CVDR9771_1Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente ZeistnlregelingZeist2018-01-09ZeistDe Nieuwsbode, 30-09-2003Verordening Financieel Beleid, Beheer en Organisatie gemeente ZeistGemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2003-09-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-11-152009-01-01nieuwe regelingnr. 516TreasurystatuutGeenVerordening Financieel Beleid, Beheer en Organisatie gemeente ZeistDe raad van de gemeente Zeist;gelet op artikel 212 Gemeentewetbesluit vast te stellen:De Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor
het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
van de gemeente Zeist.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de
organisatie van de gemeente Zeist en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch
maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële
gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente
Zeist, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer ;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot
stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de
bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van
de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer :het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van
middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Zeist.
rechtmatigheidhet in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving,
waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en
collegebesluiten.
doelmatigheidhet realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt
mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheidde mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het
beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
1.Begroting en verantwoordingKaderstellen2.Programmabegroting1.De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe
raadsperiode een programma-indeling vast.2.De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
3.Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking
tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren
goederen en diensten.4.De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid,
vast.5.Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.3.Producten1.Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven
van de toedeling van de producten uit de productraming aan de
programma’s.2.De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor
de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot
wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet
vermeld.4.Kaders begroting1.Het college biedt uiterlijk op 1 juli van het begrotingsjaar de
voorjaarsnota aan waarin de kaders zijn aangegeven voor het
volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze
nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de
begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken
bedoeld in artikel 8.2.De raad stelt deze nota vast.Uitvoering5.Uitvoering begroting1.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de
begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg
voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de
productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals
geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting
van de financiële positie.;
de lasten van de producten niet dusdanig worden
overschreden dat de realisatie van andere producten
binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.Beheersing en Interne controle6.Interne controle1.Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college
maatregelen tot herstel.2.Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast.3.Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.4.Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets
bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van
verbetering. Het college neemt op basis van het plan van
verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.5.De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden
ter kennisgeving aan de raad aangeboden.Rapportage en Verantwoording7.Tussentijdse rapportage en informatie1.Het college informeert de raad door middel van tenminste 2
tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van
de gemeente over het lopende boekjaar.2.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.3.De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de
lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar
aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.8.Jaarstukken1.Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en
naar de programma verantwoording.2.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en diensten zijn geleverd;
wat de kosten zijn
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
3.De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s
of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.2.Financiële positieKaderstellen9.Financiële positie1.Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de
raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële
positie en de meerjarenramingen is opgenomen.2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt in
de risicoparagraaf van de begroting expliciet vermeld.3.De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële
positie de investeringskredieten zoals opgenomen in de
primitieve begroting.10.Waardering & afschrijving vaste activa1.Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een
bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar
afgeschreven.2.Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo voor
agio en disagio worden maximaal in 5 jaar afgeschreven. Is de
looptijd van een lening korter dan wordt de afschrijvingstermijn
beperkt tot maximaal de looptijd van de lening.3.De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten, worden in principe lineair afgeschreven
conform de hierna indicatief aangegeven termijnen:
40 jaar: nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;
25 jaar: rioleringen;
25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten
en bedrijfsgebouwen;
15 jaar: technische installaties in
bedrijfsgebouwen;
10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen;
telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair;
aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke
woonruimten en bedrijfsgebouwen; groot onderhoud
woonruimten en bedrijfsgebouwen;
De werkelijke afschrijvingstermijnen worden in de bijlage bij de
begroting gespecificeerd opgenomen, waarbij als uitgangspunt
geldt de economische levensduur.4.Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals
bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan
investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen,
waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,5.Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden
en bestemmingsreserves om budgettaire redenen geactiveerd.11.Voorziening voor oninbare vorderingenVoor openstaande vorderingen betreffende:
Lokale heffingen en rechten en voor
Overige vorderingen van de gemeente
wordt, bij het in gebreke blijven van voldoening van de vordering
door de schuldenaar, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op
basis van een beoordeling per vordering op de “inbaarheid”
hiervan.Deze beoordeling is gebaseerd op ervaringscijfers en dient te
resulteren in een getrouw beeld van de grootte van de voorziening
wegens oninbaarheid van vorderingen gerekend naar de toestand per
balansdatum.12.Reserves en voorzieningen1.Het college biedt om de 4 jaar een nota reserves en
voorzieningen aan.2.De nota behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves
en de voorzieningen, in relatie tot de nota
weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.
3.De raad stelt deze nota vast.13.Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en
diensten van de gemeente Zeist wordt een systeem van
kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden
naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken,
die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende
diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan
reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken
activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en
voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW.3.De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten
wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en
de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen
vermogen en voorzieningen.14Financieringsfunctie1.Het college draagt bij de uitoefening van de
financieringsfunctie zorg voor
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s
binnen de door de raad vastgestelde kaders van de
begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s
en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de
leningen en het bereiken van een voldoende rendement op
de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en
externe kosten bij het beheren van de geldstromen en
financiële posities.
2.Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie
de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt
conform de in de wet Fido bepaalde voorwaarden. Dit
gebeurt bij financiële instellingen met minimaal een A
rating en tot maximaal 10 mln Euro per instelling;
Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van
financiële risico’s;
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1
jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende
financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het
uitzetten van middelen of het verlenen van garanties
luiden in euro;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de
wettelijke waarden. Het college informeert de raad
indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te
worden overschreden.
3.Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van
financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid
worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij
het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het
aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke
taak bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in
zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van
middelen, verstrekkingen van garanties en financiële
participaties.4.Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde
onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels
alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de
verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening
vast in een besluit financieringsstatuut (= treasurystatuut).
Het college zendt het besluit financieringsstatuut (=
treasurystatuut) ter kennisgeving aan de raad.15.Registratie bezittingen, activa en vermogen1.Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige
registratie van bezittingen. In de registratie worden ook
opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met
cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde
investeringen in de openbare ruimte.2.Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen
leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden
gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste
eenmaal in de 4 jaar.3.Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De
resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering
worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.3.Paragrafen16.Lokale heffingen1.Het college biedt elk jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen
aan. Deze nota behandelt in ieder geval:
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke
belastingen en heffingen;
de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse
bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
de kostendekkendheid van de heffingen;
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2.De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de
bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen
zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel
overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per
verstrekte dienst. De raad stelt de nota vast.17.Weerstandsvermogen en risicomanagement1.Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In
deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van
risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen
of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste
weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast2.Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en
een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het
college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en
actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste
lid. Hierbij wordt aandacht gegeven aan:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico’s;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de
begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.18.Onderhoud kapitaalgoederen1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar
groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast.2.Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota
rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding
van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast.3.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud
gebouwen aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van
het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau en de bijbehorende
kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad
stelt de nota vast.4.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het
geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan
openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
riolering, gebouwen.19.FinancieringBij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
financiering in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico norm;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de
komende drie jaar;
de rentevisie en
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.
20.Bedrijfsvoering1.Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad
gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de
relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de
gemeente.2.In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de
tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de
bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd
over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de
bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.3.Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de
begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar
de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a
Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.21.Verbonden partijen1.Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota
verbonden partijen aan. De raad stelt de nota vast..2.Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar
belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel
resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de
gemeente.3.De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het
aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder
het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden
partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
verbonden partijen en de financiële voorwaarden.4.In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden
partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het
beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van
bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande
verbonden partijen.22.Grondbeleid1.Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad.
In deze nota wordt aandacht besteed aan:
de relatie met de programma’s van de begroting;
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
gemeente;
aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen
projecten;
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van
erfpachtvergoedingen.
De raad stelt de nota vast.2.In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt
ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de
belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals
verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de
relaties van het grondbeleid met de programma’s.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf
grondbeleid verslag van:
een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie
van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen
in de begroting;
een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het
grondbeleid uitvoert;
een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de
totale grondexploitatie;
een onderbouwing van de geraamde winstneming;
de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken
in relatie tot de risico’s van de grondzaken.
23.Verstrekking subsidies1.Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde)
nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het
kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een
overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.2.De raad stelt de nota vast..4.Financiële organisatie en administratie24.Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van activa met economisch nut, activa met
maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor
het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle
op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen.
25.Financiële administratieHet college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen
die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan
gemeenten.
26.Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
diensten
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;Gelet hierop zijn in de bij deze Verordening behorende bijlage
specifiek door het College aangewezen functies en de
beschrijving hiervan opgenomen.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van
leveringen tussen de diensten van de gemeente;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde
beheer van de diensten.
27.Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten.
De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de
regels terzake van de Europese Unie.28.Subsidieverstrekking en steunverleningHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan
ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in
overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de
subsidieverordening van de gemeente Zeist. 5.Slotbepalingen29.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien
verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de
uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij
behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het
begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.30.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening
Financieel Beleid, Beheer en Organisatie gemeente Zeist”.BijlageBijlage behorende bij de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel
beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de
financiële organisatie van de gemeente Zeist.Betreft de op grond van artikel 26 van deze Verordening door het college van
burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren.
Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als:
concerncontroller, comptabele, betalingsfiatteur, kassier, financieel
consulent en administrateur alsmede hun respectieve plaatsvervangers.
Deze bevoegdheid kan gemandateerd worden aan de ambtelijke leiding.
De functies van concerncontroller, comptabele, betalingsfiatteur,
kassier en administrateur zijn onverenigbaar. Deze functies zijn tevens
onverenigbaar met enige andere, de functiescheiding wezenlijk
aantastende functies. Dit betreft met name functies die
verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.
1. Concerncontroller.
De concerncontroller heeft onder meer de zorg voor:
het opstellen van het meerjarig beleidsplan, de voorjaarsnota,
de gemeentebegroting en de periodieke bestuursrapportages;
het opstellen van procedures ter waarborging van de economisch
verantwoorde verwerving van middelen voor het verkrijgen van
deze middelen tegen de laagst mogelijke kosten alsmede de
bewaking op de naleving van deze procedures;
het opstellen van richtlijnen en het ontwikkelen van
instrumenten ten behoeve van de planning, budgettering en
bewaking van activiteiten alsmede de bewaking op de naleving van
de richtlijnen;
het ontwikkelen van instrumenten, het verrichten van onderzoeken
ter beoordeling van de efficiency van de uitvoering dan wel de
effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en
technieken;
het ontwikkelen van instrumenten ter verbetering van de
allocatiefunctie van de gemeenteraad;
de bedrijfseconomische advisering op concernniveau;
De concerncontroller treedt voorts op als adviseur van de
rekenkamercommissie.
De concerncontroller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de
ambtelijke leiding een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en
de bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie.
De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en werking van door de
leiding getroffen maatregelen.
Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer
kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding. Zo nodig
legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris dan wel
het college van burgemeester en wethouders.
De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders,
gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in
deze taakomschrijving genoemde taken.
Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen
ten aanzien waarvan de concerncontroller, met het oog op handhaving en
uitvoering van deze verordening , nadere richtlijnen kan geven.
De concerncontroller kan functionele aanwijzingen doen uitgaan met
betrekking tot de hiervoor beschreven taken.
De concerncontroller voert in het kader van deze taakomschrijving
regelmatig overleg met de leiding en neemt deel aan de vergaderingen van
het Centraal Managementteam als er onderwerpen aan de orde komen
vallende onder het bereik van deze taakomschrijving.
De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het
college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze
verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden. Van deze
rechtstreekse verantwoordelijk zijn uitgesloten de taken als vermeld
onder de leden 1a en 1f van deze omschrijving.
2. Comptabele.
De comptabele heeft onder meer de zorg voor:
de organisatie, het bijhouden en het doen bijhouden van de
financiële administratie van de gemeente als geheel. Hij staat
in voor de tijdigheid, volledigheid, de juistheid en de
toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde
administraties en verstrekte informatie;
de opzet en werking van de administratieve organisatie inclusief
de interne controle;
het opstellen van de jaarrekeningen en het jaarverslag. Indien
de comptabele met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening
een van het college van burgemeester en wethouders afwijkend
standpunt heeft, doet hij daarvan bij de aanbieding van de
jaarrekening schriftelijk mededeling;
het opstellen van periodieke rapportages niet zijnde de
periodieke bestuursrapportages;
het doen functioneren van het budgetsysteem;
het bevorderen en het bewaken van de rechtmatigheid en
doelmatigheid van het beheer en de administratie alsmede de
rechtmatigheid en doelmatigheid van de onder hem ressorterende
financiële administratie. Hij toetst in dit kader de opzet en
werking van de door de leiding getroffen maatregelen;
het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van
de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven
van debiteuren;
een optimale afstemming tussen de netto uitgaven van de gemeente
en de daartoe aan te trekken of uit te zetten
financieringsmiddelen. De activiteiten beslaan onder meer:
liquiditeitsprognoses, cashmanagement, korte - en lange
financiering, aantrekken en uitzetten van financieringsmiddelen,
beleidsadvisering, informatievoorziening en dergelijke. De
activiteiten worden uitgeoefend overeenkomstig daarvoor door ons
en door het college van burgemeester en wethouders gegeven
richtlijnen.
Indien de comptabele van oordeel is dat een meer rechtmatig of doelmatig
beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding. Zo
nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris
dan wel het college van burgemeester en wethouders.
De comptabele kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd
en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in deze
taakomschrijving genoemde taken.
Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen
ten aanzien waarvan de comptabele, met het oog op handhaving en
uitvoering van deze verordening , nadere richtlijnen kan geven.
De comptabele kan functionele aanwijzingen doen uitgaan met betrekking
tot de in deze beschrijving vermelde taken.
De comptabele voert in het kader van het gestelde in deze
taakomschrijving regelmatig overleg met de leiding.
De comptabele wordt door het college van burgemeester en wethouders
aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2.c. van de
Gemeentewet.
3. Betalingsfiatteur.
De betalingsfiatteur is onder toezicht van de comptabele belast met en
verantwoordelijk voor de effectuering van betalingen.
Hij draagt er zorg voor dat betalingen slechts kunnen plaatsvinden nadat
is vastgesteld dat er een betalingsverplichting bestaat.
Hij toetst de juistheid van de overgelegde betalingen.
De betalingsfiatteur kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en
verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de comptabele en de
verantwoordelijke leiding op de hoogte zijn gesteld, rechtstreeks tot
het college van burgemeester en wethouders wenden.
4. Kassier.
De kassiers zijn belast met:
het bewaren van contanten en andere met contanten gelijk te
stellen geldswaarden;
het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van
contante betalingen en het eveneens juist, tijdig en volledig
verantwoorden van contante ontvangsten;
De kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en
verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de verantwoordelijke
leiding op de hoogte is gesteld, rechtstreeks tot het college van
burgemeester en wethouders wenden.
5. Financieel consulentschap.
Ter ondersteuning bij de in deze verordening genoemde taken en
activiteiten wordt het college van burgemeester en wethouders, de
ambtelijke leiding, de concerncontroller en de comptabele bijgestaan
door de financieel consulenten.
De financieel consulent voert in dit kader regelmatig overleg met de
leiding.
6. Administrateur.
De administrateur van de algemene dienst draagt, onverlet het bepaalde
ten aanzien van de verantwoordelijkheid van de comptabele, zorg voor het
voeren van de financiële administratie van de gemeente als geheel.
Bij het uitoefenen van zijn taken neemt de administrateur richtlijnen en
aanwijzingen van de comptabele en de concerncontroller in acht.
De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig
verwerken van de gegevens in zijn administratie.
De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig
verstrekken van de gegevens uit zijn administratie.
Artikelsgewijze toelichtingArtikelsgewijze toelichting op de Verordening op de uitgangspunten voor het
financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van
de financiële organisatie van de gemeente Zeist.Artikel 2. ProgrammabegrotingArtikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin
de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van
dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast,
evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren.In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de
begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt
nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan
daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen.
Zo kan een gemeente programma's indelen naar doelgroepen of indelen volgens de
pijlers van het grote stedenbeleid. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten
grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling
vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor
een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling
wijzigen.Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan
we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen
zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren
kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de
gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten
en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel moet
de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het
college en/of de ambtelijke organisatie.Artikel 3. ProductenDe raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt
het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een
productraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling
daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel
van de begroting. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en verantwoording
een overzicht wil hebben van welke producten er bij de programma’s horen. Dit
wordt geregeld in het eerste lid.Artikel 4. Kaders begrotingDe artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel
4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste
gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven
het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad
expliciet een budgettair kader vaststelt.Artikel 5. Uitvoering begrotingIn artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede
uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald
dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van
de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van
belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor
de uitvoering van de programma’s van de begroting.In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de
prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het college.Artikel 6. Interne controleDe raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne
controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de
eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen.De verordening geeft in het eerste en tweede lid aan het college de opdracht
voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen
te treffen op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate
functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn, zoals aangegeven in
lid 3, aanvullende onderzoeken nodig. Het vierde en vijfde lid regelt dat
het college op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen
maatregelen tot herstel treft en dat de raad over de uitkomsten van de
onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt
gebracht.De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken
van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de
verordening artikel 213a Gemeentewet.Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatieArtikel 7, eerste tot en met derde lid, formaliseert een belangrijk
onderdeel van de planning en control van de raad. De raad geeft namelijk aan
de aard van de informatie die het college standaard dient te verstrekken. Op
basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen
en besluiten of bijsturing nodig is.In het tweede lid van het artikel geeft de raad kaders voor de inrichting
van de tussenrapportages.Om de gemeentelijke organisatie niet op te zadelen met een rapportagecircus
is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportages niet te uitgebreid en
onoverzichtelijk zijn.De stand van zaken van - en prognose voor het lopende begrotingsjaar kan
overigens naast de jaarstukken van het afgelopen jaar mede een belangrijke
basis zijn voor het inzicht voor en het opstellen van de komende
begroting.Artikel 8. JaarrekeningArtikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de
begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop. Basis
daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een
kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.Artikel 9. De financiële positieDe raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het
college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de
meerjarenramingen moet volgen.Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van
de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie
van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde
lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten
worden voornamelijk geactiveerd waarbij wordt opgemerkt dat de
afschrijvingslasten in het jaar van aanschaf niet drukken op de onder de
programma’s verantwoorde lasten.Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activaDe verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de
“regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 10 stelt de regels voor
de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden
verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en
financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en
ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten
van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa
worden onderverdeeld in materiele vaste activa met economisch nut en
materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut.Het eerste lid bepaalt dat de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een
bepaald actief lineair worden afgeschreven in maximaal 5 jaar. In het tweede lid is eveneens een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar
opgenomen voor de kosten van het afsluiten van geldleningen en het saldo van
agio en disagio; met dien verstande, dat ingeval de looptijd van de lening
korter is dan 5 jaar de afschrijvingstermijn wordt beperkt tot maximaal de
looptijd van de lening.Het derde lid geeft de afschrijvingstermijnen van de materiele vaste activa
met economisch nut. De afschrijvingswijze van deze activa is in principe
lineair. De afschrijvingstermijnen kunnen worden afgestemd op de specifiek
gemeentelijke situatie en de aard van het activum. Dit betekent dat voor
specifieke activa een afwijkende afschrijvingstermijn mogelijk is. De
verordening gaat immers uit van clustering van activa en daarbij behorende
gemiddelde afschrijvingstermijnen. De maat voor de afschrijvingstermijnen is
natuurlijk de economische levensduur.Het vierde lid geeft een opsomming van de activa van de gemeente, welke
slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Deze
investeringen genereren geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op.
Alleen investeringen in de openbare ruimte met een
maatschappelijk nut mogen geactiveerd worden. Er moet in de praktijk een
(h)erkenbaar criterium zijn voor de onderscheiding van activa met alleen een
maatschappelijk nut. In lid 4 is aangegeven welke soorten van activa het
betreft. Het gaat dan om zaken als waterwegen, waterbouwkundige werken,
permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen,
viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting,
straatmeubilair, reconstructie openbare ruimten, parken en overig
groen.Activa met alleen maatschappelijk nut onder wordt aftrek van bijdragen van
derden en bestemmingsreserves in principe direct ten laste van de
exploitatie gebracht, waarmee een opwaartse vertekening van het eigen
vermogen wordt voorkomen. Slechts bij uitzondering mogen dergelijke
investeringen worden geactiveerd. Bijvoorbeeld ingeval een gemeente grote
investering in de openbare ruimte uitvoert en het in éénmaal afschrijven tot
een niet sluitende begroting leidt. Een sluitende begroting is echter verplicht. Artikel 189 Gemeentewet bepaalt
namelijk, dat de begroting in enig jaar in evenwicht is, dan wel evenwicht
in de eerstvolgende jaren tot stand wordt gebracht. In een dergelijk geval
kan activering van deze investeringen bij wijze van uitzondering uitkomst
bieden. Gelet op deze uitzonderingsmogelijkheid wordt, in overleg met de
toezichthouder, het vigerende beleid van “activeren” vooralsnog om
budgettaire redenen gehandhaafd. Het actief wordt afgeschreven gelijk aan de
periode van de verwachte levensduur.Artikel 11. Waardering oninbare vorderingenArtikel 11 geeft aan op welke wijze de hoogte van de voorziening wordt bepaald
voor oninbare vorderingen. Voor de wijze van het bepalen van de hoogte van de te
treffen voorziening wordt géén onderscheid gemaakt tussen de vorderingen uit
hoofde van “lokale heffingen en rechten” en de “overige” vorderingen. In beide
gevallen wordt op basis van ervaringscijfers de grootte van de noodzakelijke
voorziening bepaald.Artikel 12. Reserves en voorzieningenEen belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen
van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de
algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen
zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door
belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn
financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad.Artikel 12 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en
voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze
nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves .
Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat
voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in
de nota in te aan op de voorzieningen.Artikel 13. KostprijsberekeningIn artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven
neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b Gemeentewet wordt
geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk
politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden
en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren
berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de
kostprijzen gegeven.Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te
rekenen kosten ook de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de
vervaardiging van het product, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling.
De salariskosten van de burgemeester hoeven dus niet worden meegenomen voor de
kostprijsberekening van de rioolrechten. Het toe te rekenen deel van de overhead
van de gemeentelijke dienst waaronder het rioolbeheer valt moet dus wel worden
meegenomen in de kostprijsberekening.Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en
voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor
bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de
heffing mogen worden meegenomen. Veel gemeenten hanteren daarnaast het
mechanisme van rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in
gebruik zijnde kapitaalgoederen. Artikel 13, lid 2 van de verordening bepaalt,
dat deze beide kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van
de geraamde kostprijs. Indien is gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde rente dan is
het verplicht deze rente als lasten mee te nemen in de kostprijs.Op grond van lid 2 moeten ook worden meegenomen de kosten compensabele BTW voor
rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing. De begroting en
jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor dit soort heffingen is
echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de
kostprijsberekening, omdat de gemeente deze kosten wel heeft, ook al wordt de
BTW gecompenseerd. Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de
lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. Indien men voor de bouw van een
school een lening heeft afgesloten, kan men er voor kiezen de rentelasten op de
kosten van het schoolgebouw te laten drukken. Dit wordt in de gemeentelijke
boekhouding bereikt door de zogenaamde rente-omslagmethode. Het rentepercentage
dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het
rentepercentage valt zodoende onder het budgetrecht van de raad. Daarnaast is
bij de renteomslag van de kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over
het eigen vermogen toegestaan. Artikel 13, lid 3 legt het te hanteren
rentepercentage voor de omslagrente van de kapitaallasten vast.Artikel 14. FinancieringsfunctieDe financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het
middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat
artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de
financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel
212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de
financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde
in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het
Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stelt de
raad doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het college gelden. Het
vierde lid van het artikel draagt het college op een financieringsstatuut
(treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de
dagelijkse uitvoering. Onderwerpen die in zo’n besluit aan de orde komen zullen met name betreffen
het derivatenbeheer (indien van toepassing), het kasbeheer, het
risicobeheer, de financiering en de administratieve organisatie. Onder het
risicobeheer vallen het renterisicobeheer, het kredietrisicobeheer, het
koersrisicobeheer, het interne liquiditeitsbeheer en het valutarisicobeheer
(indien van toepassing).In het tweede lid onder a wordt gesproken van een vereiste rating die een
financiële instelling moet hebben. De regelgeving schrijft voor dat het
minimaal om een A-rating moet gaan. Gemeenten kunnen zelf een zwaardere
rating vaststelling, bijvoorbeeld AA.In onderdeel 1 b wordt verder gesproken over een hoofdsomgarantie voor
uitzettingen. Dit is de minimumeis die volgens de regeling geldt. De nominale waarde van de uitzetting blijft dan in ieder geval in takt.
Gemeenten kunnen een lager risicoprofiel kiezen voor uitzettingen indien op
de hoofdsom een inflatiepercentage gezet wordt van bijvoorbeeld 2%. De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn wettelijk geregeld (Wet
financiering decentrale overheden, artikel 3 en 4, respectievelijk 5 en 6).
Overschrijding is niet toegestaan. Gedeputeerde staten van de provincie
moeten in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder
bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren. Bij
overschrijding kan de gemeente worden geconfronteerd met preventief toezicht
op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende
(renterisiconorm) leningen. De raad dient daarom wanneer overschrijding
dreigt terstond geïnformeerd te worden.Inzake de uitvoering van lid 3 van dit artikel dient in aanmerking te worden
genomen dat:
Het bij de gemeente Zeist bestaand beleid is om aan personeel verstrekte
respectievelijk te verstrekken leningen onder hypothecair verband, met
inachtneming van de hieraan verbonden voorwaarden, te beschouwen als
onderdeel van de publieke taak.
Het verstrekken van garanties uitsluitend plaatsvindt onder de hiertoe
bij raadsbesluit van 26 mei 2003 gestelde voorwaarden.
Artikel 15. Registratie bezittingen en activaVoor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van
de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie
actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de
registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te
treffen. Artikel 16. Lokale heffingenHet nieuwe artikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat
de verordening 212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de
berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven
voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te
brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer. In de
verordening is er voor gekozen om als uitgangspunt van het financieel beleid
de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen in het
algemeen te verankeren. Zo zijn opgenomen regels voor de bepaling van de
lokale belastingen.Het eerste lid van artikel 16 regelt, dat het college elk jaar een nota
lokale heffingen aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling van de
lokale lasten. Gelijktijdig worden de bijbehorende belastingverordeningen
aangepast en door de raad vastgesteld. De nota bevat eveneens een overzicht
van de overige verordeningen, waarin heffingen, tarieven en prijzen zijn
vastgelegd. Artikel 229b Gemeentewet en artikel 15.33 Wet milieubeheer
stellen echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en
heffingen. Behalve tarieven voor het geven van vermakelijkheden en
belastingen mogen de tarieven en heffingen niet het bedrag van de geraamde
kostprijs te boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en
heffingen heeft de raad dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing
nodig.In afwijking van het voorgaande is bij meer producten en diensten opgenomen
in één verordening het mogelijk dat een bepaald product hoger wordt geprijsd
dan de geraamde kostprijs zolang het totaal van de geraamde opbrengst de
totale kosten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet
overschrijdt.Ook in de verplichte paragraaf bij de begroting en jaarstukken wordt de raad
over de lokale heffingen geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan
zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen. Het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft de
minimumeisen voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:
de geraamde inkomsten;
het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;
een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;
een aanduiding van de lokale lastendruk;
een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.
Daarnaast kan men bijvoorbeeld opnemen:
de kostendekkendheid van de rioolrechten, reinigingsheffing en
afvalstoffenheffing;
de lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudens,
meerpersoonshuishoudens en bedrijven;
het aantal en het bedrag aan kwijtscheldingen;
de waardeontwikkeling van onroerende zaken in de gemeente.
Samenvattend wordt de raad bij de vaststelling van het beleid inzake lokale
heffingen en tarieven betrokken bij:
De voorjaarsnota;
Het raadsvoorstel programmabegroting en meerjarenbegroting;
In de paragraaf “Lokale heffingen” van de programmabegroting.
Artikel 17. WeerstandsvermogenEen gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, of er
moeten voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anderszins worden
opgevangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval.
Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare
risico’s eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze
risico’s te verzekeren.De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële
consequenties. Het is dus zaak voor een gemeente, dat ze zich bewust is van
de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is
echter niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde
risico’s die zich voordoen, moet de gemeente opgevangen met het eigen
vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de
begroting.Het eerste lid van artikel 17 eist dat het college eens in de vier jaar een
nota aan de raad aanbiedt, waarin het college uiteenzet hoe hij omgaat met
de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels
over welke bezittingen van de gemeente moeten worden verzekerd en welke
procedures hiervoor gelden. Een ander voorbeeld van een regel voor de
beheersing van risico’s is, dat er jaarlijks een rentevisie wordt gemaakt,
waarmee de gemeente het renterisico op haar leningportefeuille op een
aanvaardbaar niveau houdt. Ieder college kan zelf invulling geven hoever hij
met deze regels wil gaan. Ten tweede moet het college in deze nota de
risico’s kwantificeren en aan de hand ervan het gewenste
weerstandscapaciteit bepalen.Het tweede lid regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties de
raad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de
jaarstukken moet worden geïnformeerd. Het “Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten” verplicht een aantal zaken op te
nemen in de paragraaf, namelijk:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico’s;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s;
In het onderhavige artikel is er voor gekozen om de beleidslijnen uit te zetten
in een nota. De desbetreffende, volgens het Besluit begroting en verantwoording
voorgeschreven paragraaf informeert dan vooral de uitvoering en toepassing van
de nota. Alhoewel niet voor de hand liggend, is het ook mogelijk om niet met een
nota te werken, maar om de beleidsmatige contouren en de uitvoering beide in de
paragraaf op te nemen. Deze opmerking geldt ook voor de artikelen 16, 18 tot en
met 23.Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederenIn artikel 18 stelt de raad regels voor de begrotings- en
verantwoordingsinformatie aan de raad over het onderhoud aan
kapitaalgoederen. Het eerste tot en met het derde lid regelen, dat er nota’s aan de raad
worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën
kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kan de raad de kaders
voor het toekomstig beleid uiteenzetten.Voor de nota’s is in de verordening een actualisatie termijn opgenomen van 4
jaar. Sommige gemeenten hebben voor bepaalde categorieën onderhoud
kapitaalgoederen niet al te hoge uitgaven. Deze gemeenten kunnen er voor kiezen om voor de diverse soorten
kapitaalgoederen geen afzonderlijke nota op te stellen, maar deze soorten
kapitaalgoederen te bundelen in één notaArtikel 18, vierde lid, regelt over welke feiten aangaande het financieel
beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de raad in de verplichte
paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk
geval geïnformeerd wordt. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen
informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen. Het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft enige feiten
voor, die in de paragraaf moeten worden vermeld. Namelijk het beleidskader,
de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan
in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud riolering, het
onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen.Artikel 19. FinancieringDe basis voor dit artikel is gelegen in artikel 14. Artikel 19 regelt over
welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de
raad in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting
en jaarstukken wordt geïnformeerd. De raad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden
zoals de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en van de
uitzettingen en de liquiditeitspositie.Artikel 20. BedrijfsvoeringHet domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het
college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het
college. In het eerste lid van artikel 20 van de verordening over het financieel
middelenbeheer van de bedrijfsvoering wordt dan ook slechts een nota over de
bedrijfsvoering ter kennisgeving aan de raad overlegd.Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel
beheer van de bedrijfsvoering de raad in de verplichte paragraaf
bedrijfsvoering geïnformeerd wordt.Artikel 21. Verbonden partijenArtikel 21 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden
partijen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste lid
regelt, dat er een nota verbonden partijen aan de raad wordt aangeboden,
waarin op de stand van zaken van de verbonden partijen wordt ingegaan en de
raad de kaders voor het toekomstig beleid uiteen kan zetten. Deze nota wordt minimaal eens in de vier jaar dus minimaal één keer per
raadsperiode door het college aan de raad aangeboden. Gemeenten met niet al te veel verbonden partijen kunnen er voor kiezen in
het geheel geen nota over de verbonden partijen aan te bieden. Deze
gemeenten kunnen alles in de paragraaf verbonden partijen bij de begroting
en de jaarstukken aan de raad verantwoorden. In dat geval moet men artikel
20, lid 1 laten vervallen.Artikel 21, lid 2 regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer
van verbonden partijen de raad in elk geval in de verplichte paragraaf
verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd wil worden.
Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de
verbonden partijen. Wel schrijft het Besluit begroting en verantwoording
enige feiten verplicht voor die in de paragraaf moeten worden vermeld,
namelijk:
de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de
doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;
de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding
van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente
schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel
belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van
de gemeente aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op
in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden
partijen te worden bijgehouden.Artikel 22. GrondbeleidEen belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de
ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten)
ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het
grondbeleid horen bij de raad thuis. Artikel 22, eerste lid, regelt, dat het
college eenmaal per raadsperiode een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt
ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders
vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. Het tweede lid van artikel 22 schrijft de feiten voor aangaande het
grondbeleid waarover de raad in elk geval in de verplichte paragraaf
grondbeleid bij de begroting en jaarstukken moet worden geïnformeerd. Hier
kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het
grondbeleid. Dit naast de verplichtingen die het Besluit begroting en
verantwoording voorschrijft. Het besluit schrijft voor:
een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de
doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de
begroting;
een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid
uitvoert;
een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale
grondexploitatie;
een onderbouwing van de geraamde winstneming;
de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie
tot de risico’s van de grondzaken.
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding
van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente
schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het opnemen van de financiële
onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond.
Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke
gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting,
jaarstukken en openbare nota’s.Artikel 23. Verstrekking subsidiesEen belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het
budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke
subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken
opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie
slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een
wettelijk voorschrift. Het voorschrift moet regelen voor welke activiteiten
subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar
geldt het bovengenoemde vereiste niet. Gemeenteraden hebben in de regel op
grond van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening
vastgesteld.Artikel 23 regelt, dat de raad periodiek een nota ontvangt waarin het
college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van subsidies
en een overzicht van de toegekende subsidies. De nota wordt eens per
raadsperiode aangeboden.Artikel 24. AdministratieIn artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van
de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden
vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze
verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten
die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Een en ander geldt ook voor artikel 25, 26 en 27.Artikel 25. Financiële administratieEen belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie.
Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de
verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en
verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en
verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële
administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële
verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun
rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.Artikel 26. Financiële organisatieIn dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële
organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de
ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders
voor het college, waaraan hij zich moet houden.In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan
organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan
functionarissen. In de onderdelen c t/m f worden eisen gesteld aan de
budgettoedeling en de verantwoording daarover.Artikel 27. Aanbesteding en inkoopDe inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn
belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen
hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve
aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden
rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 27 legt aan het college de zorg op om regels
op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en
diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden.
Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de
jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn
nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant
beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening Een ander kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en
steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol
te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze
activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing. Artikel 29. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel
212 Gemeentewet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe
verordening artikel 212 Gemeentewet bij alle gemeenten op het begrotingsjaar
2004 van toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de
begroting en jaarrekening van 2003.Artikel 30. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken
naar deze verordening kan verwijzen.VaststellingDe begroting 2004 moet voor 15 november 2003 zijn toegezonden aan
gedeputeerde staten (artikel 191 Gemeentewet) en dus moet de begroting voor
die datum door de raad zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 212 is van toepassing op de begroting 2004. De
wetgever heeft dan ook bepaald dat de nieuwe verordening 212 voor 15
november 2003 door de raad moet zijn vastgesteld. Daarnaast moet de
verordening binnen twee weken na vaststelling door de raad door het college
naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is
in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 Gemeentewet). Door
de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de
raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b
Gemeentewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die de
uitgaande stukken van de raad meeondertekent. De griffier moet de uitgaande
stukken van de raadsvergaderingen meeondertekenen (artikel 107c
Gemeentewet).