Beleidsregel bijzondere evenementen

Doel:        Het bieden van de mogelijkheid om subsidie te verstrekken aan organisatoren van evenementen die een grote uitstraling hebben en die naar hun aard aansluiten bij de Sociale en/of de Culturele en Museale agenda 2009-2012.

Middel:      Incidentele waarderingssubsidie (als bedoeld in de Algemene subsidieverordening Drenthe 2007).

Budget:     € 60.000,-- per jaar (2009 tot en met 2011).

Wie kan aanvragen?

-     Organisatoren van bijzondere evenementen

-     Aanvragen kunnen alleen worden ingediend door rechtspersonen

-     Organisaties die een beroep doen op de Beleidsregel bijzondere evenementen, kunnen voor het evenement niet tevens een beroep doen op andere subsidiemogelijkheden bij de provincie

Wanneer aanvragen?

-     Evenementen die plaatsvinden na 1 juli 2009: vóór 1 juli 2009

-     Evenementen in 2010 en 2011: vóór 1 december 2009 respectievelijk 1 december 2010

Hoe aanvragen?

De aanvraag wordt ingediend op een door gedeputeerde staten van Drenthe vastgesteld formulier. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een exemplaar van de meest recente jaarrekening van de aanvrager.

Organisaties die de afgelopen vier jaar geen aanvraag hebben ingediend bij de provincie, dienen daarnaast een exemplaar van hun statuten of reglementen mee te sturen en een afschrift van de inschrijving in het Handelsregister.

Hoogte van de subsidie

-     Ten hoogste 10% van de kosten van het evenement, tot een maximum van € 5.000,--

-     maar nooit meer dan de bijdrage van de gemeente waar het evenement plaatsvindt aan het evenement

Criteria voor het toekennen van een bijdrage

1.   Het evenement vindt plaats in Drenthe en is verankerd in de lokale samenleving.

2.   Het evenement heeft promotionele waarde voor de gemeente waar het evenement plaatsvindt en voor Drenthe.

3.   Het evenement wordt jaarlijks of in elk geval eens in de twee jaar georganiseerd.

4.   Het evenement is voor het publiek algemeen toegankelijk en heeft geen commercieel doel.

5.   Het evenement draait geheel of in overgrote mate op de inzet van vrijwilligers.

6.   Het evenement is in overwegende mate afhankelijk van sponsorbijdragen en vrijwillige bijdragen.

7.   De gemeente verstrekt of meerdere gemeenten verstrekken samen een ten minste even grote bijdrage als de provincie.

8.   Het evenement heeft een duidelijk bovenlokale uitstraling en trekt bezoekers uit

Drenthe én daarbuiten.

9.   De organisator zorgt voor een goede promotie/communicatie naar potentieel publiek en de media; het evenement moet minimaal regionale media-aandacht genereren.

10. Voor hetzelfde evenement is maximaal drie keer een subsidie mogelijk. Bij een tweede en derde aanvraag krijgen evenementen ten aanzien waarvan de aanvrager kan aantonen dat er sprake is van vernieuwing/ontwikkeling een hogere prioriteit.

11. Geografische spreiding: gestreefd wordt naar subsidiëring van één evenement per gemeente.

Behandeling van de aanvraag

Aanvragen worden getoetst aan de criteria. Naarmate aanvragen meer voldoen aan de criteria, komen zij eerder voor subsidie in aanmerking.

Besluit op de aanvraag

Binnen acht weken na de uiterste indieningsdatum.

Aan verstrekte subsidie verbonden verplichtingen

Binnen 13 weken nadat het evenement heeft plaatsgevonden, dienen de volgende stukken te worden ingezonden.

-     Een beknopt inhoudelijk verslag van het evenement.

-     Een beknopt financieel verslag van het evenement.

-     Bewijs dat het evenement in de regionale media aandacht heeft gekregen.