Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Borsele

Artikel 1 Definities

In deze verordening word t verstaan onder:

a. accountant:

een door de raad benoemde:

- registeraccountant, of

- accountant-administratieconsulent m et een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-administratieconsulenten, of

- organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b. accountantscontrole:

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

- het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de

grootte en samenstelling van het vermogen;

- het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

- het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de

bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel

186 Gemeentewet;

- de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.

c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante geldende wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

d. deelverantwoording

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke sector binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen

  accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

   

• 2

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole

  voor.

   

• 3

  De raad stelt, na voorbereiding door de audit-commissie, voor de aanbesteding van de

  accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden

  voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij

  de controle van de jaarrekening;

  b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen

  omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  e. de frequentie en inrichtingseisen van de aan vullende tussentijdserapportering;

  en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  g. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

   

• 4

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van

  eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

   

• 5

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de

  selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

   

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de

  geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

   

• 2

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende

  verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen,

  overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed

  toegankelijk zijn.

   

• 3

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem

  bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

   

• 4

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring

  en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juni aan de raad.

   

• 5

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de

  jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de

  jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

   

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de

  accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij

  behorende werkzaamheden.

   

• 2

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de

  uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

   

• 3

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek

  (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger van) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, het sectorhoofd middelen, dan wel het hoofd financiën.

   

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en

  voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

   

• 2

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3

  Het college draagt er zorg voor, dat alle sectoren van de gemeente zijn gehouden de

  accountant alle informatie te verstrekken, op dat de accountant zich een juist en volledig

  oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

   

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1

   Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren

  van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad voor af over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

   

• 2

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke

  uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

   

• 3

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP,

  Sociale verzekeringsbank, CB S, e.d.) en neemt hier bij de gestelde controle-eis en in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

   

Artikel 7 Rapportering

• 1

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet

  afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

   

• 2

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de

  accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de sector waar de ambtenaar werkzaam is en het hoofd van de sector Middelen dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

   

• 3

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

   

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslag jaar 2004 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Borsele”.