het diensthoofd/dagelijks bestuur.

• 15

  De formulieren worden opgeborgen in het persoonsdossier van de medewerker.

• 16

  Formulieren die ouder zijn dan 5 jaar worden vernietigd, tenzij dit het laatstbekende formulier is.

Artikel 2 ad. b. de bezwarenprocedure bij beoordelingsgesprekken

Van belang is de vastlegging van de beoordeling aangezien de beoordeling de basis vormt voor rechtspositionele beslissingen.

de leidinggevende bespreekt de beoordeling opnieuw. Een personeels-functionaris kan desgevraagd een begeleidende rol vervullen. Indien tot overeenstemming wordt gekomen (incl. eventueel wijziging van het beoordelingsresultaat) wordt de beoordeling door beide partijen getekend.

het dagelijks bestuur/diensthoofd hoort de betrokken partij(en) en desgevraagd een personeelsfunctionaris.Indien overeenstemming wordt bereikt wordt het beoordelingsresultaat door het dagelijks bestuur/diensthoofd vastgesteld.

Het dagelijks bestuur hoort de betrokken partij(en) nogmaals en neemt een definitieve schriftelijke beslissing. De beoordeelde kan dan bezwaar c.q. beroep instellen ingevolge het gestelde in de Algemene wet bestuursrecht.

• -

  Uit oogpunt van de bewaking van de uniformiteit en de algehele coördinatie zal een personeelsfunctionaris desgevraagd de gesprekken bijwonen.

• -

  Hij coördineert de gespreksronden.

• -

  Hij ondersteunt beroepsprocedures en draagt zorg voor de administratieve verwerking.