CVDR94471_1Instructie voor de griffiernlregelingZuidhorn2011-03-08WesterkwartierOnbekendInstructie voor de griffier van de gemeente ZuidhornGemeentewet, art. 107a, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2011-03-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-03-082019-01-01OnbekendOnbekendGeenInstructie voor de griffierDe raad van de gemeente Zuidhorn;gelezen het voorstel van het presidium d.d. 22 november 2010;gelet op artikel 107a, lid 2 Gemeentewet;besluit:vast te stellen de Instructie voor de griffier:1Begripsbepalingen1:1In deze instructie wordt verstaan onder:- griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad
benoemde functionaris;- griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de
raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid
functionerende ambtenaren;- werkgeverscommissie: het presidium, waarbij in praktische gevallen de
voorzitter van de raad deze rol waarneemt;- lange termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor
(strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en
beleidsvoorstellen van de raad.2Instructie voor de griffier2:1Taak en bevoegdheden1.De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en
alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige
organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en
procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.
2.De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en
bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming
door de raad.2:2Leidinggeven en management1.De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft
hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.2.De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de
ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning
van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke
bijstand.3.De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of
inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden
uitvoeren.4.De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering
van) activiteiten van de griffie;5.De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie,
signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze
van omgaan hiermee.2:3Bestuurlijk en ambtelijk overleg1.De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over
de invulling van de werkgeversrol door de raad. 2.De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester
en de secretaris.3.De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de
planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het
bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om
ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en
college.4.De griffier ziet erop toe dat overleg plaatsvindt tussen de
auditcommissie en de gemeentelijke accountant over de controle op de
jaarrekening.5.De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe
overlegsituaties.2:4Agendering1.De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de
voorlopige agenda van vergaderingen van de raad.2.De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de lange
termijnagenda van de raad.3.De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp
is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen
van de raad.2:5Bestuurlijke besluitvorming1.De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet
voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de
invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.2.De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van
raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.3.De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden
van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt
betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde
positiebepaling van de raad.4.De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door
het college en de burgemeester.5.De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening
van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van
afspraken en toezeggingen door het college.2:6Onderzoek1.De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de
rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel
81oa van de Gemeentewet.2.De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een
onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel
155a van de Gemeentewet.3.De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de
raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a
Gemeentewet.2:7Communicatie en voorlichting1.De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van
het communicatiebeleid van de raad.2.De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage
legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van
vergaderingen van de gemeenteraad.3.De griffier geeft voorlichting aan burgers over de mogelijkheden om
hun mening te geven, waaronder het spreekrecht en het indienen van
burgerinitiatieven.4.De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie
van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals
bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.2:8Verhindering en vervanging1.Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te
vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van
de raad. 2.Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een
daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.3Slotbepalingen3:1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier
voor zover nodig overlegmet de voorzitter van de raad.3:2Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier
van de gemeenteZuidhorn’.3:3Deze instructie treedt in werking op de dag na besluitvorming door de
raad. De instructie vastgesteld bij raadsbesluit van 20 februari 2006
wordt ingetrokken.Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 7 maart
2011. voorzitter(E. Fennema)griffier(M.J. Slopsema-Terpstra)