| Overheidsorganisatie | Provincie Noord-Brabant |
|---|---|
| Officiële naam regeling | E-mailreglement provincie Noord-Brabant |
| Citeertitel | E-mailreglement provincie Noord-Brabant |
| Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp | innovatie, personeelsbeleid |
Deze regeling vervangt het Reglement behandeling en beheer extern elektronisch berichtenverkeer.
Archiefverordening provincie Noord-Brabant 1996, art. 7
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-01-2009 | 11-12-2014 | nieuwe regeling | 13-01-2009 Provinciaal Blad, 2008, 256 | 1481073 |
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant;
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten bij besluit van 11 februari 2003 het Reglement voor beheer en behandeling van extern elektronisch berichtenverkeer hebben vastgesteld als formele kader voor de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne mail;
Overwegende dat de afgelopen jaren het aandeel van e-mail in het dagelijkse berichtenverkeer explosief is gegroeid en elektronische berichten niet meer weg te denken zijn bij de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten het bestaande reglement wensen aan te passen aan deze nieuwe ontwikkelingen;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
In deze regeling wordt verstaan onder:
formele e-mail: elektronische berichten waarvan de inhoud bestemd is voor of afkomstig is van de provinciale bestuursorganen of de ambtelijke organisatie;
initiatief e-mail: inkomende berichten inhoudende verzoeken om informatie of aanvragen, waarmee een nieuw werkproces start;
werkproces e-mail: berichten als onderdeel van een lopend werkproces met mogelijke rechtsgevolgen voor de organisatie of met met een bewijs- of verantwoordingsfunctie, die gedurende langere tijd van belang zijn voor de provincie;
medewerkers: personen die op grond van een dienstverband of anderszins werkzaamheden verrichten voor de provincie;
beheerders: medewerkers specifiek aangewezen voor het beheer van één of meer functionele postbussen;
kwaliteitsnormen: normen vastgelegd in het provinciale Kwaliteitshandvest, vastgesteld door Gedeputeerde Staten op 21 december 2004;
besluit: Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant;
functionele postbussen: elektronische postbussen die gerelateerd zijn aan werkprocessen, projecten of organisatieonderdelen van de provincie Noord-Brabant;
secretaris: secretaris van Gedeputeerde Staten.
Dit reglement heeft uitsluitend betrekking op behandeling en beheer van formele e-mail, waaronder initiatief e-mail en werkproces e-mail.
1 Medewerkers en beheerders die voor of namens provinciale bestuursorganen formele e-mail ontvangen, dragen zorg voor een zorgvuldige en tijdige behandeling in overeenstemming met de bij de provincie geldende kwaliteitsnormen.
2 Medewerkers en beheerders dragen zorg voor het registreren en archiveren van formele e-mail overeenkomstig het gestelde in artikel 11 van het besluit.
3 Medewerkers en beheerders dragen zorg voor het machtigen van vervangers die bij langere afwezigheid hun postbussen en functionele postbussen controleren op de ontvangst van formele e-mail.
4 Medewerkers en beheerders zenden formele e-mail, die niet voor hen bestemd is, per omgaande door naar het organisatieonderdeel dat belast is met behandeling van het onderwerp en informeren de afzender hierover.
1 De afzender van een formele e-mail die bestemd is voor een provinciaal bestuursorgaan ontvangt binnen twee werkdagen een ontvangstbevestiging.
2 De afzender van een formele e-mail ontvangt binnen één week een behandelbericht, tenzij het bericht binnen één week inhoudelijk kan worden afgehandeld.
3 Indien schriftelijke indiening wordt verlangd, ontvangt de afzender hierover per omgaande bericht met het verzoek binnen een te stellen redelijke termijn alsnog aan dit schriftelijkheidsvereiste te voldoen.
4 Een verzoek als bedoeld in het derde lid wordt zo mogelijk eveneens verzonden indien de afzender niet met zekerheid kan worden geïdentificeerd.
5 Wanneer de formele e-mail een aanvraag omvat en herstel van het verzuim als bedoeld in het derde lid binnen genoemde termijn achterwege blijft, volgt een schriftelijk bericht dat de aanvraag buiten behandeling blijft, indien niet alsnog aan de vereiste schriftelijke indiening wordt voldaan.
6 Het bepaalde in het vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op de indiening van bezwaar- en beroepschriften, met dien verstande dat bij uitblijven van schriftelijke indiening niet-ontvankelijk verklaring kan volgen.
1 Het elektronisch verzenden van besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht is slechts toegestaan indien het bevoegde bestuursorgaan hiervoor expliciet toestemming heeft verleend, het besluit is voorzien van een goedgekeurde en geauthenticeerde elektronische handtekening en de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is.
2 Het elektronisch verzenden van bekendmakingen is toegestaan, maar deze treden niet in de plaats van de voorgeschreven bekendmaking op conventionele wijze.
3 Het elektronisch verzenden van formele berichten is toegestaan, mits deze verzonden worden vanuit een functionele postbus en hiermee terughoudend wordt omgegaan.
4 Het elektronisch verzenden van formele berichten vanuit een persoonlijke postbus is niet toegestaan.
1 Het gebruik van de provinciale e-mailfaciliteiten is in principe enkel toegestaan voor professionele doeleinden. Een beperkt en incidenteel gebruik voor het ontvangen en verzenden van privé-berichten wordt toegestaan, mits deze activiteiten de dagelijkse werkzaamheden niet verstoren.
2 Gebruik van de e-mailfaciliteiten in strijd met de ambtelijke integriteit, dat de provincie Noord-Brabant schade kan toebrengen, of waardoor de goede naam van de provincie in het gedrang komt, is verboden.
3 Overtreding van het in het eerste en tweede lid gestelde kan rechtspositionele gevolgen hebben.
1 De secretaris ziet toe op de uitvoering en naleving van dit reglement.
2 Indien het ernstige vermoeden van misbruik bestaat, of een vergelijkbare zwaarwichtige reden daartoe aanleiding geeft, kan controle plaatsvinden van de postbussen van medewerkers.
3 De in het tweede lid genoemde controles vinden plaats door de leidinggevende en uitsluitend na toestemming van de secretaris.
1 Over het gebruik van de provinciale e-mailfaciliteiten door provinciale medewerkers worden gegevens vastgelegd.
2 Medewerkers hebben het recht om de over hen geregistreerde gegevens met betrekking tot gebruik van de e-mailfaciliteiten in te zien of hiervan een kopie te ontvangen.
3 Een verzoek als bedoeld in het tweede lid wordt ingediend bij de secretaris.
4 De medewerker ontvangt de gegevens binnen twee weken na indiening van het verzoek.
5 Medewerkers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen.
6 Op een verzoek tot verbetering of aanvulling wordt binnen twee weken beslist. In geval van inwilliging van het verzoek, volgt onmiddellijk aanpassing.
Het Reglement behandeling en beheer extern elektronisch berichtenverkeer wordt ingetrokken.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.
Dit reglement wordt aangehaald als: E-mailreglement provincie Noord-Brabant.
's-Hertogenbosch, 13 januari 2009 Gedeputeerde Staten voornoemd.
de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen
de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten
Artikelsgewijze toelichting
Sub a
De definitie van formele e-mail is vergelijkbaar met de definitie van archiefbescheiden in de Archiefwet. Formele e-mail krijgt daarmee dezelfde behandeling als papieren archiefstukken.
Sub b
Het gaat bijvoorbeeld om verzoeken om informatie of aanvragen om vergunningen. Deze berichten voldoen aan de definitie van formele e-mail en ze moeten daarom geregistreerd worden.
Sub c
Deze categorie berichten valt onder de definitie van formele e-mail en moet eveneens geregistreerd worden.
Sub h
Iedere medewerker beschikt over een eigen persoonlijke postbus. Daarnaast bestaan er de zogenoemde functionele postbussen. Deze postbussen zijn gerelateerd aan specifieke werkprocessen, projecten of organisatieonderdelen. Elke functionele postbus moet met het oog op de continuïteit minimaal twee beheerders hebben. De beheerders van de functionele postbussen zijn verantwoordelijk voor het tijdig in behandeling nemen van de daarin ontvangen berichten. Het heeft bovendien de voorkeur om functionele e-mailadressen als contactadres aan derden door te geven en niet het persoonlijke e-mailadres.
Artikel 2
Dit reglement is dus niet van toepassing op informele e-mail, dat wil zeggen berichten met een persoonlijk of informeel karakter die alleen kortstondige betekenis hebben voor de geadresseerde. Centraal staat of de inhoud van de berichten voor de provinciale bestuursorganen bestemd zijn en niet zozeer wie de geadresseerden zijn.
Artikel 3
Leden 1 en 2
De provinciale medewerker die een e-mailbericht ontvangt, maakt de afweging om wat voor e-mail het gaat: voldoet het bericht aan de definitie van formele e-mail of niet. Gaat het om een formeel bericht dan volgt registratie en archivering hiervan. In geval van twijfel over de status van een e-mail kan de provinciale medewerker advies vragen aan de medewerkers documentaire informatievoorziening. De ontvanger is verantwoordelijk voor het binnen de gestelde termijnen afhandelen van het bericht. De ontvanger dient regelmatig zijn postbus op te schonen en informele berichten te verwijderen. Dit helpt de overzichtelijkheid van de postbus te bewaren. Ook terughoudendheid in het toezenden van kopieën past daarbij. De ontvanger dient ook te letten op het
tijdig
archiveren van berichten. Alle niet gearchiveerde berichten worden namelijk na 100 dagen automatisch uit de postbus verwijderd en zijn dan voorgoed verdwenen.
Lid 3
Wanneer een provinciale medewerker gedurende langere tijd, bijvoorbeeld tijdens vakantie, afwezig is, moet hij of zij een vervanger machtigen om hun persoonlijke en functionele postbussen te controleren op de ontvangst van formele e-mail.
Lid 4
Wanneer een medewerker berichten ontvangt, waarvan hij of zij niet met de behandeling is belast, moeten die berichten zo snel mogelijk naar het juiste organisatieonderdeel worden doorgezonden. Regelmatig ontvangen medewerkers e-mail die nog betrekking heeft op een eerdere functie, aangezien de postbussen van medewerkers zijn gerelateerd aan de persoonsnamen en niet aan de functie. Het in de onderwerpregel vermelden van een goede onderwerpaanduiding, die past bij de inhoud van het bericht, in plaats van algemene nietszeggende aanduidingen zoals bericht, brief of overleg, dragen bij aan duidelijkheid voor zowel verzender, als ontvanger.
Artikel 4
Leden 1 en 2
De provinciale kwaliteitsnormen verplichten een medewerker die een formeel bericht ontvangt om uiterlijk binnen twee werkdagen een bericht van ontvangt naar de afzender te sturen of uiterlijk binnen één week een behandelbericht, tenzij de mogelijkheid bestaat om de e-mail al binnen één week inhoudelijk af te handelen.
Lid 3
De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (WEBV) heeft geleid tot een andere interpretatie van het begrip schriftelijk. In de meeste gevallen staat nu de elektronische weg open om een aanvraag te doen. Slechts in sommige gevallen is nog sprake van het zogenoemde schriftelijkheidsvereiste. Namelijk daar waar de wet verplicht tot het schriftelijk indienen van een document. In dat geval is indiening per e-mail niet toegestaan, maar belanghebbenden zijn hier niet altijd van op de hoogte en dienen toch dergelijke verzoeken per e-mail in. Naast de wettelijk vastgelegde voorschriften kan de secretaris expliciete gevallen aanwijzen waarvoor schriftelijke indiening vereist is. Wanneer dit zogenoemde schriftelijkheidsvereiste van toepassing is, ontvangt de inzender hiervan zo snel mogelijk bericht. Dit met het dringende verzoek om binnen een gestelde, redelijke termijn, alsnog te voldoen aan de wettelijke verplichting tot schriftelijke indiening.
Lid 5
In de praktijk volgt niet altijd herstel van dit verzuim binnen de gestelde termijn. Het is dan redelijk de inzender nogmaals en nu schriftelijk te wijzen op het schriftelijkheidsvereiste. Bij het alsnog uitblijven van herstel blijft het bericht buiten verdere behandeling.
Lid 6
De hier genoemde herstelmogelijkheden zijn onder meer van belang bij bezwaar- en beroepschriften. Bij het uitblijven van schriftelijke indiening kan namelijk niet-ontvankelijk verklaring volgen.
Artikel 5
Lid 1
Het is vooralsnog bij de provincie Noord-Brabant in de meeste gevallen niet toegestaan om besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht per e-mail te verzenden. Deze mogen uitsluitend op conventionele wijze na het volgen van de bestaande stukkenloop verzonden worden. De WEBV maakt het weliswaar mogelijk om onder voorwaarden beschikkingen via e-mail te verzenden. De belangrijkste voorwaarden zijn dat de ontvangende partij hiermee instemt en dat beschikkingen voorzien zijn van een goedgekeurde en geauthenticeerde elektronische handtekening. Aan deze voorwaarden voldoet de provincie anno 2008 echter nog niet. Over enige tijd zal dit wel het geval zijn en dan gaat ook de provincie beschikkingen via e-mail verzenden.
Lid 2
Het publiceren van bekendmakingen via elektronische weg is toegestaan, maar enkel op voorwaarde dat daarnaast bekendmaking op papier plaats blijft vinden. De wet staat elektronische bekendmaking als enig middel nog niet toe.
Lid 3
De provincie Noord-Brabant is relatief terughoudend bij het verzenden van formele berichten via e-mail. Belangrijkste reden hiervoor is dat authenticatie en ondertekening nog onvoldoende juridisch zijn afgedekt.
Lid 4
Om dit te voorkomen is terughoudendheid in het doorgeven van persoonlijke e-mailadres voor het ontvangen van formele e-mail van belang. Het heeft de voorkeur een functioneel contactadres door te geven, bijvoorbeeld info@brabant.nl of mkc@brabant.nl (Milieuklachtencentrale)
Artikel 6
Lid 1
Het is in principe niet gewenst om de provinciale e-mailfaciliteiten te gebruiken voor privédoeleinden. In beperkte mate en incidenteel wordt echter het ontvangen of verzenden van persoonlijke e-mailberichten toegestaan. Voorwaarde hiervoor is dat dit niet hinderlijk is bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden.
Lid 2
De ontvangst van ongewenste e-mail is niet volledig uit te sluiten. Dit ondanks de geïnstalleerde filters tegen spam en pornografische berichten. Welke maatregelen de ontvanger neemt, is afhankelijk van de inhoud van het bericht. Meestal is het wissen voldoende. Bij bedreigingen, gericht aan de persoon of de organisatie, is het noodzakelijk een leidinggevende hierover te informeren. Uiteraard is het niet toegestaan om dreigende, seksueel intimiderende, pornografische, beledigende, dan wel racistische, of anderszins ongepaste berichten te versturen.
Artikel 7
Lid 1
Het besluit legt de verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid en het beheer van provinciale archiefbescheiden bij de secretaris. Analoog hieraan legt dit reglement de verantwoordelijkheid voor de uitvoering en naleving ervan eveneens bij de secretaris. Hij kan de feitelijke uitvoering uiteraard altijd ingevolge de Provinciewet opdragen aan anderen.
Lid 2
Op basis van het e-mailreglement is het bij uitzondering toegestaan aan het management om de inhoud van de persoonlijke postbussen van medewerkers te controleren. Dit echter uitsluitend bij hoge uitzondering en alleen wanneer daarvoor zwaarwichtige redenen aanwezig zijn, bijvoorbeeld een ernstig vermoeden van misbruik.
Lid 3
Een dergelijke controle is enkel toegestaan na toestemming van de secretaris.
Artikel 8
Over het gebruik van de provinciale e-mailfaciliteiten liggen gegevens vast. Voor het verzenden en ontvangen van privé-berichten, waarvan men wil dat ze buiten het bereik van de provincie blijven, is het mogelijk om een WEB-mailadres te gebruiken. De helpdesk kan daarover nadere uitleg geven.