| Organisatie | De Ronde Venen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente De Ronde Venen 2011 |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente De Ronde Venen 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet art.107 a , lid 2
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2011 | nieuwe regeling | 31-03-2011 Witte Weekblad 14-04-2011 | 0017/11 |
Artikel 1. Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
De griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie, ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda’s van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 6. Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7. Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Toelichting Instructie griffier.
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad en de individuele raadsleden.
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door de agendacommissie. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. De griffier biedt ook ondersteuning bij de opstelling van de voortschrijdende agenda van de raadsvergaderingen.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.
Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium wordt in beginsel door de griffier en de medewerkers van de griffie ondersteund. Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester. Het presidium heeft de taak de raad te adviseren en te overleggen over procedurele, organisatorische en vergadertechnische zaken betreffende de raadsvergaderingen, alsmede de taak de agenda van de raad te coördineren en de voorlopige agenda op te stellen.
Indien de raad een onderzoekscommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De onderzoekscommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de gemeentewet is een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot de bedoelde onderzoeken. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ambtelijke bijstand bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt.
Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel hoort de directe ondersteuning van de raad immers bij de griffie.