| Overheidsorganisatie | Provincie Drenthe |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Financiele verordening Drenthe 2004 |
| Citeertitel | Financiele verordening Drenthe 2004 |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2006 | 07-04-2006 | art. 6, 7 |
| 44/5.1/2005009545 | |
| 31-12-2004 | 03-11-2005 | art. 1, 5, 16 |
| 45/6.14/2004010341 | |
| 17-03-2004 | 31-12-2004 | nieuwe regeling |
| 5/6.16/2003011632 |
Paragraaf 1, Inleidende bepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
1. organisatie-eenheid: een werkeenheid zoals bedoeld in de organisatieverordening van de provincie Drenthe;
2. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de provincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
3. financiële administratie: onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de provincie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1. de financieel-economische positie
2. het financiële beheer
3. de uitvoering van de begroting
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover
4. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën, het nakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten van de provincie;
5. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten van provinciale staten;
6. beleidsdoelstelling: door de overheid bedoelde veranderingen in de samenleving, waarvan een verband het handelen van de overheid en het effect in de samenleving plausibel is;
7. doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;
8. doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;
9. besluit: besluit, begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
10. programma: een cluster van samenhangende provinciale doelstellingen; die samenhang bestaat in de politieke relevantie van de doelstellingen en het zijn van een sturingselement voor provinciale staten.
Paragraaf 2, Begroting en verantwoording
1. Provinciale staten stellen een programma-indeling vast.
2. Provinciale staten stellen per programma vast:
1. de doelstellingen van het provinciale beleid
2. de door provinciale activiteiten te realiseren resultaten
3. de begrote baten en lasten
4. de prioriteiten
3. Gedeputeerde staten nemen in de door provinciale staten vast te stellen begroting een bedrag op voor onvoorziene uitgaven.
4. Gedeputeerde staten stellen per programma indicatoren voor met betrekking tot de doelstellingen van provinciaal beleid en de te realiseren resultaten. Provinciale staten stellen deze indicatoren vast.
5. Gedeputeerde staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de doelstellingen en resultaten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door provinciale staten kunnen worden getoetst.
6. Wijzigingen van de begroting worden op overeenkomstige wijze vastgesteld als de begroting.
7. Gedeputeerde staten zijn bevoegd de begroting te wijzigen indien en voor zover deze wijziging ten laste wordt gebracht van het in het derde lid van dit artikel bedoelde bedrag voor onvoorziene uitgaven.
1. Gedeputeerde staten bieden provinciale staten een Voorjaarsnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de 3 opvolgende jaren.
2. Gedeputeerde staten zorgen voor een tijdige toezending van de in het eerste lid genoemde Voorjaarsnota, met dien verstande dat gedeputeerde staten zodanig rekening houden met het schema voor staten- en commissievergaderingen dat provinciale staten in staat zijn uiterlijk op 10 juni van het begrotingsjaar de Voorjaarsnota vast te stellen.
3. Provinciale staten stellen op uiterlijk 10 juni van het begrotingsjaar een Voorjaarsnota vast.
1. Gedeputeerde staten stellen regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Gedeputeerde staten dragen ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
1. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
2. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders, zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
3. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de lasten van de programma's, zoals geautoriseerd in de al dan niet gewijzigde begroting, niet worden overschreden.
4. Gedeputeerde staten zenden de productenraming aan provinciale staten ter kennisneming mee met de begroting.
1. Gedeputeerde staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen zij maatregelen tot herstel.
2. Gedeputeerde staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal onderdelen van organisatie-eenheden op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van de beheershandelingen en misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen.
3. Gedeputeerde staten zorgen op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het tweede lid, indien nodig voor een plan van verbetering. Zij nemen op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
4. Jaarlijks wordt door gedeputeerde staten een geactualiseerd overzicht van wet- en regelgeving ter goedkeuring aan provinciale staten voorgelegd. Dit overzicht wordt aan de accountant verstrekt.
1. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.
2. De in het eerste lid genoemde rapportage wordt aan provinciale staten aangeboden ter behandeling in de begrotingsvergadering.
3. De inrichting van de in het eerste lid genoemde rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4. De in het eerste lid genoemde rapportage gaat in op relevante afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten, de bereikte resultaten van provinciale activiteiten en indien daar aanleiding voor is de beleidsdoelstellingen.
5. [Vervallen.]
1. Gedeputeerde staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatie-eenheden naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording, conform de artikelen 24 en 25 van het besluit.
2. Gedeputeerde staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan:
1. de mate waarin de doelstellingen zijn bereikt;
2. de bereikte resultaten van provinciale activiteiten;
3. de werkelijke baten en lasten.
3. Provinciale staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
4. [Vervallen.]
Paragraaf 3, Kaderstelling financiële positie
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat alle besluiten van provinciale staten en in verband waarmee zij gelden, beschikbaar hebben gesteld in de begroting, de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen zijn opgenomen.
1. Vaste activa worden voor het bedrag van de investering gewaardeerd, waarbij bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht.
2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden, indien wordt voldaan aan de voorwaarden in artikel 60 van het besluit, in 5 jaar afgeschreven.
3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, worden afgeschreven in overeenstemming met de verwachte toekomstige levensduur. De volgende termijnen gelden voor de hieronder met name genoemde activa:
- 50 jaar voor nieuwbouw bedrijfsgebouwen
- 10 jaar voor meubilair
- 5 jaar voor zware transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto's,
lichte motorvoer-tuigen en technische hulpmiddelen
- 4 jaar voor automatiseringsapparatuur en 4 jaar voor automatiseringsprogrammatuur
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
5. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, met een verkrijgingsprijs van minder dan € 50.000, worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen die altijd worden geactiveerd.
6. Ingaande het jaar waarin het actief in gebruik is genomen, wordt begonnen met afschrijven.
7. Onder investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, worden in ieder geval verstaan: investeringen en aanleg en onderhoud van wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken. Aankoop en vervaardiging van deze activa worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves als ten laste van de exploitatie gebracht, indien de waarde ten hoogste € 100.000,¿¿ bedraagt en geactiveerd indien de waarde hoger is.
8. Voor de verwachte toekomstige levensduur gelden de onderstaande termijnen voor de hieronder met name genoemde activa.
- 30 jaar voor waterwegen;
- 20 jaar voor wegen;
- 90 jaar voor bruggen en viaducten;
- 100 jaar voor sluizen;
- 10 jaar voor maatregelen zoals rotondes, verkeersdrempels, wegversmallingen, bermverhardingen en faunavoorzieningen.
9. Bijdragen aan activa in eigendom van derden die voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in artikel 61 van het besluit, worden afgeschreven in 15 jaar of minder, indien de levensduur van het actief minder dan 15 jaar bedraagt.
10. Activa worden over de waarde daarvan, in overeenstemming met de verwachte toekomstige levensduur, lineair afgeschreven.
11. Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde worden niet geactiveerd.
12. Het bepaalde in het eerste tot en met het elfde lid is van toepassing op kredieten waarover provinciale staten na 1 januari 2004 hebben besloten.
13. Van het eerste tot en met het elfde lid kan bij besluit van provinciale staten worden afgeweken.
1. Gedeputeerde staten bieden in de eerste helft van iedere statenperiode aan provinciale staten een Nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan.
2. De in het eerste lid genoemde nota behandelt:
1. de vorming en besteding van reserves
2. de vorming en besteding van voorzieningen
3. de toerekening en verwerking van bedragen wegens het op peil houden en rente
3. In de toelichting op de jaarrekening als onderdeel van de jaarstukken van de provincie, wordt de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen in het verslagjaar kort toegelicht.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de rechten als bedoeld in artikel 223 van de Provinciewet, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten die samenhangen met de dienstverlening en een opslag van 50% op de directe personele kosten voor overhead betrokken.
Het door provinciale staten vastgestelde Financieringsstatuut is voor gedeputeerde staten van toepassing bij uitvoering van de financieringsfunctie.
Paragraaf 4, Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
1. het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de organisatie-eenheden;
2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;
3. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
6. de controle van de registratie van de gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen vast:
1. een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van provinciale taken aan de organisatie-eenheden;
2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan de beleids- en beheersorganen, de toezichthouder en derden zoals bedoeld in het besluit, is gewaarborgd;
3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
4. de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
5. de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de
organisatie-eenheden.
Artikel 15, Inkoop en aanbesteding
Gedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen de regels vast die toezien op de inkoop en aan-besteding van werken, diensten en leveringen.
Gedeputeerde staten zijn bevoegd om een nadere invulling aan de begroting te geven indien en voor zover deze wijzigingen betrekking hebben op specifieke doeluitkeringen of door derden geoormerkte bijdragen.
1. Deze verordening treedt in werking na plaatsing in het Provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari 2004, met dien verstande dat de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoet aan de bepalingen van deze verordening.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Drenthe 2004.
TOELICHTING OP DE FINANCIËLE VERORDENING DRENTHE 2004
- Tweede lid
Provinciale staten autoriseren de provinciale begroting voor telkens één totaalbedrag voor lasten en één totaalbedrag voor baten per programma, met dien verstande:
- dat in de begroting voor provinciale staten geen onderscheid meer gemaakt wordt tussen de verschillende kostensoorten;
- dat per programma in de begroting ten minste de drie vragen beantwoord worden, te weten:
- wat willen wij bereiken?
- wat gaan wij ervoor doen?
- wat zijn de kosten en eventuele baten die eraan verbonden zijn?
- Zevende lid
In de periode voorafgaand aan deze verordening werd bij een beroep op het in de begroting opgenomen bedrag voor onvoorziene uitgaven door provinciale staten een begrotingswijziging vastgesteld. Nadeel hierbij was dat het traject voor besluitvorming circa 2 maanden in beslag neemt. Dit had onder meer tot gevolg dat na medio oktober van ieder jaar in het geheel geen beroep op onvoorzien meer mogelijk was. Om de slagvaardigheid van het college op dit punt te vergroten wordt in het vierde lid geregeld dat gedeputeerde staten bevoegd zijn de begroting te wijzigen, voor zover deze wijziging ten laste wordt gebracht van het bedrag voor onvoorziene uitgaven. Het besluit biedt hiervoor ruimte.
Volgens het besluit wordt bij de programmaverantwoording inzicht gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. Verder is in het besluit bepaald dat de toelichting op de programmarekening een overzicht van de aanwending van het bedrag voor onvoorzien bevat. De verantwoording dient plaats te vinden op het desbetreffende programma, product, functie. De bevoegdheid voor gedeputeerde staten tot wijziging van de begroting ten laste van onvoorzien, is bedoeld om deze verantwoording, alsmede een adequaat budgetbeheer, mogelijk te maken.
- Tweede en derde lid
De uiterste datum ter vaststelling van de Voorjaarsnota is 10 juni. Het verdient echter aanbeveling, gelet op de voorbereidingstijd voor de totstandkoming van de begroting, in de praktijk ernaar te streven de Voorjaarsnota in de eerste helft van mei vast te stellen.
Dit artikel beoogt te regelen dat gedeputeerde staten de besluiten van provinciale staten volledig verwerken in de begroting en in de meerjarenraming.
- Vijfde lid
Het voorgestelde grensbedrag voorkomt dat zaken van een te geringe waarde worden geactiveerd.
- Zevende lid
Hierin wordt een andere keuze voorgesteld dan wordt aanbevolen in het besluit. Volgens het BBV kunnen dergelijke investeringen wel worden geactiveerd. Maar in de toelichting staat dat dit niet wordt aanbevolen. In genoemde toelichting staat dat de uitzondering uitsluitend is toegelaten omdat sommige provincies en gemeenten anders niet in staat zouden zijn bepaalde investeringen in de openbare ruimte te doen. Tot op heden zijn investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut steeds geactiveerd en is er op afgeschreven. Op grond van het actuele inzicht in de financiële consequenties van deze (vervangings)investeringen in de (nabije) toekomst blijft activeren en afschrijven noodzakelijk, gelet op onze relatief beperkte
financiële middelen. Een stap in de richting van de geest van het BBV is het leggen van het grensbedrag voor deze investeringen bij € 100.000, .
- Achtste lid
De voorgestelde afschrijvingstermijnen zijn binnen de provinciale organisatie afgestemd. De staten kunnen hiervan echter afwijken. Zie ook: dertiende lid
- Negende lid
Ook op deze activa mag worden afgeschreven. Hierbij wordt een maximale termijn vastgelegd van 15 jaar. Overweging hierbij is dat in artikel 61 voorwaarden worden gesteld aan het activeren van activa in eigendom van derden. Een ruime termijn lijkt daarom verantwoord. Omdat het terugvorderingsrecht in de praktijk op problemen kan stuiten, wordt toch een maximale afschrijvingsduur van 15 jaar voorgesteld.
- Tiende lid
Lineair afschrijven veronderstelt een evenredige waardevermindering van een actief over de levensduur. Hoewel dit niet in alle gevallen recht doet aan de werkelijke waardevermindering, is een voordeel dat het systeem redelijk eenvoudig is. Impliciet betekent dit artikel dat op nieuwe activa niet meer annuïtair wordt afgeschreven. Het voordeel van annuïtair afschrijven is dat de lasten voor de exploitatie steeds gelijkmatig zijn. Nadeel ervan is echter het onjuiste beeld dat hierdoor over de vermogenspositie ontstaat.
Met het BBV wordt een stap gezet om gemeenten en provincie een beter beeld van de vermogenspositie te laten geven. Lineair afschrijven is in dit verband een acceptabele methodiek.
- Eerste lid
Een jaarlijkse actualisatie van het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen is nogal bewerkelijk. Per statenperiode is dat wel haalbaar.
- Derde lid
Een jaarlijkse verantwoording wordt voorgesteld.
Artikel 225 van de Provinciewet regelt dat de tarieven zodanig vastgesteld worden dat de geraamde baten van de rechten niet uitgaan boven de geraamde lasten ter zake. De legesopbrengst van de provincie is vrij gering. Een bescheiden overhead van 50% is klant/burgervriendelijk.
Overwogen is dat regels voor het verlenen van décharge een essentieel onderdeel zijn van verantwoorden.
BIJLAGE BIJ DE FINANCIËLE VERORDENING DRENTHE 2004
Provinciale staten (PS) hebben aan Ernst & Young Accountants opdracht verstrekt de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet, voor de provincie Drenthe uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van deze accountantscontrole moeten PS echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.
Object van controle is de jaarrekening 2004 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2004, zoals uitgeoefend door of namens gedeputeerde staten (GS) van de provincie Drenthe.
1.1. Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2004 van de provincie Drenthe.
1.2. Wettelijk kader
De Provinciewet, artikel 217, schrijft voor dat PS een of meer accountants aanwijzen als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
In het kader van deze opdrachtverstrekking aan de accountant kan PS nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.
PS hebben op 17 maart 2004 de Verordening ex artikel 217 van de Provinciewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Drenthe vastgesteld. In het statenbesluit van 17 maart 2004 is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd.
De staten zullen ultimo dit jaar nog voorstellen behandelen om deze financiële verordening op enkele onderdelen aan te passen in verband met de rechtmatigheidscontrole.
Met dit controleprotocol stellen PS nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2004.
Zoals in artikel 217 van de Provinciewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de staten benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
- de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
- het rechtmatig totstandkomen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de provinciale verordeningen;
- de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
- het in overeenstemming zijn van de door het college van GS opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Provinciewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en provinciën);
- de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, zesde lid, van de Provinciewet (Besluit accountantscontrole provincies en provinciën) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole Provincies en Provinciën (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder provinciale verordeningen".
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie*. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
* Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt.
In het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven.
PS mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimum-eisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring.
De minimumeisen zijn:
| Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
|---|---|---|---|---|
| Fouten in de jaarrekening (% lasten) | ¿ 1% | >1%<3% | - | ¿ 3% |
| Onzekerheden in de controle (% lasten) | ¿ 3% | >3%<10% | ¿ 10% | - |
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.
De definitie van de goedkeuringstolerantie is de volgende.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.
De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.
Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd.
De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 10%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 150.000,--.
De rapporteringstolerantie wordt door PS vastgesteld, met inachtneming van vorengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie(s) opgenomen zoals door PS vastgesteld voor het controlejaar 2004.
| Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
|---|---|---|---|---|
| Fouten in de jaarrekening (% lasten) | ¿ 1% | >1%<3% | - | ¿ 3% |
| Onzekerheden in de controle (% lasten) | ¿ 3% | >3%<10% | ¿ 10% | - |
Op basis van de begroting 2004 van de provincie betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,5 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 4,5 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringstolerantie stellen de staten als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma¿s/producten in de begroting elke fout of onzekerheid ¿ € 150.000,-- rapporteert.
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2004 is limitatief gericht op het volgende.
4.1. De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom "Wetgeving extern" van de "Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij de provincie Drenthe" is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen;
4.2. De naleving van regels die (voor zover niet vallend onder de vorengenoemde wettelijke kaders) daarnaast bij statenbesluit zijn vastgesteld aangaande:
- de (uitgaande) subsidieverstrekking aan derden (Algemene subsidieverordening en specifieke subsidieverordeningen)
- (inkomende) subsidies van derden (specifieke uitkeringen van het Rijk en derden)
- het treasury-statuut en toepassing van de Wet financiering decentrale overheden
- begrotingsrechtmatigheid en de in dat kader door de staten vastgestelde verordening ex artikel 216 en de nader gestelde regels
- inkoop en aanbesteding
Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de staten of hogere overheden vastgestelde regels betreft.
Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. besluiten van GS vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van "hogere" besluiten. Het is (over het algemeen) aan GS om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt.
Interim-controles
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden - op grond van de overeengekomen rapportagewensen - ook aan PS gerapporteerd.
Verslag van bevindingen
Overeenkomstig de Provinciewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan PS en in afschrift aan GS.
In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het Verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de provincie Drenthe gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
Accountantsverklaring
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor PS, zodat deze de door het college van GS opgestelde jaarrekening kan vaststellen.