| Organisatie | Boxmeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer gemeente Boxmeer |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Archiefwet, artikel 30
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-06-2009 | 07-04-2009 | 01-11-2018 | Nieuwe regeling | 26-05-2009 Boxmeers weekblad, 4 juni 2009 | 18347; -2.07.353.221 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer gelet op arti-kel 7 van de Archiefverordening gemeente Boxmeer 2009;
Besluiten vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van documenten van de gemeen-telijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Dit besluit verstaat onder:a. archiefverordening: de in artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij be-sluit van de gemeenteraad d.d. 26 maart 2009;b. de archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Bra-bants Historisch Informatie Centrum (BHIC);c. de archivaris: de in artikel 32, derde lid bedoelde gemeentear-chivaris, is de archivaris die als zodanig is aan-gewezen door het bestuur van het Brabants His-torisch Informatie Centrum (BHIC);d. documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde ar-chiefbescheiden, voor zover deze niet zijn over-gebracht naar de archiefbewaarplaats;e. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aan-brengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toeganke-lijke staat te brengen en te bewaren;f. informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of lo-gische ordening gebracht is, of met een be-staand hulpmiddel gebracht kan worden;g. informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhan-gend met de voorziening, inrichting en het be-heer van informatiesystemen en documenten;h. de regeling: de Ministeriële regeling geordende en toeganke-lijke staat archiefbescheiden.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit als organisatie aangemerkt: de gemeente Boxmeer.
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
Paragraaf 1 Produktie van documenten
De secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houd-baarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toe-gepast.
Paragraaf 1 Identificering van documenten
De secretaris draagt er zorg voor, dat ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvan-gen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingssta-dium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daar-over, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden op-gemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Paragraaf 1 Ordening en toegankelijkheid van documenten
De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten, in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digita-le documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een be-schrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft op-gemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en eindda-tum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit stellen de secretaris onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitslui-tend op digitale wijze raadpleegbaar is.Tenminste eenmaal per jaar verricht het taakveld documentaire infor-matievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:a. De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of in-formatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;b. De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rech-ten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen over-dragen digitale documenten of informatiebestanden;c. Het taakveld I&A, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is.
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
Paragraaf 1 Bewaring van documenten
De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Paragraaf 1 Beveiliging en raadpleging van documenten
De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten, die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan an-dere functionarissen na verkregen toestemming van de secretaris.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De secretaris draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderwor-pen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Paragraaf 1 Selectie en vernietiging van documenten
De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.