CVDR96774_1Verordening ambtelijke bijstandnlregelingVeenendaal2003-01-16VeenendaalVeenendaalse Krant, 2003-01-15Verordening ambtelijke bijstandGemeentewet, art. 33, lid 1Gemeentewet, art. 33, lid 3gemeenteraadbestuur en recht2002-12-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2003-01-16Nieuwe regeling2002, 2002.17468bestuurlijke organisatieGeen.Geen.Verordening ambtelijke bijstandDe raad van de gemeente Veenendaal;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 oktober 2002, nummer 2002.17468 overwegende dat:tot de inwerkingtreding van de Aanpassingswet en daarmee de inwerkingtreding van de artikelen 100-107^e Gemeentewet, voor "griffier" in deze verordening de "plaatsvervangend gemeentesecretaris" wordt gelezen; gelet op:artikel 33, eerste en derde lid van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstandArtikel1BegripsomschrijvingenDeze verordening verstaat onder:

Informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

Advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel;

Bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties, voorstellen van orde, schriftelijke vragen, inlichtingen en dergelijke initiatieven op grond van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad.

Artikel21.Een raadslid of raadscommissielid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

feitelijke informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist.3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel31.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden;

het bijstand, bedoeld in artikel 2, derde lid, betreft en het raadslid overmatig gebruik blijkt te maken van het verzoek om ambtelijke bijstand;

2.De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeente-secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.Artikel4Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.Artikel51.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris. 2.Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.Artikel61.De gemeentesecretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, derde lid bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

aan welk raadslid bijstand is verleend;

over welk onderwerp bijstand is verleend;

welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

in geval van weigering van het verzoek, de reden waarom een verzoek is geweigerd;

in geval van weigering van het verzoek, of het verzoek is voorgelegd aan de burgemeester.

Artikel7Bij het vragen van informatie, advies of bijstand mag degene die deze hulp verleent, niet tot geheimhouding verplicht worden. Artikel8Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening ambtelijke bijstand".Artikel9Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.Gedaan ter openbare vergadering van 12 december 2002,de raadsgriffier (a.i.) - J.T. Langelaarde voorzitter - drs. J.J. SprosToelichting Vertrekpunt:

De handreiking "ambtelijke ondersteuning voor de duale raad" d.d. 21 februari 2002 van de "vernieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie".

De in de handreiking opgenomen "modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning" welke aan de "Veense situatie" is aangepast.

Bij koninklijk besluit (Staatsblad 2002, 112) is bepaald dat de Wet dualisering gemeentebestuur op 7 maart 2002 in werking treedt met uitzondering van de onderdelen Dda, II, ZZ, PPP en GGGG van artikel I. Deze onderdelen zullen op een later tijdstip in werking treden. Met name de latere inwerkingtreding van Hoofdstuk VII (onderdeel ZZ) betreffende de secretaris en de griffier heeft belangrijke consequenties. De benoeming van de secretaris door de raad blijft voorlopig gehandhaafd, terwijl de Gemeentewet zoals deze luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur de door de raad benoemde griffier nog niet kent. Dit zou betekenen dat gemeenten vooruitlopend op de inwerkingtreding van Hoofdstuk VII weliswaar een griffier kunnen benoemen, maar dat, althans na 7 maart 2002 , niet de raad maar het college op grond van het nieuwe artikel 160 Gemeentewet bevoegd zou zijn om de griffier te benoemen, ongeacht het feit dat artikel 160 lid 1 onderdeel d, bepaalt dat het college bevoegd is ambtenaren niet zijnde de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen. In deze uitleg van de Wet wordt er vanuit gegaan dat de griffier wordt benoemd als "reguliere" ambtenaar omdat de griffierfunctie formeel nog niet bestaat. Na de inwerkingtreding van Hoofdstuk VII en het wetsvoorstel voor de aanpassing van enkele wetten in verband met de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur (Aanpassingswet) zou de raad de griffier (opnieuw) moeten benoemen of in ieder geval het besluit tot benoeming van de griffier door het college moeten bekrachtigen. Deze constructie doet vanuit de dualiserings gedachte gewrongen aan, bovendien zou de griffier in dat geval formeel gezien de wettelijke taken van de secretaris niet mogen vervullen. Immers uitsluitend de door de raad benoemde secretaris is bevoegd de uitgaande stukken van de raad mede te ondertekenen en de raad en zijn commissies bij te staan. Daarom kan, als tijdelijke noodvoorziening, de griffier tijdelijk door de raad worden benoemd tot plaatsvervangend secretaris voor zover het gaat om zijn bevoegdheden ten aanzien van de raad. In navolging daarvan dient tot de inwerkingtreding van de artikelen 100 – 107^e van de Gemeentewet en de Aanpassingswet voor de "griffier" in deze verordening "plaatsvervangend secretaris" te worden gelezen.

Voornaamste uitgangspunten:

Verzoeken om ambtelijke bijstand worden gecoördineerd via de raadsgriffie(r);

De ambtelijke bijstand wordt vooralsnog niet gelimiteerd. Bij de evaluatie van de Bestuurlijke Vernieuwing (dit najaar) zal het beroep op ambtelijke bijstand in de evaluatie worden betrokken. Mocht blijken dat een en ander niet werkzaam is in de praktijk dan zal de verordening op dit punt worden aangepast;

De griffie(r) ondersteunt de raad procesmatig (informatief, organisatorisch en administratief) en vervult daarmee een spilfunctie tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld.

Artikelgewijze toelichtingArtikel 1Het begrip "informatie" is afgeleid uit de Wet Openbaarheid van Bestuur. Het begrip "bijstand" is als zodanig afgebakend dat daarmee wordt voorkomen dat met gebruikmaking van ambtelijke bijstand wordt beoogd een bepaald beleid te ontwerpen. De beleidsontwikkelingen en de oordeelsvorming daarover zijn specifieke aangelegenheden van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Door de omschrijving wordt ook voorkomen dat het ambtelijke apparaat wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.Artikel 2In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren wordt gesproken, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Lid 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden of commissieleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid of raadscommissielid contact opnemen met een ambtenaar of met de griffier, die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze regelingen zijn onder andere uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad en de verordening op de raadscommissies.Lid 3 Bij een verzoek om bijstand is er voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.Artikel 3Lid 1 sub b Deze weigeringsgrond is opgenomen om in een bijzonder geval het belang van de gemeente te beschermen.Artikel 4Uiteraard zal de burgemeester hierover overleg voeren met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). De raad kan ook via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 5Spreekt voor zich.Artikel 6Gezien het uitgangspunt dat ambtelijke bijstand vooralsnog niet wordt gelimiteerd, is in tegenstelling tot de modelverordening geen limiet in dit artikel opgenomen. Wel is de bepaling over het register opgenomen. Daardoor ontstaat inzicht in het aantal, soort en de "tijdrovendheid" van bepaalde verzoeken. Mocht alsnog worden overgegaan op limitering van verzoeken dan is daarmee tevens een basis opgebouwd voor een te stellen limiet.Artikel 7In relatie tot het voorgaande behoeft dit artikel geen nadere toelichting.Artikel 8 en 9Spreekt voor zich.