CVDR96663_1Verordening op de ambtelijke bijstand en ondersteuning voor raadsledennlregelingMidden-Drenthe2011-04-11Midden-DrentheGemeenteberichten 28 december 2011Verordening op de ambtelijke bijstand en ondersteuning voor raadsledenartt. 147, 149 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2002-11-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-01-052002-11-292021-01-01OnbekendOnbekendGeenVerordening op de ambtelijke bijstand en ondersteuning voor raadsleden11.Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand.2.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek
om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
3.Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld onder het tweede lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.4.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij
het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.5.De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier
of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door
de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de
griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen,
die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand
tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste
lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de
secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het
raadslid dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt
geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen
aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo
spoedig mogelijk over het verzoek.41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende
bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de
secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen
bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het college van
burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over
de zaak.5De secretaris of de betrokken ambtenaar informeert de desbetreffende
portefeuillehouder over de verleende bijstand.6Het college van burgemeester en wethouders wijst een vergaderkamer voor de
avondvergaderingen aan elke raadsfractie toe.Indien vergaderingen overdag worden gehouden dan dient reservering op de
reguliere wijze plaats te vinden.7Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad,gehouden op 28 november 2002,de griffier/loco secretaris,J.Pitde voorzitter,R.W. ter AvestArtikelsgewijze toelichting “Verordening op de ambtelijke bijstand en
ondersteuning”1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om
het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of
afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de
griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het
begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de
Wet openbaarheid bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van
de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een
regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze
rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het
reglement van orde voor het college en de verordening op de
raadscommissies.Door aan ieder raadslid recht op ambtelijke bijstand door de reguliere
ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat
dit recht ook geëffectueerd kan worden. Er is voor gekozen de griffier te
noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft
over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die
de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in
dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de
regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk
verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op
te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de
werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang
blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een
onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie.
Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere
ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en
worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook
medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet
zijn. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de
secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als
bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich
voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven
dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke
bijstand is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders. Het
ligt in de rede dat hierover overleg gevoerd wordt met de secretaris en de
griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid).4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn
of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere
instantie worden voorgelegd: het college van burgemeester en wethouders is
daar gezien zijn eigenstandige positie in het geneentelijke bestuur de meest
aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier
hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.5In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken
portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend
door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de
vergroting van de stand tussen raad en college die met de dualisering is
gecreëerd is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het
verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen
afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.6Het is zinvol dat duidelijkheid bestaat over de vergaderkamer van elke
raadsfractie. De interne dienstverlening in de avonduren wordt hierop
afgestemd. Indien vergaderingen van raadsfracties overdag plaatsvinden dan
dient hiervoor een reservering op de reguliere wijze plaats te vinden.
Afhankelijk van de mogelijkheden zal de receptie een vergaderkamer
toewijzen.7Dit artikel behoeft geen toelichting.