Organisatie | Harderwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Harderwijk |
Citeertitel | Controleverordening gemeente Harderwijk 2004 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt de controleverordening 1996.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-11-2003 | nieuwe regeling | 20-11-2003 De Stadsomroeper, 26-11-2003 | 308098 |
De raad van de gemeente Harderwijk;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 november 2003, nummer 74 gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;
vast te stellen de volgende Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Harderwijk.
In deze verordening wordt verstaan onder:
belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen.
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
een in opdracht van de raad opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.
een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.
Een rapporteringtolerantie dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen.
Een brief met adviezen van de accountant ter verbetering van de bedrijfsvoering bestemd voor het ambtelijk management die ter kennis wordt gebracht aan het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles, met als minimum één controle in de loop van het boekjaar (interim-controle) en een afsluitende controle na afloop van het boekjaar. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder middelen, de gemeentesecretaris, de directeur Middelen en het hoofd afdeling Financieel Beleid en Control.
Artikel 5. Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Voorzover nodig geacht kan het college de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voorzover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het gedrang komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen en de hiervoor genoemde managementletter brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-) controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur van de sector waar de ambtenaar werkzaam is, de controller en het hoofd van de afdeling financieel Beleid en Control dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente
Harderwijk in zijn openbare vergadering van
20 november 2003, onder nummer 74.
De voorzitter,
w.g. J.G. de Groot
De griffier,
W.g. mw. mr. J.Th. van der Kwast
Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Harderwijk 2004.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast en regelt de eventuele verlenging van het contract. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De raad wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 GW), maar de burgemeester sluit de overeenkomst met de accountant voor de accountantscontrole. De burgemeester is immers de vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte (artikel 171 GW).
De contractperiode is vrij, vooralsnog wordt derhalve de minimumperiode van één jaar voorgesteld.
Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:
De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringtoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. Lagere toleranties geven meer zekerheid maar betekenen echter veelal een uitbreiding van werkzaamheden en daarmee gepaard gaande de hogere kosten.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 GW). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Uit praktisch oogpunt is er in de verordening voor gekozen om de verstrekking van de gecontroleerde jaarrekening, accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad voor medio juni te laten plaatsvinden. Hierdoor levert de uiterste datum voor vaststelling van de jaarrekening geen problemen op.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden.
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. De wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor.
Artikel 4. Uitvoering controle
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is in principe leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend.
Van de accountant wordt wel gevraagd minimaal één tussentijdse controle uit te voeren die in ieder geval moet leiden tot een managementletter uit te brengen in het boekjaar teneinde tijdig aan college en raad relevante signalen af te kunnen geven. Bij te late controle en/of rapportering en advisering in de managementletter kan in de loop van het jaar niet meer worden bijgestuurd en wordt de waarde van de adviezen beperkt.
Ook moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant kunnen vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan een accountant of een andere deskundige op een relevant specifiek vakgebied. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van advieswerkzaamheden zoals de verbetering van de administratieve organisatie aan de door de raad benoemde accountant, die vallen buiten de controle van de jaarrekening. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant zijn eigen werk moet gaan controleren. Overigens treedt de accountant in dergelijke gevallen ook buiten zijn eigen gedrags- en beroepsregels. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging, de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Het college is hierbij echter niet gehouden aan de door de raad aangewezen accountant voor de controle van de jaarrekening.
Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
In de bedrijfsvoeringparagraaf informeert het college de raad jaarlijks over de aanvullende onderzoeken op de diverse beleidsterreinen.
Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld.
Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 GW (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 GW bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening 213 GW evenals de nieuwe verordening 212 GW voor 15 november 2003 moet zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 GW moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar Gedeputeerde Staten worden verzonden (artikel 214 GW).
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 GW). Door de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b GW). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die alle uitgaande stukken van de raad mede ondertekent. De griffier moet de uitgaande stukken van de raadsvergaderingen medeondertekenen (artikel 107c GW).