Organisatie | Noord-Brabant |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007 |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie, financieel kader |
Geen.
Provinciewet, art. 33
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-12-2011 | 01-01-2018 | Art. 9, tweede lid, toelichting bij art. 8, 9 en 12 | 15-03-2007 Provinciaal Blad, 2011,323 | Statenvoorstel 50/11 | |
22-03-2007 | 01-01-2007 | 17-12-2011 | nieuwe regeling | 15-03-2007 Provinciaal Blad, 2007, 57 | Statenvoorstel 12/07 |
Hoofdstuk 1: Ambtelijke bijstand
Een door Provinciale Staten benoemde commissie of door Provinciale Staten benoemde rapporteur(s) wendt zich tot de griffier met het verzoek om ambtelijke bijstand. In het schriftelijke verzoek om bijstand wordt omschreven welke vorm van bijstand gevraagd wordt en een inschatting gegeven van het tijdsbeslag.
De bijstand bedoeld in lid 3 en lid 5, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, zal de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen om de gevraagde bijstand te verlenen.
Indien een statenlid, statencommissie of rapporteur niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koningin. De Commissaris van de Koningin beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
Hoofdstuk 2: Fractieondersteuning
Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat voldoet aan de bepalingen van deze verordening. De reserve van de fractie vervalt aan de Provincie Noord-Brabant.
Provinciale Staten voornoemd,
de voorzitter mw. J.R.H. Maij-Weggen
de griffier mw.drs. E.M.W.J. Wöltgens
Bijlage 1 bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007
Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning 2007 van de/het (naam politieke partij)
Met dit verslag wordt verantwoording afgelegd over de besteding van de bijdrage voor fractie-ondersteuning zoals die door de Provinciale Staten van Noord-Brabant op grond van de Verordening voor ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning Provinciale Staten 2007 van ....(naam politieke partij). is toegekend.
Het verslag is opgesteld op basis van het kasstelsel.
Overzicht van de inkomsten en uitgaven
In 2007 had de fractie XX personen in dienst, die gezamenlijk YY fte's invullen.
In de verordening is een limitatieve opsomming opgenomen van kosten die niet uit de bijdrage voor fractie ondersteuning worden betaald. Neem hier die kosten op die niet in één van bovenstaande rubrieken te rangschikken zijn maar wel passen binnen de verordening en geef hierop een goede toelichting
Geef in het geval van een tekort aan hoe dit wordt gedekt.
Indien de reserve negatief wordt dan nul invullen.
Ondergetekende verklaart dat de verantwoording naar waarheid is ingevuld en dat alle hierin opgenomen uitgaven voldoende aan de bepalingen zoals opgenomen in Verordening ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning Provinciale Staten 2007.
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en individuele Statenleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan Statenleden juist bemoeilijkt. De verordening voorziet in een eigen en een gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg om het ter beschikking stellen van ambtelijke bijstand. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een statenlid direct contact opnemen een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 91 van de Provinciewet.
Een centraal registratiepunt biedt de griffie en de ambtelijke organisatie de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 2 lid 1 . Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Het register dat wordt bijgehouden, maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de griffie en de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de provinciale begroting moeten worden opgenomen en dus door Provinciale Staten worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan bestuurswerkzaamheden. Verder is een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat statenleden hun eigen vergoeding voor het bestuurswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
Opleidingen voor individuele Statenleden dienen bekostigd te worden uit de daarvoor beschikbare individuele vergoeding en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning (Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden, artikel 7). In onderstaande tabel is aangegeven welk type vergoedingen en voorzieningen voor fracties en Statenleden ten laste van welke regeling komen.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van personen die de fracties eventueel ondersteunen.
De bijdrage aan de fracties wordt als voorschot in kwartalen verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. De fracties uit Provinciale Staten in de oude samenstelling krijgen een voorschot tot en met de datum van afscheid. De nieuwe gekozen fracties in Provinciale Staten krijgen een voorschot vanaf de datum van installatie. Daarbij worden tevens eventuele veranderingen in samenstelling van de fracties verwerkt..
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in Provinciale Staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe staten voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
De reservepositie aan het eind van een jaar wordt berekend door de reserve van het voorgaande jaar te verhogen met de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning en te verlagen met de uitgaven die in overeenstemming zijn met de verordening. De nieuwe reserve mag niet hoger zijn dat 30% van de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning in het jaar. Deze maximalisering is aangebracht zodat het bedrag niet eindeloos groeit. In 2005 heeft Provinciale Staten besloten ook het verkiezingsjaar te beperken (PS32/05). Een negatieve reserve kan niet worden gevormd om te voorkomen dat schulden worden opgebouwd die uiteindelijk niet gedekt worden door inkomsten. De reservepositie op 31-12 hoeft dus niet gelijk te zijn aan het banksaldo op 31-12 aangezien de bankrekening voor meerdere inkomsten en uitgaven wordt gebruikt. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties.
De inrichting van het verslag is weergegeven in bijlage 1.
Uit het verslag en de accountantsrapportage kan naar voren komen dat uitgaven niet in overeenstemming zijn met de verordening. Daarnaast kan sprake zijn van een overschrijding van de maximale reserve. In de verantwoording opgenomen, niet binnen de verordening passende uitgaven worden teruggevorderd. Eveneens zal worden teruggevorderd de overschrijding van de reserve zoals blijkt uit het door Provinciale Staten genomen besluit. Voorheen zijn de teveel bevoorschotte bedragen ingehouden op de voorschotten van het jaar daarna. Deze verrekening zorgde voor verwarring. Het scheiden van de kasstromen door te werken met terugvordering brengt helderheid. De griffie zal na vaststelling van de fractievergoedingen in Provinciale Staten een brief versturen met een verzoek tot terugbetaling van de overschrijding van de reservepositie danwel de uitgaven niet in overeenstemming met de verordening. Deze terugbetaling valt dus financieel-technisch onder het boekjaar waarover de bedragen voor fractievergoedingen zijn vastgesteld.
Conform lid 1 levert elke fractie uiterlijk per 1 april van het kalenderjaar, volgend op het te verantwoorden begrotingsjaar, het verantwoordingsverslag toe aan de griffie ter voorbereiding van besluitvorming door Provinciale Staten. De griffie draagt er zorg voor, dat een externe accountant de controle vanaf dat moment ook daadwerkelijk uit kan voeren. De opdrachtverlening aan de accountant tot controle op de fractieverantwoording bevat daartoe een concreet tijdspad, waarvan de fractievoorzitters en –penningmeesters voor 1 april op de hoogte zijn gebracht. Indien vanuit de ingestelde controle vragen, correcties, aanvullingen, e.d. rijzen, geschiedt de afwerking hiervan door fracties en accountant in een zodanige tijdsperiode volgens genoemd tijdspad, dat uiterlijk per medio juni van het bedoelde kalenderjaar de verantwoording definitief is afgerond; inclusief de eindrapportage die door de accountant dient te worden opgesteld. De griffie zorgt er vervolgens voor, dat het statenvoorstel met noodzakelijke bijlagen uiterlijk voor aanvang van het zomerreces, via het presidium, aan Provinciale Staten voor besluitvorming zijn voorgelegd. Indien onverhoopt van deze procedure moet worden afgeweken (bijvoorbeeld afwezigheid van de penningmeester) wordt dit terstond, met redenen omkleed, aan het presidium gemeld.