Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  griffie: de griffier en de medewerkers van de griffie, waarvoor Provinciale Staten verantwoordelijk zijn;

• -

  ambtenaren: medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie, waarvoor Gedeputeerde Staten verantwoordelijk zijn;

• -

  ambtelijke bijstand: het uitvoeren van werkzaamheden voor leden van Provinciale Staten. Ambtelijke bijstand wordt zonder tussenkomst van Gedeputeerde Staten aan leden van Provinciale Staten verleend.

• -

  Informatie: feitelijke informatie of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Deze informatie wordt zonder tussenkomst van Gedeputeerde Staten aan leden van Provinciale Staten verstrekt.

Artikel 2

• 1 Een statenlid wendt zich tot de griffie of een ambtenaar met een verzoek om informatie.

• 2 Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in artikel 1, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist of de informatie wordt verstrekt.

• 3 Een statenlid wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere vormen van bijstand.

• 4 Indien een medewerker van de griffie twijfelt over het verzoek tot bijstand stelt hij de griffier daarvan in kennis. De griffier beslist over het verlenen van de bijstand.

• 5 Een door Provinciale Staten benoemde commissie of door Provinciale Staten benoemde rapporteur(s) wendt zich tot de griffier met het verzoek om ambtelijke bijstand. In het schriftelijke verzoek om bijstand wordt omschreven welke vorm van bijstand gevraagd wordt en een inschatting gegeven van het tijdsbeslag.

• 6 De bijstand bedoeld in lid 3 en lid 5, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, zal de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen om de gevraagde bijstand te verlenen.

Artikel 3

• 1 Een ambtenaar verleent, al dan niet op verzoek van de griffier of de secretaris, ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het statenlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten;

  • b.

    dit het belang van de provincie kan schaden;

  • c.

    de gevraagde bijstand buitenproportioneel is.

• 2 De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. Indien de bijstand wordt geweigerd, beslist de secretaris, gehoord de griffier.

• 3 Indien de bijstand wordt geweigerd, wordt dit met redenen omkleed meegedeeld aan het statenlid dat het verzoek heeft ingediend en aan de griffier.

• 4 Indien het statenlid zich niet kan vinden in het onder lid 2 genoemde besluit, kan hij de secretaris, gehoord de griffier, verzoeken dit aan de orde te stellen in Gedeputeerde Staten, die hierover een beslissing nemen.

Artikel 4

• 1 Indien het verzoek om informatie of ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koningin. De Commissaris van de Koningin beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

• 2 Indien een statenlid, statencommissie of rapporteur niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koningin. De Commissaris van de Koningin beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

• 3 De Commissaris van de Koningin kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium, alvorens te beslissen.

Artikel 5

• 1 De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 2 Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg.

Artikel 6

• 1 Verzoeken om ambtelijke bijstand, zoals bedoeld in artikel 3, lid 1, worden geregistreerd door de administratie van de secretaris.

• 2 Verzoeken om ambtelijke bijstand, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3, worden gemeld en geregistreerd bij de administratie van de griffie.

Artikel 7

• 1 De fracties, zoals bedoeld in artikel 1.1 van het Reglement van orde Provinciale Staten, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2 Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 18.100 (prijspeil 1 januari 2007) voor elke fractie op jaarbasis. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag ad € 4.540 per jaar per statenlid.

• 3 De in het tweede lid genoemde bedragen worden jaarlijks op 1 januari verhoogd met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de provinciale begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen.

Artikel 8

• 1 Fracties mogen de financiële bijdrage voor fractieondersteuning besteden:

  • a.

    ter bestrijding van algemene kosten verbonden aan de werkzaamheden van de fractie voor Provinciale Staten;

  • b.

    aan een vergoeding voor fractieassistentie die de fractie ondersteunt bij de uitoefening van haar taken.

• 2 Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit Statenleden toekomen;

  • e.

    kosten voor individuele Statenleden zoals opleidingen.

Artikel 9

• 1 De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar toegekend en bij vooruitbetaling per kwartaal, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2 In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In dat geval zal op de eerste dag van het kwartaal volgend op de verkiezingsdatum aan de op die datum bestaande fracties een evenredige vergoeding voor het/de resterende kwarta(a)l(en) van het kalenderjaar worden toegekend.

Artikel 10

• 1 Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

• 2 Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden gedurende de lopende bestuursperiode.

• 3 Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11

• 1 Provinciale Staten reserveren het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2 De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 7. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd.

• 3 Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4 De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5 Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12

• 1 Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2 Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat voldoet aan de bepalingen van deze verordening. De reserve van de fractie vervalt aan de Provincie Noord-Brabant.

• 3 Het verslag wordt opgemaakt volgens het kasstelsel en ingericht conform de bijlage bij deze verordening. Wanneer een fractie geen verslag inlevert wordt het voorschot teruggevorderd.

• 4 Alle verslagen worden gecontroleerd door een door het presidium aan te wijzen register accountant. De accountant hanteert een tolerantiegrens van 1% van het totaal van de provinciale bijdrage voor de betreffende fractie. De accountant brengt advies uit aan Provinciale Staten.

• 5 Provinciale Staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant per fractie de bedragen vast van:

  • a.

    De toegekende bijdrage in het boekjaar;

  • b.

    De binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar;

  • c.

    De maximaal toegestane reserve (30% van de toegekende bijdrage in dat boekjaar);

  • d.

    De werkelijke reserve per einde van het boekjaar;

  • e.

    Het van de fractie terug te vorderen bedrag gesplitst in uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn en overschrijding van de maximale reserve.

• 6 Uitgaven die niet in overeenstemming zijn met de verordening zijn alsmede de overschrijding van de maximale reserve worden, na vaststelling door Provinciale Staten, teruggevorderd op de fractie.

Artikel 13

• 1 In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslissen Provinciale Staten.

• 2 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en heeft terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2007 met uitzondering van artikel 7 lid 2.

• 3 Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007”.