Organisatie | Hof van Twente |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beleidsregel e-mailprotocol 2004 |
Citeertitel | Beleidsregel e-mailprotocol 2004 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-09-2004 | Nieuwe regeling | 21-09-2004 | Onbekend |
E-mail behoort tot het formele berichtenverkeer.
De wetgeving op het gebied van e-mail is volop in ontwikkeling.
Momenteel zijn de volgende wetten van toepassing: de Wet openbaarheid van bestuur, de Archiefwet 1995 en de Algemene wet bestuursrecht.
Alle e-mail wordt beschouwd als post voor de Gemeente Hof van Twente. In de e-mail adressen is de naam van de gemeente opgenomen zodat er geen sprake is van een privé e-mail adres. De tenaamstelling is daarmee te vergelijken met een enveloppe waarop vermeld staat: “ter attentie van “.
De externe e-mail wordt volledig geïntegreerd met de interne e-mail aangeboden. Dit betekent dat de externe e-mail gezamenlijk met de interne berichten in het “postvak in”, ”postvak uit” terechtkomt.
De berichten in de algemene postbus info@hofvantwente.nl zullen door Documentaire Informatievoorziening van de afdeling Facilitaire Zaken worden beoordeeld en indien nodig worden geregistreerd. De berichten worden doorgezonden naar de vakinhoudelijke afdelingen en, indien ze op naam gesteld zijn, naar de persoon zelf.
Stukken die voor registratie in aanmerking komen, worden geprint, gescand en voorzien van een registratienummer naar het archief verzonden nadat het bericht via de interne mail is verstuurd naar de vakinhoudelijke afdeling. (zie ook: procedure postbehandeling)
Het e-mail adres bestaat uit de naam van de medewerker en eindigt met “@hofvantwente.nl“. De naam van de medewerker wordt als volgt in het adres opgenomen:
Waar dient men in de dagelijkse praktijk op te letten?
Het is mogelijk dat een bijlage niet door een systeem kan worden geopend omdat het in een onbekend bestandsformaat is opgemaakt. Neem in dat geval contact op met de afzender.Naast medewerkers zijn vanzelfsprekend de leidinggevenden verantwoordelijk voor een correcte toepassing van het protocol binnen de organisatieonderdelen.Zoals gesteld is de wetgeving op het gebied van e-mail volop in ontwikkeling. Dit kan betekenen dat het hierbij gaande protocol bijstelling behoeft. Ook kan het zijn dat het dagelijks gebruik noopt tot bijstelling van het protocol.
Hoofdstuk 3 INKOMENDE DOCUMENTEN
Berichten die naar hun inhoud bestemd zijn voor de gemeente Hof van Twente en onderdeel uitmaken van te nemen of genomen besluiten moeten worden geregistreerd. Het gaat hier om documenten waaraan een juridische waarde, beleidswaarde of historische waarde moet worden toegekend.
Dergelijke documenten dienen door de medewerkers ter registratie worden aangeboden aan Documentaire Informatievoorziening van de afdeling Facilitaire Zaken. Documentaire Informatievoorziening voorziet het bericht van een registratienummer. Het bericht wordt op dezelfde manier behandeld als overige geregistreerde post.
Deze werkwijze geldt in ieder geval voor alle berichten waarop een reactie van of namens een gemeentelijk bestuursorgaan wordt verwacht. De medewerkers beoordelen zelf of berichten geregistreerd moeten worden.
Weigeren van e-mail (artikel 2:15 Awb)
1. Het bestuursorgaan kan elektronisch verschafte gegevens en bescheiden weigeren voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden.
2. Het bestuurorgaan kan een elektronisch verzonden bericht weigeren voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van dit bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.
3. Het bestuursorgaan deelt een weigering op grond van dit artikel zo spoedig mogelijk aan de afzender mee.
Op naam van een medewerker gestelde e-mail wordt rechtstreeks doorgezonden naar de medewerker en (indien nodig) geregistreerd, gescand en op papier het archief aangeboden.
Bij de afhandeling van e-mail wordt onderscheid gemaakt naar eenvoudige en complexe vragen. Eenvoudige vragen hebben betrekking op procedures, zoals openingstijden, parkeerregels, vergunningprocedures, etc. Dit soort vragen dient binnen twee dagen te worden afgehandeld. Complexe vragen of verzoeken kunnen meer tijd in beslag nemen. In ieder geval wordt de afzender binnen 10 werkdagen geïnformeerd over de verwachte afhandelingstermijn. Wanneer men voorziet dat een toegezegde afhandelingstermijn niet kan worden nagekomen, stelt men de afzender hiervan direct op de hoogte en geeft een nieuwe termijn af.
Men kan besluiten de aanvraag niet te behandelen (artikel 4:5 Awb), indien:
1. De aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag
2. de aanvraag is geweigerd op grond van artikel 2:15
3. de verstrekte gegevens onvoldoende zijn voor beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een gestelde termijn de aanvraag aan te vullen.
Niet geregistreerde berichten, die volgens de medewerker die deze in behandeling heeft gehad gearchiveerd moeten worden, worden door deze medewerker afgedrukt op papier en aan Documentaire Informatievoorziening op locatie ter archivering aangeboden.
E-mail wordt op een goede en veilige manier gearchiveerd, volgens dezelfde regels die gelden voor overige poststukken. (zie: procedure postbehandeling)
Hoofdstuk 4 UITGAANDE DOCUMENTEN
Tenzij bij wettelijk voorschrift anders bepaald, geschiedt de bekendmaking niet elektronisch (artikel 3:42 Awb).
Documenten waaraan een juridische waarde, beleidswaarde of historische waarde moet worden toegekend mogen niet per e-mail maar moeten als een schriftelijk document worden verstuurd.
Dit geldt in ieder geval bij de volgende onderwerpen:
- Het bekend maken van besluiten ( inhoudende een publieksrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandeling) van of namens het college, raad en/of burgemeester.
- Het aangaan van verplichtingen, overeenkomsten, het doen van bestuurlijke toezeggingen en dergelijke. Documenten die deel uitmaken van deze correspondentie moeten op de gebruikelijke manier worden verwerkt en aangeboden aan Documentaire Informatievoorziening.
Documentaire Informatievoorziening draagt zorg voor registratie in het documentair informatiesysteem.
Indien een e-mail met een formeel juridische status (bijvoorbeeld een bezwaarschrift of aanvraag) niet ondertekend is met een elektronische handtekening moet bij de ontvangst van deze e-mail door de vakinhoudelijke afdeling schriftelijk de afzender gevraagd worden het stuk, per post, voorzien van een handtekening retour te zenden.