Verordening op de audit-commissie

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a) Accountant: de door de gemeenteraad benoemde accountant als bedoeld in de controleverordening van de gemeente Purmerend;

b) Accountantsverklaring: de verklaring van de accountant over de getrouwheid, rechtmatigheid en wetmatigheid van de jaarrekening en over de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

c) Verslag van bevindingen: de rapportage van de accountant naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarrekening;

d) Controleprotocol: het protocol waarin de gemeenteraad de accountant nadere aanwijzingen geeft voor de controle;

e) Controleverordening: de geldende controleverordening van de gemeente Purmerend.

Artikel 2 Auditcommissie

Er is een raadscommissie in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet die wordt aangeduid als auditcommissie en die zich in het bijzonder bezighoudt met de financiële controle.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De gemeenteraad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de auditcommissie. Deze leden kunnen raadslid of commissielid zijn. Bij afwezigheid van een lid wordt dat lid vervangen door het eerstvolgende beschikbare plaatsvervangende lid. Hierbij wordt een rangordening aangehouden op basis van het aantal stemmen dat de plaatsvervangende leden kregen bij hun benoeming door de gemeenteraad.

• 2.

  Leden van de auditcommissie kunnen niet tevens lid zijn van de rekenkamercommissie.

• 3.

  De auditcommissie benoemt uit haar leden een raadslid als voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de beraadslagingen en heeft stemrecht.

• 4.

  De auditcommissie kan als adviseur en/of informant uitnodigen:

  • a.

    de accountant;

  • b.

    de raadsgriffier;

  • c.

    de portefeuillehouder financiën;

  • d.

    de concerncontroller;

  • e.

    de (plaatsvervangend) voorzitter van de rekenkamercommissie.

• 5.

  Een onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier functionerende secretaris staat de auditcommissie terzijde. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, informatieverzameling, dossiervorming en communicatietaken.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De auditcommissie adviseert de gemeenteraad over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in de controleverordening.

• 2.

  Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt overleg plaats tussen de auditcommissie en de accountant over de specifieke invulling van de controleopdracht voor het te controleren boekjaar. In het bijzonder wordt dan aandacht besteed aan diverse in de controleverordening genoemde onderwerpen zoals:

  • a.

    Goedkeurings- en rapportagetoleranties;

  • b.

    Apart te controleren deelverantwoordingen;

  • c.

    Inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    Eventuele aanvullende controles;

  • e.

    Eventuele bijzondere aandacht voor specifieke posten in de jaarrekening;

  • f.

    Frequenties van de tussentijdse rapportering. Dit overleg mondt uit in een advies van de auditcommissie aan de gemeenteraad over het door de gemeenteraad vast te stellen controleprotocol.

• 3.

  De auditcommissie bespreekt met de accountant het verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening zoals bepaald in de controleverordening.

• 4.

  De auditcommissie vervaardigt jaarlijks voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad een advies aan de gemeenteraad. Dit advies is de weerslag van het onderzoek van de auditcommissie zelf, op hoofdlijnen, van de jaarrekening, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.

• 5.

  De auditcommissie zorgt ervoor dat de gemeenteraad inzicht krijgt in de opvolging van aanbevelingen uit rekenkamercommissie- en accountantsrapporten.

• 6.

  In de auditcommissie kunnen voorts worden gepresenteerd en besproken:

  • a.

    Planning & control ontwikkelingen van de gemeente Purmerend, inclusief de driemaal per jaar te verschijnen begrotingsbijstellingen/bestuursrapportages;

  • b.

    Interne controles (audits);

  • c.

    Maatregelen ter bevordering van het risicomanagement;

  • d.

    Maatregelen ter bevordering van de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften (rechtmatigheid).

Artikel 5 Vergaderfrequentie

De auditcommissie vergadert zo vaak als zij dat nodig acht voor een goede uitoefening van haar taken, doch in beginsel tenminste vijf keer per jaar.

Artikel 6 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: "Verordening Auditcommissie 2010".