Organisatie | Hellevoetsluis |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2009. |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2009. |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | regeling over de wijze waarop de ambtelijke organisatie wordt ingericht |
Geen.
Gemeentewet, art. 103 en 160
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-02-2009 | 01-01-2012 | Onbekend. | 10-02-2009 Groot Hellevoet, 18-02-2009 | Onbekend. |
Het college van de gemeente Hellevoetsluis;
gelet op de artikelen 103, tweede lid en 160, lid 1, onder c en d van de Gemeentewet;
gehoord het advies van de Ondernemingsraad van 28 januari 2009;
overwegende dat de structuur van de ambtelijke organisatie is aangepast en gelet op de ingevoerde bedrijfsvoeringfilosofie van integraal management, waardoor de Organisatieverordening 2006 is achterhaald;
vast te stellen het volgende “Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2009”
HOOFDSTUK 2 DE STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Artikel 3 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
Met uitzondering van de raadsgriffie bestaat de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Hellevoetsluis uit:
Artikel 5 Doelstellingen en hoofdtaken cluster Algemeen Bestuur
De doelstellingen en hoofdtaken van de cluster Algemeen Bestuur worden uitgevoerd door de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning:
Doelstellingen : het bevorderen en ondersteunen van het intern en extern functioneren van de bestuursorganen en de gemeente, in samenwerking met de griffie, alsmede het voorbereiden en (doen) uitvoeren van het gemeentelijk beleid op de terreinen van openbare orde en veiligheid en informatie, voorlichting, inspraak en personeel en organisatie; het bevorderen en ondersteunen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie en het ondersteunen en faciliteren van bestuur en ambtelijke organisatie; het ontwikkelen en uitvoeren van personeels- en organisatiebeleid.
Hoofdtaken : het in beleidsmatige en uitvoerende zin ondersteunen van het bestuur en de gemeentelijke organisatie op de terreinen van algemene en juridische aangelegenheden en in voorbereidende en uitvoerende zin uitvoering geven aan de beleidsterreinen algemeen bestuur, handhaving en openbare orde en veiligheid (incl. rampenorganisatie) en juridische kwaliteitszorg; het ontwikkelen en voeren van een personeels-en organisatiebeleid; het gevraagd en ongevraagd adviseren van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie omtrent de rechtspositionele regelgeving, alsmede het uitvoeren daarvan, het adviseren en ondersteunen van het bestuur en de ambtelijke organisatie en het bewaken van de vastgestelde procedures.
Artikel 6 Doelstellingen en hoofdtaken cluster Middelen
De doelstellingen en hoofdtaken van de cluster Middelen worden uitgevoerd door de afdelingen:
Artikel 7 Doelstellingen en hoofdtaken cluster Maatschappelijke Aangelegenheden
De doelstellingen en hoofdtaken van de cluster Maatschappelijke Aangelegenheden worden uitgevoerd door de afdelingen:
Artikel 8 Doelstellingen en hoofdtaken cluster Ruimte
De doelstellingen en hoofdtaken van de cluster Ruimte worden uitgevoerd door de afdelingen:
In het mandaatbesluit wordt in ieder geval opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur ondermandaat verleent aan het hoofd Bestuurs- en Managamentondersteuning ten aanzien van het ondertekenen van rechtspositionele besluiten ingevolge of krachtens de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hellevoetsluis voor zover deze geen betrekking hebben op:
HOOFDSTUK 3 INSTRUCTIE GEMEENTESECRETARIS
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden als instructie voor gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.
Tenzij bij afzonderlijke verordening of afzonderlijk besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 13 en 14 van overeenkomstige toepassing ten aanzien van door het college en de burgemeester ingestelde commissies.
Artikel 18 Verantwoordelijkheden als algemeen directeur
Artikel 19 Bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR)
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bestuurder in de zin van artikel 1 van de WOR.
Artikel 23 Verantwoordelijkheden
Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 4, is de directeur als dagelijks beheerder van zijn cluster verantwoordelijk voor:
Ieder lid van het directieraad kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieraad.
De directieraad heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
De concerncontroller voert zijn functie uit met inachtneming van een door het college vast te stellen instructie waarin in ieder geval regels worden gesteld omtrent zijn positie binnen de organisatie, zijn taken en doelen alsmede zijn relatie tot het college, gemeentesecretaris/algemeen directeur en de ambtelijke organisatie.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt op voorstel van de directieraad voor de aanvang van het begrotingsjaar een jaarplan vast.
HOOFDSTUK 9 WERKWIJZE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Ten minste maandelijks vindt overleg plaats tussen de directeur en de afdelingshoofden van de diverse clusters, waarin de aangelegenheden die tot het taakveld van de diverse clusters behoren, worden besproken en afgestemd.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks wenselijk wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 10 februari 2009.
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
Toelichting op het “Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2009”
Een organisatiebesluit is de basis voor de verhoudingen, zoals die behoren te zijn tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie.
Het coalitiedocument “de burger Centraal, lokaal en sociaal” vormde de basis voor het aantreden van het huidige college. In dit document is onder andere opgenomen dat het college een bestuursstijl beoogt, die zich kenmerkt door de begrippen: Open, Betrokken, Zichtbaar, Aanspreekbaar en Daadkrachtig. Teneinde het voorgaande te realiseren is ten aanzien van de ambtelijke organisatie in het coalitiedocument opgenomen dat deze ten dienste staat van het bestuur en de burger, en dat bestaande werkafspraken in de taakuitoefening tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie worden herijkt en desgewenst aangepast.
Alhoewel uitdrukkelijk in de Organisatieverordening 2006 is bepaald dat het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college van burgemeester en wethouders en jaarlijks met de algemeen directeur een jaarplan moet worden overeengekomen, is de Organisatieverordening 2006 zo summier dat deze voor meerdere interpretatie vatbaar is. Veel is opengelaten, waarbij opvalt dat uit de Organisatieverordening 2006 de hoofdtaken en doelstellingen per cluster zijn aangegeven maar niet per afdeling. Het afdelingshoofd kan formeel niet worden aangesproken op dit onderdeel. Het kenmerk van integraal management is echter juist dat in eerste aanleg het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor zijn personeel en de middelen. Ook die verhouding is in de Organisatieverordening 2006 niet ingevuld.
De algemene structuur van de Organisatieverordening 2006 is juist. Slechts aanvullende bepalingen zijn nodig, teneinde voor het bestuur de in zijn naam genomen besluiten inzichtelijk te maken en de controlemaatregelen te vergemakkelijken.
Inmiddels heeft het college een nieuwe organisatiestructuur vastgesteld, waarbij de afdelingen Bestuursondersteuning en Personeel & Organisatie zijn samengevoegd tot één afdeling, genaamd Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO). Deze afdeling valt rechtstreeks onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Voorts is er een nieuwe afdeling gevormd, genaamd Toerisme, Evenementen, Cultuur en Sport (TECS). De afdelingen zijn ondergebracht in een viertal clusters. Dit model is inmiddels ingevoerd en in afwachting van een nieuw organisatiebesluit geformaliseerd door voorzieningen aan te treffen in de Organisatieverordening 2006.
Het onderhavige Organisatiebesluit voorziet in een directiemodel dat de volgende kenmerken heeft:
de directieraad die bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de clusterdirecteuren en is een adviesorgaan van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het nemen van directieoverschrijdende beslissingen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur blijft eindverantwoordelijk in de richting van het college en de burgemeester als bestuursorgaan;
Ten aanzien van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO), welke rechtstreeks onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur valt, is bepaald dat deze wordt beschouwd als een cluster, waarvan de gemeentesecretaris geen algemeen directeur is, maar directeur. Immers van deze afdeling moet een begroting, een jaarplan en een jaarverslag worden gemaakt.
Eveneens moeten Maraps worden aangeleverd. Gelet op de aard van deze taken strookt dit niet met de bevoegdheden van een algemeen directeur, maar met die van een directeur.
In dit artikel worden een aantal begrippen gedefinieerd die in het Organisatiebesluit worden gebruikt.
Dit artikel geeft aan wat de hoofdkenmerken zijn van de ambtelijke organisatie. De inhoud van dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
In dit artikel is aangegeven hoe de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie er uit ziet. De raadsgriffie is vanwege de bijzondere positie (valt rechtstreeks onder de raad) expliciet uitgezonderd. Verder is de onderverdeling van de clusters beschreven, alsmede per cluster aangegeven welke afdelingen daaronder valt of vallen.
In dit artikel wordt de inrichting en afbakening van de taken vastgelegd. Teneinde efficiënte bedrijfsvoering te bevorderen is in de leden drie tot en met vijf opgenomen, dat het takenpakket van een cluster of afdeling kan worden gewijzigd. Gelet op de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur in de richting van het college dient het voorstel formeel door hem te worden gedaan.
Per cluster en de daaronder ressorterende afdelingen zijn de doelstellingen en hoofdtaken vermeld. Er is voor gekozen om een uitsplitsing per afdeling op te nemen, zodat voor de afdelingshoofden kenbaar is waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Tevens biedt dit uiteraard transparantie en inzicht voor andere lezers van het Organisatiebesluit.
Geïntroduceerd wordt het tijdelijk instellen van een projectorganisatie bij clusteroverstijgende projecten. Dit kunnen ook projecten van verschillende afdelingen van andere clusters zijn. Er is voor gekozen om de bepaling van wat een project van belang is, ter beoordeling over te laten aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Hierdoor kan per geval worden bepaald of het een project betreft waarvoor een projectorganisatie dient te worden ingesteld. In het artikel is voorts opgenomen dat er een wethouder aangewezen wordt die de politieke verantwoordelijkheid draagt voor het project. Ambtelijk wordt door het college één van de clusterdirecteuren aangewezen, alsmede een ambtelijk projectleider. De ambtelijk projectleider functioneert ten opzichte van de medewerkers van het project fictief als afdelingshoofd maar heeft geen rechtspositionele bevoegdheden ten opzichte van hen.
In dit artikel is vastgelegd dat het college het algemeen beheer heeft over de ambtelijke organisatie en bestuurt op hoofdlijnen en op basis van het collegebeleidsprogramma.
In dit artikel worden voorschriften gegeven omtrent het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie. Voorts wordt verwezen naar het mandaatbesluit. Teneinde een efficiënte bedrijfsvoering te bevorderen is ten aanzien van het personeelsbeleid vastgelegd dat het uitvoeringsmandaat van rechtspositionele besluiten, voor zover gemandateerd, neer te leggen bij het hoofd BMO en niet bij de directeur of afdelingshoofd waaronder het personeel ressorteert en hiervoor verantwoordelijk is.
Dit kan worden verwezenlijkt door in de mandaatregeling op te nemen dat de gemeentesecretaris ondermandaat verleent aan het hoofd BMO. De ondersteunende rol van de afdeling BMO komt hier dan ook tot zijn recht.
In deze artikelen is de instructie voor de gemeentesecretaris opgenomen. Het is niet ongebruikelijk in het organisatiebesluit de instructie van de gemeentesecretaris ten behoeve van zijn taken op grond van de gemeentewet op te nemen. Van deze gelegenheid is gebruik gemaakt nu na raadpleging van de archieven is gebleken dat deze instructie ontbreekt. Er zijn onder andere bepalingen opgenomen omtrent de relatie van de gemeentesecretaris ten opzichte van de raad, ons college, de burgemeester, door het college en de burgemeester ingestelde commissies, alsmede omtrent de wijze waarop de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand kan vragen en de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris als algemeen directeur. In artikel 11 is bepaald dat de gemeentesecretaris algemeen directeur van de ambtelijke organisatie is. Gekozen is om in het organisatiebesluit de term gemeentesecretaris te gebruiken waarmee dan tevens wordt bedoeld “algemeen directeur”. In artikel 18 worden de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris als algemeen directeur genoemd. In dat kader is mede opgenomen dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het bevorderen en bewaken van de integriteit van de ambtelijke organisatie. Naast zijn aansturende rol is hij ondermeer verantwoordelijk is voor de integrale advisering, waarmee wordt bedoeld dat bij de advisering rekening moet worden gehouden met de politieke, personele, financiële, doelmatigheids- en juridische aspecten. Tevens is aangegeven dat de gemeentesecretaris bestuurder is in de zin van artikel 1 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Tot slot zijn bepalingen opgenomen over de benoeming van loco-secretarissen. De inhoud van deze artikelen behoeft geen nadere toelichting.
Krachtens dit artikel worden alle ambtenaren benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Hierbij is aansluiting gezocht met de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hellevoetsluis, waarin is bepaald dat het college de werkgever van het ambtelijk personeel is (afgezien van de griffie).
In dit artikel zijn de hiërarchische verhoudingen binnen de ambtelijke organisatie vastgelegd. De inhoud van het artikel spreekt voor zich.
In deze artikelen worden de verantwoordelijkheden en taken van de directeur als dagelijks beheerder van zijn cluster geregeld. In feite is hij baas in eigen huis, maar wel verantwoordelijk in de richting van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het beleid binnen zijn cluster, de ingezette middelen en het personeel in dienst van de cluster. Van de directie wordt een coachende stijl van leidinggeven in de richting van de afdelingshoofden verwacht. Als integraal manager is de directeur verantwoordelijk voor en stuurt op de realisatie van de doelstellingen van de cluster.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Wat de clusterdirecteur is voor zijn cluster, is het afdelingshoofd voor zijn afdeling. Er is derhalve sprake van een afgeleide verantwoordelijkheid.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Formeel is de directieraad een adviesorgaan ten behoeve van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, maar feitelijk worden in de directieraad de gemeentelijke beleidsvoorbereiding en de clusteroverschrijdende zaken voorbereid. In de directieraad vormen de leden een team op basis van gelijkwaardigheid, waarbij wordt opgemerkt dat gemeentesecretaris/algemeen directeur uiteindelijk beslissingsbevoegd is.
In tegenstelling tot de directieraad is het Gemeentelijk Management Overleg (GMO) geen adviesorgaan, maar een overlegorgaan waarin gemeenschappelijke zaken worden besproken en gecoördineerd.
Ter waarborging van een goede match tussen het college en de burgemeester als bestuursorgaan, vindt periodiek strategisch beraad plaats met de directieraad waarin onder meer beleidsontwikkelingen en bezinning op onderwerpen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde komen. Het is ook het gremium om de ontwikkeling in de ambtelijke organisatie te bespreken.
In dit artikel zijn een aantal zaken geregeld met betrekking tot de functie van concerncontroller.
Zo is in het eerste lid bepaald dat de directeur Middelen tegelijkertijd concerncontroller is. In het tweede lid is vastgelegd dat de concerncontroller zijn functie uitoefent met inachtneming van een door het college vast te stellen instructie. Deze instructie bevat in ieder geval regels ten aanzien van zijn positie binnen de organisatie, zijn taken en doelen alsmede zijn relatie tot het college, gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie. Dit vanwege de bijzondere positie van de concerncontroller, deze heeft namelijk, naast het feit dat hij onder leiding staat van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, tevens een onafhankelijke functie. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van de jaarrekening, maar ook als het gaan om toetsing en advisering. Deze onafhankelijke positie wordt in de leden 3 tot en met 5 nader omschreven. In het zesde lid wordt expliciet verwoord dat de functie van concerncontroller niet verenigbaar is met die van beheerder financiën en kassier. Verwijzend naar artikel 25 worden bij vervanging beide functies losgekoppeld en wordt de directeur Middelen voor zover het directietaken betreft vervangen door een ander directielid terwijl één van de consulentcontrollers hem vervangt als plaatsvervangend concerncontroller.
In dit artikel worden voorschriften gesteld omtrent de consulentcontrollers. Dit artikel spreekt inhoudelijk voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Op voorstel van de Directieraad stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten behoeve van de begroting jaarlijks een jaarplan op.
Na het verstrijken van het begrotingsjaar vindt een evaluatie van het jaarplan plaats door middel van een jaarverslag waarin melding wordt gemaakt van hetgeen is gerealiseerd van de beleidsvoornemens en de middelen die daartoe zijn ingezet. Dit jaarverslag wordt op voorstel van de gemeentesecretaris vastgesteld door het college. Dit zelfde geldt tevens voor de jaarverslagen van de diverse clusters.
Het primatenstelsel wil zoveel zeggen, dat hiermee op een eenduidige wijze wordt bepaald welke afdeling er eerstverantwoordelijk voor een taak, zodat daarover geen verwarring kan ontstaan. Voorts is geregeld dat bij afdelingsoverstijgende onderwerpen, de primaathouder gehouden is om andere betrokken afdelingen te laten mede adviseren. Hierbij geldt het uitgangspunt dat wordt getracht om tot een eenduidig, beargumenteerd en geïntegreerd advies te komen richting het bestuur. In het vijfde lid is vastgelegd hoe dient te worden gehandeld in het geval dat de primaathouder en de medeadviseur geen overeenstemming kunnen bereiken over de inhoud van een advies.
In dit artikel is omschreven op welke wijze dient te worden afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Een bestuursopdracht kan worden omschreven als een besluit van een bestuursorgaan waarbij aan de ambtelijke organisatie opdracht wordt gegeven tot het ontwerpen van beleid dan wel het evalueren van beleid. Een en ander in de breedste zin van het woord. Bestuursopdrachten worden via de gemeentesecretaris/algemeen directeur uitgezet binnen de ambtelijke organisatie.
In dit artikel wordt de ondersteuning door de ambtelijk organisatie van vertegenwoordigers van de gemeente in samenwerkingsverbanden, gemeentelijke stichtingen en gemeentelijke vennootschappen geregeld.
Dit artikel is opgenomen zodat het college in gevallen waarin dit Organisatiebesluit niet voorziet, aanvullende of indien nodig afwijkende regels kan stellen voor wat betreft de ambtelijke organisatie die in de Organisatieverordening niet of niet uitputtend zijn geregeld.