Burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen,
overwegende dat het noodzakelijk is een protocol vast te stellen voor het gebruik van elektronische post,
b e s l u i t e n :
vast te stellen het ‘Protocol elektronisch verkeer’
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
Archiefwet: de Archiefwet 1995;
- b.
Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;
- c.
Besluit Informatiebeheer: het Besluit Informatiebeheer 1996 van de gemeente Dalfsen;
- d.
E-mail faciliteiten: communicatiemogelijkheden voor gebruikers door middel van daartoe aangewezen programmatuur via elektronische postbussen die aanwezig zijn binnen de technische infrastructuur van de gemeente Dalfsen;
- e.
Technische infrastructuur: het geheel van systeem- en netwerkfaciliteiten, beveiligingsfuncties en (mail)servers beheerd door of vanwege de gemeente Dalfsen;
- f.
Formele E-mail berichten: zijn archiefbescheiden in de zin van de archiefwet, waarop één of meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn:
- ·
de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de afzender en/of geadresseerde gemeentelijke dienst of kan dat hebben;
- ·
de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie of kan dat krijgen of kan op andere wijze voor langere tijd van belang blijven voor de organisatie;
- ·
de inhoud is van belang voor een juiste interpretatie van andere gegevens.
- g.
Informele E-mailberichten: zijn archiefbescheiden in de zin van de archiefwet, waarop een of meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn:
- ·
aan de inhoud kunnen geadresseerde noch afzender rechten nog plichten ontlenen;
- ·
de inhoud richt zich uitsluitend tot de geadresseerde persoon/ personen;
- ·
de inhoud heeft zeer kortstondige betekenis: na kennisname van de inhoud vervalt elk belang;
- ·
de vorm en inhoud van deze berichten hebben niet de primaire functie om handelen van de gemeente te kunnen reconstrueren of tot bewijs te dienen van het handelen.
- h.
Interne E-mail: afzend- en bestemmingsadres betreffen dezelfde gemeentelijke organisatie;
- i.
Externe E-mail: afzend- dan wel bestemmingsadres is buiten de gemeentelijke organisatie gelegen;
- j.
E-mail, elektronische post: deze begrippen zijn synoniem;
- k.
Elektronische post: is het systeem bestaande uit computers, software en netwerken waarmee men berichten en bijlagen via elektronische postbussen kan uitwisselen;
- l.
Disclaimer: de melding dat het bericht een afschrift betreft van het origineel en dat hieraan geen rechten kunnen worden ontleend, omdat er afwijkingen kunnen bestaan ten opzichte van het originele fysieke document.
Artikel 2 Relatie tot bestaande regelingen
Formele e-mail wordt beschouwd als zijnde archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Het bepaalde in het Besluit Informatiebeheer is onverkort van toepassing op E-mail.
Artikel 3 Beschikbaarheid van e-mail faciliteiten
E-mail faciliteiten zijn beschikbaar voor alle medewerkers die dat op grond van hun functie nodig hebben. De directeur van de hoofdafdeling of het afdelingshoofd van een gemeentelijk organisatieonderdeel is bevoegd te oordelen over de beschikbaarstelling en over het beëindigen daarvan. De beschikbaarheid kan tevens beëindigd worden wanneer een medewerker de e-mail faciliteiten gebruikt op een wijze die in strijd is met dit Protocol of daaraan gerelateerde regelingen. Een medewerker die de beschikking heeft over e-mail faciliteiten is verplicht zijn/ haar postbus regelmatig op ingekomen berichten te controleren of te doen controleren. Het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel kan hiervoor nadere aanwijzingen geven.
Artikel 4 Regels voor het gebruik van interne- en externe e-mail
- 1.
Het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel kan aanwijzingen geven over onder andere het hanteren van bewaartermijnen en de bevoegdheid tot versturen en beantwoorden van interne e-mail. Algemene gedragsregels voor het gebruik van e-mail faciliteiten zijn vastgelegd in artikel 5 van dit protocol.
- 2.
Voor het versturen van e-mail aan externe relaties dient de afzender bevoegd te zijn. Het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel kan hiervoor nadere aanwijzingen geven.
- 3.
Inkomende en uitgaande informele e-mail die van belang kunnen zijn voor verantwoording en bewijs dienen in afschrift aan de afdeling Facilitaire zaken te worden aangeboden.
- 4.
Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande informele e-mail dient te zijn voorzien van de mededeling dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend.
- 5.
Uitgaande e-mail met een formele inhoud kan worden beschouwd als informeel wanneer de inhoud woordelijk overeenkomt met een gelijktijdig verzonden brief die volgens bestaande procedures is geregistreerd en ondertekend.
- 6.
Van originele, formele post mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden, indien deze voorzien zijn van een disclaimer.
- 7.
Indien de disclaimer in de technische infrastructuur, niet automatisch aan de uitgaande elektronische post wordt verbonden, dient de gebruiker de melding zelf aan de uitgaande e-mail te verbinden.
- 8.
Het is niet toegestaan gerubriceerde stukken, zoals vertrouwelijk en geheim, dan wel afschriften hiervan via e-mail te verzenden.
- 9.
Inkomende formele e-mailberichten, die op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moeten zijn voorzien, moet de ontvanger via het schriftelijk verkeer voor ondertekening terugzenden.
- 10.
Burgemeester en wethouders kunnen bepaalde formele e-mailberichten zoals bedoeld in lid 9 van dit artikel, aanwijzen die via de e-mail worden geaccepteerd. Aan deze formele e-mailberichten en de wijze van indiening hiervan, verbinden burgemeester en wethouders voorwaarden om het bericht even betrouwbaar te laten zijn als het conventioneel schriftelijk verkeer. De ontvangst van deze berichten zal ook via de e-mail worden bevestigd (zonder disclaimer).
- 11.
De ontvanger namens de gemeente Dalfsen van een formeel e-mailbericht stelt ten behoeve van registratie een als eensluidend gewaarmerkt afschrift ter beschikking van de afdeling Facilitaire zaken.
Artikel 5 Algemene gedragregels ten aanzien van het gebruik van e-mail faciliteiten
- 1.
In de elektronische communicatie worden dezelfde regels gehanteerd als in het dagelijkse intermenselijk verkeer. De volgende acties worden zowel voor het persoonlijke als zakelijke e-mail berichtenverkeer niet toegestaan:
- ·
verzending of doorsturen van kettingbrieven en ongevraagde commerciële informatie;
- ·
verzenden of doorsturen van publicaties en ongevraagde informatie aan de gehele gemeentelijke organisatie;
- ·
verzending of doorsturen van anonieme berichten;
- ·
verzending of doorsturen van godslasterend, pornografisch, of discriminerend materiaal.
- 2.
Door het gebruik van e-mail mag de goede naam van de gemeentelijke organisatie niet in gevaar worden gebracht.
- 3.
Een medewerker van de gemeente Dalfsen kan bij de uitoefening van zijn functie alleen gebruik maken van de e-mail faciliteiten die beschikbaar worden gesteld door de werkgever. Uitzonderingen op deze bepaling zijn slechts mogelijk met toestemming van het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
- 4.
Het is verboden de e-mail faciliteiten op een zodanige wijze te gebruiken, dat daardoor het technische functioneren van de infrastructuur in gevaar komt of dat daardoor de gemeente Dalfsen schade kan leiden.
- 5.
Een terughoudend gebruik van e-mail faciliteiten voor privé-doeleinden wordt toegelaten, echter binnen de randvoorwaarden zoals die zijn vastgesteld voor het gebruik van gemeentelijke faciliteiten en met de mogelijkheid van scanning van e-mail berichten op virussen door de werkgever.
- 6.
De persoonspostbussen mogen niet zonder toestemming van de eigenaar geopend worden. De gemeentesecretaris mag alleen op incidentele basis, vanwege zwaarwichtige reden, persoonlijke postbussen openen via de afdeling automatisering. Indien een medewerker geen (directe) collega heeft gemachtigd om kennis te nemen van zakelijke correspondentie in de persoonlijke e-mailbox, kan de gemeentesecretaris deze bevoegdheid mandateren aan een andere medewerker, als dit vanuit het bedrijfsbelang bij een goede voortgang van de werkzaamheden noodzakelijk is en uitsluitend voor zover het de zakelijke correspondentie in de e-mailbox betreft.
- 7.
De gebruiker van de emailfaciliteiten dient alert te zijn op inkomende elektronische post, die mogelijk besmet is met een virus. Hiervan dient onmiddellijk melding te worden gedaan bij de afdeling automatisering.
Artikel 6 Soorten postbussen
- 1.
Voor inkomende formele elektronische post is één centrale postbus beschikbaar: gemeente@dalfsen.nl.
- 2.
Voor inkomende en uitgaande informele elektronische post is de persoonspostbus beschikbaar.
Artikel 7 Het beheer van postbussen
- 1.
Het beheer van de algemene postbus ligt bij de afdeling Facilitaire Zaken.
- 2.
De beheerder(s) van de postbus draagt zorg voor de distributie van afschriften van inkomende formele elektronische post.
- 3.
De beheerder(s) van de postbus zijn verplicht de postbus dagelijks vier keer op ingekomen berichten te controleren.
Artikel 8 Slotbepaling
- 1.
Dit Protocol kan worden aangehaald als ‘Protocol elektronisch verkeer’.
- 2.
Het Protocol treedt in werking op 8 maart 2006, onder gelijktijdige intrekking van het ‘Protocol Gebruik Elektronische Post Gemeente Dalfsen 2003’.
Aldus vastgesteld op 21 februari 2006,
Burgemeester en wethouders van Dalfsen,
de burgemeester, de secretaris-directeur,
L.V. Elfers drs. H. Zwart