Organisatie | Veenendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-01-2003 | Nieuwe regeling | 12-12-2002 Veenendaalse Krant, 2003-01-15 | 2002, 2002.17468 |
De raad van de gemeente Veenendaal;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 oktober 2002, nummer 2002.17468
tot de inwerkingtreding van de Aanpassingswet en daarmee de inwerkingtreding van de artikelen 100-107e Gemeentewet, voor "griffier" in deze verordening de "plaatsvervangend gemeentesecretaris" wordt gelezen;
artikel 33, eerste en derde lid van de Gemeentewet;
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Deze verordening verstaat onder:
Bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties, voorstellen van orde, schriftelijke vragen, inlichtingen en dergelijke initiatieven op grond van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad.
De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Gedaan ter openbare vergadering van 12 december 2002,
de raadsgriffier (a.i.) - J.T. Langelaar
de voorzitter - drs. J.J. Spros
Bij koninklijk besluit (Staatsblad 2002, 112) is bepaald dat de Wet dualisering gemeentebestuur op 7 maart 2002 in werking treedt met uitzondering van de onderdelen Dda, II, ZZ, PPP en GGGG van artikel I. Deze onderdelen zullen op een later tijdstip in werking treden. Met name de latere inwerkingtreding van Hoofdstuk VII (onderdeel ZZ) betreffende de secretaris en de griffier heeft belangrijke consequenties. De benoeming van de secretaris door de raad blijft voorlopig gehandhaafd, terwijl de Gemeentewet zoals deze luidt na inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur de door de raad benoemde griffier nog niet kent. Dit zou betekenen dat gemeenten vooruitlopend op de inwerkingtreding van Hoofdstuk VII weliswaar een griffier kunnen benoemen, maar dat, althans na 7 maart 2002 , niet de raad maar het college op grond van het nieuwe artikel 160 Gemeentewet bevoegd zou zijn om de griffier te benoemen, ongeacht het feit dat artikel 160 lid 1 onderdeel d, bepaalt dat het college bevoegd is ambtenaren niet zijnde de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen. In deze uitleg van de Wet wordt er vanuit gegaan dat de griffier wordt benoemd als "reguliere" ambtenaar omdat de griffierfunctie formeel nog niet bestaat. Na de inwerkingtreding van Hoofdstuk VII en het wetsvoorstel voor de aanpassing van enkele wetten in verband met de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur (Aanpassingswet) zou de raad de griffier (opnieuw) moeten benoemen of in ieder geval het besluit tot benoeming van de griffier door het college moeten bekrachtigen. Deze constructie doet vanuit de dualiserings gedachte gewrongen aan, bovendien zou de griffier in dat geval formeel gezien de wettelijke taken van de secretaris niet mogen vervullen. Immers uitsluitend de door de raad benoemde secretaris is bevoegd de uitgaande stukken van de raad mede te ondertekenen en de raad en zijn commissies bij te staan. Daarom kan, als tijdelijke noodvoorziening, de griffier tijdelijk door de raad worden benoemd tot plaatsvervangend secretaris voor zover het gaat om zijn bevoegdheden ten aanzien van de raad. In navolging daarvan dient tot de inwerkingtreding van de artikelen 100 – 107e van de Gemeentewet en de Aanpassingswet voor de "griffier" in deze verordening "plaatsvervangend secretaris" te worden gelezen.
De ambtelijke bijstand wordt vooralsnog niet gelimiteerd. Bij de evaluatie van de Bestuurlijke Vernieuwing (dit najaar) zal het beroep op ambtelijke bijstand in de evaluatie worden betrokken. Mocht blijken dat een en ander niet werkzaam is in de praktijk dan zal de verordening op dit punt worden aangepast;
Het begrip "informatie" is afgeleid uit de Wet Openbaarheid van Bestuur. Het begrip "bijstand" is als zodanig afgebakend dat daarmee wordt voorkomen dat met gebruikmaking van ambtelijke bijstand wordt beoogd een bepaald beleid te ontwerpen. De beleidsontwikkelingen en de oordeelsvorming daarover zijn specifieke aangelegenheden van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Door de omschrijving wordt ook voorkomen dat het ambtelijke apparaat wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren wordt gesproken, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden of commissieleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid of raadscommissielid contact opnemen met een ambtenaar of met de griffier, die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze regelingen zijn onder andere uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad en de verordening op de raadscommissies.
Bij een verzoek om bijstand is er voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Lid 1 sub b Deze weigeringsgrond is opgenomen om in een bijzonder geval het belang van de gemeente te beschermen.
Uiteraard zal de burgemeester hierover overleg voeren met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). De raad kan ook via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Gezien het uitgangspunt dat ambtelijke bijstand vooralsnog niet wordt gelimiteerd, is in tegenstelling tot de modelverordening geen limiet in dit artikel opgenomen. Wel is de bepaling over het register opgenomen. Daardoor ontstaat inzicht in het aantal, soort en de "tijdrovendheid" van bepaalde verzoeken. Mocht alsnog worden overgegaan op limitering van verzoeken dan is daarmee tevens een basis opgebouwd voor een te stellen limiet.
In relatie tot het voorgaande behoeft dit artikel geen nadere toelichting.