CVDR97752_1Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsnlregelingGemert-Bakel2010-03-13Gemert-BakelGemeenteblad, 2010, 10Archiefverordening van Gemert-Bakel 2010Archiefwet 1995, art. 30, lid 1gemeenteraadbestuur en recht2010-02-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-03-132023-03-11nieuwe regelingOnbekendarchiefGeenDatum inwerkingtreding van deze regeling wijkt af van de in de regeling opgenomen inwerkingtredingsdatum vanwege latere bekendmakingVerordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsDE RAAD VAN DE GEMEENTE GEMERT-BAKEL,gezien het voorstel van het college d.d. 26 januari 2010;gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995B E S L U I T : vast te stellen de volgende:Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

het college het college van burgemeester en wethouders;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

HoofdstukIIDe zorg van het college voor de archiefbescheidenArtikel2Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Het college draagt zorg voor het aanwijzen van één of meer beheerders. Artikel4Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel51.Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast, gehoord een vertegenwoordiging van de raad.Artikel8Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIINalevingstoezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel9De archivaris is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel111.De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden evenals in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel131.De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

2.De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen mededeling aan het college. Artikel14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel15De Archiefverordening Gemert-Bakel 2006 wordt ingetrokken.Artikel16Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 maart 2010.Artikel17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Gemert-Bakel 2010.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Gemert-Bakel van 24 februari 2010.mr. J.H.A.G. van MaasakkersvoorzitterP.G.J.M. van Boxtelgriffier