Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Borsele

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van

de gemeente Borsele en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke

verordeningen en raadsbesluiten.

c. doelmatigheid

De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke

inzet van middelen, of waarin met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt

bereikt.

d. doeltreffendheid

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk

worden behaald.

Artikel 2 Programma-indeling

De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3 Planning- en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college van de jaarstukken, de kadernota, de bestuursrapportage en de begroting met de meerjarenbegroting.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

   

• 2

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

   

• 3

  In de jaarrekening worden de geautoriseerde investeringskredieten, de werkelijke bestedingen en de restantkredieten weergegeven.

   

• 4

  De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf reserves en voorzieningen. In de programmabegroting beschrijft elke paragraaf het voorgestelde beleid. In de programmarekening legt het college van burgemeester en

  wethouders in elke paragraaf verantwoording af over het gevoerde beleid.

   

Artikel 5 Kaders ontwerpbegroting

• 1

  Het college biedt uiterlijk 1 juli aan de raad een kadernota aan met daarin het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

• 2

  In deze kadernota gaat het college in op:

  a. de uitgangspositie voor de nieuwe (meerjaren)begroting, gebaseerd op de lopende (meerjaren)begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen en rekening houdende met de bevindingen van de laatste jaarstukken;

  b. de uitgangspunten aan de hand waarvan de nieuwe concept(meerjaren)begroting wordt opgesteld;

  c. de recente financiële ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld de ontwikkeling van de algemene uitkering uit het gemeentefonds;

  d. eventuele voorstellen tot bezuiniging, ombuiging en/of financieel gezond maken;

  e. voorstellen voor nieuw beleid;

  f. ontwikkelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering

   

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale

  baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

   

• 2

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

   

Artikel 7 Uitvoering begroting

• 1

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

   

• 2

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

   

• 3

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

   

Artikel 8 Tussentijdse rapportage

• 1

  Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste zeven maanden voor 15 oktober van het begrotingsjaar.

   

• 2

  De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen ten opzichte van de begroting en

  bevatten:

  a. een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid;

  b. een overzicht met de bijgestelde raming van:

  1. de baten en lasten per programma;

  2. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  3. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen 1. en 2.;

  4. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  5. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen 3. en 4.

   

• 3

  In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

   

Artikel 9 Activeren, waarderen, afschrijven en verantwoorden van rente

Het college van burgemeester en wethouders volgt bij het activeren, waarderen, afschrijven en het verantwoorden van de rente de richtlijnen en kaders, zoals die zijn vastgelegd in eendoor de raad vast te stellen nota, waarin het hierna bepaalde in de artikelen 10 tot en met 15 in acht wordt genomen.

Artikel 10 Verantwoording direct ten laste van de exploitatie

• 1

  De volgende kosten worden direct ten laste van de exploitatie verantwoord:

  a. kosten voor onderzoek en ontwikkeling van een actief dat niet in exploitatie wordt

  genomen;

  b. kosten voor het afsluiten van geldleningen;

  c. het saldo van disagio en agio.

   

• 2

  Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,00 worden niet geactiveerd.

   

• 3

  Onderhoudsuitgaven worden direct ten laste van de onderhoudsvoorzieningen verantwoord of, bij het ontbreken van zo’n voorziening, direct ten laste van de exploitatie.

   

Artikel 11 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Aankoop en vervaardiging van activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan gemotiveerd bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven

over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven, tijdsduur.

Artikel 12 Afschrijvingsduur

Voor de materiële vaste activa met economisch nut wordt geen langere afschrijvingsduur vastgesteld dan de technische, economische en/of functionele levensduur van dat object rechtvaardigt. Als regel worden de termijnen gehanteerd zoals vermeld in bijlage 1 van deze

verordening. Als er aanleiding is om af te wijken van die afschrijvingstermijnen wordt dat gemotiveerd aangegeven in het voorstel tot het beschikbaar stellen van het krediet.

Artikel 13 Afschrijvingsmethode

Uitgangspunt is dat op materiële en immateriële activa lineair wordt afgeschreven. Alleen op

de volgende materiële vaste activa kan annuïtair worden afgeschreven:

a. activa waarvan de kapitaallasten worden gedekt door huuropbrengsten e.d.;

b. activa waarvan de kapitaallasten zijn verwerkt in een tarief;

c. activa waarvan de kapitaallasten worden gedekt door rechten en heffingen.

Artikel 14 Tijdstip van ingaan van afschrijving

Afschrijving vindt niet eerder plaats dan nadat het desbetreffende actief in gebruik is genomen. Als het actief in het eerste halfjaar in exploitatie is genomen, wordt er afgeschreven met ingang van dat desbetreffende jaar. Ligt die datum in het tweede halfjaar, dan wordt afschreven met ingang van het daarop volgende jaar.

Artikel 15 Afschrijving op materiële vaste activa onafhankelijk van het resultaat

De afschrijvingen op materiële vaste activa geschieden onafhankelijke van het resultaat van het boekjaar.

Artikel 16 Renteverantwoording

Het saldo van de rentelasten en -baten, inclusief de bespaarde rente over de eigen financieringsmiddelen, wordt jaarlijks omgeslagen over de boekwaarden per 1 januari van het desbetreffende jaar van de materiële, immateriële en financiële vaste activa en de voorraden bouwgrond. Die rente-omslag kan op twee manieren plaatsvinden:

a. door middel van een specifieke renteberekening, die uitsluitend wordt toegepast voor:

1. activa waarvan de kapitaallasten worden gedekt door huuropbrengsten e.d.;

2. activa waarvan de kapitaallasten zijn verwerkt in een tarief;

3. activa waarvan de kapitaallasten worden gedekt door rechten en heffingen.

Als gekozen wordt voor een specifieke renteberekening dan wordt uitgegaan van:

1. dezelfde rente als die geldt voor de lening die voor de financiering van dat object is

aangegaan;

2. De op het moment van het voteren van het krediet geldende marktrente in die gevallen dat er geen geldlening behoeft te worden aangegaan ter financiering van het object. In deze situatie wordt uitgegaan van een op 0,25% naar boven afgerond rentepercentage, ontleend aan het actuele tarief voor geldleningen met eenzelfde looptijd als waarover het desbetreffende actief wordt afgeschreven;

b. door middel van de omslagrente. Deze omslagrente geldt voor alle objecten die geen specifieke rente krijgen toegerekend. De rente-omslag is een rekenmethode waarbij het saldo van de totale rentelasten minus de totale rentebaten wordt omgeslagen over de boekwaarden die gefinancierd moeten worden, met dien verstande dat zowel van de rentelasten als van de boekwaarden de bestanddelen worden afgetrokken die zich lenen voor een specifieke renteberekening.

Onder rentelasten wordt verstaan de som van:

1. de rente van de uitstaande leningen;

2. de rente over het eigen vermogen en over de voorzieningen;

3. de rente over het financieringstekort (begroting) of de betaalde rekening-courant-rente.

Onder de rentebaten wordt verstaan de som van:

1. de rente over de uitzettingen

2. de rente over het financieringsoverschot (begroting) of de ontvangen

rekening-courant-rente.

Artikel 17 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1

  Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid;

   

• 2

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

   

Artikel 18 Kostprijsberekening

• 1

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. De directe kosten worden direct aan de producten en diensten toegerekend. De indirecte kosten worden middels een opslag in de uurtarieven en op basis van tijdschrijven aan de producten en diensten toegerekend.

• 2

  Bij de kostprijsberekening worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

   

• 3

  Voor de rentetoerekening aan de activa wordt uitgegaan van het rentepercentage zoals dat in de kadernota voor het desbetreffende jaar is vastgesteld.

   

Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

   

• 2

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen van gemeentelijke diensten, anders dan bedoeld in het eerste lid, worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

   

Artikel 20 Financieringsfunctie

• 1

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

   

• 2

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in

  acht:

  a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating, afgegeven door tenminste één gezaghebbende ratingagency, of bij een instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt

  van 0%;

  b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  c. derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven van verschillende financiële instellingen gevraagd;

  e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro’s.

   

• 3

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke

  uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

   

Artikel 21 Administratie

• 1

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

  c. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten;

  d. het verschaffen van informatie over de budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

   

Artikel 22 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 23 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 24 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden,

zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de

verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste

van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende

informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen

en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en de

besteding van middelen;

f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de

producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 25 Inkoop en aanbesteding

Het college stelt een inkoop- en aanbestedingsregeling vast met daarin de spelregels voor de inkoop en de aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Artikel 26 Inwerkingtreding

• 1

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2008. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

   

• 2

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Borsele”, vastgesteld door de raad op 6 september 2007.

   

Artikel 27 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Borsele 2008”.