CVDR9345_1Besluit Informatiebeheer gemeente Hof van Twente 2008nlregelingHof van Twente2017-11-14Hof van TwenteHofnieuws, 20-8-2008Besluit Informatiebeheer gemeente Hof van Twente 2008Artikel 3 Archiefverordening gemeente Hof van TwenteArtikel 7 Archiefverordening gemeente Hof van Twentecollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2008-07-08De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-08-212015-02-05OnbekendOnbekendGeenexb-2017-52883exb-2017-52884Besluit Informatiebeheer gemeente Hof van Twente 2008Burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente;gelet op de artikelen 3 en 7 van de Archiefverordening van de gemeente Hof
van Twente 2008;besluiten:vast te stellen de navolgende voorschriften betreffende de aanwijzing
van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het
beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze
documenten niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.1ALGEMENE BEPALINGEN11.Dit besluit verstaat onder:
archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32
tweede lid van de wetbedoelde verordening, vastgesteld bij
besluit van de gemeenteraad d.d. 22 januari 2008
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de
wet aangewezen archiefbewaarplaats;
documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht
naar de archiefbewaarplaats;
beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het
aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten
in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te
bewaren;
informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke
of logischeordening gebracht is, of met een bestaand
hulpmiddel gebracht kan worden;
informatievoorziening: het geheel van handelingen,
samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van
informatiesystemen en documenten;
de regeling: de Ministeriële regeling geordende en
toegankelijkestaat archiefbescheiden.
2.De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de
voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in
aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
2DE ARCHIEFBEWAARPLAATS2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder van het gemeentehuis aan de
Höfte 7 te Goor.Bescheiden die jonger zijn dan 20 jaar, die in deze bewaarplaats
geplaatst zijn, zijn uitgesloten van de openbaarheid. Voor de registers
van de burgerlijke stand gelden de openbaarheidstermijnen, die genoemd
zijn in artikel 1:17a, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek.31.De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de in de
archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen.2.De gemeentesecretaris is bevoegd om medewerkers van het archief aan
te wijzen ter uitvoering van de artikelen 4 en 5 van dit Besluit.
4De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats
archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere
organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of
regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.51.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming
in de archiefbewaar-plaats gesteld zich daartegen niet verzetten,
verricht de gemeentesecretaris des-gevraagd onderzoek in de door hem
beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve
van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek
gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of
bewerkingen.2.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming
in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is
de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te
doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en
verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks
verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.3.De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de
verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij
verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde
werkzaamheden een aanvang te nemen, wordt de verzoeker van dit
tarief op de hoogte gesteld.6Wij kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de
archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter
beschikking worden gesteld.7De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het
door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.3VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIE-VOORZIENING8Als beheerseenheid wordt de afdeling Facilitaire Zaken aangemerkt.91.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken is belast met het geheel
van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken
alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor
zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken is bevoegd om
medewerkers van het archief aan te wijzen ter uitvoering van de
hoofdstukken 4 en 5 van dit Besluit.4ARCHIEFVORMING EN –ORDENINGProductie van Documenten10Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat de
vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige
materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming
is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 11Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor dat bij
het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen
daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie
en vernietiging worden toegepast. 12Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander
exemplaar bewaard als minuut. 13Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt - voor zover van
toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor
documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne
documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde
eisen. 141.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat
uit ieder document, dan wel uit daarbijbehorende informatie blijkt
wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of
vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de
status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer
en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden
vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen
worden teruggevonden. 3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet
benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de
verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk
voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen
verband houden met de communicatie met de burger. 15Het hoofd van afdeling Facilitaire Zaken draagt zorg voor het opstellen
van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun
afdoeningstermijnen worden bewaakt. 16Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat de
onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en
toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat de ordening van de
documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende
systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in
artikel 3 van de regeling. 171.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken ziet erop toe, dat van
informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een
inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de
informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden
gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2.In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare
digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:
een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het
heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en
einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende
bewaring in aanmerking komende bestanden.3.Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van
de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de
toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur
wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.4.De afdeling Facilitaire Zaken, als bedoeld in artikel 8 stelt het
hoofd van de afdeling onverwijld in kennis van het ontvangen of
opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat
uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal
per jaar verricht het taakveld Documentaire Informatievoorziening
een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en
informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar
zijn. 5.Het taakveld Documentaire Informatievoorziening doet zodra nodig
opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en
informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.6.Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in
het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de afdeling, als bedoeld in artikel 8, waar de betreffende
digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of
ontvangen;
de afdeling als bedoeld in artikel 8, waaraan bij een
reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn
overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale
documenten of informatiebestanden;
het taakveld Automatisering, indien er volgens beide
voorgaande punten geen verantwoordelijk taakveld is.
7.Het taakveld Automatisering verleent technische ondersteuning bij de
in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.18Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen
tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of
wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen,
vernietigd of vervreemd.519Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat de
onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en
toegankelijke staat worden bewaard.20Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat ten
aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij
of krachtens de wet gestelde eisen. 21Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of
ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten
behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders.22Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt zorg voor de nodige
informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en
technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering,
kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en
status niet in aanmerking komen.23Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken laat bijhouden welke
documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend
en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.
Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die
ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid,
en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van
de afdeling Facilitaire Zaken.24Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen,
tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.251.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt zorg voor de
geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere
vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming
van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die
functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met
de behandeling van de betreffende aangelegenheid.3.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt er zorg voor, dat
de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op
grond van artikel 10 de uitvoering van dit besluit is opgedragen,
meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van
geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per
jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende
documenten noodzakelijk is. 4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid
kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.26Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het
bepaalde in artikel 30 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring
van burgemeester en wethouders.271.Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken draagt zorgt voor het in
een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en
informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de
daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en
informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn
aangeeft.3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in
artikel 18 bedoelde inventaris.28Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken stelt alvorens tot
vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een
lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende
selectielijst. 29Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet
wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en
informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar
voor raadpleging, overgebracht.6SLOTBEPALINGEN30Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het
Besluit Informatie-beheer van de gemeente Hof van Twente, vastgesteld
bij besluit van het burgemeester en wethouders van 5 februari 2008.31Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer
gemeente Hof van Twente 2008.Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente
Hof van Twente d.d. 8 juli 2008. Deze beleidsregel treedt een dag na bekendmaking in werking. Burgemeester en wethouders van Hof van Twente,de secretaris, de burgemeester,drs. G. Twickler H. KokOndermandaat uitvoering archiefbewaarplaatsOndermandaat uitvoering informatievoorzieningTOELICHTING ALGEMEENDit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op de artikelen 3 en 7 van de
Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2008. Met dit besluit wordt beoogd de
ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede,
geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen.
Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op
papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het
archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de
archiefvorming- en ordening en het beheer van documenten met inbegrip van
e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale
informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te
kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de Documentaire
Informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is
de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip
‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven
ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden
(Nederlandse Staatscourant nr. 43, d.d. 1 maart 2002.Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen
willen aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip document het
begrip registraties opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot
tekstbestanden en registraties zich tot andere gegevensbestanden. Beide
begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk
begrip archiefbescheiden. Het Besluit Informatiebeheer kan – althans voor wat betreft begripsaanduidingen
– op eenvoudige wijze ook een meer traditioneel karakter krijgen door wijziging
van de titel in Besluit Post- en Archiefzaken en vervanging van het begrip
document door het begrip archiefbescheiden.Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met
ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd
om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze
bevoegdheden zijn bij burgemeester en wethouders komen te berusten Dit heeft
onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude
verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTINGArtikel 1, 1e lidOnder e en f: informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze
begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van
digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder g: De regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12
van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs,
cultuur en wetenschappen en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 43
d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart 2002. Artikel 1, 2e lidDe uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare
documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische
controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente,
de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende
en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke
papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang
dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en
informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels
vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van het taakveld Documentaire Informatievoorziening
zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor
vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd
vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor
blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze
reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name
digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid
zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de
ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in
artikel 18 van dit besluit.Artikel 8 Afdeling Facilitaire Zaken, die belast is met zelfstandige uitvoering van taken
en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren wordt hier als
beheerseenheid aangemerkt.Artikel 10Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede
lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid
archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september
2001).Artikel 11De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van
belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging
dikwijls in de systemen zijn ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften
inzake selectie en vernietiging rekening te houden.Artikel 12Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande
versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie,
die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene
strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.Artikel 13De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling Facilitaire
Zaken overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de
verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de
technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze
wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 14In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel
niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven
wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden
daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het
arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke
uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling
van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en
werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is
dat echter wel noodzakelijk.Vanwege het arbeidsintensieve karakter van de registratie, worden in het derde
lid belangrijke uitzonderingen mogelijk gemaakt op de plicht tot
registratie.Artikel 15De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling Facilitaire
Zaken overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de
verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de
technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze
wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 16In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel
geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien
van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit
weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de
gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist. De
toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden
door de toezichthouder.Artikel 17 en 18AlgemeenDeze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten
aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden
traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook
voor niet centraal bewaarde informatiebestanden. Artikel 17, 4e tot en met 7e lidMet dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet)
digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen
en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke
documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze
documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie
of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor
beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties zijn wettelijk
verplicht. Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse
Staatscourant nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archiefbescheiden op
optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe
dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door
veroudering van de drager of de leesapparatuur. Als er geen verantwoordelijk
organisatieonderdeel meer is, zorgt het taakveld Automatisering ervoor dat de
conversie en migratie wordt uitgevoerd. Ook dan zullen er financiële middelen
beschikbaar moeten komen. De identificatie van dergelijke informatiebestanden
zal gemeenschappelijke inspanning vereisen van de de taakvelden Automatisering
en Documentaire Informatievoorziening. Het taakveld Automatisering kan uiteraard
niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de informatiebestanden.Artikel 20Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde
lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling bouw en inrichting
archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d.
18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001.Artikel 22De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling Facilitaire
Zaken overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de
verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de
technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze
wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 24Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval
vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet
Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere
privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd
dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie
en vernietiging te worden toegepast.Artikel 25Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan
uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in
strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikel 27De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te
hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang
ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan
geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar
verlies van informatie leiden. Artikel 28Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het
Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de
toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen
van de selectielijst.Artikel 29Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie,
zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur
noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van
toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995
vastgestelde ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat
archiefbescheiden (Ned. Staatscourant 43 d.d. 1 maart 2002.