| Organisatie | Capelle aan den IJssel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacyreglement GBA Capelle aan den IJssel 2011 |
| Citeertitel | Privacyreglement GBA Capelle aan den IJssel 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
1.Dit reglement vervangt het Privacyreglement, door het college vastgesteld op 4 november 2008.
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-04-2011 | 30-03-2011 | 01-09-2015 | nieuwe regeling | 29-03-2011 IJssel- en Lekstreek van 13-04-2011 | B&W-vergadering van 29-03-2011, nr. 197437 |
HOOFDSTUK 2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GBA
Artikel 2 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, worden met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers, de in Bijlage 1 aangegeven algemene en verwijsgegevens verstrekt voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken. De verwerkingen worden beheerd door de hoofden van de desbetreffende afdelingen.
Artikel 3 Rechtstreeks toegang tot de GBA
Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:
Met inachtneming van artikelen 88 en 89 Wet GBA wordt aan medewerkers van de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de op het autorisatieformulier aangegeven algemene- en verwijsgegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken.
Artikel 5 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
1.Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikelen 98 en 99 Wet GBA, op verzoek aan de in Bijlage 4 vermelde instanties gegevens worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
De verstrekking van gegevens op grond dit artikel vindt alleen plaats op grond van een schriftelijk met redenen omkleed verzoek.
2.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling zijn identiteit.
HOOFDSTUK 3 AANGEHAAKTE GEGEVENS
Artikel 7 Doel van de aangehaakte gegevens
De GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 9 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren publiekszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 10 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze regeling voorziet in verbanden (artikel 3), toegang (artikel 4) en verstrekkingen (artikel 5), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 11 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 12 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11, aan binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 5, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 15 Registratie van gegevens door het CRIB
Het CRIB registreert de persoonsgegevens van personen:
Artikel 16 Verwerking van gegevens door het CRIB
Het CRIB deelt deze gegevens op verzoek conform het rampenplan of op aanwijzing van de beheerder of de gemeentelijke veiligheidsstaf van de gemeente Capelle aan den IJssel met die instanties en ambtenaren die in verband met de ramp of het ongeval een specifieke taak hebben gekregen.
De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens welke in de GBA zijn opgenomen.
Capelle aan den IJssel, 29 maart 2011.
Hert college van burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester
Bijlage 1.1 bij het Privacyreglement GBA Gemeente Capelle aan den IJssel 2009
Bevattende de gegevens uit de gemeentelijke basisregistratie waartoe Comwonen beperkte toegang heeft.
Elementen van de Persoonslijst conform Logisch Ontwerp
Bijlage 2 Gemeentelijke verbanden
Binnen de gemeente Capelle aan den IJssel zijn de volgende verbanden gelegd tussen de GBA en andere gemeentelijke registraties:
Bijlage 4 Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA
Bijlage 5 verstrekking onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Verstrekkingen als bedoeld in artikel 6, eerste lid van dit reglement:
In de gevallen als bedoeld in deze bijlage kan de beheerder besluiten tot het verstrekken van de in artikel 100, tweede lid, van de wet genoemde gegevens onder de voorwaarde dat:
Aan de navolgende derden gegevens worden verstrekt:
Rechtspersonen zonder winstoogmerk die voldoen aan het bepaalde in artikel 100 van de wet GBA die werkzaam zijn op het terrein van de gezondheidszorg, maatschappelijke en sociale dienstverlening en die de gegevens nodig hebben ter uitvoering van maatschappelijke relevante activiteiten, zijnde niet het werven van leden en donateurs, zoals de Bloedbank, het Rode Kruis, de vakbonden en de Vereniging Wereldkinderen.
Toelichting Privacyreglement GBA
De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA–stelsel in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt”voor gebruik binnen de gemeente. zoals informatie in verband met vermissingen van reisdocumenten of het koppelen van digitale akten aan de persoonslijst of gegevens die nodig zijn voor het CRIB.
Naar aanleiding van organisatorische veranderingen, de toenemende en veranderde vraag naar persoonsgegevens en de wijziging van de Wet GBA met betrekking tot de terugmeldverplichting en de GBA als authentieke registratie is de verordening GBA zoals die bestond ingetrokken en is de verstrekking van gegevens nu in deze regeling opgenomen. Op deze wijze is het mogelijk toekomstig verwachte wijzigingen in regelgeving en wijzigingen naar aanleiding van veranderingen in informatiebehoefte door de gemeentelijke organisatie snel en adequaat in de regeling op te nemen.
Elke wijziging in dit reglement zal aan het college ter besluitvorming worden voorgelegd. De Raad zal hierover worden geïnformeerd.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de GBA
Een binnengemeentelijke afnemer is elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van B&W verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens in de desbetreffende administratie. Zo is bijvoorbeeld de Sociale Dienst van Capelle aan den IJssel aan te merken als een binnengemeentelijke afnemer. De Sociale Dienst van de gemeente Rotterdam is echter een buitengemeentelijke afnemer.
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is de koppeling van de GBA met het digitaal loket. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd. Dit overzicht is opgenomen in bijlage 2 .
In de artikelen 4 t/m 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt en aan wie gegevens worden verstrekt.
Rechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen.
Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.
De GBA applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen.
De systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers wordt overgelaten aan de gemeente zelf. Hierbij geldt geen beperking. Voorwaarde is wel, dat de verstrekking is geregeld bij of krachtens een gemeentelijke verordening (artikel 96 Wet GBA). Op deze wijze is te allen tijde herleidbaar en dus controleerbaar hoe er met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan. Het kan dus voorkomen, dat bepaalde gemeentelijke diensten via een terminal aansluiting zijn verbonden met de basisadministratie. De Wet GBA staat dit toe.
Binnengemeentelijke organisaties kunnen, ter actualisering van hun administraties, selecties aanvragen. Hiervoor wordt een schriftelijk verzoek ingediend. Verzoeken om een steekproef zullen altijd moeten worden getoetst aan het privacybeleid en daarom worden voorgelegd aan de beheerder en de privacybeheerder GBA.
Is er een duidelijk gemeentelijk belang, dan zal het bestand geleverd kunnen worden. Is dit niet het geval of wordt het veldwerk door een “niet-gemeentelijke organisatie” uitgevoerd, dan kan de burger eerst worden aangeschreven, alvorens het bestand wordt verstrekt.
De levering van gegevens kan op CD-rom, diskette, papier of stickers plaatsvinden. Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel 'systematisch' gegevens worden verstrekt zonder aan hen rechtstreekse toegang tot de GBA te verlenen. In dit verband kan worden gedacht aan het verschaffen van periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA (artikel 88 en 89 Wet GBA).
Artikel 100, tweede lid, Wet GBA.
In dit artikel worden de verstrekkingen, op grond van artikel 100 van de Wet GBA geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan de “vrije derden”. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn in bijlage 4 nader uitgewerkt:
De gemeente verstrekt telefonisch geen informatie aan derden tenzij uitdrukkelijk is vastgesteld wie de derde is en of deze recht heeft op de gevraagde informatie. Met buitengemeentelijke afnemers zoals de afdelingen Publiekszaken van andere gemeenten wordt met enige regelmaat telefonisch gegevens uitgewisseld, na vaststelling van de identiteit en het recht van de medewerker en uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van wettelijk opgelegde taken.
Telefonische informatieverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers geschiedt op dezelfde wijze. De identiteit van de aanvrager wordt vastgesteld en het doel waarvoor de gegevens nodig zijn wordt getoetst. Voor met binnengemeentelijke afnemers gelijkgestelde organisaties geldt nog als extra eis dat medewerkers van deze organisatie met volledige naam bekend zijn en binnen de afdeling Publiekszaken vaak hun eigen contactpersoon hebben. Met de betrokken organisaties (zoals bijvoorbeeld, het Maatschappelijk werk, Steunpunt Huiselijk geweld, Comwonen) zijn naar aanleiding van een collegebesluit in een overeenkomst aanvullende afspraken gemaakt over beperkte gegevensverstrekking.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Deze artikelen hebben betrekking op de zogenoemde aangehaakte gegevens. Gegevens die wel zijn gekoppeld aan de GBA maar niet voor de uitvoering van de Wet GBA noodzakelijk zijn.
Artikel 12 verplicht de beheerder de verstrekking van aangehaakte gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet worden geprotocolleerd. Voorts vervalt de protocolplicht ten aanzien van de verstrekking van aangehaakte gegevens indien verstrekking plaats vindt in het belang van de veiligheid van de staat of in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Derhalve kan een dergelijke verstrekking worden gereconstrueerd. Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
In de artikelen 14,15 en 16 wordt geregeld dat de beheerder bevoegd is om af te wijken van de voorgaande artikelen, indien zich een situatie voordoet als bedoelt in de Wet Rampen en Zware ongevallen.